Workflow für Zahlungsdokumente

Bei Kundenaufträgen wird der Lieferkopf mit Status 03 gesperrt, um zu verhindern, dass die Waren vor der Zahlung des Zahlungsdokuments geliefert werden. Die Sperre wird aufgehoben, wenn dem Zahlungsvorschlag der Status 30 zugewiesen ist.

Für alle Lageraufträge wird automatisch ein Zahlungsvorschlag erstellt. Für alle anderen Aufträge müssen Sie den Zahlungsvorschlag bei Bedarf mithilfe der verknüpften Option 70 = "Zahlungsvorschlag" entweder aus der Kundenauftrags-Toolbox oder der Lieferungs-Toolbox erstellen.

Ein Zahlungsvorschlag in M3 ist ein Datensatz in den Kundenauftrags-Lieferungstabellen ODHEAD und ODLINE.

Wenn der Zahlungsvorschlag erstellt ist, ist der Status 10. Wenn das Zahlungsdokument gedruckt wird, wird der Status wird auf 20 erhöht. Wenn eine Teilzahlung erfolgt, wird der Status auf 25 erhöht. Wenn das Zahlungsdokument vollständig bezahlt ist, wird der Status des Zahlungsvorschlags auf 30 erhöht.

Der Unterschied zwischen einem Zahlungsdokument und einer Rechnung ist, dass das Zahlungsdokument nicht in die Debitorenbuchhaltung übertragen wird. Stattdessen wird die Zahlung als Akontozahlung verbucht, die später automatisch abgestimmt wird, wenn die Rechnung an FAM übertragen wird. Das Zahlungsdokument sieht wie eine provisorische Rechnung aus. Das Zahlungsdokument kann mehrere Lieferungsindizes enthalten, die zur gleichen Kundenauftragsnummer gehören.

Das Zahlungsdokument kann in "Barzahlung. Öffnen" (OIS215) oder "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) bezahlt werden. Die Zahlung wird als Akontozahlung mit Bezug auf das Zahlungsdokument betrachtet. Die Zahlungsdokumentnummer wird als Zusatzinformationsnummer 249 in FSLEDX gespeichert.

Zahlungsvorschläge verwalten

Zahlungsvorschläge werden in "KA-Lieferung. Zahlungsvorschlag" (OIS152) verwaltet. Wenn die Einstellung "Vorfakturierung" = 3 "Vorfakt zulässig. Vorauszahlung berechnet" lautet und die KA-Positionen zugeteilt sind und das heutige Datum als das gewünschte Lieferdatum aufweisen, wird dieses Programm automatisch gestartet, sobald der Verkäufer den Kundenauftrag verlässt und die folgende Popup-Meldung bestätigt: "Erstellung eines Zahlungsvorschlags oder eines Vorauszahlungsvorschlags bestätigen" Der Zahlungsvorschlag schlägt die Positionen und Mengen vor, die zugeteilt wurden und heute geliefert werden sollen.

Wenn die Einstellung "Vorfakturierung" für den Auftragstyp 4 = "Vorauszahlung erforderlich" ist, wird ein Zahlungsvorschlag für alle Kundenauftragspositionen erstellt, unabhängig davon, wie die Auftragspositionen bezogen werden oder wann die Auftragspositionen planmäßig geliefert werden sollen.

Sie können das Zahlungsdokument automatisch erstellen und drucken, ohne (OIS152) zu starten, wenn die Kundenauftragserfassung beendet wird. Die Funktion zum automatischen Drucken von Zahlungsdokumenten wird aktiviert, indem die Einstellung "Dokument drucken" in "Auftragstyp. Dokumente verbinden" (OIS011/E) aktiviert wird. Wenn das Kontrollfeld "Dokument drucken" für die Dokumentnummer 360 aktiviert ist, wird das Dokument automatisch ausgedruckt. Wenn der Kundenauftrag aus einer externen Quelle erstellt wurde und dann mit der API bestätigt wird, wird das Zahlungsdokument automatisch erstellt und ausgedruckt. Das Zahlungsdokument wird nur bei der Auftragserstellung automatisch ausgedruckt. Wenn später Änderungen vorgenommen werden, muss ein neues Dokument manuell ausgedruckt werden.

