Artikelverkäufe im Buy-to-Order-Prozess mithilfe der Vorauszahlung verwalten

In diesem Dokument wird beschrieben, was im POS-System und in M3 passiert, wenn ein Kunde einen Artikel kaufen möchte, der normalerweise nicht im Lager gehalten wird und daher von einem anderen Lieferanten eingekauft werden muss. Für den Artikel bezahlt der Kunde im Voraus.

Ergebnis

In M3 wird mithilfe der Buy-to-Order-Funktion am Servicedesk in der Verkaufsstelle ein Kundenauftrag erstellt. Eine Vorfaktura wird automatisch erstellt und dem Kunden in der Verkaufsstelle übergeben. Der Kunde zahlt für den Artikel im Voraus (Anzahlung oder vollständige Zahlung), und die Verkaufsinformationen werden über eine Verkaufsschnittstelle in M3 hochgeladen. Debitorenbuchhaltung und Hauptbuch werden aktualisiert.

Wenn der Kunde in die Verkaufsstelle zurückkehrt, um den gekauften Artikel abzuholen, wird der Kundenauftrag freigegeben, der Artikel entnommen und eine Schlussrechnung erstellt. Die Verkaufsinformationen mit dem zu zahlenden Restbetrag werden erneut in M3 hochgeladen, und der Lagerbestand, die Verkaufsstatistik, Debitoren und das Hauptbuch werden aktualisiert.

Folgende Dateien werden aktualisiert:

Quittungseingangsdatei – OPSALE
Lagerbestandsdateien – MITTRA, MITBAL und MITSTA
Verkaufsstatistikdatei – OSBSTD
Debitorenbuch – FSLEDG
Hauptbuch – FGLEDG

Bevor Sie beginnen

In "Buchungstyp. Öffnen" (CRS385) müssen die Buchungstypen 100 und 101 definiert sein.
In Buchungsvorgang. Öffnen (CRS375) muss der Buchungsvorgang OP35 definiert sein.
In "Settings – POS" (OPS700) muss die FAM-Funktion "Bezahlung von Rechnungen" aktiviert sein.
In "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) muss eine Belegnummernserie für OP35 ausgewählt sein.
In "Buchungsdefinition. Einstellen" (CRS395) müssen die Buchungen für die Bezahlung von Rechnungen (OP35) definiert sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

Kunde bestellt am Servicedesk einen bestimmten Artikel

Der Kunde möchte einen Artikel kaufen, der normalerweise nicht im Lager gehalten wird und daher von einem anderen Lieferanten eingekauft werden muss. Der Kunde gibt den Artikel in der Verkaufsstelle in Auftrag.
Kundenauftrag in Buy-to-Order-Prozess eingeben und Vorfakturierung online initiieren

Der Kundenauftrag wird direkt mit der Buy-to-Order-Funktion in M3 erfasst. Ein Kundenauftrag wird zusammen mit einem Einkaufsauftrag erstellt. Eine Vorfaktura wird automatisch erstellt und im Buy-to-Order-Prozess ausgedruckt, um die sofortige Bezahlung des Artikels in der Verkaufsstelle zu vereinfachen. Der Kunde verlässt den Servicedesk mit der Vorfaktura.
Kunden und Vorfaktura im POS-System identifizieren

Der Kunde geht mit der Vorfaktura zu einer Kasse, um den Artikel zu bezahlen. Die Vorfaktura und der Kunde werden über die "Kundenauftragsrechnungsschnittstelle" (OIS350MI) identifiziert. Die Transaktionen GetInvHead (Übernahme Rechnungskopf) und GetInvLine (Übernahme Rechnungsposition) werden verwendet.

Zahlung eingeben und Quittung erhalten

Eine Zahlung wird erfasst, die eine vollständige Zahlung oder eine Anzahlung sein kann. In unserem Beispiel werden 100 EUR im Voraus bezahlt. Der Gesamtwert des bestellten Artikels beträgt 300 EUR. Es ist möglich, verschiedene Zahlungsmethoden pro Quittung zu verwenden, d. h. mehrere 4590-Transaktionen. Beispielsweise kann eine Zahlung in bar, per Scheck oder per Kreditkarte geleistet werden. Wenn der Kunde Geld zurückbekommt oder der Betrag nach normaler Verfahrensweise gerundet wird, wird eine 4590-Transaktion erstellt.

