Automatische Gutschrift für eine Mietvertragsposition erstellen

Voraussetzungen

• Die Einstellung "Gutsch auto gen" in "Mietvertrags-Auftragstyp. Öffnen" (STS020/E) legt fest, ob bei der Ausführung von "Mietrechnungsvorschlag. Erstellen" (STS800) automatisch ein Gutschriftvorschlag erstellt werden soll.

  Wenn Sie diese Einstellung auswählen, werden in "Mietrechnungsvorschlag. Aktualisieren" (STS810) Gutschriftvorschläge für Vertragspositionen erstellt, die in der Auswahl von (STS800) enthalten sind und die anderen Kriterien erfüllen, die unten beschrieben werden.

  Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren, wird kein automatischer Gutschriftvorschlag erstellt.

• Sie müssen die Vertragsposition für die Vorfakturierung konfigurieren. Dies bedeutet, dass für die in "Mietvertrag. Positionen öffnen" (STS201/E) unter "Fakturierungsmethode" (INVM) festgelegte Methode in "WV-Fakturierungsmethode. Öffnen" (SAS430/E) die Option "Vorfaktura" (PRIV) auf "Ja" gesetzt sein muss.
• Das Feld "Beendigungsdat" (TEDA) muss einen Wert enthalten, und dieser Wert muss vor dem "Verrechnet bis Datum" (ITDT) aus (STS201/E) liegen.

• Sie müssen für den Mietauftragstyp in (STS020/G) die Einstellung "Abschluss" (TEDT) oder in (STS020/F) die Einstellung "EinbDatum=EndDt" (ST64) auswählen.

• Wenn Sie "EinbDatum=EndDt" auswählen, bedeutet dies, dass das Beendigungsdatum mit dem Einbuchungsdatum aktualisiert wird, an dem die Einbuchung erfolgt.

• Wenn Sie "EinbDatum=EndDt" auswählen, muss die Vertragsposition erst Status 90 (Zurückgegeben) aufweisen, bevor eine automatische Gutschrift erstellt wird. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie erst dann eine automatische Gutschrift erstellen, nachdem die Vertragsposition zurückgegeben wurde.
• Für den Mietauftragstyp dürfen die Einstellungen "AM/PM", "24-Stundenabrechnung" oder "Wochentage zum Fakturieren" nicht aktiviert sein.
• Wenn der Satztyp der Vertragsposition 1 = Tag oder 9 = Bester Preis ist, darf "Nachfrist" (GRAP) in (STS201/F) keinen Wert haben. Wenn eine Position mit der Nachfrist in Kombination mit dem Satztyp 1 oder 9 festgelegt ist, wird verhindert, dass der gesamte Vertrag automatisch gutgeschrieben wird.
• "Gestufte Preisfindung" (SPRA) muss in der Vertragsposition leer oder 0 sein.
• Der Vertragspositionstyp muss 4, 5, 7, 8, L oder O sein. Bei Verkaufspositionen und interner Miete wird keine automatische Gutschrift erstellt.

• Wenn für die Vertragsposition Teillieferungen oder Teilrückgaben erfolgt sind, wird diese Position im automatischen Gutschriftvorschlag nicht berücksichtigt.

  Sie wird auf folgende Weise bestimmt:

  Wenn in "Mietvertrag. Positionsdetails anzeigen" (STS220) pro Transaktionstyp 0 oder 1 mehr als ein Datensatz vorhanden ist, bedeutet dies, dass mehr als eine Liefer- oder Rückgabetransaktion für diese Vertragsposition vorgenommen wurde. In diesem Fall wird die Vertragsposition bei der Berechnung der automatischen Gutschrift nicht berücksichtigt.

  Wenn zudem nur ein Datensatz pro Transaktionstyp 0 und 1 vorhanden ist, wird die Menge dieser Datensätze mit der Menge aus der Vertragsposition verglichen, um sicherzustellen, dass eine vollständige Lieferung und eine vollständige Rückgabe durchgeführt wurden. Wenn nicht, wird die Vertragsposition bei der Berechnung der automatischen Gutschrift nicht berücksichtigt.

• Eine Vertragsposition, die mit der Funktion für unfreiwillige Verkäufe beendet wurde, ist nicht im automatischen Gutschriftvorschlag enthalten, da der Kunde nun Eigentümer des Objekts ist. Eventuell notwendige Gutschriften müssen manuell gehandhabt werden, z. B. durch eine Preissenkung in der Verkaufsposition.