Der Verkäufer kann auch (OIS152) starten, indem er die verknüpfte Option 70 = "Zahlungsvorschlag" in der Kundenauftrag-Toolbox oder in der Lieferungs-Toolbox verwendet.

In (OIS152) können Sie folgende Aufgaben ausführen:

Zahlungsdokument drucken
Menge ändern, für die gezahlt wird, und neuen Positionsbetrag online aktualisieren
Zur Kasse gehen
Unbezahlte Zahlungsvorschläge stornieren
Bildlauf zwischen alle Zahlungsvorschlägen durchführen, die mithilfe von Filterungsfeldern mit der Kundenauftragsnummer verbunden sind

Wenn (OIS152) gestartet wird und der Wert für "Vorfakturierung" 3 "= "Vorfakt zulässig. Vorauszahlung berechnet" lautet, wird die zu fakturierende Menge mit der zugeteilten Menge ausgefüllt, die mit der Referenzauftragsposition verbunden ist. Sie können diese Menge nach oben oder unten anpassen, damit der Kassierer bestimmen kann, was zuerst bezahlt werden muss. Das bedeutet: Um den Betrag zu ändern, der in M3 Cash Desk zu zahlen ist, müssen Sie die im Zahlungsvorschlag angegebene Menge ändern. Es genügt nicht, eine Teilzahlung zu leisten und dann zu erwarten, dass einige der Lieferpositionen freigegeben werden.

Die Menge, für die gezahlt wird, wirkt sich auch auf den Betrag aus, der auf der Rüstliste ausgedruckt wird. Wenn die zugeteilte Menge in einer Auftragsposition 4 ist, aber der Kunde für 3 heute und die Restmenge 1 morgen zahlen möchte, ändert der Verkäufer die Menge, für die gezahlt wird, von 4 auf 3 und druckt das Zahlungsdokument aus. Im Zahlungsdokument ist dann Menge 3 und in der Rüstliste nur die Menge 3 angegeben. Wenn die Rüstliste freigegeben ist, wird die Restmenge auf einen neuen Lieferindex mit Status 3 umgelegt, und der Verkäufer muss die verknüpfte Option 70 = "Zahlungsvorschlag" verwenden, wenn der Kunde am zweiten Tag bezahlt und das restliche Stück mitnimmt.

Wenn eine Vorauszahlung vorhanden ist, wird der gezahlte Betrag vom Zahlungsdokument abgezogen.

Folgende Zahlungsdokumentstatus sind verfügbar (ODHEAD):

10 - Zahlungsvorschlag erstellt
17 - Druckvorgang läuft
20 - Zahlungsdokument gedruckt
25 - Zahlungsdokument teilweise bezahlt
30 - Zahlungsdokument bezahlt

Wenn ein Zahlungsdokument teilweise oder vollständig bezahlt ist, können Sie das Zahlungsdokument nicht stornieren und die Kundenauftragsposition nicht ändern, löschen oder schließen.

Hinweis:

Wenn die Einstellung für "Vorfaktura" 4 = "Vorauszahlung erforderlich" lautet, sind keine Änderungen mehr erlaubt, die einen Einfluss auf den zu zahlenden Gesamtbetrag haben, sobald ein Zahlungsdokument gedruckt wird. Beispiel: Hinzufügen oder Löschen von Auftragspositionen und das Ändern von Mengen, Preisen, Rabatten und Zusatzkosten. Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie das Zahlungsdokument in (OIS152) löschen.

Wenn ein Zahlungsdokument in (OIS152) storniert wird, wird auch der Datensatz in "Rechnung. Anzeigen" (OIS350) und "Rechnung. Anzeige Positionen" (OIS351) gelöscht.

Das Zahlungsdokument wird in "Rechnungsnummer" (OINVOH) mit einem neuen "Informationstyp", der auf 05 gesetzt ist, und in (OIS350) angezeigt. Das Zahlungsdokument wird auch in der OINVOL-Tabelle aktualisiert und in (OIS351) angezeigt.

Die Statistiken und Buchungen werden nicht aktualisiert.

Eine Rechnung kann nur ein Zahlungsdokument haben.

