Dokumente – Kundenauftrag

Dieser Prozess wird verwendet, um zu definieren, wie Dokumente für einen Kundenauftrag in der Kundenauftragsabwicklung bearbeitet und dann ausgedruckt werden.

Um die Verwaltung der Dokumente zu erleichtern, werden Standarddokumente eingegeben und dann mit Dokumentgruppen verbunden. Diese Gruppen sind mit Kunden und Kundenauftragstypen verbunden.

Um die einführenden und abschließenden Bemerkungen des Auftrags einfacher verwendbar zu machen, werden Standarddokumente mit verschiedenen Dokumentklassen verbunden.

Nach der Verwendung dieses Prozesses wird eine Reihe von Dokumenten, die für die Bestätigung, Lieferung und Fakturierung des Kundenauftrags benötigt werden, automatisch mit ihm verbunden. Die Dokumentenreihe kann dann manuell für jeden geplanten Kundenauftrag geändert werden.

Bevor Sie beginnen

Der Vorgang kann gestartet werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Kunden werden in die Kundendatei eingegeben.
Kundenauftragstypen werden eingegeben.

Führen Sie folgende Schritte aus

Im nachstehenden Abschnitt werden die Aktivitäten dieses Vorgangs beschrieben.

Standarddokument eingeben

Alle im Kundenauftragsablauf zu verwendenden Standarddokumente, wie Rechnungen, Packzettel und Auftragsbestätigungen, werden in "Dokument. Standard öffnen" (CRS027) eingegeben.

Die Dokumentnummern für die Standarddokumente sind vordefiniert. Eine Variante eines Standarddokuments kann eingegeben werden, indem eine Dokumentvariante für die Dokumentnummer eingegeben wird.

Basisinfos werden für jedes Standarddokument eingegeben, wie beispielsweise, ob das Dokument intern oder extern ist.

Ein Standarddokument wird mit einer oder mehreren Dokumentenklassen verbunden, um das Ausdrucken von Bemerkungen für den Auftrag zu vereinfachen.
Dokumentgruppe eingeben

Eine Dokumentgruppe wird verwendet, um eine Reihe von Standarddokumenten mit Kunden und Kundenauftragstypen zu verbinden. Die in einer Dokumentgruppe enthaltenen Dokumente werden bei der Kundenauftragserfassung automatisch mit einem Kundenauftrag verbunden. Es kann geändert werden, welche Dokumente in jedem Kundenauftrag enthalten sein sollen.

Dokumentgruppen werden in "Dokumentgruppe. Öffnen" (CRS147) eingegeben. Kunden werden mit Dokumentengruppen in "Kunde. Öffnen" (CRS610/H) verbunden. Kundenauftragstypen werden mit Dokumentgruppen in "KA-Typ. Dokumente verbinden" (OIS011) verbunden. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten unten.
Kunde mit Dokumentgruppe verbinden

Kunden werden mit Dokumentengruppen in "Kunde. Öffnen" (CRS610/H) verbunden. Dadurch erhält der Kunde Zugriff auf die in der Dokumentgruppe enthaltenen Dokumente. Der Kunde kann nur mit einer Dokumentgruppe verbunden werden.

Während der Kundenauftragserfassung können andere Dokumente, die nicht zu der Dokumentengruppe des Kunden gehören, manuell mit dem Auftrag verknüpft werden. Dies geschieht in "Kundenauftrag. Dokumente verbinden" (OIS104).

In (OIS104) ist es auch möglich, pro Dokument eine Drucker-ID und/oder E-Mail-Adresse anzugeben, die für den Dokumentausdruck dieses Kundenauftrags verwendet werden sollen. Die im Dokument eingegebenen Werte übersteuern die Mediensteuerung des Dokuments in "Dok.-Medienkontrollobjekt. Medium verb." (CRS949). Diese Funktion ist nicht für alle Dokumente implementiert. Die unterstützten Dokumente sind Auftragsbestätigung (231), Angebot (310), provisorische Rechnung (350), Zahlungsdokument (360) und Rechnung (380) für Kundenaufträge.
Kundenauftragstyp mit Dokumentgruppe verbinden

Eine unbeschränkte Anzahl an Dokumenten und Dokumentengruppen kann verbunden werden mit einer Kundenauftragstyp in "KA-Typ. Dokumente verbinden" (OIS011).

Um Dokumente automatisch mit einem Kundenauftrag zu verbinden, müssen diese in einer mit dem Kundenauftragstyp und dem Kunden verbundenen Dokumentgruppe enthalten sein.
Dokumentklassen eingeben

Dokumentklassen werden verwendet, um Ausdrucke der Bemerkungen im Kundenauftrag zu verwalten. Diese Bemerkungen werden bei der Eingabe von Kundenaufträgen oder Auftragspositionen eingegeben.

Wenn Bemerkungen ausgedruckt werden, ist es möglich, die Dokumentklassen auszuwählen, für welche die Bemerkungen ausgedruckt werden. Die Bemerkungen werden auf den Standarddokumenten in der ausgewählten Dokumentklasse gedruckt.

Dokumentklassen werden angelegt, indem Überschriften eingegeben werden in "Dokumentklasse. Öffnen" (CRS106). Standarddokumente werden dann mit Dokumentklassen verbunden in "Dokument. Standard Öffnen" (CRS027). Fünf Dokumentklassen können eingegeben werden. Ein Dokument kann mit einer oder mehreren Dokumentklassen verbunden werden.

Ergebnis

Das Prozessergebnis ist, dass eine Reihe von Dokumenten immer dem Kundenauftrag zugewiesen wird, der für eine ausgewählte Kombination aus Kunde und Kundenauftragstyp eingegeben wird. Die Dokumente, die für einen Kundenauftrag ausgedruckt werden, können manuell für jeden Kundenauftrag geändert werden.

Das Bild unten zeigt, wie Standarddokumente einem Kundenauftrag zugeordnet werden.