Datensets

Diese Unterstützungsfunktion dient zum Erstellen von Datenset, in denen Budget- und Statistikinformationen gespeichert werden. Datensets werden mit Schlüsselfeldern und Kumulatorfeldern definiert, die für Rückmeldungszwecke verwendet werden. Auf diese Weise liefern Datensets die Grundlage für Budgetierungs- und Rückmeldungsaktivitäten im System.

Bevor Sie beginnen

Diese Unterstützungsfunktion kann verwendet werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Datenset erstellen

    Folgende Schritte sind auszuführen, um eine Datenset zu definieren und zu erstellen.

    • Geben Sie die Basisinfos für das Datenset in "Datenset. Öffnen" (OSS401) ein.

      Die Basisinfos im Datenset enthalten eine allgemeine Beschreibung, die Felder, die steuern, welche Informationen im Datenset aktualisiert werden, und den Datumsbereich für diese Informationen. Ein Periodentyp, z. B. "wöchentlich" oder "monatlich", muss definiert sein, damit die Zuordnung der Informationen gesteuert wird.

      Wenn Verkaufsprognosen mit dem Datenset berechnet werden, müssen auch Informationen wie Saisonkurve, Prognosemethode und Budgetversion angegeben werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Verkaufsprognose.

    • Geben Sie die Schlüsselfelder für das Datenset in "Datenset. Öffnen" (OSS401) ein.

      Datensets werden verwendet, um wichtig Informationen auf verschiedenen Stufen zu speichern, damit Statistik- und Berichtsanforderungen schnell erfüllt werden können. Schlüsselfelder werden erfasst und geordnet, um diese Informationen für Berichtszwecke auf der richtigen Stufe zu sammeln. Beispiele für Schlüsselfelder sind Kundennummer und Artikelnummer.

      Bis zu sechs Schlüsselfelder können in einem Datenset kombiniert werden, und jede Stufe kann separat rückgemeldet werden kann. Beispielsweise kann das gleiche Datenset sowohl für die Kundengruppe als auch den Kunden verwendet werden, wenn Statistiken gesammelt werden. Kundendaten werden auf einer tieferen Stufe als die Gruppen angeordnet, es sei denn, dies ist anderweitig definiert.

      Viele verschiedene Schlüsselfelder können verwendet werden, obwohl viele der Daten aus den Grunddatendateien, z. B. der Artikeldatei, übernommen werden. Diese Daten werden im Datenset kumuliert und nicht in der detaillierten Statistik hinterlegt. Diese Daten sind daher immer noch in unverarbeiteter Form verfügbar, wenn das Datenset wiederhergestellt wird.

      Damit das Datenset so schnell wie möglich funktioniert, können die Werte auf einer oder mehreren Stufen im Datenset kumuliert werden. Die kumulierten Werte verkürzen Reaktionszeiten, erfordern aber mehr Kapazität bei der Aktualisierung. Daher wird die Kumulation in M3 standardmäßig für Folgendes durchgeführt:

      • Alle Kunden werden eine Stufe über der Kundennummer kumuliert.
      • Alle Artikel werden eine Stufe über der Artikelnummer kumuliert.

      Jedes Schlüsselfeld kann einer benutzerdefinierten Spaltenüberschrift zugewiesen werden, die verwendet wird, wenn OS/400-Dateien erstellt werden. Die Überschriften werden auch standardmäßig für alle Berichte im Report Generator übernommen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Berichtverarbeitung.

    • Geben Sie die Kumulatorfelder in das Datenset in "Datenset. Kumulatorfelder verbinden" (OSS402) ein.

      Kumulatorfelder definieren, welche Daten im Datenset aktualisiert werden. Viele verschiedene Datensets können ausgewählt werden, z. B. fakturierte Mengen, Rechnungssummen, Anschaffungswert usw.

      Der Vorteil der Auswahl von Kumulatorfeldern in einem Datenset ist, dass unwichtige Informationen ausgeschlossen werden, um Speicherplatz zu sparen. Auch können so viele Kumulatorfelder wie nötig mit einem allgemeinen Schlüsselfeld im gleichen Datenset enthalten sein. Diese reduziert die Anzahl von Datensets und erhöht möglichen Kombinationen für verschiedene Berichte.