Ein Zahlungsdokument kann mehrmals ausgedruckt werden.

Mehrere Zahlungen können mit dem gleichen Zahlungsdokument durchgeführt werden.

Bezahlung von Zahlungsdokumenten

Kasse
In "Kasse. Öffnen" (OIS210/F) ist in "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) eine neue Nummernserie namens "C3" verfügbar, die für Akontozahlungen an der Kasse verwendet werden kann. Sie müssen diese Nummernserie mit der Kasse in "Kasse. Öffnen (OIS210/F)" verbinden.

Das Zahlungsdokument kann in "Barzahlung. Öffnen" (OIS215) bezahlt werden. Die Zahlung wird als Akontozahlung mit Bezug auf das Zahlungsdokument betrachtet. Die Zahlungsdokumentnummer wird nach der Übertragung an FAM als Zusatzinformationsnummer 249 in FSLEDX gespeichert und kann in "Barzahlung. Details" (OIS216) angezeigt werden.

Wenn die Zahlung erfolgt ist, wird der ausstehende Betrag in "Rechnungsnummer" (OINVOH) aktualisiert. Wenn der verbleibende zu zahlende Betrag gleich null ist, wird der Status des Zahlungsdokuments auf 30 (ODHEAD) aktualisiert. Der Status in der Lieferungstabelle (MHDISH) wird dann auf 1 gesetzt, d. h., die Rüstliste kann freigegeben werden.

Wenn das Zahlungsdokument teilweise bezahlt ist, ist der Status des Zahlungsdokuments 25 (ODHEAD), und die Rüstliste kann nicht freigegeben werden.
In (ARS110)
Zahlungsdokumente und Vorauszahlungsdokumente können in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) bezahlt werden.

Die verknüpfte Option 19 = Zahlungsanforderung/Dokument wird zum Öffnen des Bilds (ARS110/I) verwendet, wo die Zahlungsdokumentnummer erfasst wird.

Wenn der Vorauszahlungsprozess in "Settings - KA-Fakturierung" (CRS722) aktiviert ist, wird automatisch der Dokumenttyp 1 = "Zahlungsanforderung" oder, wenn Typ 1 fehlt, der Dokumenttyp 2 = "Zahlungsdokument" als Standardwert festgelegt. Der Dokumenttyp ist austauschbar und bestimmt, welche Felder im Bild angezeigt werden.

Das bezahlte Zahlungsdokument wird hinzugefügt, und der ausstehende Betrag und die Währung des Zahlungsdokuments werden abgerufen. Es wurden mehrere Stopps durchgeführt, um beispielsweise sicherzustellen, dass die in (ARS110/B) hinzugefügte Währung dieselbe ist wie die Währung des Zahlungsdokuments und dass der bezahlte Betrag nicht größer als der ausstehende Betrag ist.

Die Zahlung wird als Akontozahlung mit Informationen zur Nummer des bezahlten Zahlungsdokuments in der Zusatzinformationsnummer 249 aktualisiert.

Debitoren werden mit dem Buchungsereignis AR30 und dem Buchungstyp 110 verbucht.

Wenn die Zahlung erfolgt ist, wird der ausstehende Betrag in der Datei "Rechnungsnummer" (OINVOH) aktualisiert. Wenn der verbleibende zu zahlende Betrag gleich null ist, wird der Status des Zahlungsdokuments auf 30 (ODHEAD) aktualisiert. Der Status in der Lieferungstabelle MHDISH wird dann auf 1 gesetzt, d. h., die Rüstliste kann freigegeben werden.

Wenn das Zahlungsdokument teilweise bezahlt ist, ist der Status des Zahlungsdokuments 25 (ODHEAD), und die Rüstliste kann freigegeben werden.

Wenn sich die Zahlung auf das Vorauszahlungsdokument bezieht und der Betrag vollständig bezahlt ist, wird der EA-Vorschlag freigegeben und die Vorfaktura ausgedruckt.
Automatischer Bankauszug (ABS)
Szenariotyp 8 = "AR-Vorauszahlungen" ist in "Szenarionummer. Öffnen" (ABS911) verfügbar. Um die automatische Zuordnung von Zahlungen zu Zahlungsanforderungen oder Zahlungsdokumenten zu aktivieren, definieren Sie eine mit diesem Szenariotyp verknüpfte "Szenarionummer" (BSNO). Setzen Sie dann unter " Zuordnung von Rechnungen zu Bankauszugspositionen" den Wert "Suchpfad C/S" auf 6.

