Vollständige Gutschrift bei Vermietungen und Leasing erstellen

Ergebnis

Eine Gutschrift für die gesamte Originalrechnung wird erstellt. Der Text "Gutschrift" wird zusammen mit der ursprünglichen Rechnungsnummer und dem Datum in der Kopfzeile ausgedruckt. Das Feld für USt-Übersicht auf der Gutschrift enthält die USt-Information für die Gutschrift und für die Originalrechnung.

Eine neue berichtigende Lastschriftrechnung konnte nach der Bearbeitung der Gutschrift erstellt worden sein. Diese Rechnung basiert auf demselben Vertrag wie die Originalrechnung, spiegelt jedoch die darin oder in den Grunddaten vorgenommenen Änderungen wider. Diese neue Lastschriftrechnung hat keinen Bezug zur Originalrechnung.

Des Weiteren werden für die Gutschrift und die neue Rechnung ein Buchungsjournal und ein Kundenrechnungsjournal ausgedruckt.

Nach dem Abschluss aller aufgeführten Schritte, können Sie die Gutschrift und die neue Rechnung an den Kunden oder den Zahler senden.

Die folgenden Aktualisierungen werden in M3 vorgenommen:

• M3-Debitoren und das M3-Hauptbuch werden aktualisiert.
• Der Gutschriftvorschlag und der neue Rechnungsvorschlag werden in den folgenden Tabellen gespeichert: STAGPH/LTAGPH (Kopf), STAGPL/LTAGPL (Positionen) und STAGHD/LTAGHD (Positionsdetails). Nach der Genehmigung der Vorschläge wird die Information in diesen Tabellen gelöscht.
• Die genehmigte Gutschrift und die neue Belastungsrechnung werden in den folgenden Tabellen gespeichert: STAGHH/LTAGHH (Historietabelle – Kopf), STAGHL/LTGAHL (Historietabelle – Positionen) und STAGHD/LTAGHD (Historietabelle – Positionsdetails).
• Die Änderungen im Vertrag werden in den folgenden Tabellen gespeichert: STAGHE/LTAGHE (Kopf) und STAGLI/LTAGLI (Positionen).
• Die Verknüpfung zwischen der Originalrechnung und der Gutschrift wird in der Tabelle STLINK/LTLINK (Rechnung und Gutschrift verknüpfen) gespeichert.

Bevor Sie beginnen

• Eine Originalrechnung muss an M3-Debitoren und in das M3-Hauptbuch übertragen werden.
• Die Rechnung muss sich auf die letzte Rechnungsperiode des entsprechenden Vertrags beziehen.
• Handelt es sich bei der Originalrechnung um eine Sammelrechnung, dann müssen Sie alle in die Originalrechnung eingehenden Verträge bestimmen. Verwenden Sie "Mietrechnung. Historie anzeigen" (STS351) für Vermietungen und "Leasingrechnung. Historie anzeigen" (LTS351) für Leasing. Handelt es sich bei der Originalrechnung um eine Sammelrechnung, dann werden mehrere Verträge für die Rechnung angezeigt. Greifen Sie auf das Programm zu, indem Sie die Option "Historie anzeigen" unter (STS350) oder (LTS350) auswählen. Die Sortierfolge muss auf 1 eingestellt sein.
• Für jede Rechnung muss eine einzelne Belegnummer erstellt werden, d. h., das Kontrollfeld "Sep. Belegnummer" muss für die Division in "Settings - Wartungsauftragsfakturierung" (CRS790/E) aktiviert sein.
• Ein Feld für USt-Übersicht mit Informationen über die Originalrechnung und die Gutschrift wird nur dann auf der Gutschrift ausgedruckt, wenn die Steuermethode 1 (MwSt. wird verwendet) für die Division in "Firma. Division verbinden" (MNS100/G) ausgewählt wurde.
• Wir empfehlen, USt-Zusammenfassungsmethode 1 (USt-Summe für jede Auftragsposition) für die Division in "Firma. Division verbinden" (MNS100/G) auszuwählen.

Gutschriftvorschlag erstellen

1. Starten Sie "Mietrechnung. Anzeigen/gutschreiben" (STS350) für Vermietungen oder "Leasingrechnung. Anzeigen/gutschreiben" (LTS350) für Leasing.

2. Wählen Sie eine entsprechende Sortierfolge und suchen Sie die fehlerhafte Rechnung.

3. Wählen Sie für die Rechnung die Option "Gutschrift".

4. Geben Sie unter "Mietrechnung. Gutschreiben" (STS360/E) für Miete oder im Popup-Fenster für Leasing Gutschrifttyp 1 (vollständige Gutschrift) an.

5. Geben Sie einen Grund für die Gutschrift und, falls nötig, ausführlichere Informationen dazu an. Drücken Sie die Eingabetaste. Drücken Sie F3.

Gutschriftvorschlag genehmigen

1. Starten Sie "Mietrechnungsvorschlag. Aktualisieren" (STS810/B) oder "Leasingrechnungsvorschlag. Öffnen" (LTS810/B), und wählen Sie für den Vorschlag die Option "Rechnung genehmigen" aus.

