Rechnungen in Verkauf korrigieren

Ergebnis

Eine Korrekturrechnung – oder eine Gutschrift zusammen mit einer neuen Belastungsrechnung – wird erstellt.

Im Zusammenhang mit der Korrektur der Rechnung hätten Sie auch eine Kundenretoure verwalten können.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Korrekturrechnung in Verkauf erstellen.

Bevor Sie beginnen

• Eine Verkaufsrechnung muss in die M3-Debitorenbuchhaltung und das M3-Hauptbuch übertragen worden sein.
• Der Kundenauftrag darf nicht archiviert sein.

Beschreibung

Folgende Aktivitäten können im Prozess ausgeführt werden:

• Rechnung korrigieren

  Korrigieren Sie eine Verkaufsrechnung, wenn die Rechnung inkorrekt ist. Beispielsweise kann die Rechnung fehlerhafte Preise, Mengen oder USt-Sätze enthalten. Auch kann die Qualität der gelieferten Ware unzureichend sein, was eine Preisanpassung oder eine Kundenretoure erforderlich macht.

  Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Rechnung zu korrigieren:

  • Erstellen Sie eine Korrekturrechnung, die alle korrigierten und vollständig stornierten Rechnungspositionen sowie neue Ersatzrechnungspositionen enthält.
  • Erstellen Sie eine Gutschrift zusammen mit einer neuen Belastungsrechnung. Die Gutschrift enthält die inkorrekten, vollständig stornierten Rechnungspositionen, und die neue Rechnung enthält die Ersatzrechnungspositionen.

  Sie können eine Rechnung in "KA-Rechnung. Korrigieren oder gutschr." (OIS380) korrigieren.

• Kundenretouren verwalten

  Wenn Waren in Verbindung mit der Korrektur einer Verkaufsrechnung zurückgesendet werden, müssen Sie die Kundenretoure verwalten.

  Sie können die Kundenretoure vor oder nach dem Wareneingang erfassen. Wenn die Ware eintrifft, bestätigen Sie den Wareneingang und kontrollieren die Ware, um zu entscheiden, ob die Retoure akzeptiert wird und was mit der Ware geschehen soll. Sie können beispielsweise entscheiden, die Retoure zu akzeptieren, zu reparieren, als Ausschuss zu deklarieren oder an den Kunden zurückzusenden.

  Kundenretouren werden in "Kundenretoure. Öffnen" (OIS390) verwaltet.

In den Workflows finden Sie Beschreibungen dazu, wie die Aktivitäten zusammenwirken.

Workflow 1 – Die Ware vom Kunden entgegennehmen, die Retoure erfassen/prüfen/dem Lager zuführen und dann die Rechnung korrigieren

In diesem Workflow erhalten und prüfen Sie die Ware, bevor Sie sich für eine Korrektur der Rechnung entscheiden. Das Ergebnis der Qualitätskontrolle und des Lagerzugangs wird in "Kundenretoure. QK-Ergebnis anzeigen" (OIS392) rückgemeldet, was bedeutet, dass die Kundenretoure vor der Gutschrift an den Kunden abgeschlossen wird.

1. Kundenretoure bearbeiten

2. Korrekturrechnung erstellen

Die Korrekturrechnung kann basierend auf der Kundenretoure erstellt werden, wenn in "Settings - Kundenretoure" (OIS399) das Kontrollfeld "Gutschrift verw" aktiviert ist. Verwenden Sie in (OIS390) die Option 14 = Gutschrift erst., um "KA-Rechnung. Korrigieren oder gutschr." (OIS380) zu öffnen. Die in (OIS392) angegebene Retourenmenge aktualisiert automatisch die neu fakturierte Menge in (OIS380/E).

Wenn (OIS380) in "Rechnung. Anzeigen" (OIS350) stattdessen mit Option 14 = Korr./Gutschr. gestartet wird, müssen die Mengenänderungen in (OIS380/E) manuell erfolgen.

Workflow 2 – Die Ware vom Kunden entgegennehmen, die Retoure akzeptieren, die Rechnung korrigieren und dann die Retoure erfassen/prüfen/dem Lager zuführen

In diesem Workflow erhalten Sie die Ware vom Kunden und führen eine Grundkontrolle und Mengenprüfung durch, um die Retoure zu akzeptieren, damit Sie dem Kunden vor der Abschlusskontrolle und dem Lagerzugang eine Gutschrift erstellen können. Dieser Ansatz kann in einem Geschäft Anwendung finden, wo der Kunde erwartet, dass er sofort eine Gutschrift erhält, die Kontrolle und die Lagerzugangsbearbeitung aber zu zeitaufwendig sind.

1. Kundenretoure akzeptieren

2. Korrekturrechnung erstellen

3. Kundenretoure bearbeiten

Die Kundenretoure kann basierend auf der Korrekturrechnung erstellt werden, indem die Nummer der Korrekturrechnung (oder die Gutschriftnummer, wenn "Korrekturmeth." auf 2 gesetzt ist) bei Erstellung der Kundenretoure in (OIS390/A) angegeben wird. Die in "Kundenretoure. Positionen öffnen" (OIS391) mit F14 = Abrufen abgerufenen Mengen sind nach der Rechnungskorrektur die retournierten Mengen.

Es ist möglich, die Retoure ohne Bezug auf die Korrekturrechnung zu erstellen, aber die Referenz vereinfacht den Vorgang, indem die retournierten Mengen aus der Rechnung abgerufen werden.

Workflow 3 – Zuerst die Rechnung korrigieren, später die Ware vom Kunden entgegennehmen

In diesem Workflow stimmen Sie zu, die Rechnung oder einen Teil der Rechnung gutzuschreiben, bevor der Kunde die Ware zurücksendet. Zum Beispiel könnte der Kunde Sie angerufen haben, um Sie über Mängel in Kenntnis zu setzen, und hat verlangt, dass Sie ihm vor der Rücksendung der Ware eine Gutschrift erstellen.

1. Korrekturrechnung erstellen

2. Kundenretoure im Status 11-"Eingegangene Menge" registrieren

3. Kundenretoure bearbeiten

Wie in Workflow 2 kann die Kundenretoure basierend auf der Korrekturrechnung erstellt werden, indem die Korrekturrechnung bei Erstellung der Kundenretoure in (OIS390/A) angegeben wird.

Sie bearbeiten die Kundenretoure, sobald die Ware eintrifft.