Sie können die Rechnungsnummer aus der Bankauszugsposition, Informationen aus der Zusatzinformationsdatei oder eine Betragssuche als Suchpfad für die Rechnung angegeben. Die Nummernserie Akonto (C3) muss mit der Szenarionummer verbunden werden.

Wenn eine Bankauszugsposition mit Informationen zur Zahlungsdokumentnummer eingegangen ist und wenn die Szenarionummer für Zahlungsdokumente verwendet wird, wird die Zahlungsdokumentnummer in der Rechnungsnummerndatei (OINVOH) überprüft, wobei der "Informationstyp" = 05 oder 06 ist.

Wenn das Zahlungsdokument zugeordnet wird, wird die Akontozahlungs-Rechnungsnummer in "Bankauszug. Positionsdetails öffnen" (ABS102) angezeigt, und die Zahlungsdokumentnummer wird als Zusatzinformationsnummer 249 angezeigt.

Wenn das Hauptbuch aktualisiert wird, wird die Zahlung als Akontozahlung mit Informationen zur Nummer des bezahlten Zahlungsdokuments in der Zusatzinformationsnummer 249 aktualisiert.

Der Status des Zahlungsdokuments, der Rüstlisten und des ausstehenden Betrags in der Rechnungsnummerndatei wird aktualisiert wie bei der Bezahlung des Zahlungsdokuments über die Kasse oder über "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110).

Wenn das Zahlungsdokument nicht automatisch zugeordnet wird, können Sie (ARS110) aufrufen, indem Sie die Option "Debitoren-Zahlungen" in (ABS102) verwenden.

Abstimmung von Zahlungsdokumentzahlungen auf die Rechnung

Wenn die Rechnung an die Finanzbuchhaltung übertragen wird, wird überprüft, ob Zahlungen des Zahlungsdokuments - gespeichert als Zusatzinformationsnummer 249 in FSLEDX - in der Debitorenbuchhaltung vorhanden sind. Wenn ja, werden diese Zahlungen automatisch auf die Rechnung abgestimmt, und Zahlungstransaktionen (TRCD 20 in FSLEDG) werden mit dem Akontozahlungsdatensatz und mit der Rechnung aktualisiert.

Wenn die Rechnung/Akontozahlung vollständig bezahlt ist, wird der "Abstimmungscode" (RECO) in FSLEDG auf 9 gesetzt.

Auf ähnliche Art und Weise wird die Vorfaktura mit der Akontozahlung des Vorauszahlungsdokuments abgestimmt.

Die gleiche Kontrolle und Abstimmung wird durchgeführt, wenn die Zahlungen an die Debitoren übertragen werden.

Definieren Sie in "Settings – KA-Fakturierung" (CRS722) die "FAM-Funktion", die bei der Abstimmung verwendet wird.

Änderungen an vorhandenen Kundenaufträgen mit Zahlungsvorschlag

Wenn der Zahlungsvorschlag Status 10 = "Erstellt" aufweist und Sie neue Auftragspositionen angeben, wird der vorhandene Zahlungsvorschlag gelöscht. Die Lieferung wird freigegeben, wenn die Lieferdaten in der erfassten Position eine Lieferungsaggregation erlauben. Wenn Sie den Dialog "Erstellung eines Zahlungsvorschlags oder eines Vorauszahlungsvorschlags bestätigen" bestätigen,wird ein neuer aggregierter Zahlungsvorschlag wird erstellt.

Kreditlimits

Kundenaufträge im Zahlungsvorschlagsablauf generieren keine Kundenauftragssperre. Der Zweck ist die Erstellung von Aufträgen, auch wenn der Kunde keinen Kredit hat.

Anwendungsmeldungen

Wenn die Freigabe geplant ist, wird eine Anwendungsmeldung an den Planer gesendet. Der Planer kann dann über die Anwendungsmeldung auf den Auftragsvorschlag zugreifen. Meldungstyp 984 wird für die Anwendungsmeldung verwendet, die den Planer informiert.