Automatischen Gutschriftvorschlag erstellen

Wenn alle oben beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind, wird der automatische Gutschriftvorschlag beim Ausführen von (STS800) in (STS810) erstellt.

Für Satztyp 9 = Bester Preis gibt es eine zusätzliche Prüfung, bevor die automatische Gutschrift erstellt wird, da ein Datum für vorzeitiges Beendigungsdatum nicht notwendigerweise zu einer Gutschrift führt. Um den Gutschriftsbetrag für Satztyp 9 zu ermitteln, wird bei Ausführung von (STS800) die Simulationsfunktion ausgelöst, um den besten Preis für die gesamte Periode und für die Periode bis zum Beendigungsdatum zu vergleichen.

Die Preisdifferenz zwischen diesen beiden Perioden ist der Gutschriftsbetrag. Wenn die Differenz 0 ist, wird keine automatische Gutschrift erstellt.

Der in (STS810) erstellte automatische Gutschriftvorschlag enthält eine Gutschrift für die Tage zwischen dem Beendigungsdatum und dem Verrechnet-bis-Datum. Dies ist vergleichbar mit der Ausführung einer vollständigen Gutschrift für die gesamte Periode und einer erneuten Belastung bis zum Beendigungsdatum. Die Berechnungslogik hängt von Faktoren wie Satztyp, Tage pro Woche oder Fakturierungsintervall ab und folgt den gleichen Prinzipien wie bei der Erstellung einer Belastungsrechnung für einen Teil einer Periode.

Da der automatisch gutgeschriebene Betrag bei Verwendung von Satztyp 9 = Bester Preis ein berechneter Wert ist, kann die Darstellung auf dem Rechnungsvorschlag nicht als Tages- und Wochenpreis erfolgen. Stattdessen zeigt die Spalte "Per/Mng" in "Mietrechnungsvorschlag. Pos.-Detail akt." (STS812) eine Dezimalzahl an, die berechnet wird, indem der gutgeschriebene Betrag (in Spalte "Gesamtpreis" angezeigt) durch den Periodenpreis (in Spalte "Preis" angezeigt) dividiert wird.

Wenn die Vertragsposition Zählerablesungen oder andere Zusatzkosten enthält, werden diese ebenfalls gutgeschrieben oder belastet.

Wenn der automatische Gutschriftvorschlag fakturiert wurde, wird "Verrechnet bis Datum" (ITDT) in (STS201/E) mit demselben Wert wie "Beendigungsdat" (TEDA) aktualisiert. Die Vertragsposition wird auf Status 90 gesetzt, wodurch angegeben wird, dass sie vollständig fakturiert ist.

Das Beendigungsdatum einer Vertragsposition mit Status 90 kann nicht geändert werden. Wenn das Beendigungsdatum nach der automatischen Gutschrift geändert werden muss, muss eine vollständige Gutschrift durchgeführt werden, um die Vertragsposition auf Status 40 zurückzusetzen.

Das Feld "AUGC" in der Tabelle STAGPL (Vertragsvorschlagsposition) und in der Tabelle STAGHL (Mietvertragspositions Re.) wird auf 1 gesetzt, wenn es sich bei der fakturierten Position um eine automatische Gutschrift handelt.

Eine automatische Gutschrift verwendet den WA-Typ, der in "WA-Tp.Fak.M-Vtr" (ST62) von (STS020/F) festgelegt ist, und nicht den Gutschriftauftragstyp. Dies liegt daran, dass eine automatische Gutschrift nicht notwendigerweise zu einer Gutschrift führt, wenn auch Zählerablesungen, Zusatzkosten usw. berücksichtigt werden. Wenn zudem (STS800) mit einer Auswahl ausgeführt wird, die aus den nicht beendeten Mietpositionen desselben Vertrags besteht, werden die regulären Belastungen und die Positionen, die für die automatische Gutschrift in Frage kommen, unter derselben Rechnungsnummer fakturiert.

Der Rechnungstyp "RgT" in Buchungen wird auf 00 oder 02 gesetzt, je nachdem, ob die Rechnungssumme negativ oder positiv ist.

