Vorfakturierungsmethoden
Einführung
Dieses Dokument bietet eine Übersicht über die Vorfakturierungsmethoden und zeigt auf, für welche Geschäftsszenarien die einzelnen Methoden am besten geeignet sind.
Die Vorfakturierungsmethode wird durch die Einstellung "Vorfakturierung" in "Kundenauftragstyp. Öffnen" (OIS010/K) bestimmt.
Die Eingaben 3, 4 und 5 sind nur mit einer Zahlungsbedingung anwendbar, bei der in "Zahlungsbedingung. Öffnen" (CRS075) die Option "Zahl.Vorschlag" ausgewählt ist. Bei anderen Zahlungsbedingungen kann keine Vorfakturierung verwendet werden.
Methode 1 = Vorfakturierung zulässig
Die Methode 1 = Vorfakturierung zulässig ist hauptsächlich für Szenarien gedacht, in denen eine Vorauszahlung erforderlich ist, aber keine Verknüpfung mit Produktion, Einkauf und Logistik (in M3 BE) benötigt wird. Die Waren können geliefert werden, ohne dass die Vorauszahlung eingegangen ist. Die Vorfaktura ist ein rechtsgültiges Dokument, das in der Debitorenbuchhaltung aktualisiert und vor der Lieferrechnung bezahlt werden muss.
Methode 2 = Vorauszahlungsanforderung zulässig
Die Methode 2 = Vorauszahlungsanforderung zulässig ist in erster Linie für Szenarien gedacht, in denen eine Vorauszahlung angefordert wird. Es ist ungewiss, ob Sie bezahlen werden oder welcher Betrag bezahlt wird. Eine Vorauszahlungsanforderung ist ein Schreiben, in dem um Geld gebeten wird. Die Vorauszahlungsanforderung ist kein rechtsgültiges Dokument und führt daher nicht zur Aktualisierung der Debitorenbuchhaltung. Es gibt keine Verbindung zu Produktion, Einkauf und Logistik (in M3 BE), sodass die Waren geliefert werden können, ohne dass eine Vorauszahlung eingegangen ist.
Methode 3 = Vorfakt zulässig. Vorauszahlung berechnet
Die Methode 3 = Vorfakt zulässig. Vorauszahlung berechnet ist in erster Linie für Szenarien gedacht, in denen Waren in Ihrem Namen beschafft (gekauft oder hergestellt) werden sollen. Der Beschaffungsauftragsvorschlag wird erst freigegeben, wenn Sie einen Vorschuss zahlen (für ein Vorauszahlungsdokument). Sie können sich dafür entscheiden, nicht zu zahlen und somit den Kauf nicht fortzusetzen. Sobald die Waren verfügbar sind, wird ein Zahlungsdokument gedruckt, und der Restbetrag muss bezahlt werden, damit die Waren für Sie freigegeben werden können. Das Vorauszahlungsdokument und das Zahlungsdokument sind keine rechtsgültigen Dokumente und führen daher nicht zur Aktualisierung der Debitorenbuchhaltung.
Methode 4 = Vorauszahlung erforderlich
Die Methode 4 = Vorauszahlung erforderlich ist in erster Linie für Szenarien gedacht, in denen die Waren sofort nach der Zahlung verfügbar sind. Sie können sich dafür entscheiden, nicht zu zahlen und somit den Kauf nicht fortzusetzen. Das gedruckte Zahlungsdokument ist kein rechtsgültiges Dokument und führt daher nicht zur Aktualisierung der Debitorenbuchhaltung.
"KA-Lieferung. Zahlungsvorschl. schließen" (OIS952)
Da die Methoden 3 und 4 für Prozesse vorgesehen sind, bei denen Sie sich dafür entscheiden können, den Einkauf nicht fortzusetzen, gibt es den Job "KA-Lieferung. Zahlungsvorschläge schließen" (OIS952), mit dem die Kundenauftragspositionen geschlossen und nicht bezahlte Zahlungsdokumente entfernt werden.
Methode 5 = Anzahlung
Die Methode 5 = Anzahlung ist in erster Linie für Szenarien gedacht, in denen Waren in Ihrem Namen beschafft werden sollen.