      Für Datensets mit Verkaufsprognosen kann jedes Kumulatorfeld so definiert werden, dass es in der Prognoseberechnung berücksichtigt wird. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Verkaufsprognose.

      Jedem Kumulatorfeld können benutzerdefinierte Spaltenüberschriften zugewiesen werden, wenn die OS/400-Dateien für das Datenset erstellt werden. Die Spaltenüberschriften werden auch als Standardüberschriften in allen Berichten im Report Generator verwendet. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Berichtverarbeitung.

    • Geben Sie die Transaktionstypen für das Datenset in "Datenset. Transaktionstypen verbinden" (OSS406) ein.

      Die Transaktionstyp – Statistik, die einbezogen werden und jedes Datenset steuern, müssen angegeben werden. Folgende Transaktionstypen können verwendet werden:

      • 30 = Gelieferte, nicht fakturierte Statistik – Kundenaufträge
      • 31 = Auftragseingangsstatistik – Kundenaufträge
      • 32 = Verkaufsstatistik – Kundenaufträge
      • 33 = Verkaufsbudget – Kundenaufträge
      • 34 = Verkaufsprognose – Kundenaufträge
      • 35 = Verlorene Verkäufe – Kundenaufträge
      • 39 = Berechnete Basisprognose
      • 70 = Gelieferte, nicht fakturierte Statistik – Wartungsaufträge
      • 72 = Statistik – Wartungsaufträge
      • 73 = Verkaufsstatistik – Instandhaltungsaufträge
      • 81 = Auftragseingangsstatistik – Projektaufträge
      • 82 = Statistik – Projektaufträge
    • Schließen Sie die Feldauswahl für das Datenset in "Datenset. Auswahlfelder verbinden" (OSS403) ab.

      Die im Datenset enthaltenen statistischen Daten können mit einer Auswahl in "Datenset. Auswahlfelder verbinden" (OSS403) beschränkt werden. Beispielsweise kann eine Auswahl verwendet werden, wenn ein Datenset nur für Servicegrad-Bewertungen verwendet werden soll und die Einbeziehung des Auftragstyps für interne Aufträge unvorteilhaft ist.

  2. Datenset deaktivieren

    Wenn ein Datenset aktiviert ist, wird eine Datendatei erstellt, die die Daten des Datensets und ein API-Programm für die Verarbeitung der eingelesenen Daten und Aktualisierungen der Datei enthält. Programm und Datei werden über die Syntax Occcnnn demselben Namen zugewiesen.

    ccc stellt die Firmennummer dar und nnn die automatisch zugewiesene Sequenznummer. Wenn das Datenset geändert oder erneut aktiviert wird, verwendet M3 automatisch den gleichen Namen, soweit dies möglich ist.

    Dateinamen für aktive Datensets werden im Feld "Datei" in "Datenset. Öffnen" (OSS401/E) angezeigt. Dateinamen sind erforderlich, wenn die Daten in externen Routinen verwendet werden, z. B. in Verbindung mit ODBC-Verbindungen oder Abfragen.

    Der Status des Datensets wird bei der Datensetaktivierung von 10 (provisorisch) auf 20 (aktiv) erhöht.

  3. Daten in Datenset erstellen

    Daten werden je nach Transaktionstyp wie folgt in einem Datenset kumuliert:

    • Automatisch
    • Bei Wiederherstellung
    • Manuelle Erfassung
    • Berechnungsroutinen

    Folgende Transaktionstypen aktualisieren aktive Datensets automatisch und können auch wiederhergestellt werden:

    • 30 = Gelieferte, nicht fakturierte Statistik – Kundenaufträge
    • 31 = Auftragseingangsstatistik – Kundenaufträge
    • 32 = Verkaufsstatistik – Kundenaufträge
    • 70 = Gelieferte, nicht fakturierte Statistik – Wartungsaufträge
    • 72 = Verkaufsstatistik – Wartungsaufträge
    • 73 = Verkaufsstatistik – Instandhaltungsaufträge
    • 81 = Auftragseingangsstatistik – Projektaufträge
    • 82 = Verkaufsstatistik – Projektaufträge

    Die Transaktionstypen 33 (Verkaufsbudget – Kundenauftrag) und 35 (Verlorene Verkäufe – Kundenauftrag) aktualisieren aktive Datensets durch manuelle Erfassung. Die Budgetwerte können auch auf andere Weise erstellt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Verkaufsbudgetierung.

