Vorauszahlungen im Kundenauftragsprozess verwalten
Einführung
Eine Anzahlung wird als Zahlung definiert, die vor der Freigabe des Versands von Waren erfolgen muss. Bestand, der über festkodierte auftragsinitiierte Beschaffungsaufträge oder Lieferkettenaufträge geliefert wird, wird so lange für die Freigabe gesperrt, bis der Kunde die Anzahlung ausgeführt hat.
Dies ist vergleichbar mit der Vorauszahlungslösung für Kundenaufträge, die mit Vorfakturierungsprozessen verbunden sind, für die in "Kundenauftragstyp. Öffnen" (OIS010) die "Vorfakturierung" vom Typ 3 = "Vorfakt zulässig." Vorauszahlung berechnet" aktiviert ist.
Verwendung von Anzahlungen
Bei der Kundenauftragserfassung wird eine Anzahlungsprüfung ausgeführt. Wenn in "Vorfaktura-Auswahltabelle. Öffnen" (OIS121) eine gültige Einrichtung vorhanden ist, wird der Anzahlungsbetrag automatisch berechnet und dem Auftrag zugewiesen.
Wenn der Auftragskopf verlassen wird, wird automatisch "Kundenauftragsanzahlung. Öffnen" (OIS157) gestartet, wo eine Liste der Anzahlungs- und Restsaldobeträge für jedes geplante Zahlungsdatum einschließlich USt-Beträge angezeigt wird. Der in (OIS157) auf Auftragsstufe angezeigte Anzahlungsbetrag ist die Summe des berechneten Werts pro Auftragsposition, wie in "Kundenauftr.Anzahlungspositionen. Öffnen" (OIS158) angezeigt.
Für einen bestehenden Auftrag können Sie das Anzahlungsprogramm mit Option 71= "Kundenauftragsanzahlung. Öffnen" in "Kundenauftrag. KA-Toolbox öffnen" (OIS300) starten.
Das Zahlungsdatum ist kein gesetzliches vereinbartes Zahlungsdatum wie die Zahlungsbedingungen usw. Dieses Datum dient nur zur Angabe, wann die verschiedenen Zahlungen erwartet werden. Bei der Anzahlungsbuchung wird erwartet, dass der Kunde noch am gleichen Tag zahlt. Der Restsaldobetrag wird bezahlt, sobald die Waren voraussichtlich im Bestand eintreffen, d. h. zum Planungsdatum der Auftragspositionen.
Einrichtung
Folgende Kriterien müssen erfüllt sein, damit die Anzahlung für einen Kundenauftrag gültig ist:
- Verwenden Sie einen Kundenauftragstyp, bei dem für die Einstellung "Vorfakturierung" in (OIS010) die Option 5 = "Anzahlung" eingestellt ist.
- Verwenden Sie eine Zahlungsbedingung, bei der in "Zahlungsbedingung. Öffnen" (CRS075) die Einstellung "Zahlungsvorschlag" aktiviert ist.
- Wenn das Kontrollfeld "Zahlungsvorschlag" nicht aktiviert ist, wird der Auftrag so verarbeitet, wie wenn "Vorfakturierung" auf 1 = Vorfakturierung zulässig gesetzt ist.
- Um die Kasse für die Zahlung der Anzahlung zu starten, wählen Sie in (OIS010) die Einstellung "Barzahlung".
- Um lagergeführte Auftragspositionen in die Anzahlungsberechnung einzuschließen, wählen Sie in (OIS010) die Einstellung "Anzahlung für lagergeführte Auftragspositionen" aus. Wenn diese Option aktiviert ist, werden im Rahmen der Anzahlungsberechnung lagergeführte Auftragspositionen berücksichtigt und die Lieferung bis zur Zahlung der Anzahlung gesperrt. Ist diese Option nicht aktiviert, werden bei der Anzahlungsberechnung nur nicht lagergeführte Auftragspositionen berücksichtigt.
- Um bestimmte Zahlungsbedingungen für die Anzahlung zu erhalten, definieren Sie das Feld "Zahlungsbedingungen" in (OIS010).
Mit dem Kundenauftrag verbundenen Anzahlungsbetrag ändern
Eine manuelle Änderung des Anzahlungsbetrags wird auf Auftragspositionsstufe in (OIS158) vorgenommen.
Sie können das Anzahlungspositionsprogramm durch Auswahl von Option 11 = "Vorauszahlungspositionen" in (OIS157) oder Option 72 ("Kundenauftr.Anzahlungspositionen. Öffnen") in (OIS300) starten.
Der Vorfakturatyp steuert, ob eine manuelle Änderung der Anzahlung zulässig ist, und definiert durch Einrichtung in "Vorfakturatyp. Öffnen" (OIS122) einen Toleranzprozentsatz für die Änderung.
