Barzahlungen für Rechnungen registrieren und validieren

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie Barzahlungen für Rechnungen in einer Kasse registrieren und validieren. In dieser Anweisung werden drei verschiedene Möglichkeiten der Bezahlung einer Rechnung beschrieben:

Eine Zahlungsmethode für eine Rechnung verwenden
Mehrere Zahlungsmethoden für eine Rechnung verwenden
Mehrere Rechnungen gleichzeitig bezahlen

Ein "Rechnung" ist eine Rechnung mit einem positiven zu zahlenden Betrag oder eine Gutschrift, d. h. Sie bezahlen eine oder mehrere Rechnungen teilweise oder vollständig mit Gutschriften.

Außerdem wird im Dokument beschrieben, wie Teilzahlungen und Zahlungstoleranzen validiert werden.

Barzahlungen für Rechnungen werden ausgeführt, wenn ein Kunde die Rechnung sofort nach Kundenauftragserstellung und Fakturierung oder an einer normalen Kasse bezahlen möchte.

Ergebnis

Die Rechnung ist bezahlt und es wurde eine Zahlung mit einer eindeutigen Barzahlungsnummer erstellt. Nach Validierung der Zahlung wird die Zahlung in "Kasse. Validieren" (OIS217) angezeigt.

Hinweis

Es können mehrere Rechnungen zugleich bezahlt und mehrere Zahlungen für eine Rechnung durchgeführt werden.

Alle in einer Kasse registrierten Barzahlungen werden bei der Validierung der Kasse in die Buchhaltung übertragen. Die Validierung der Kasse ist obligatorisch und führt an einem bestimmten Datum zur Schließung der Kasse.

Durch den Barzahlungsprozess werden folgende Dateien aktualisiert:

Zahlungen (OPAYMH)
Zahlungsdetails (OPAYMD)

Bevor Sie beginnen

In "Ansicht. Öffnen" (CRS020) und "Sortierfolge. Öffnen" (CRS022) müssen Standardansichten und Sortierfolgen generiert sein (F14).

Führen Sie folgende Schritte aus

Kassenzahlungen registrieren

Starten Sie "Kassenzahlung. Öffnen" (OIS215/B).
Geben Sie Standort, Kasse, Zahler, Währung, Zahlungsmethode und Zahlungsdatum an, wenn diese Angaben nicht automatisch abgerufen werden.

Zu diesem Zeitpunkt können Sie die Währung ändern, wenn eine Zahlung in einer Währung verbucht werden soll, die nicht die Währung der Rechnung ist. Außerdem können Sie das Zahlungsdatum ändern. Diese Felder können nicht mehr geändert werden, sobald Sie mit dem Erstellen einer Zahlung begonnen haben.
Wählen Sie eine Rechnung aus, und klicken Sie auf "Neu", um den Rechnungsbetrag anzuzeigen. Der zu zahlende Betrag wird automatisch dem Feld "Zahlungsbetrag – Fremdwährung" hinzugefügt.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um verschiedene Methoden für die Barbezahlung einer Rechnung anzugeben:
- Eine Zahlungsmethode für eine Rechnung verwenden
  Drücken Sie die Eingabetaste, um die Zahlung zu bestätigen. Dann wird die Zahlung in der Unterdatei angezeigt.
  
  Wenn Sie eine Rechnung auswählen, wird der zu zahlende Betrag automatisch zu "Zahlungsbetrag – Fremdwährung " hinzugefügt. Geben Sie den Betrag, den Sie im Feld "Barzahlung eingegangen" erhalten haben, nur dann ein, wenn die Differenz zwischen dem zu zahlende Betrag und dem Barzahlungsbetrag angezeigt werden soll, um den Kunden über die Differenz zu informieren.
  
  Um mehr Detailinformationen zur Zahlung zu erhalten, wählen Sie die Zahlung aus, und wählen Sie dann "Öffnen" aus, um Bild E anzuzeigen. Sie können jetzt den Zahlungsbetrag und/oder die Zahlungsmethode ändern. Wenn die Rechnung per Scheck bezahlt wird, können Sie die Bankinformationen wie beispielsweise Bank-ID und Schecknummer eingeben.
- Mehrere Zahlungsmethoden für eine Rechnung verwenden
  Ändern Sie manuell im Feld "Zahlungsbetrag in Fremdwährung" den zu zahlenden Gesamtbetrag in den Betrag der ersten Zahlungsmethode. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Zahlung zu bestätigen.
  
  Die Zahlung wird in der Unterdatei angezeigt. Der restliche Zahlungsbetrag wird jetzt im Feld angezeigt.
  
  Ändern Sie die Zahlungsmethode manuell, und drücken Sie die Eingabetaste.
  