Wenn die Periode, für die eine automatische Gutschrift erfolgen soll, Stillstandstage enthält, werden diese Tage von der Berechnung der automatischen Gutschrift ausgeschlossen, da der Kunde für diese gar nicht erst bezahlt. Wenn eine Rate für Stillstandstage verwendet wurde, wird diese ebenfalls berücksichtigt.

Wenn für den Mietauftragstyp in (STS020/E) "Min.Tage/Woche" festgelegt wurde, wird dieser Wert bei der Berechnung des automatischen Gutschriftvorschlags nicht berücksichtigt.

Die Option "Interaktive Fakturierung" in "Mietvertrag. Öffnen" (STS100) und "Mietlogistik-Toolbox. Öffnen" (STS140) ist für Verträge mit einem Mietauftragstyp, der für die Erstellung eines automatischen Gutschriftvorschlags konfiguriert ist, nicht zulässig.

Automatischer Gutschriftvorschlag in Kombination mit Zusatzkosten

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie verschiedene Zusatzkostentypen während der Berechnung der automatischen Gutschrift gehandhabt werden:

Zusatzgebühren:

• Die Datensatztypen L und 3 werden in Kombination mit einem Wert für "Zusatzgeb.-Ber." (RACC) von 1 in die Berechnung des Gutschriftvorschlags einbezogen.
• Datensatztyp 6 (Zählerablesungen) wird ebenfalls berücksichtigt, aber die Auswirkung hängt vom Preislistentyp ab, der unten genauer beschrieben wird.
• Datensatztyp 2, der angibt, dass die Zusatzkosten in die letzte Rechnung aufgenommen werden sollen, wird auf der automatischen Gutschrift belastet, da die automatische Gutschrift in der Regel die letzte Rechnung ist, die für die Position erstellt wird.

Verbrauchszähler:

Sollbeträge für den Verbrauchszähler sind Teil der automatischen Gutschrift, wenn der Einbuchungswert vor der Erstellung des automatischen Gutschriftvorschlags rückgemeldet wurde. Wenn nicht, wird er auf einer separaten Rechnung fakturiert.

Positionszusatzkosten:

Positionszusatzkosten, bei denen "Berechn.Methode" (CRME) auf 1 (d. h. sie basieren auf einem Faktor des Bruttopreises) oder "Berechn.Methode" auf 2 gesetzt ist (d. h. sie basieren auf einem Faktor des Nettopreises), werden bei der Berechnung des Gutschriftvorschlags berücksichtigt. Wenn die Fakturierungsperiode verkürzt wird, sind die Netto- und Bruttopreise für die Vertragsposition niedriger.

Kopfzusatzkosten:

Ähnlich wie bei Positionszusatzkosten werden bei der Berechnung des Gutschriftvorschlags die Kopfzusatzkosten berücksichtigt, bei denen "Berechn.Methode" auf 1 oder "Berechn.Methode" auf 2 gesetzt ist.

Einlösungsspesen:

Die in (STS201/H) festgelegten Einlösungsspesen werden auf der automatischen Gutschrift belastet, da die automatische Gutschrift in der Regel die letzte Rechnung ist, die für die Position erstellt wird.

Automatischer Gutschriftvorschlag in Kombination mit Zählerablesungen

Es gibt drei verschiedene Preislistentypen, die bei Artikeln mit Zählerwert verwendet werden, wobei die Berechnung der automatischen Gutschrift von dem verbundenen Preislistentyp abhängt:

Zählerablesungen mit Preislistentyp 14:

Preislistentyp 14 ist so konzipiert, dass nur Zähler fakturiert werden, die tatsächlich benutzt wurden. Infolgedessen sollte für diesen Preislistentyp in der Regel keine automatische Gutschrift vorliegen.

Wenn Zähler in einer Periode rückgemeldet wurden, die automatisch gutgeschrieben wird, werden diese Zählerablesungen bei der Berechnung der automatischen Gutschrift nicht berücksichtigt. Wenn Zähler jedoch nach der ersten Belastung, aber noch vor der automatischen Gutschrift rückgemeldet werden, erfolgt ihre Belastung auf der automatischen Gutschrift.