    Transaktionstyp 34 (Verkaufsprognosen) aktualisiert aktive Datensets durch Berechnung von anderen Daten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Verkaufsprognose.

  4. Datenset deaktivieren

    Bevor die Definition eines aktuellen Datensets geändert wird, muss das Datensets in "Datenset. Öffnen" (OSS401) deaktiviert werden. Bei der Deaktivierung werden alle Daten im Datenset gelöscht. Das Datenset kann dann geöffnet werden, um die nötigen Änderungen einzugeben und die gleichen Daten wiederherzustellen.

    Nur die nachstehend aufgeführten Transaktionen können auf diese Weise wiederhergestellt werden.

    • 30 = Gelieferte, nicht fakturierte Statistik – Kundenaufträge
    • 31 = Auftragseingangsstatistik – Kundenaufträge Weitere Informationen dazu finden Sie unter Auftragseingangsstatistiken in Datensets wiederherstellen.
    • 32 = Verkaufsstatistik – Kundenaufträge Weitere Informationen dazu finden Sie unter Verkaufsstatistiken in Datensets wiederherstellen.
    • 70 = Gelieferte, nicht fakturierte Statistik – Wartungsaufträge
    • 72 = Verkaufsstatistik – Wartungsaufträge
    • 73 = Verkaufsstatistik – Instandhaltungsaufträge
    • 81 = Auftragseingangsstatistik – Projektaufträge
    • 82 = Verkaufsstatistik – Projektaufträge

    Die Transaktionstypen 33 (Verkaufsbudget – Kundenauftrag) und 35 (Verlorene Verkäufe – Kundenauftrag) können nur in ein neues Datensets gespeichert werden, in das sie kopiert werden. Transaktionstyp 34 (Verkaufsprognosen) kann sowohl wiederhergestellt als auch kopiert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Verkaufsprognose erstellen.

    Hinweis: Den Datendateien für neu aktivierte Datensets können neue Namen zugewiesen werden. Dies hat keinen Einfluss auf den M3 Report Generator, aber die externen Routinen, welche die Dateien im Datenset verwenden, müssen neu definiert werden (siehe oben: Aktivität – Aktivieren eines Datensets).

    Der Status des Datensets wird von 20 (aktiv) auf 10 (provisorisch) zurückgesetzt, wenn das Datenset deaktiviert wird.

Beschreibung

In der nachstehenden Tabelle wird ein Beispiel der Struktur eines Datensets erläutert.

Typ Feld Name Prognose
Schlüssel UCCUCL Kundengruppe
Schlüssel UCCUNO Kundennummer
Schlüssel UCITGR Artikelgruppe
Kumulation UCIVQT Fakturierte Menge in Grund-ME
Kumulation UCSAAM Fakturierter Betrag in der Landeswährung Ja
Kumulation UCUCOS Umsatzkosten Ja
Kumulation UCFULL Anzahl Lieferungen – korrekte Zeit und Menge
Kumulation UCTDEL Anzahl Lieferungen

Dieses Datenset kann zur Bereitstellung eines Budgets und einer Statistik für Artikelgruppen pro Kunde mit Gesamtbeträgen pro Kunde und Kundengruppe verwendet werden.

Die Kumulatorfelder enthalten Informationen für die Umsatzberechnung, den Deckungsbeitragssatz, den Deckungsbeitrag und den Servicegrad pro Schlüsselstufe im Datenset.

Der fakturierte Betrag und die Umsatzkosten können auch prognostiziert werden, um Gewinn/Verlust für eine bestimmte Periode einzuschätzen, z. B. am Jahresabschluss.

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