Vorfaktura verwalten

Ergebnis

Der Kunde hat die Vorfaktura bezahlt. Dementsprechend wurde der Betrag der Schlussrechnung mit dem im Voraus bezahlten Betrag abgeglichen. Die definitive Rechnung kann in "Kundenauftragsrechnung. Anzeigen" (OIS350) überwacht werden.

Die verarbeiteten Zahlungen wirken sich auf Ihre Kundenkredit- und Risikoverwaltung und Ihre Liquiditätsmanagement aus.

Wenn in "Kundenauftrag. Vorfakturieren" (OIS105) ein Vorfakturavorschlag erstellt wird, erhält dieser den Status 20. Nach der Verarbeitung der Vorfaktura in "KA-Rechnung. Drucken" (OIS180) oder nach der interaktiven Fakturierung wird der Status auf 70 erhöht.

Folgende Dateien werden aktualisiert:

• Vorauszahlungsrechnung (OOPINV)
• Kundenauftragskopf (OOHEAD)

Nach Barzahlung werden folgende Dateien aktualisiert:

• Zahlungen (OPAYMH)
• Zahlungsdetails (OPAYMD)
• Debitorenbuch (FSLEDG)
• Hauptbuch (FGLEDG)
• Schecknummernstammdatei (FCHKMA)

Informationen zur Verwaltung anderer Zahlungen finden Sie unter .

Bevor Sie beginnen

• Wählen Sie in "Kundenauftragstyp. Öffnen" (OIS010/K) die Option "Vorfaktura" aus, um die Vorfakturierung für den im Kundenauftrag verwendeten Auftragstyp (einschließlich des Artikels, der im Voraus bezahlt werden soll) zu genehmigen.
• Führen Sie folgende Schritte aus, um die automatische Erstellung einer Vorfaktura zu ermöglichen:

  1. In (OIS010/E):

     • Setzen Sie die Kategorie des Kundenauftragstyps auf 1 (normaler Auftrag).
     • Legen Sie für die nächste manuelle Funktion in "Kundenauftragstyp. Öffnen" (OIS010/E) eine der folgenden Einstellungen fest:
       • 1 = Rüstliste ausdrucken/Lieferungsauftrag erstellen
       • 2 = Lieferrückmeldung. Rüstliste wird sofort ausgedruckt.

  2. Legen Sie in "Auftragstyp. Feldauswahl aktualisieren" (OIS014/N) die Standardwerte pro Auftragstyp für folgende Felder fest:

     • USt-Code
     • Prozentsatz (Bedingung, die nur für die automatische Erstellung einer Vorfaktura erforderlich ist)
     • Zahlungsbedingungen
     • Textzeilen 1 und 2

  3. Legen Sie in "Kunden. Öffnen" (CRS610/F) für Parameter "Vorfaktura für ECI" eine der folgenden Einstellungen fest:

     • 1 = Eine Vorfaktura wird automatisch erstellt, wenn eine Kundenauftragsposition mit einem Referenzauftrag verbunden ist.
     • 2 = Eine Vorfaktura wird automatisch erstellt, wenn eine Kundenauftragsposition mit einem Referenzauftrag verbunden ist und wenn der Artikel ein nicht lagergeführter Artikel oder ein nicht kodierter Artikel ist.
     Hinweis

     Mindestens eine Auftragsposition muss mit einem Referenzauftrag verbunden sein, oder mindestens eine Auftragsposition muss einen nicht lagergeführten Artikel oder einen nicht kodierten Artikel enthalten. Nicht lagergeführte Artikel (ECI) sind Artikel, die nicht im Lager geführt und daher gekauft werden müssen, damit sie an den Kunden geliefert werden können.

• Führen Sie folgende Schritte aus, um die Barzahlung nach interaktiver Fakturierung zu aktivieren:
  • Legen Sie in "Kundenauftrag. Öffnen" (OIS100/P) für "Barzahlung" den Wert 1 fest.
  • Legen Sie in "Zahlungsbedingung. Öffnen" (CRS075/E) für "Barzahlung" den Wert 1 fest.
• Aktivieren Sie in "Settings - KA-Fakturierung" (CRS722/F) das Kontrollfeld "Vorzeit Abrechn", um die Vorauszahlung bereits mit der ersten Rechnung zu verrechnen, anstatt sie für die Deckung der letzten Rechnung aufzuheben. Wenn der Vorauszahlungsbetrag größer als der Rechnungsbetrag ist, ist der Betrag für "Zu zahlen" 0,00.
• Definieren Sie in (CRS722/F) einen Vorfakturaartikel, um Vorfakturabeträge als Artikelpositionen im Rechnungs-BOD darzustellen. Der Vorfakturaartikel wird durch eine Zollstatistiknummer repräsentiert, die in "Zollstatistiknummer. Öffnen" (CRS128) festgelegt wurde.
• Führen Sie folgende Schritte aus, damit Vorfakturabeträge als Gutschriften verrechnet werden können:
  • Definieren Sie "FAM-Funktion Gutschrift" (CRFF) und "Buchungsoption - Gutschrift" (CRAO) in "Settings - Debitoren" (ARS905).
  • Setzen Sie in (CRS722/F) die "Abzugsmethode" auf 1 = Ausgleich als Gutschrift.
  • Geben Sie optional in (CRS722/F) einen Wert für "Gutschr-NS" (Gutschrift-Nummernserie) an, wenn für die Gutschrift nicht die reguläre Vorfaktura-Nummernserie verwendet werden soll.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Vorfakturavorschlag erstellen

   • Vorfakturavorschlag automatisch erstellen/aktualisieren
     Hinweis

     Ein Vorfakturavorschlag wird bei der Auftragserfassung automatisch erstellt, nachdem die automatische Erstellung einer Vorfaktura aktiviert wurde (siehe Einstellungen in "Bevor Sie beginnen"). Das bedeutet, dass (OIS105) am Ende der Kundenauftragserstellung automatisch aufgerufen wird.

