Mietvertragspositionen erstellen

Ergebnis

Das Ergebnis der Erstellung einer Vertragsposition:

• Sie haben eine Menge für einen Artikel oder eine Seriennummer reserviert, um sie an den Kunden zu vermieten, leasen oder verkaufen.
• Der Artikel bzw. die Seriennummer ist mit einem bestimmten Kundenlagerplatz und Zahler verbunden.

Die Mietvertragspositionen werden für folgende Zwecke verwendet:

• Vermietung oder Verleasung der Mietobjekte oder Verkauf von Verbrauchsgütern an den Kunden.
• Zur Übersicht über alle Mietobjekte oder Teilanlagen für die Dauer des Mietvertrags.
• Fakturierung für den Kunden.
• Upgrade oder Downgrade eines Mietobjekts.
• Austausch eines Mietobjekts.

Folgende Tabellen werden bei der Erstellung von Mietvertragspositionen aktualisiert:

• Vertragsposition (STAGLI)
• Positionszusatzkosten (STLICH)
• Zusatzgebühren pro Vertragsposition (STADCH)
• Stillstandsperiode (STAGDN)
• Dokumente pro Vertragsposition (STLIDO)

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie beginnen, müssen die folgenden Einstellungen angegeben werden:

• Ein gültiger Vertragskopf muss in "Mietvertrag. Öffnen" (STS100) vorhanden sein. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Regeln für Mietvertragskopf definieren und Regeln für Mietvertragspositionen definieren.
• Wenn der Artikel vermietet werden soll, muss er vorhanden sein und die Einstellung "Für Miete verf." in "Artikel. Wartungsergänzung öffnen" (SOS001) aktiviert sein.
• Für die Angabe von Mietvertragspositionen müssen unter "Mietpaket. Kopf öffnen" (STS455) Pakete mit Status 20-"Aktiv" vorhanden sein. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Paketstrukturkopf erstellen, Paketstruktur erstellen und Paketstrukturpositionen erstellen.

Vertragsposition erstellen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Mietobjekte in Mietvertragspositionen angegeben werden.

1. Starten Sie "Mietvertrag. Positionen öffnen" (STS201/B), das über die verknüpfte Option 11 = Positionen in (STS100) aufgerufen wird.
2. Wählen Sie den Artikel und gegebenenfalls die Seriennummer aus.
3. Informationen wie Lagerort, Positionstyp, Satztyp, Anzahl Schichten und Gültigkeitsperiode werden auf Standardwerte aus dem Vertragskopf oder dem Vertragsauftragstyp gesetzt und können in Bild B oder später in den Detailbildern geändert werden.
   Hinweis

   Der korrekte Positionstyp muss bereits in Bild B festgelegt sein. Die Positionstyp bestimmt, ob der Artikel vermietet, verleast oder an den Kunden verkauft wird. Positionstyp 5 wird für einen normalen Mietvertrag verwendet.

4. Drücken Sie die Eingabetaste. Die folgenden Bilder werden je nach Bildsequenz für (STS201) festgelegt. Der Positionstyp steuert, welche Felder im jeweiligen Bild verfügbar sind.

   Folgende Bilder und Felder werden mit Positionstyp 5 angezeigt:

   • (STS201/E) – Details

     In (STS201/E) können Sie Einstellungen ändern, z. B. Gültig-von- und Gültig-bis-Datum, Kundenstandort, Zahler, Fakturierungsdetails, Ursachencode, ob der Instandhaltungsauftrag automatisch erstellt werden soll und ob die Rechnung angehalten werden muss.

     Für eine nicht beendete Mietposition zeigt das Fakturierungsintervall die Fakturierungsperiode an, die in den nächsten Rechnungslauf einbezogen werden soll. Der Fakturierungsbereich wird nach jedem Rechnungslauf neu berechnet.