Vorauszahlungsdokument und Auftragsbestätigung drucken
Wenn Sie mit dem Kundenauftrag fertig sind, müssen Sie ein Vorauszahlungsdokument drucken und dieses dem Kunden für die geleistete Anzahlung aushändigen.
Zusätzlich können Sie ein Auftragsbestätigungsdokument drucken, wenn vom Kunden eine Übersicht über den gesamten Auftrag angefordert wird, d. h. alle Auftragspositionen inkl. Auftragssummen.
Verwenden Sie Option 6 = "Drucken" in (OIS157), um das Vorauszahlungsdokument für die Anzahlung zu drucken, und Maßnahme F14 = "Kundenauftrag. Auftr.bestätigung drucken" in (OIS157), um die Auftragsbestätigung zu drucken.
- Auftragsbestätigungsdokument - sowohl auf Auftragspositionsstufe, wo der XML-Abschnittstyp PREPAY_LIN auf Stufe 5 ist, als auch auf Auftragsebene, wo die XML-Abschnittstypen PREPAY und PPAY_TAX auf Stufe 3 sind.
- Vorauszahlungsdokument (OIS199PF) Variante 04 wird auf Auftragspositionsstufe mit XML-Abschnittstyp PREPAY_LIN auf Stufe 5 verwendet.
Zahlung der Anzahlung
Durch die Zahlung der Anzahlung wird eine Vorfaktura pro USt-Code erstellt. Die Vorfakturen werden wie bei "Vorfakturierung" vom Typ 3 automatisch mit der Zahlung abgestimmt. Der Unterschied zur "Vorfakturierung" vom Typ 3 besteht darin, dass durch die Zahlung der Anzahlung keine Vorfaktura mit einem Standard-USt-Code erstellt wird.
Sie können die Vorfakturen können so konfigurieren, dass sie nicht ausgedruckt werden, da der Kunde stattdessen eine Quittung erhält, wenn er die Anzahlung entsprechend dem Vorauszahlungsdokument tätigt.
Die Einstellung "Kein Ausdruck" in "Settings - KA-Fakturierung" (CRS722/F) steuert, ob die Vorfaktura ausgedruckt wird. Wenn dieses Kontrollfeld aktiviert ist, wird die Vorfaktura nicht ausgedruckt und in der Lieferrechnung wird anstelle der Vorfaktura das Vorauszahlungsdokument referenziert.
Zur Lieferung und Fakturierung freigeben
Sobald die Waren im Bestand eingetroffen sind, gibt es mehrere Möglichkeiten, den Liefer- und Rechnungsprozess an den Kunden zu verwalten.
Eine Kundenzahlung vor der Lieferung ist in dieser Lösung nicht erforderlich, selbst wenn dies eine empfohlene Praxis innerhalb der Firma ist.
Die Entfernung dieser Voraussetzung unterscheidet sich von der Verarbeitung von Aufträgen mit KA-Typen, die für den "Vorfakturierung"-Typ 3 konfiguriert sind.
Wenn das Kontrollfeld "Anzahlung für lagergeführte Auftragspositionen" in (OIS010) aktiviert ist, müssen Sie die Anzahlung leisten, bevor Sie die Lieferung für lagergeführte Auftragspositionen freigeben können.
Sie können die Waren für die Lieferung aus (OIS157) freigeben, wenn alles in einem "Restsaldo"-Datensatz zugeteilt ist und gleichzeitig geliefert werden soll. Wenn die Auftragspositionen unterschiedliche Planungsdaten haben, gibt es mehrere "Restsaldo"-Datensätze. Verwenden Sie die verknüpfte Option 21 = Zur Lieferung freigeben, um die Lieferung über den normalen Versandprozess zu verarbeiten.
Verwenden Sie die verknüpfte Option 22 = Liefern und Fakturieren, um den normalen Versandprozess zu umgehen und die Lieferung direkt zu fakturieren.
Sie können die Waren auch über (OIS158) zur Lieferung freigeben. Hier können Sie auch die Waren freigeben, wenn nicht alle Waren eines "Restsaldo"-Datensatzes gleichzeitig geliefert werden sollen.
Verwenden Sie Sortierfolge 1, wenn Sie Waren zur Lieferung in (OIS158) freigeben. Dies ist die Standardsortierfolge, wenn der Aufruf über das Menü oder (OIS300) erfolgt. Die Maßnahme F14 = "Vorschlagsmenge" schlägt die zugeteilte Menge für die Freigabe vor. Die Menge kann manuell eingegeben oder geändert werden. Verwenden Sie die Maßnahme F17 = "Zur Lieferung freigeben", um die eingegebenen Mengen über den normalen Versandprozess zu verarbeiten. Verwenden Sie die Maßnahme F18 = "Liefern und Fakturieren", um den normalen Versandprozess zu umgehen und die Lieferung direkt zu fakturieren.