Zählerablesungen mit Preislistentyp 15:

Bei Verwendung von Preislistentyp 15 wird die Abstimmung der vereinbarten Zählermenge nur einmal und zwar nach der Rückgabe des Mietobjekts durchgeführt. Diese Abstimmung umfasst den Vergleich der Ereignisse 12 und 13. Möglicher Mehrverbrauch der Zähler wird berechnet und belastet, wenn die Schlussrechnung für die Mietvertragsposition erstellt wird. Dieser Ansatz bleibt auch dann unverändert, wenn die automatische Gutschrift nach der Einbuchung erstellt wird.

Zählerablesungen mit Preislistentyp 16:

Bei Verwendung von Preislistentyp 16 wird die Abstimmung der vereinbarten Zählermenge pro Fakturierungsintervall durchgeführt. Mehrverbrauch während der Fakturierungsperiode wird bei der Fakturierung der Mietvertragsposition berechnet und belastet. Da Sie die automatische Gutschriftfunktion nur in Kombination mit der Vorfakturierung verwenden können, werden die zulässigen Stunden für eine Periode vorfakturiert, und jeder Mehrverbrauch aus der vorangegangenen Periode wird mit dem Suffix "72" belastet. Wenn eine automatische Gutschrift erstellt wird, bedeutet dies, dass die zulässigen Stunden und jeglicher Mehrverbrauch neu berechnet werden müssen.

Dies erfolgt durch den Vergleich der zulässigen Stunden für die gesamte Periode mit den zulässigen Stunden pro Tag für die kürzere Periode. Die Differenz wird mit dem festgelegten Preis für zulässige Stunden gutgeschrieben.

Jeder Mehrverbrauch wird auch basierend auf der automatischen Kreditperiode und dem festgelegten Preis für Mehrverbrauch neu berechnet und belastet.

Die Werte für zulässige Stunden, Preis für zulässige Stunden und Preis für Mehrverbrauch, die in "Mietvertrag. Zählerpreise aktualisieren" (STS121) konfiguriert sind, werden bei der Berechnung der automatischen Gutschrift verwendet. Dieser Prozess folgt den gleichen Prinzipien wie bei der Berechnung einer regulären Belastungsrechnung.

Angenommen, es gibt eine Vereinbarung mit den folgenden Parametern:

Tage pro Woche: 5

Mietauftragstyp: Rechnung bis Beendigungsdatum

Vertragsstartdatum: 1. September 2023

Fakturierungsintervall: 1 Monat

Kurstyp: Monat

Zulässige Stunden pro Monat: 215 Stunden

Zulässige Stunden pro Monat: 8 Stunden

Jetzt können die für die Vertragsposition durchgeführten Maßnahmen betrachten:

Ereignis 12 (Ausbuchung) am 1. September:

Zählerablesung: 50 Stunden

Rechnung für September:

Zulässige Stunden: 215 Stunden für September, auf der Rechnung fakturiert

Ereignis 40 am 15. September:

Zählerablesung: 150 Stunden

Ereignis 40 am 27. September:

Zählerablesung: 280 Stunden

Rechnung für Oktober:

Zulässige Stunden: 215 Stunden für Oktober

Mehrverbrauch: 15 Stunden (von September), auf der Rechnung fakturiert

Ereignis 40 am 16. Oktober:

Zählerablesung: 400 Stunden

Ereignis 40 am 23. Oktober:

Zählerablesung: 550 Stunden

Beendet am 24. Oktober 2023:

Wenn die Einstellung "Tage pro Woche" mit dem Wert 5 definiert ist, bedeutet dies, dass dem Kunden 5 Tage gutgeschrieben werden.

Bei Ausführung von (STS800) für diese Vertragsposition wird ein automatischer Gutschriftvorschlag erstellt, wobei der Zählerverbrauch auf folgende Weise berechnet wird:

Suffix "70":

• Ursprünglich zulässige Stunden für die gesamte Periode: 215 Stunden
• Abzüglich der zulässigen Stunden für die kürzere Periode (8 Stunden × 18 Tage): 144 Stunden
• Ergebnis: 71 zulässige Stunden für Gutschrift

Suffix "72":

• Letzte Zählerablesung über das Feld "AMVI" in Tabelle SINMTR gefunden: 550 Stunden
• Abzüglich des Gesamtbetrags, der fakturiert wurde (über Feld "UTIP" in Tabelle STPMTR gefunden): 495 Stunden
• Zuzüglich der Stunden, die als Suffix "70" (71 Stunden) gutgeschrieben wurden
• Ergebnis: 126 Stunden, die als Mehrverbrauch belastet werden sollen