     Das nächste Rechnungsdatum wird auf Grundlage der gewählten Fakturierungsmethode und der Zahlungsbedingungen berechnet. Das System wählt die Vertragspositionen, die bei der Fakturierung berücksichtigt werden, jedoch aufgrund des in der Vertragsposition angegebenen nächsten Rechnungsdatums aus. Wenn die Einstellung "Rng bester Kurs" in (STS020/F) aktiviert ist und die Bedingungen für diese Einstellung erfüllt sind, erfolgt die Berechnung des nächsten Rechnungsdatums stattdessen gemäß dieser Einstellung.

     Hinweis

     Wenn der Artikel für die Gebindeverwaltung in "Artikel. Lagerort verbinden" (MMS002) im angemieteten Lagerort eingerichtet ist, ist das Feld für die Kundenstandortadresse in (STS201/E) obligatorisch. Andernfalls sollte das Feld leer gelassen werden. Dieser Wert wird mit einem Standardwert aus dem Vertragskopf oder der vorherigen Vertragsposition (falls vorhanden) definiert.

     Hinweis

     Datum und Uhrzeit von "Gültig ab" und "Gültig bis" werden standardmäßig von der Systemzeitzone übernommen, sollte jedoch die Zeitzone des Kunden berücksichtigen.

     Die Zeitzone des Kunden wird im Feld "Zeitzone", das in (STS201/E) neben "Gültig ab" und "Gültig bis" und in (STS201/H) neben "Lief.Tag/Zeit" und "Abhol. Tag/Zt" zu finden ist. Die in diesem Feld angezeigte Zeitzone wird beim Erstellen der Verteilaufträge mit der Zeitzone des Beschaffungslagerorts verglichen.

     Die Zeitzone wird aus der Kundenstandortadress-ID abgerufen. Wenn für die Vertragsposition keine Kundenstandortadress-ID festgelegt wurde (Artikel nicht für die Gebindeverwaltung definiert), wird stattdessen der für den Kunden in "Kunde. Öffnen" (CRS610/G) angegebene "Ort" verwendet.

   • (STS201/F) – Preisinformationen

     Wenn der Artikel mit einer gültigen Preisliste verbunden ist, werden die Preisliste und die Preise auf Standardwerte in (STS201/F) gesetzt. Preisinformationen werden bei der Fakturierung der Mietvertragspositionen verwendet.

     Preisinformationen wie z. B. Anzahl der Schichten, Steuercode, Satztyp, Preisliste, Anzahl der Tage pro Woche, Satzfaktor, Miettyp, Mietperiode, minimaler Mietbetrag und Einstandskosten können bei Bedarf aktualisiert werden.

     Die Preisliste wird gemäß der folgenden Hierarchie abgerufen:

     • Manuell geänderte Preisliste im Vertragskopf.
     • Kundengebundene Preisliste in "Wartungspreisliste. Öffnen" (STS017).
     • Generische Preisliste, die in "Kunde. Wartungsauftragsinfo eingeben" (CRS611) mit einem Kunden verbunden wurde. Alle fünf Preislistenfelder von links nach rechts.
     • Preis von (MMS002). Dieses Feld ist nur für Verkaufspositionen gültig.
     • Generische Preisliste in "Mietdepot. Öffnen" (STS030).

     Die Preisliste kann in der einzelnen Position geändert werden, wenn die Währung der Vertragswährung entspricht. Legen Sie mithilfe der Parameter unter Auftragstyp (STS020) fest, ob die Preisliste, der Nettosatz und die Rabatthöhe geändert werden können.

     Wenn "Anz. Schichten" geändert wird, kann dadurch auch der Preis aktualisiert werden, da "Anz. Schichten" eine Stufe in der Preislistenstruktur ist; siehe (STS017).

     Der Satztyp legt fest, welche Preisfelder angezeigt werden und wie diese Preise bei der Fakturierung verwendet werden.

