Kassen abstimmen und validieren

Ergebnis

Eine Kasse wird abgestimmt und validiert. Sie können die Validierung verwenden, um die Barzahlungen für die Übertragung an die Buchhaltung zu definieren. Informationen zu allen Barzahlungen, die in einer Kasse registriert wurden, sowie manuell hinzugefügte oder zurückgenommene Kassenbewegungen werden angezeigt.

Nach der Validierung der Kasse wird diese geschlossen, damit das ausgewählte Zahlungsdatum und die Zahlungen an die Buchhaltung übertragen werden können.

Folgende Tabellen werden aktualisiert:

• Die Tabelle für Zahlungen – (OPAYMH)
• Die Tabelle für Zahlungen – Details (OPAYMD).

Bevor Sie beginnen

Generieren Sie in "Ansicht. Öffnen" (CRS020) und "Sortierfolge. Öffnen" (CRS022) mit F14 die Standardansichten und Sortierfolgen.

Führen Sie folgende Schritte aus, um Transaktionsdetails für die Validierung anzugeben bzw. auszuwählen.

1. Starten Sie "Kasse. Validieren" (OIS217/B).

   Alle in "Barzahlung. Öffnen" (OIS215) erstellten Zahlungen werden angezeigt. In Bild B werden die Kopfwerte für den Standort und das Zahlungsdatum automatisch abgerufen, wenn der Standardwert für den Standort "Standort des Benutzers" ist und der Standardwert für das Zahlungsdatum "Tagesdatum" ist.

   Wenn die Abstimmung verwendet und täglich ausgeführt wird, fahren Sie mit Kassen abstimmen und validieren fort.

   Hinweis

   Wenn eine Abstimmung mit der Möglichkeit zum Auslassen von Tagen verwendet wird, ist der Teil "Zählen/abstimm." optional und muss nicht täglich durchgeführt werden. Wenn die Abstimmung der Transaktion begonnen wurde, muss sie abgeschlossen sein, bevor die Kasse validiert werden kann.

2. Wählen Sie wenn nötig die Zahlungsmethode aus.

   Die Zahlungsmethode wird als Standardwert abgerufen, wenn das Feld "Standard-Zahlungsmethode - Validierung" in Bild "Kasse. Öffnen" (OIS210/E) ausgefüllt ist.

3. Wählen Sie die ID der Kasse aus (erforderlich).

4. Wählen Sie wenn nötig den Transaktionstyp aus.

   Immer dann, wenn eine Zahlung erstellt wird, wird automatisch ein Transaktionstyp zugewiesen, der nicht geändert werden kann. Gültige Eingaben: 01 = Zahlung; 03 = Positive Zahlungstoleranz; 04 = Negative Zahlungstoleranz; 05 = Abstimmung; 06 = Eingang; 07 = Aufwand; 08 = Kassenbetrag (nach Validierung). Diese Transaktionstypen werden verwendet, wenn Zahlungen an die Buchhaltung übertragen werden. Jeder Buchungsvorgang bis auf 08 = Kassenbetrag entspricht einem Transaktionstyp.

5. Wählen Sie eine Währung aus.

   Wenn eine Währung in der Bildüberschrift ausgewählt ist, wird die Summe der Zahlungen im Feld "Gesamt" angezeigt. Wenn die ausgewählte Währung die Landeswährung ist, wird das Feld "Einzureichen" berechnet und angezeigt. "Einzureichen" entspricht der Summe der Barzahlungen minus Referenzkassenbetrag in "Kasse. Öffnen" (OIS210/E).

6. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

   • Um neue Informationen zur Zahlung anzugeben, fahren Sie mit Bild E fort.

     Wählen Sie "Öffnen" aus, um mit Bild E fortzufahren.

     In Bild E werden Informationen zu den bezahlten Rechnungen angezeigt, und Sie können die Zahlungsmethode ändern, wenn der Zahlungsstatus auf 20 gesetzt ist. Es ist auch möglich, die Bank-ID und die Schecknummer einzugeben, wenn die Zahlung per Scheck erfolgt. Diese Information ist obligatorisch, wenn die Kasse validiert wird.

     Drücken Sie die Eingabetaste, um die angegebenen Informationen zu bestätigen.