Zusammenfassung:

• Der Kunde nutzte das Objekt insgesamt 500 Stunden (letzte Ablesung 550 Stunden abzüglich der Ausbuchung von 50 Stunden).
• Der Kunde hatte 215 Stunden auf der ersten Rechnung bereits bezahlt und 215 Stunden plus 15 Stunden auf der zweiten Rechnung.
• Zu zahlen sind noch 500 - 215 - 215 - 15 = 55 Stunden.
• Der anfängliche Sollbetrag von 215 zulässigen Stunden im Oktober basiert jedoch auf den zulässigen Stunden für eine volle Periode. Bei vorzeitiger Beendigung sind die zulässigen Stunden für Oktober niedriger, und mehr Stunden sollten stattdessen als Mehrverbrauch bezahlt werden.
• 71 Stunden wurden ursprünglich als zulässig berechnet. Um diese abzuziehen, muss der Kunde 126 Stunden als Mehrverbrauch zahlen (126 - 71 = 55 Stunden).

Gutschrift auf einer automatischen Gutschrift erstellen

Um eine Gutschrift für eine automatisch gutgeschriebene Vertragsposition zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Öffnen Sie "Mietrechnung. Anzeigen/Gutschreiben" (STS350).
2. Stellen Sie sicher, dass Sie Sortierfolge 2 verwenden, um Situationen mit automatischer Gutschrift zu handhaben.
3. Wählen Sie den automatisch gutgeschriebenen Vertrag aus, für den Sie eine Gutschrift erstellen möchten.
4. Fahren Sie mit der Erstellung der Gutschrift nach Bedarf fort.

Wenn für eine automatisch gutgeschriebene Vertragsposition eine vollständige Gutschrift vorgenommen wird, werden folgende Änderungen vorgenommen:

"Verrechnet bis Datum" (ITDT) in (STS201/E) wird auf seinen vorherigen Wert zurückgesetzt, d. h. auf den Wert vor Anwendung der automatischen Gutschrift.

Der Status der Vertragsposition in (STS201/E) wird ebenfalls auf ihren vorherigen Status zurückgesetzt. Dies ist der Status vor Anwendung der automatischen Gutschrift.

Auf diese Weise können Sie die automatische Gutschrift effektiv stornieren und die Vertragsposition auf den ursprünglichen Status zurücksetzen.

Austauschen

Wenn ein Austausch durchgeführt wird und ein Beendigungsdatum für die neue Position vor der Fakturierung festgelegt wird, wird das "Verrechnet bis Datum" (ITDT) in (STS201/E) für die ursprüngliche Position mit dem Beendigungsdatum der neuen Position verglichen, um zu entscheiden, ob die automatische Gutschrift bei Ausführung von (STS800) gültig ist.

Auf dem Rechnungsvorschlag werden sowohl die Originalposition als auch die neue Position berücksichtigt, was auch der Fall ist, wenn die Funktion für die automatische Gutschrift nicht verwendet wird. Wenn die automatische Gutschrift verwendet wird, wird die neue Position nur bis zum Beendigungsdatum belastet.

Mit Kurstyp 9: Die Preissimulation wird durchgeführt, um den Preis zu bestimmen, der für die neue Position fakturiert werden soll. Jeder Zählerverbrauch (zulässig und Mehrverbrauch) wird gemäß der Bester-Preis-Periode fakturiert, die für den Mietpreis gefunden wurde.

Bei allen anderen Kurstypen: Der Preis, der für die neue Position einschließlich des Zählerverbrauchs fakturiert wird, wird gemäß der ursprünglichen Austauschfunktion berechnet. Dabei wird der Preis (oder der Zählerrückstellung) durch die Anzahl der Tage in der gesamten Periode dividiert und mit der neuen, kürzeren Periode multipliziert. Daher kann es bei der Aufteilung zwischen den zulässigen und Mehrverbrauchszählern je nach Konfiguration der Zählerpreisliste Abweichungen geben.

Wenn stattdessen ein Austausch durchgeführt wird und die neue Position vor der Beendigung fakturiert wird, verhält sich die automatische Gutschrift ähnlich wie bei einer automatischen Gutschrift für eine nicht ausgetauschte Vertragsposition.