     Bester Preis (Satztyp 9) funktioniert, je nach eingestelltem Rabattmodell, auf zwei Arten. Enthält das Rabattmodell Rabatte, die manuell geändert werden können, können nur Werte im Feld "Netto-Per.Satz" eingegeben werden. Wenn alle Rabattnummern im Rabattmodell für manuelle Erfassung gesperrt sind, dann können Sie Angebote zu einem periodischen, wöchentlichen oder täglichen Satz erstellen. Bei der Erstellung eines Rechnungsvorschlags berechnet das System den besten Preis für den Kunden, unabhängig von der verwendeten Methode.

     Das Steuercodefeld wird abhängig von der Divisionseinstellung angezeigt. Der Steuercode wird verwendet, um die ungefähren Steuersätze und die Sales Tax der USA zu berechnen. Das Steuercodefeld wird für neue Mietvertragspositionen basierend auf dem für die jeweilige Mietposition angegebenen Artikel und Positionstyp automatisch angegeben.

     Alle Felder in Bezug auf die Mindestmietperiode oder den Mindestmietbetrag erhalten Standardwerte, die aus "Artikel. Wartungsergänzung öffnen" (SOS001/F) oder aus "Mietvertragskopf" (STS100/E) abgerufen werden, wenn in (SOS001) keine Werte angegeben sind. Die Mindestmietperiode oder der Mindestmietbetrag gilt nur für die Mietpositionstypen 5, 7, 7 und 8.

     Einstandskosten pro Tag werden in der Preisliste als Prozentanteil des Tagessatzes und der Anzahl der Schichten festgelegt. Der Prozentsatz wird aus der Mietgebühr berechnet und in diesem Feld angezeigt. Sie können einen Wert auch manuell angeben.

   • (STS201/G) – Zahlerinformationen

     In diesem Bild werden die Zahlerinformationen angezeigt. Einige der Felder können bearbeitet werden.

     Wenn die Kundennummer, die Adressnummer des jeweiligen Kundenstandorts oder der Zahler geändert wird, werden die Namens- und Adressfelder automatisch mit Standardwerten aus der Kundenstammdatei aktualisiert.

   • (STS201/H) – Lieferungs- und Retoureninformationen

     In diesem Bild werden die Kundenstandortinformationen und die Versanddetails angezeigt. Einige der Felder können bearbeitet werden. Welche Felder bearbeitet werden können, hängt vom Status der Vertragsposition und den Status der verbundenen Verteilaufträge ab.

     Wenn die Vertragsposition an einen anderen Lagerort als den, von dem es geliefert wurde, zurückgebracht werden soll, muss der Lagerort in den Retoureninformationen geändert werden.

     Dies kann auch mit der verknüpften Option 25 = Anzeige Positionsdetails in (STS201/B) erfolgen.

     Hinweis

     Für das Erstellen des Mietverteilauftrags werden Datum und Uhrzeit aus "Lief.Tag/Zeit" und "Abhol. Tag/Zt" verwendet. "Lief.Tag/Zeit" und "Abhol. Tag/Zt" werden automatisch auf die Werte von "Gültig ab" und "Gültig bis" in (STS201/E) gesetzt, können jedoch bearbeitet werden.

     Beim Erstellen der Mietverteilaufträge wird die Zeitzone des Beschaffungslagerorts mit der Zeitzone der Kundenstandortadress-ID der Vertragsposition verglichen, um Transaktionsdatum und -uhrzeit für die Verteilaufträge festzulegen. Wenn für die Vertragsposition keine Kundenstandortadress-ID festgelegt wurde (Artikel nicht für die Gebindeverwaltung definiert), wird stattdessen der für den Kunden in (CRS610/G) angegebene "Ort" verwendet.

     Transaktionsdatum und -uhrzeit für die Verteilaufträge werden in "Bez./Verteilauftrag. Öffnen" (MMS100) und "Bez./Verteil-Aufträge. Positionen öffnen" (MMS101) gemäß der Zeitzone des Beschaffungslagerorts angezeigt.