  Der zweite Zahlungsbetrag wird jetzt in der Unterdatei angezeigt. Wenn das Feld "Abweichung" = 0 ist, dann ist die Rechnung vollständig bezahlt.
- Mehrere Rechnungen gleichzeitig bezahlen
  Wählen Sie eine Rechnung aus, und klicken Sie bei jeder Rechnung, die bezahlt werden soll, auf "Neu", um einen Verbindung zu unbezahlten Barrechnungen herzustellen. Drücken Sie die Eingabetaste.
  
  Das System fügt alle Rechnungsbeträge hinzu und zeigt das Ergebnis im Feld "Zahlungsbetrag in Fremdwährung " an.
  
  Geben Sie den erhaltenen Zahlungsbetrag ein, und drücken Sie die Eingabetaste, um die Zahlung zu bestätigen.

Zahlung validieren

Drücken Sie F14, um die Zahlung zu validieren.

Die Zahlung ist jetzt erstellt und wird in "Kasse. Validieren" (OIS217) zusammen mit einer eindeutigen zugewiesenen Zahlungsnummer angezeigt.

Je nach der Einstellung in "Kasse. Öffnen" wird eine Kassenquittung ausgedruckt.

Zahlung bei erlaubter Teilzahlung, aber nicht erlaubter Zahlungstoleranz validieren
Geben Sie den bezahlten Betrag in das Feld "Zahlungsbetrag in Fremdwährung" ein. Drücken Sie die Eingabetaste.

Die Differenz zwischen dem bezahlten Betrag und dem zu zahlenden Betrag wird im Feld "Abweichung" angezeigt.

Drücken Sie F14 = Validieren. Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Teilzahlung zu bestätigen.

Die Zahlung des zu zahlenden Restbetrags kann später erfasst werden.
Zahlung bei erlaubter Zahlungstoleranz, aber nicht erlaubter Teilzahlung validieren
Es gibt zwei Optionen zur Validierung der Zahlung:
- Eingabe 1:
  Geben Sie den bezahlten Betrag in das Feld "Zahlungsbetrag in Fremdwährung" ein. Drücken Sie die Eingabetaste.
  
  Drücken Sie F14 = Validieren.
  
  Wenn der Zahlungsbetrag kleiner als der zu zahlende Betrag und die Differenz kleiner als der maximale Zahlungstoleranzbetrag und/oder der Prozentsatz ist, wird durch Drücken von F14 = Validieren eine negative Zahlungstoleranz generiert.
- Eingabe 2:
  Geben Sie den bezahlten Betrag in das Feld "Zahlungsbetrag in Fremdwährung" ein. Drücken Sie die Eingabetaste.
  
  Drücken Sie F14 = Validieren.
  
  Wenn der Zahlungsbetrag kleiner als der zu zahlende Betrag und die Differenz größer als der maximale Zahlungstoleranzbetrag und/oder der Prozentsatz ist, wird durch Drücken von F14 = Validieren ein Dialogfeld angezeigt.
  
  Drücken Sie erneut F14 = Validieren. Eine negative Zahlungstoleranz wird generiert.
Zahlung bei erlaubter Zahlungstoleranz und erlaubter Teilzahlung validieren
Es gibt zwei Optionen zur Validierung der Zahlung:
- Eingabe 1:
  Geben Sie den bezahlten Betrag in das Feld "Zahlungsbetrag in Fremdwährung" ein. Drücken Sie die Eingabetaste.
  
  Drücken Sie F14 = Validieren.
  
  Wenn der Zahlungsbetrag kleiner als der zu zahlende Betrag und die Differenz kleiner als der maximale Zahlungstoleranzbetrag und/oder der Prozentsatz ist, wird durch Drücken von F14 eine negative Zahlungstoleranz generiert.
- Eingabe 2:
  Geben Sie den bezahlten Betrag in das Feld "Zahlungsbetrag in Fremdwährung" ein. Drücken Sie die Eingabetaste.
  
  Drücken Sie F14 = Validieren.
  
  Wenn der Zahlungsbetrag kleiner als der zu zahlende Betrag ist und die Differenz größer als der maximale Zahlungstoleranzbetrag und/oder der Prozentsatz ist, wird durch Drücken auf F14 = "Validieren" ein Dialogfeld angezeigt. Wählen Sie im nächsten Schritt eine der folgenden Optionen aus:
  
  Drücken Sie erneut F14 = Validieren, um eine negative Zahlungstoleranz zu erstellen.
Die gleichen, oben beschriebenen Prinzipien gelten auch für positive Zahlungstoleranzen. Eine positive Zahlungstoleranz wird generiert, wenn der Zahlungsbetrag größer als der zu zahlende Betrag ist.