     Erstellen Sie einen Auftrag in "Kundenauftrag. Öffnen" (OIS100). Stellen Sie in "Kundenauftrag. Vorfakturieren" (OIS105/B) sicher, dass die Werte für den erstellten Vorschlag korrekt sind.

   • Vorfakturavorschlag manuell erstellen

     Geben Sie in "Auftragstyp. Feldauswahl aktualisieren" (OIS014/N) die Standardwerte ein.

     Wählen Sie in (OIS100) oder in "Kundenauftrag. KA-Toolbox öffnen" (OIS300) die Auftragsnummer für die Vorfaktura aus.

     Geben Sie den Betrag an, der vorfakturiert werden soll, und stellen Sie in (OIS105/B) sicher, dass die als Standard festgelegten Werte für den erstellten Vorschlag korrekt sind.

2. Vorfaktura drucken

   • Vorfaktura sofort (interaktiv) drucken

     Wählen Sie in (OIS105/B) die Option 14 = Interaktive Fakturierung aus. Die Rechnung wird auf Papier ausgedruckt oder über elektronische Medien versandt.

     Hinweis

     Das sofortige Ausdrucken einer Vorfaktura ist nur erforderlich, wenn Sie eine Barzahlung bearbeiten.

   • Vorfaktura als Batch ausdrucken

     Drucken Sie in (OIS180) manuell eine Auswahl von Vorfaktura aus. Alle Vorfakturadatensätze, die zu den angegebenen Vorfakturadaten gehören, werden ausgedruckt, und die Schlussrechnung wird automatisch mit dem vorfakturierten Gesamtbetrag abgestimmt.

3. Zahlung erfassen – Kasse oder Debitorenbuchhaltung

   Wenn ein Kunde eine Rechnung bar bezahlen möchte, leiten Sie in "Barzahlung. Öffnen" (OIS215) die Barzahlung ein, indem Sie folgende Informationen angeben: Kasse, Zahler, Währung, Zahlungsmethode, Rechnungsnummer(n) und Zahlungsbetrag in Fremdwährung.

   Barzahlungen für Rechnungen werden ausgeführt, wenn ein Kunde die Rechnung sofort nach Kundenauftragserstellung und Fakturierung oder an einer normalen Kasse bezahlen möchte.

   Wenn andere Zahlungsmethoden verwendet werden können (manuelle Banküberweisung, Wechsel oder Scheck), geben Sie den erhaltenen Betrag zusammen mit den relevanten Zahlungswerten in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) an. Die Zahlung kann dann Rechnungsdatensätzen im gleichen Programm zugeordnet werden.

4. Schlussfakturierung

   Wenn in (CRS722/F) als "Abzugsmethode" die Option 0 = Abzug von Schlussrechnung festgelegt wurde, wird der Vorfakturabetrag von der Schlussrechnung abgezogen, sobald die Artikel geliefert wurden und die Schlussfakturierung ausgeführt wird. Der Status in (OIS105) wird auf 80 = Fakturiert und abgerechnet gesetzt. Bei Teillieferung wird der Abzug nur dann durchgeführt, wenn der verbleibende Vorfakturabetrag größer ist als der noch zu fakturierende Betrag in einer zukünftigen Rechnung und das Kontrollfeld "Vorzeit Abrechn" in (CRS722/F) nicht aktiviert ist.

   Wenn in (CRS722/F) als "Abzugsmethode" die Option 1 = Abweichung als Gutschrift festgelegt wurde, wird der Vorfakturabetrag als Gutschrift verrechnet, die in Verbindung mit der Rechnung erstellt wird. Abgebildet wird dies durch einen Gutschriftdatensatz, der in (OIS105) erstellt wird. Die Rechnung enthält den vollständigen Betrag ohne Abzug des Vorfakturabetrags. Die Gutschrift wird in die Rechnungs-BOD-Tabellen für "Informationstyp" (IVTP) 02 = Gutschrift übernommen. Die letzte Rechnungsnummer wird als "Referenz - erweiterte Rechnungsnr." (RXIN) gesendet.

   Die Gutschrift muss manuell über "KA-Rechnung. Nachbearbeiten" (OIS196) an FIM übertragen werden. Die Gutschrift wird nur dann in die Übertragung einbezogen, wenn die Rechnung, die die Erstellung ausgelöst hat, erfolgreich an FIM übertragen wurde. Nach der Übertragung wird die Gutschrift in der Debitorenbuchhaltung automatisch von der Rechnung abgezogen.

5. Schließen des Auftrags, wenn noch ein Vorfakturabetrag vorhanden ist

   Wenn beim Schließen des Auftrags noch ein vorfakturierter Rechnungsbetrag vorhanden ist, kann in (OIS105) manuell eine gutgeschriebene Vorfaktura erstellt werden, um dem Kunden den Restbetrag gutzuschreiben. Danach haben sowohl die Originalrechnung als auch die Gutschrift noch Status 70 = Vorfakturiert. Sie können in "Programmproblem. Lösen" (CRS418) die Korrektur-ID OI04 = Aktualisierungsstatus für abgeschlossene Vorfaktura in (OIS105) verwenden, um den Status auf 80 = Fakt. + abger. zu aktualisieren und damit anzuzeigen, dass die Vorfaktura abgerechnet wurde.