   • (STS201/I) – Erlöskonten und Referenzauftragsnummer

     Dies ist das Detailbild für Buchungen, Projektauftrag und Referenzauftragsnummern.

     Jeder Mietvertragsposition sind zwei Verteilauftragspositionen zugeordnet – eine für die Lieferung und eine für die Retoure. Die Entnahme und die Lieferung für den Mietvertrag erfolgen über diese Verteilaufträge über "Mietlogistik-Toolbox. Öffnen" (STS140). Eine Verkaufsposition hat nur eine Verteilauftragsposition, und diese ist für die Lieferung vorgesehen.

     Für Positionstyp 1, 2, 7 und 8 wird ein Einkaufsauftrag für die Lieferung zum Hoflagerort (Positionstyp 1 oder 7) oder direkt zum Kunden (Positionstyp 2 oder 8) erstellt. Die Einkaufsauftragsnummer wird im Feld "EA-Nr." angezeigt. Die Lieferantennummer wird automatisch aus (MMS002/E) für den Anmietungslagerort abgerufen und kann bei Bedarf manuell geändert werden.

5. Passen Sie die Details an. Die Position ist jetzt erstellt, aber Sie können Details in (STS201) mit Option 2 = Ändern für die Position anpassen.

   Es können auch verschiedene verknüpfte Optionen in (STS201) verwendet werden, z. B. zum Hinzufügen von Text, Hinzufügen oder Anpassen von Zusatzkosten oder Stillständen.

6. Geben Sie Nutzungs- oder Verbrauchszähler an. Bei der Erstellung einer Mietvertragsposition können Nutzungs- oder Verbrauchszähler sowohl automatisch als auch manuell hinzugefügt werden.

   Sie können automatisch einen Verbrauchszähler für z. B. Treibstoffgebühren hinzufügen, indem Sie die Treibstoffgebühren einem Artikel unter "Zusatzgebühr. Mit Artikel verbinden" (STS590) zuordnen.

   Sie können automatisch einen Nutzungszähler hinzufügen, indem Sie einen Vertragsposten unter Wart.Vertr.Posten. Mit Posten verbinden" (SAS460) zuordnen.

7. Suchen Sie nach verfügbaren Mietobjekten. Anstatt die Artikelnummer und die Seriennummer in (STS201/B) manuell einzugeben, um die Position zu erstellen, können Sie auch nach verfügbaren Mietobjekten suchen.

   Über die Funktionstaste F18 in (STS201) können Sie "Planungstafel für Mietobjekte. Öffnen" (STS495) öffnen. Werte wie z. B. Lagerort, Artikel und Datumsangaben werden aus (STS201/B) übernommen, wenn diese mit F18 festgelegt wurden. Die Planungstafel kann verwendet werden, um verfügbare Mietobjekte für eine bestimmte Mietperiode zu finden.

   Mithilfe der Funktionstaste F21 in (STS201) können Sie "Mietobjekte. Suchen" (STS300) öffnen. Werte wie Lagerort und Artikel werden aus (STS201/B) als Standardwerte festgelegt, wenn diese mit F18 festgelegt wurden. Das Suchprogramm für Mietobjekte kann verwendet werden, um verfügbare Mietobjekte zu finden.

   Die Informationen, die in (STS495) und (STS300) auf Standardwerte gesetzt sind, können so angepasst werden, dass die Suche für die Vertragsposition angepasst wird. Wenn kein Mietobjekt für einen bestimmten Artikel gefunden wird, ist eine Möglichkeit, die Suche zu erweitern, etwa mit der Artikelgruppe oder für einen anderen Lagerort.