Vorauszahlungsdokument auf einem vollständigen Kundenauftrag

Aktivieren Sie in "Zahlungsbedingung. Öffnen" (CRS075) das Kontrollfeld "Zahlungsvorschlag", zusammen mit der Einstellung 4 = "Vorauszahlung erforderlich" für "Vorfakturierung".

Zahlungsvorschlag schließen

"KA-Lieferung. Schließen eines Zahlungsvorschlags" (OIS952) wird verwendet, um einen Batchlauf durchzuführen, der Kundenauftragspositionen während des Zahlungsvorschlagsprozesses schließt. Das Kontrollfeld "Verlorene Verkäufe" wird zusammen mit einem Transaktionsgrund ausgewählt, um die abgeschlossenen Kundenauftragspositionen als verlorene Verkäufe zu aktualisieren. Das Abschlussdatum verhindert, dass Kundenauftragspositionen mit einem Planungsdatum, das nach dem Abschlussdatum liegt, in die Abschlussauswahl einbezogen werden. (OIS952) schließt nur Kundenauftragspositionen mit nicht bezahlten Zahlungsvorschlägen oder nicht bezahlten Vorauszahlungsvorschlägen ab.

Der Job, der (OIS952) übermittelt, schließt die Kundenauftragspositionen und löscht nicht bezahlte Zahlungsvorschläge und Vorauszahlungsvorschläge.

Kundenauftrag mit bezahlten Zahlungsdokumenten schließen (nur bei "Vorfaktura"-Einstellung 4 = "Vorauszahlung erforderlich")

Wenn ein Zahlungsdokument gedruckt wurde, sind keine Änderungen erlaubt, die Auswirkungen auf den zu zahlenden Gesamtbetrag haben. Dazu gehören das Hinzufügen oder Löschen von Auftragspositionen und das Ändern von Mengen, Preisen, Rabatten und Zusatzkosten. Sie können Auftragspositionen schließen und dem Kunden Gutschriften für nicht gelieferte Artikel ausstellen.

Eine Warnmeldung wird angezeigt, wenn ein Kundenauftrag oder eine Kundenauftragsposition mit bezahltem Zahlungsdokument geschlossen wird. Wenn diese Meldung bestätigt wird, wird der Kundenauftrag oder die Kundenauftragsposition geschlossen, und Sie können ein Korrekturzahlungsdokument über "KA-Rechnung. Korrigieren oder gutschr." (OIS380) - aufzurufen über "Rechnung. Anzeigen" (OIS350) - erstellen.

In (OIS380) werden die geschlossenen Positionen angezeigt, die die geschlossenen Auftragspositionen und deren "Gutzuschreiben"-Betrag anzeigen. Betroffene Kopf- und Positionszusatzkosten werden ebenfalls angezeigt. Wenn der Job übermittelt wird, wird ein Korrekturzahlungsdokument für die Rückerstattung des Kunden erstellt.

Hinweis:

Zusatzkosten, die als Beträge definiert sind, d. h. Kopf- und Positionszusatzkosten mit "Berechnungsmethode" 0 = "Festbetrag" und Bearbeitungsgebühren, werden nicht gutgeschrieben.

Das korrigierte Zahlungsdokument wird als ursprüngliche Rechnungsnummer auf dem Korrekturzahlungsdokument aktualisiert.

Die Zahlung des Korrekturzahlungsdokuments wird automatisch mit der Zahlung des ursprünglichen Zahlungsdokuments abgestimmt, wenn die Zahlung des Korrekturzahlungsdokuments in der Debitorenbuchhaltung aktualisiert wird.

Wenn die Zahlung des Korrekturzahlungsdokuments an M3 Finance übertragen wird, wird die ursprüngliche Zahlungsdokumentnummer als Zusatznummer 249 (Zahlungsdokumentnummer) aktualisiert, und die Dokumentnummer der Korrekturzahlung wird als Zusatznummer 250 (Korrekturzahlungsdokument) aktualisiert.

Die Zahlung eines Korrekturzahlungsdokuments wird in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) nicht implementiert.