   • Um eine manuelle Kassentransaktion hinzuzufügen, fahren Sie mit Bild F fort.

     Drücken Sie F17 = Hinzuf. Beweg, um mit Bild F fortzufahren. Wenn Transaktionen mit dem Status "Freigabe ausstehend" vorhanden sind, können nur Genehmiger eine Bewegung hinzufügen.

     Geben Sie die Beschreibung der Kassenbewegung, den Zahlungsbetrag und die Währung an.

     Die Barzahlungsmethode wird dieser Bewegung automatisch (über "Zahlungsmethode - Barzahlung" (OIS210/F)) zugewiesen, und der Zahler wird als Kassencode verwendet. Wenn Sie Geld aus der Kasse entnehmen, wird der Zahlungsbetrag negativ und die Zahlung setzt den Transaktionstyp auf 07 (Aufwand). Wenn Sie Geld zur Kasse hinzufügen, wird der Zahlungsbetrag positiv und die Zahlung setzt den Transaktionstyp auf 06 (Eingang).

     Durch Drücken von F11 = Kontierungszeile wird "Manuelle Kontierungszeile" (CRS935) gestartet, wodurch Sie Kontierungszeilen angeben können.

     Wenn Transaktionen mit dem Status "Freigabe ausstehend" vorhanden sind, werden der Zahlungsbetrag und die Abweichung mit dem Zählungs-/Abstimmungsdatensatz (OPAYMR) aktualisiert. Hinweis: Wenn nach der Bewegung keine Abweichung vorhanden ist, muss der Vorgang trotzdem in der Ansicht "Zählung/Abstimmung" freigegeben werden.

7. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Bargeldbewegung zu bestätigen.

Führen Sie folgende Schritte aus, um die Kasse zu zählen bzw. abzustimmen

1. Starten Sie "Kasse. Validieren" (OIS217/B), und verwenden Sie F15, um zur Ansicht "Zählung/Abstimmung" zu gelangen, oder verwenden Sie F14 in "Barzahlung. Öffnen" (OIS215).

2. In der Ansicht "Zählung/Abstimmung" können Sie nach Zahlungsstatus, Kasse, Genehmiger und Abstimmung filtern. Alle für die Kasse gültigen Zahlungsmethoden werden angezeigt, unabhängig davon, ob Transaktionen für die Zahlungsmethode durchgeführt wurden. Die Informationen werden pro Kasse, Zahlungsmethode und Währung aggregiert. Die Zahlungsmethoden mit einem Zahlungsdatensatz werden zusammen mit Informationen zur Währung und zum niedrigsten Status angezeigt. Wenn keine angegebenen Transaktionen vorhanden sind oder nur eine Transaktion mit einem früheren Zahlungsdatum (Transaktionstyp 8) vorhanden ist, wird der Status 00 angezeigt. Wenn Sie mit der Option "Mit Abstimmung" filtern, werden nur die Zahlungsmethoden angezeigt, bei denen die Abstimmung verwendet wird.

3. Wählen Sie den Datensatz aus, der abgestimmt werden soll, und drücken Sie F11 = Zählen/abstimm., um mit "Kasse. Abstimmen" (OIS207) fortzufahren.

4. Wenn es sich bei der ausgewählten Zahlungsmethode um Barzahlung handelt, wird die Anzahl von Scheinen und Münzen angegeben. Wenn die Zahlung nicht in bar erfolgt, können Sie die Anzahl der Zugänge (z. B. die Anzahl der Schecks) und den eingegangenen Betrag angeben.