8. In einen aktiven Vertrag oder ein Angebot konvertieren. Der Status der erstellten Position hängt davon ab, ob sie in einem temporären, Angebots- oder aktiven Vertrag erstellt wurde. Um mit der Lieferung der Vertragsposition fortzufahren, muss der Vertrag aktiviert sein. Dies erfolgt in "Mietvertrag. Erstellen" (STS109) mit F14 = Vertrag erstellen in (STS201).

   Wählen Sie unter (STS109) aus, ob der Vertrag unter Verwendung der Optionen im Feld "Vertrag erstellen" in ein Angebot oder einen aktiven Vertrag konvertiert werden soll.

   Geben Sie einen Ursachencode ein, der die Anforderungen angibt, die den Kunden zum Mieten des Mietobjekts veranlasst haben. Ein Ursachencode kann auch im Vertragskopf angegeben werden.

   Wenn mit dem Vertrag eine Kaution verbunden ist, kann diese auch über (STS109) fakturiert werden.

   Der Status des Vertrags ändert sich auf der Basis der Auswahl im Feld "Vertrag erstellen". Ein aktiver Vertrag wird auf Status 20 gesetzt.

   Ein Verteilauftrag vom Mietlagerort zum Vermietungslagerort (festgelegt durch den Vertragsauftragstyp) wird erstellt, wenn der Vertrag aktiviert wird.

   • Für Miettransaktionen wird ebenfalls ein Verteilauftrag für die Retoure generiert.
   • Für Verkaufstransaktionen ist kein Verteilauftrag für die Retoure notwendig, da der Artikel nach der ersten Fakturierung des Vertrags aus dem Vermietungslagerort entnommen wird.
9. Mietvertrag drucken. Verwenden Sie die Menüoption zum Drucken von Mietangeboten oder -verträgen oder während der Erstellung eines Vertrags in (STS109).

Upgrade und Downgrade

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Mietvertragspositionen mithilfe des Ersatzprozesses erstellt werden.

Das Feld "Ersatz" in (STS201/E) gibt an, ob ein Mietobjekt anstelle eines anderen Mietobjekts verwendet wird. Das Feld "Ersatz" kann während der Erstellung von Mietvertragspositionen auf zwei verschiedene Arten festgelegt werden:

• Die Ersatzoption wird für eine bestehende Mietvertragsposition mithilfe der Upgrade- oder Downgrade-Option in (STS495) verwendet; siehe dazu die Schritte 2–3 unter "Führen Sie folgende Schritte aus".
• Die Ersatzoption wird manuell bei der Erstellung einer neuen Mietvertragsposition in (STS201) angegeben; siehe dazu Schritt 4 unter "Führen Sie folgende Schritte aus".

Ein Upgrade oder Downgrade findet statt, wenn ein Kunde ein bestimmtes Mietobjekt anfordert, dieses von der Mietfirma jedoch nicht bereitgestellt werden kann. Stattdessen wird ein Artikel kleinerer (Downgrade) oder größerer (Upgrade) Kapazität, der die erforderlichen Aufgaben ebenfalls ausführen kann, an den Kunden vermietet.

Beim Upgrade oder Downgrade eines Mietobjekts oder einer Teilanlage ist Folgendes zu beachten:

• Die Bestellmenge in der Vertragsposition in (STS201) muss eins sein.
• Der Mietvertragspositionstyp muss 5-"Mieten" in (STS201) sein.
• Der Status der VA-Position, die mit der Mietposition verbunden ist, darf 33 = Grob zugeteilt nicht überschreiten.

Führen Sie folgende Schritte aus, um bei der Vermietung ein Upgrade oder Downgrade eines Mietobjekts oder einer Teilanlage vorzunehmen:

1. Starten Sie (STS201/B), das über Option 11 = Positionen in (STS100) aufgerufen wird.
2. Für eine vorhandene Position:

   Wählen Sie die Position in (STS201/B) aus und verwenden Sie die verknüpfte Option 30 = Artikelnummer ändern, um zu (STS495) zu wechseln.

