Einkaufsauftrag im Kundenauftragsablauf erstellen

In diesem Dokument wird der Buy-to-Order-Prozess beschrieben, d. h. wie ein Einkaufsauftrag im Kundenauftragsablauf ohne Unterbrechung der normalen Kundenauftragserfassung erstellt wird. Außerdem wird beschrieben, wie Sie Änderungen am Kundenauftrag/Einkaufsauftrag überwachen und Einkaufsauftragsvorschläge bei der Auftragserfassung freigeben können.

Sie können die Funktion Buy-to-Order verwenden, wenn der Kunde einen Artikel kauft, der normalerweise nicht im Lager gehalten wird und daher von einem anderen Lieferanten gekauft werden muss.

Ergebnis

Ein Einkaufsauftrag wird bei der Kundenauftragserfassung erstellt. Die bestellte Ware wird entweder aus dem Lager oder direkt vom Lieferanten an den Kunden verteilt. Wenn die Ware geliefert und in M3 rückgemeldet ist, wird eine Rechnung erstellt und an den Kunden gesendet.

Bevor Sie beginnen

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Kundenauftrag mit einem Einkaufsauftrag eingeben

    Wenn Sie einen Auftrag für einen Artikel erhalten, den Sie normalerweise nicht im Lager haben, gehen Sie in gleicher Weise vor wie bei einem normalen Kundenauftrag und geben in "Kundenauftrag. Öffnen" (OIS100) in den Auftragskopf alle erforderlichen Informationen ein. Im Programm "Kundenauftrag. Position öffnen" (OIS101/B), das über (OIS100) gestartet wird, wählen Sie den zu kaufenden Artikel in Ihrer Artikeldatei aus.

    Bei der Erfassung von zu kaufenden Artikeln in der Auftragsposition werden über vordefinierte Einstellungen zwei Optionen angeboten:

    • "Kundenauftrag. Artikel beschaffen" (OIS145/F) wird automatisch gestartet, wo Sie artikelbezogene Informationen hinzufügen oder ändern können. Wenn Sie (OIS145) verlassen, indem Sie F17 = "Aktualisieren" drücken, kehren Sie zu den Auftragspositionen zurück, wo Sie bei Bedarf neue Artikel erfassen können. Wenn Sie (OIS101/B) beenden, wird automatisch ein Einkaufsauftrag erstellt.

      Sie können die Auftragsposition zu einem bereits vorhandenen Einkaufsauftrag hinzufügen. Dazu müssen Sie in (OIS145) die vorhandene Einkaufsauftragsnummer angeben. Die Auftragsposition wird dann automatisch mithilfe der Einkaufsauftrags-Batcherfassung zu diesem Einkaufsauftrag hinzugefügt.

    • Ein Einkaufsauftrag wird direkt erstellt, ohne (OIS145/F) zu starten. Eine Systemmeldung informiert Sie, dass ein Einkaufsauftrag automatisch erstellt wird.

  2. Vorfaktura verwalten

    Wenn der Kunde Ware entweder teilweise oder vollständig im Voraus bezahlen muss, wird im Programm "Kundenauftrag. Vorfakturieren" (OIS105), das über (OIS100) gestartet wird, eine Vorfaktura erstellt.

  3. Einkaufsauftragsvorschläge freigeben

    Nach der Erstellung eines Einkaufsauftragsvorschlags wird dieser in "Einkaufsauftragsvorschlag. Öffnen" (PPS170) freigegeben, und es wird ein Einkaufsauftrag erstellt. Die Freigabe kann entweder manuell oder automatisch durchgeführt werden.

    Sie können einen Einkaufsauftragsvorschlag manuell freigeben, indem Sie in "Kundenauftrag. Öffnen" (OIS100/B) die Option 21 = Freigeben auswählen.

  4. Änderungen an Kundenaufträgen/Einkaufsaufträgen überwachen

    Bei der Verarbeitung eines Kundenauftrags und eines Einkaufsauftrags ist es möglicherweise erforderlich, Änderungen an Mengen, Lieferdaten, Preisen usw. vorzunehmen. Sie können den Kundenauftrag und den Einkaufsauftrag nachverfolgen und erforderliche Änderungen vornehmen.

    Sie können Kundenaufträge in "Kundenauftrag. KA-Toolbox öffnen" (OIS300) und "KA. Positions-Toolbox öffnen" (OIS301) und Einkaufsaufträge in "Einkaufsauftrag. Positionen anzeigen" (PPS220) nachverfolgen.

  5. Kunden über Änderungen informieren

    Bei einer verspäteten Lieferung oder einer Preisänderung ist es wichtig, den Kunden darüber zu informieren. Dies erfolgt üblicherweise per Telefon oder Fax, aber im Falle einer verspäteten Lieferung können Sie mithilfe von "Kundenauftrag. Drucken Lieferzeitänderungen" (OIS610) ein Schreiben senden.

  6. Verteilen und Fakturieren

    Wenn ein Artikel beschafft wird, wird die Ware an den Kunde verteilt und der Kundenauftrag wird fakturiert. Hinweis: Eine Einkaufsauftragsrechnung kann vor oder nach der Lieferung und Fakturierung des Kundenauftrags eingehen und freigegeben werden.

    Weitere Informationen zum Verwalten von Einkaufsauftragsvorschlägen und Einkaufsaufträgen finden Sie in der Beschaffungsprozessdokumentation.

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