2. Der Gutschriftvorschlag erhält automatisch eine Wartungsauftragsnummer. Diese Nummer wird bei der Erstellung der Gutschrift verwendet.

Gutschrift erstellen

1. Wählen Sie in (STS810/B) oder (LTS810/B) die Option "Rechnung", um die Gutschrift zu erstellen.

   Sie können auch bei "Wartungsauftragsrechnung. Drucken" (SOS180) direkt über das Menü beginnen.

2. Überprüfen und korrigieren Sie, falls nötig, unter "Wartungsauftragsrechnung. Drucken" (SOS180/E) das Rechnungs- und das Buchungsdatum.

3. Stellen Sie sicher, dass die Serviceauftragsnummer sich auf den Gutschriftvorschlag bezieht. Drücken Sie die Eingabetaste.

Vertrag anpassen

1. Wenn Sie den Vertrag anpassen müssen, um eine berichtigte neue Lastschriftrechnung zu erstellen, starten Sie "Mietvertrag. Öffnen" (STS100) oder "Leasingvertrag. Öffnen" (LTR100). Kehren Sie ansonsten zu Schritt 21 zurück, um einen neuen Rechnungsvorschlag zu erstellen.

   Diese Anweisung basiert auf Bildsequenz BE1.

   Sobald die Gutschrift erstellt wurde, wird das Fakturierungsintervall in den Verträgen der Originalrechnung entsprechend zurückgesetzt. Dadurch können Sie eine neue Lastschriftrechnung für dieselbe Periode erstellen.

   Handelte es sich bei der Originalrechnung um eine Sammelrechnung, denken Sie daran, alle betreffenden Verträge anzupassen, bevor Sie eine neue Belastungsrechnung erstellen.

2. Wählen Sie eine angemessene Sortierfolge aus und ermitteln Sie den Vertrag, auf dem die Originalrechnung basiert.

3. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

   Optionen	Führen Sie folgende Schritte aus
   Vertragskopf anpassen	Wählen Sie unter (STS100/B) oder (LTS100/B) für den Vertrag die Option "Ändern" aus. Überprüfen, ändern oder ergänzen Sie in Bild E die Informationen zum Kunden, zur Währung und zur Kundenauftragsnummer. Drücken Sie die Eingabetaste. Drücken Sie F3.
   Vertragspositionen anpassen	Wählen Sie in (STS100/B) oder (LTS100/B) die Option "Positionen" für den Vertrag aus. Wählen Sie in "Mietvertragspositionen. Öffnen" (STS101) oder "Leasingvertragspositionen. Öffnen" (LTS101) Ändern aus. Überprüfen, ändern oder ergänzen Sie die auf den Bildern E, F, G, H, I und J angezeigten Informationen, z. B. Gültigkeitsdaten, Preise und Rabatte, Lieferbedingungen und Buchungen. Drücken Sie die Eingabetaste. Drücken Sie F3.
   Neue Vertragsposition erstellen	Wählen Sie in (STS100/B) oder (LTS100/B) die Option "Positionen" für den Vertrag aus. Geben Sie in "Mietvertragspositionen. Öffnen" (STS101) oder "Leasingvertragspositionen. Öffnen" (LTS101) den Artikel, die Menge usw. an, auf die sich die Position bezieht. Wählen Sie "Hinzufügen". Überprüfen, ändern oder ergänzen Sie die auf den Bildern E, F, G, H, I und J angezeigten Informationen, z. B. Gültigkeitsdaten, Preise und Rabatte, Lieferbedingungen und Buchungen. Drücken Sie die Eingabetaste. Drücken Sie F3.

Einen neuen Rechnungsvorschlag erstellen und genehmigen

1. Wählen Sie unter (STS100/B) oder (LTS100/B) für den Vertrag die Option "Rechnungsvorschlag erstellen" aus.

2. Wählen Sie für den Vertrag die Option "Rechnungsvorschlag".

3. Wählen Sie in "Mietrechnungsvorschlag. Aktualisieren" (STS810) oder "Leasingrechnungsvorschlag. Öffnen" (LTS810) die Option "Vorschlag genehmigen" für den Rechnungsvorschlag aus. Drücken Sie F3.

   Der Rechnungsvorschlag erhält automatisch eine Serviceauftragsnummer. Diese Nummer wird bei der Erstellung der Rechnung verwendet.

4. Handelte es sich bei der Originalrechnung um eine Sammelrechnung, erstellen und genehmigen Sie Rechnungsvorschläge für alle Verträge in der Originalrechnung, die auch in die neue Lastschriftrechnung aufgenommen werden sollen.

Eine neue Belastungsrechnung erstellen

1. Wählen Sie unter (STS810/B) oder (LTS810/B) die Option "Rechnung", um die neue Lastschriftrechnung zu erstellen.

2. Überprüfen und korrigieren Sie, falls nötig, unter "Wartungsauftragsrechnung. Drucken" (SOS180/E) das Rechnungs- und das Buchungsdatum.

3. Legen Sie einen Bereich von Serviceauftragsnummern fest, der alle Rechnungsvorschläge enthält. Drücken Sie die Eingabetaste.