Auf der Lieferrechnung sind Anzahlungsinformationen auf Auftragspositionsstufe verfügbar (XML-Abschnittstyp PREPAY_LIN auf Stufe 5).
Wählen Sie in "Versandkonzept. Öffnen" (MWS010/E) und 040 = "Freigegeben zum Rüsten" und in (MWS010/G) 320 = "Nächste Lieferung freigegeben für Rüsten" aus. Wenn Sie diese Optionen nicht auswählen, müssen Sie die Lieferung für das Rüsten manuell freigeben und die Lieferung über den normalen Versandprozess und die Fakturierung verarbeiten.
Stornierung der Bestellung und Rückerstattung der Anzahlung
Bei Stornierung eines Auftrags kann eine Anzahlungserstattung manuell in "Kundenauftrag. Vorfakturieren" (OIS105) vorgenommen werden.
Vorfakturen, die manuell in (OIS105) erstellt werden, werden nicht mit der Lieferrechnung verrechnet (für den Fall, dass nicht der gesamte Auftrag storniert wird). Daher verbleiben die Vorfaktura im Status 70 = "Vorfakturiert". Wenn es wichtig ist, dass Vorfakturen den Status 80 erreichen, können Sie diese in "Programmproblem. Lösen" (CRS418) mit "Korrektur-ID"-Wert OI04 auf Status 80 = "Fakt. + abger." aktualisieren.
Einschränkungen
- Sie können keinen Anzahlungs-Kundenauftragstyp verwenden, wenn Sie einen Kundenauftrag in (OIS100) in einer Sales Tax-Division erstellen. Damit ist eine Division gemeint, bei der in "Firma. Division verbinden" (MNS100/G) der Wert von "Steuermethode" größer 1 ist.
- Die Vorauszahlungsabzugsmethode 1 = Ausgleich als Gutschrift wird in (CRS722) nicht unterstützt.
- Unterschiedliche Zahlungsbedingungen pro Auftragsposition werden nicht unterstützt. Der Grund dafür ist, dass das Kontrollfeld "Zahlungsvorschlag" unter "Zahlungsbedingungen" im Kundenauftragskopf festlegt, ob der Auftrag als Anzahlungsauftrag oder als normaler Auftrag ausgeführt wird.
- Der Auftragsgesamtrabatt wird bei der Berechnung der Anzahlung und des Restsaldos nicht berücksichtigt. Das bedeutet, dass die Lieferrechnung negativ wird, wenn der Auftragsgesamtrabatt höher ist als die Anzahlung.
- Naturalrabatt wird nicht unterstützt.
- Die Zusatzkostenberechnungsmethoden 1 = "Fak * Bruttoprs" und 2 = "Fak * Nettoprs" werden nicht unterstützt.
- Setartikel werden nicht unterstützt.
- Core-Artikel werden nicht unterstützt.
- Garantiemanagement wird nicht unterstützt.
- Das Kopieren aus einem normalen Auftrag in einen Anzahlungs-verwalteten Auftrag wird nicht unterstützt.
- Angebote über EQM werden nicht unterstützt.
- Das automatische Schließen von Zahlungsvorschlägen über "KA-Lieferung. Zahlungsvorschl. schließen" (OIS952) wird nicht unterstützt.
- Die auf die Anzahlung angewendete Rundung, wie in der Einstellung "Rund.-Kategorie" in (OIS010/K) festgelegt, wird nicht in die Lieferrechnung einbezogen. Wenn beispielsweise eine Rundung von 0,25 USD von einem Anzahlungsbetrag von 99,75 USD bezahlt wird (Zahlung von 100,00 USD), werden auf der Lieferrechnung nur 99,75 USD abgezogen.
Hinweis:
Durch den Rundungsbetrag wird ein separater Vorfaktura-Datensatz erstellt.
- Im Feld "USt-Summierungsmethode" erstellt die Option 2 = "Basis Mult.Satz" Rundungsdifferenzen, da die USt-Berechnung auf zwei kleinere Basisbeträge - eine Anzahlung und ein Restsaldo - aufgeteilt und nicht für den gesamten Auftragsbetrag berechnet wird.
- Betragszusatzkosten mit "Belast.-Häufig" 1 = "Erste Lieferung" sowie Verwendung von "Zur Lieferung freigeben" werden nicht unterstützt. Die Zusatzkosten werden im Betrag für den neuen Restsaldo nicht korrekt berücksichtigt. Der fakturierte Betrag ist jedoch korrekt.