3. Suchen Sie in (STS495) ein geeignetes Mietobjekt, um den Artikel zu ersetzen, der derzeit in der Vertragsposition enthalten ist. Verwenden Sie die verknüpfte Option 12 = Downgrade oder 13 = Upgrade in (STS495).

   Wenn Sie die entsprechende verknüpfte Option auswählen, kehren Sie zu (STS201) zurück, und die Vertragsposition wird mit der neuen Artikel- und Seriennummer aktualisiert, sofern dies ausgewählt wurde.

4. Für eine neue Position:

   Erstellen Sie eine Mietposition für die Artikelnummer, die Gegenstand des Upgrades bzw. Downgrades ist.

   Wählen Sie in (STS201/E) im Feld "Ersatz" die Option 1-"Downgrade" oder 2-"Upgrade" und im Feld "Down-/Upgrade" die ursprünglich vom Kunden angeforderte Artikelnummer aus.

Weitere Informationen etwa zur Angabe von Werten und Feldern für die anderen Bilder und der Aktivierung des Vertrags finden Sie unter Vertragsposition erstellen.

Paketposition erstellen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Mietvertragspositionen mithilfe von Paketen erstellt werden.

Eine Paketstruktur besteht aus einem Paketkopf und Paketpositionen.

Ein Paketkopf wird in "Mietpaketstruktur. Öffnen" (STS455) erstellt und angezeigt, und Paketpositionen werden in "Mietpaket. Position öffnen" (STS456) erstellt und angezeigt. Für jede Paketposition wird ein Preisfaktor festgelegt, der bestimmt, wie der Paketpreis pro Paketposition verteilt werden soll.

Paketpreise können in "Mietgebühren. Paketpreis erfassen" (STS125) eingerichtet werden, um bei der Eingabe der Vertragsposition einen Standardpreis zu erhalten.

Zum Verbinden einer Paket-ID mit einer Mietvertragsposition muss das Paket als Wartungsposten unter "Wartungsposten. Öffnen für Aufgabe" (SOS408) vorhanden sein.

1. Starten Sie (STS201/B), das über die verknüpfte Option 11 = Positionen in (STS100) aufgerufen werden kann.
2. Wählen Sie die Paket-ID als Artikelnummer aus.

   Für die Eingabe von Mietvertragspositionen mithilfe von Paketen muss der Positionstyp 4-"Paket-ID" verwendet werden.

3. Drücken Sie die Eingabetaste. Die nachfolgenden Bilder werden je nach Bildsequenz für (STS201) angezeigt. Weitere Informationen zur Eingabe von Werten und Feldern für die anderen Bilder finden Sie unter Vertragsposition erstellen.

4. Wenn Sie alle Bilder für den Paketkopf bestätigen und zu (STS201/B) zurückkehren, wurden alle Paketpositionen automatisch hinzugefügt.

   Der Paketkopf hat Positionstyp 4, während die Paketpositionen in (STS456) einen Positionstyp aufweisen, der durch die Einstellung in (STS456) bestimmt wird.

   Änderungen an Detailinformationen in den (STS201)-Bildern, z. B. Preis oder Gültigkeitsperiode, sollten im Paketkopf vorgenommen werden.

   Hinweis

   Sie können keine Positionen für das Paket hinzufügen oder löschen oder die Lieferadresse bearbeiten, nachdem die Paketpositionen zum Mietvertrag hinzugefügt wurden. Die Preise des Pakets können jedoch aktualisiert oder bearbeitet werden.

   Außerdem ist es nicht möglich, einen Teil des Pakets zu liefern oder zurückzugeben. Alle Positionen müssen gleichzeitig geliefert und zurückgegeben werden.

   Der Gesamtpreis dieser Paketpositionen, einschließlich aller Positionszusatzkosten, muss dem Paketpreis, der im Paketkopf festgehalten wurde, entsprechen, vorausgesetzt, es wird die gesamte Rechnungsperiode für alle Positionen fakturiert.