Der Beschaffungsauftragsvorschlag wird erst freigegeben, wenn Sie die Anzahlung bezahlt haben. Die Zahlung vor der Lieferung ist bei dieser Lösung jedoch nicht erforderlich. Systemseitig gibt es keine Unterstützung, um zu verhindern, dass Waren ohne Zahlungseingang für Sie freigegeben werden. Die Lösung ist jedoch für ein Szenario konzipiert, in dem die Zahlung gleichzeitig mit der Freigabe der Waren an Sie erfolgt. Dies wird durch die Möglichkeit der Fakturierung zum gleichen Zeitpunkt wie die Freigabe der Waren zur Lieferung und durch die Integration der Kassenlösung unterstützt. Eine automatische Freigabe für die Lieferung wird verhindert, sodass Sie die Freigabe in "Kundenauftragsanzahlung. Öffnen" (OIS157) oder "Kundenauftr.Anzahlungspositionen. Öffnen" (OIS158) manuell vornehmen müssen. Obwohl es keine so genannte "harte Prävention" (feste Verhinderung) gibt, ermöglich das Lösungsdesign eine so genannten "weichen Prävention" (provisorische Verhinderung).
Methode 5 ist auch für Szenarien geeignet, in denen die Waren sofort nach der Zahlung verfügbar sind. Der Unterschied zur Methode 4 besteht darin, dass ein Vertrag vorhanden sein muss, um mit dem Einkauf fortzufahren, da das gedruckte Dokument ein rechtsgültiges Dokument ist (eine Rechnung). Methode 5 ist die einzige Vorschussmethode, die den USt-Code des Artikels auf die Vorauszahlungsberechnung anwendet. Wenn die Anzahlung für Artikel mit unterschiedlichen USt-Codes gilt, wird durch die Zahlung der Anzahlung eine Vorfaktura pro USt-Code erstellt, um die korrekte Umsatzsteuermeldung sicherzustellen.
Vergleich der wichtigsten Merkmale von Lösungen für die Vorfakturierung
In der folgenden Tabelle werden die wichtigsten Merkmal von Vorfakturierungslösungen verglichen:
| Vorfakturierungsmethode | Rechtsgültiges Dokument | Verhindert Anschaffung vor Zahlung | Verhindert Lieferungen vor Zahlung | Vorschuss mit USt-Betrag pro USt-Code |
|---|---|---|---|---|
| 1 = Vorfakturierung zulässig | Ja | Nein | Nein | Nein |
| 2 = Vorauszahlungsanforderung zulässig | Nein | Nein | Nein | Nein |
| 3 = Vorfakt zulässig. Vorauszahlung berechnet | Nein | Ja | Ja | Nein |
| 4 = Vorauszahlung erforderlich | Nein | Ja | Ja | Nein |
| 5 = Anzahlung | Nein | Ja | Provisorische Verhinderung | Ja |
Methode 3, 4 und 5 sind sehr ähnliche Lösungen - welche soll ich verwenden?
Die Methoden 3 und 4 eignen sich für Szenarien, in denen keine Flexibilität erforderlich ist. Sie sind für einfache Szenarien mit einer Lieferung pro Bestellung gedacht. Sobald das Zahlungsdokument bezahlt ist, gibt es keine Änderungen mehr an diesen Aufträgen. Ein typisches Szenario ist, dass Sie im Geschäft bezahlen, sich zur Warenausgabe begeben, den Kassenbon vorzeigen und die Ware erhalten.
Die Methode 5 bietet mehr Flexibilität, ist aber nicht gut geeignet, wenn es üblich ist, dass Sie den Kauf nicht fortsetzen, da es keine automatische Stornierung des Zahlungsdokuments und Schließung des Auftrags gibt. Dies ist ein Problem, wenn die Zahlung nicht dort erfolgt, wo der Auftrag erstellt wurde, da Sie nicht wissen, dass das Vorauszahlungsdokument storniert und der Auftrag geschlossen werden muss.
Wenn Methode 5 beim Verkauf von verfügbaren Waren verwendet wird (d. h. kein Beschaffungsauftrag erstellt wird), ist das gedruckte Dokument eine Rechnung, d. h. Sie müssen den Einkauf vor dem Drucken der Rechnung bestätigt haben.
Methode 5 ermöglicht die manuelle Änderung des Anzahlungsbetrags pro Auftragsposition, und bei Teillieferungen wird der Anzahlungsbetrag auf Basis dessen, was genau geliefert wird, verrechnet. Das heißt, wenn eine Auftragsposition zwei Stück umfasst, aber nur ein Stück geliefert wird, wird auf der Lieferrechnung auch nur die Hälfte des Anzahlungsbetrags für diese Auftragsposition verbraucht.
Methode 5 ist die einzige Vorschussmethode, die den USt-Code des Artikels auf die Vorauszahlungsberechnung anwendet. Die Lieferung kann ohne vollständige Vorauszahlung erfolgen.