5. Wenn alles gezählt und angegeben ist, klicken Sie auf "Abstimmung". Je nach dem Ergebnis der Abstimmung müssen verschiedene Maßnahmen ergriffen werden:

   • Wenn keine Abweichungen zwischen dem gezählten Betrag und den in der Kasse erfassten Transaktionen vorhanden sind, wird der Status der Transaktionen automatisch auf "Freigegeben" gesetzt, und der Benutzer wird zur Ansicht "Zählung/Abstimmung" in "Kasse. Validieren" (OIS217/B) weitergeleitet.
   • Wenn es Abweichungen innerhalb der Toleranzen gibt, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem der Benutzer gefragt wird, ob er das Bargeld erneut zählen oder die Differenz bestätigen möchte. Wenn eine erneute Zählung durchgeführt wird und die entsprechende Einstellung in "Kasse. Öffnen" (OIS210/B) aktiviert ist, werden die Summe der Transaktionen (Zahlungsbetrag) und die in der Kasse angegebene Abweichung angezeigt. Wenn "Freigeben" aktiviert ist, wird die Abweichung gemäß der in "Kasse. Öffnen" definierten Buchungsoption in den Konten verbucht.
   • Wenn es keine Abweichungen innerhalb der Toleranzen gibt und der Benutzer kein Genehmiger ist, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem der Benutzer gefragt wird, ob er eine erneute Zählung durchführen oder den Vorgang zur Freigabe weiterleiten möchte. Wenn der Benutzer den Vorgang zur Freigabe weiterleitet, kann eine Anwendungsmeldung an den ersten Genehmiger gesendet werden. Die Transaktionen erhalten den Status "Freigabe ausstehend".
   • Wenn es Abweichungen gibt, die nicht innerhalb der Toleranzen liegen, und wenn der Benutzer ein Genehmiger ist, wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem der Benutzer gefragt wird, ob er das Bargeld erneut zählen oder die Differenz bestätigen möchte. Wenn "Freigeben" aktiviert ist, wird die Abweichung gemäß der in "Kasse. Öffnen" (OIS210) definierten Buchungsoption in den Konten verbucht.

6. Wenn eine Freigabe erforderlich ist, führt der Genehmiger eine erneute Zählung durch oder gibt die Abstimmung frei. Nach Durchführung der Freigabe kann dies in "Kasse. Abstimmungsprotokoll" (OIS205) angezeigt werden. In (OIS205) wird auch der Name der Person angezeigt, die die Kasse gezählt hat.

7. Wenn alle Zahlungsmethoden, bei denen die Abstimmung verwendet wird, den Status "Freigegeben" haben, klicken Sie im Abstimmungsbild auf F14 = Validieren, um die Kasse für diesen Tag zu schließen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Kassen abstimmen und validieren.

Führen Sie folgende Schritte aus, um die Kasse zu validieren

1. Führen Sie vor dem Ausfüllen von Bild G folgende Kontrollen durch:

   • In Bild B wurde die Barzahlungsmethode ausgewählt, wodurch eine Überprüfung des Barbetrags erzwungen wird.
   • Alle bankbezogenen Informationen (z. B. Bank-ID und Schecknummer) wurden vor der Zahlung per Scheck erfasst.
   • Die Zahlungen, bei denen das Zahlungsdatum vor dem Datum liegt, das Sie validieren möchten, wurden validiert (d. h., es ist keine Zahlung mit Status 20 und einem Zahlungsdatum vorhanden, das vor dem Tag der Validierung liegt).
   • Die Zahlungen, bei denen das Zahlungsdatum nach dem Datum liegt, das Sie validieren möchten, wurden nicht validiert.
   • Es sind keine Zahlungen mit Status 20 und einem Zahlungsdatum vorhanden, das vor dem nächsten Validierungsdatum liegt.

2. Drücken Sie im Bild die Taste F14 = Validieren, um mit Bild G fortzufahren.

3. Prüfen Sie die Informationen in Bild G. Der nächste Liefertag wird als standardmäßiges nächstes Validierungsdatum vorgeschlagen.

4. Geben Sie das nächste Validierungsdatum ein. Das Datum darf nicht vor dem Zahlungsdatum liegen. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Validierung zu bestätigen.

   Die Kasse ist jetzt geschlossen. An diesem Tag können Sie nichts mehr zur Kasse hinzufügen oder darin ändern. Wenn in "Kasse. Öffnen" (OIS210/F) der Parameter "F14 Übertragung in Buchhaltung" aktiviert ist, wurden die Barzahlungen an die Buchhaltung übertragen. Wenn dies nicht der Fall ist, sind diese bereit und können über "Kasse. In FAM übertragen" (OIS218) übertragen werden. Der restliche Barbetrag wurde auf das nächste Validierungsdatum umgelegt.