Beispiel für eine Quittung mit einer Anzahlung:


Quittungsnummer 123456

Rechnungsnummer	Rechnungsjahr		Betrag
1002	2004	Vorschuss	100,00

		Zwischensumme	100,00
		Zu zahlen	100,00

Verkaufsinformationen in M3 hochladen

Nach der Erfassung der Zahlung wird diese über die POS-Anwendungsprogrammierschnittstelle "POS-Quittungsschnittstelle" (OPS270MI) in M3 hochgeladen. Es werden zwei verschiedenen Transaktionstypen verwendet:

Transaktionstyp 4500 = Bezahlung einer Rechnung
Transaktionstyp 4590 = Zahlungen

Die OPSALE-Quittungseingangsdatei wird wie in der folgenden Tabelle beschrieben aktualisiert:


Transaktionstyp	Kundennummer	Rechnungsnummer	Rechnungsjahr	Zahlungsmethode	Betrag
4500	10001	1002	2004		100,00
4590				Barzahlung (CSH)	100,00

Debitoren und Hauptbuch aktualisieren

Debitorenbuchhaltung und Hauptbuch (FGLEDG) werden im Batch über "Quittung. Aktualisieren" (OPS280) aktualisiert. In (OPS280) muss der Parameter "Finanzschnittstelle" aktiviert werden, bevor der Batch verarbeitet wird.

Folgende Buchungsvorgänge und Buchungstypen werden für das Hauptbuch erstellt:


Buchungsvorgang	Kunde Nr.	Kontotyp	Betrag	Rechn. Nr.	Rechnungsjahr	Bankoperation
OP35		101	100,00			47 (Master Card)
OP35	10001	100	–100,00	1002	2004

Hinweis

Aus der gewählten Zahlungsmethode wird eine Bankoperation abgerufen.

Artikel trifft in der Verkaufsstelle ein

Der bestellte Artikel trifft in der Verkaufsstelle ein und wird in M3 über "Einkaufsauftrag. Wareneingang" (PPS300) rückgemeldet.
Kundenauftrag freigeben, Artikel entnehmen und Auftrag fakturieren

Der ursprüngliche Auftrag wird anhand der Auftragsnummer oder der Kundennummer identifiziert. Der Auftrag wird für die sofortige Entnahme und Fakturierung freigegeben. Der bereits bezahlte Betrag aus der Vorfaktura wird automatisch von der Schlussrechnung abgezogen. Der Lagerbestand, die Verkaufsstatistik, Debitoren und das Hauptbuch werden aktualisiert. Der Artikel und die Schlussrechnung werden an den Kunden übergeben.
Kunden und Schlussrechnung identifizieren

Der Kunde geht mit dem Artikel und der Schlussrechnung zu einer Kasse, um den Artikel zu bezahlen. Die Rechnung und der Kunde werden über die "Kundenauftragsrechnungsschnittstelle" (OIS350MI) identifiziert. Die Transaktionen GetInvHead (Übernahme Rechnungskopf) und GetInvLine (Übernahme Rechnungsposition) werden verwendet.

Zahlung eingeben

Die Zahlung wird im POS-System eingegeben, und eine Quittung wird erstellt und dem Kunden übergeben.



Quittungsnummer 123489

Rechnungsnummer	Rechnungsjahr		Betrag
1003	2004		200,00

		Zwischensumme	200,00

		Zu zahlen	200,00

In M3 hochladen und Debitoren und Hauptbuch aktualisieren

Nach der Erfassung der Zahlung wird diese über die POS-Anwendungsprogrammierschnittstelle "POS-Quittungsschnittstelle" (OPS270MI) in M3 hochgeladen. Der Transaktionstyp 4500 = "Bezahlung einer Rechnung" wird verwendet, um die Aktualisierung der Debitoren und des Hauptbuchs zu steuern. Die Schlussrechnung wird als bezahlt markiert.

Die OPSALE-Quittungseingangsdatei wird wie in der folgenden Tabelle beschrieben aktualisiert:


Transaktionstyp	Kundennummer	Rechnungsnummer	Rechnungsjahr	Zahlungsmethode	Betrag
4500	10001	1003	2004		200,00
4590	10001			Barzahlung (CSH)	200,00

Hinweis

Die Verkaufsstatistik wird nicht aktualisiert.

Folgende Buchungsvorgänge und Buchungstypen werden für das Hauptbuch erstellt:


Buchungsvorgang	Kontotyp	Betrag	Kunde Nr.	Rechn. Nr.	Rechn. Jahr	Bankoperation
OP35	101	200,00	10001			47 (Master Card)
OP35	100	–200,00	10001	1003	2004

Hinweis

Aus der gewählten Zahlungsmethode wird eine Bankoperation abgerufen.