Projektkosten/-erlöse verbuchen

Dieser Vorgang wird zur Vorbereitung monatlicher, quartalsweiser oder jährlicher Finanzberichte in Bezug auf die erwarteten Ergebnisse für ein Projekt verwendet.

Nach Einsatz dieses Vorgangs werden die Kosten und Erlöse des Projekts wie folgt verbucht:

Laufende Aktivitäten werden aktiviert
Kosten und Erlöse in der Erfolgsrechnung werden verbucht
Aufwand- und Erlösrückstellungen werden erfasst.

Projektabrechnung

In fast allen Projekten gibt es einen erheblichen zeitlichen Unterschied bei der Erfassung von Aufwendungen und Einnahmen in der Erfolgsrechnung. Die Abrechnung ist die Methode, um die fehlerhaften Effekte zu vermeiden, die dieser Unterschied während der Projekte möglicherweise auf die Erfolgsrechnung haben kann. Auf Basis der Projektprognosezahlen kann das Verhältnis zwischen den prognostizierten Endkosten und den prognostizierten Enderlösen bei Projekten mit verschiedenen Methoden beibehalten werden. Außerdem kann die Berechnungsbasis mithilfe verschiedener Methoden gesteuert werden.

Um Projektkosten und -erlöse zu verbuchen, muss auf der Rückmeldungsstufe des Projekts eine Abrechnungsmethode angegeben werden. Verschiedene Methoden können während der Abrechnung nebeneinander verarbeitet werden. Allerdings ist nur eine Methode pro Projekt und Rückmeldungsstufe gültig.

Je nach der auf Rückmeldungsstufe gewählten Abrechnungsmethode und des ausgelösten Abrechnungstyps werden die Beträge unterschiedlich berechnet. Eine der Methoden basiert auf der Prognose von Erlösen und Kosten. Eine weitere Methode basiert auf den Istkosten. Die Methode entscheidet, welche Beträge wie berechnet werden. Die Abrechnung kann sechs verschiedenen Abrechnungstypen für Beträge verarbeiten, wobei jede Methode diese Beträge unterschiedlich berechnet. So werden beispielsweise nicht alle Beträge für jede Methode berechnet. Die Tabelle in diesem Dokument mit der Formel zeigt, wie die Beträge pro Methode und Typ berechnet werden.

Um Projektkosten und -erlöse zu verbuchen, muss auf der Rückmeldungsstufe des Projekts in "Projekt. Öffnen" (POS100/G) eine Abrechnungsmethode angegeben werden. Verschiedene Methoden können während der Abrechnung nebeneinander verarbeitet werden. Allerdings ist nur eine Methode pro Projekt und Rückmeldungsstufe gültig. Das bedeutet, dass Sie mehrere verschiedene Abrechnungsmethoden in einem Projekt haben können, eine pro Rückmeldungsstufe. Jede Abrechnungsmethode kann wiederum mehrere Abrechnungstypen auslösen.

Abrechnungsvorschläge enthalten sechs verschiedene Beträge, die so genannten Abrechnungstypen, für die die ausgewählte Abrechnungsmethode steuert, ob und wie sie berechnet werden. Dazu zählen folgende Beträge:

Aktivierte Ware-in-Arbeit (WIA) - Kosten
Aktivierte Ware-in-Arbeit (WIA) - Erlöse
Abrechnung – Kosten
Abrechnung – Erlöse
Ist-Rückstellungen –Kosten
Rückstellungen Ist-Erlös

Die Projektabrechnungsfunktion funktioniert mit den Ergebniswerten im Hauptbuch über "Beleg. Anzeigen" (GLS200), den Werten in Budget/Prognose über "Projekt. Öffnen" (POS120) und der Projektstruktur aus "Projekt. Öffnen" (POS100). Die Abrechnung erfolgt gemäß den Projektmanagementeinstellungen in "Settings - Projekte" (CRS590) und den Einstellungen der tatsächlichen Projekte.

In M3 BE wird ein Abrechnungsvorschlag in "Projekt. Abrechnen" (POS470) für alle Projekte erstellt, die in der Division für die ausgewählte Periode vorhanden sind. Transaktionen werden zusammengefasst, und Beträge werden je nach Abrechnungsmethode und Abrechnungstyp unterschiedlich berechnet.

Beim Erstellen des Vorschlags in (POS470) werden die Werte aus dem Hauptbuch in (GLS200) und die prognostizierten Beträge in (POS120) verwendet. Das Ergebnis kann pro Division in "Abrechnung. Positionen öffnen" (POS471) und pro Projekt in "Projekt. Positionen öffnen" (POS472) angezeigt werden. (POS471) ist eine Kumulation pro Abrechnungsmethode und Abrechnungstyp für alle Projektdatensätze in (POS472). (POS472) ist eine Kumulation aller Datensätze pro Projekt, Rückmeldungsstufe sowie Abrechnungsmethode und -typ. Je nach Einstellung des Parameters "Abrechnungsstufe" in (CRS590) werden entweder die Werte aus (POS471) oder aus (POS472) als verbuchte Erlöse und Kosten in das Hauptbuch übertragen.

Bevor Sie beginnen

Der Vorgang kann begonnen werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Der Projektstatus ist zwischen 10 und 80.
Die Abrechnungsmethode ist für das Projekt auf seiner Rückmeldungsstufe festgelegt. Das Projekt kann verschiedene Abrechnungsmethoden gleichzeitig haben, aber diese müssen jeweils für verschiedene Rückmeldungsstufen sein.
In "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) ist eine Belegnummernserie angegeben. Die FAM-Funktion für die Projektabrechnung ist PO30.
Die verwendeten Abrechnungsmethoden sind in "Settings – Abrechnung" (POS820) definiert. Der berechnete Betrag kann mit der von der Abrechnungsmethode definierten Rundungsregel gerundet werden. Die Abrechnungsmethode ist mit der Projektvorlage oder dem Projekt verbunden.
In der Projektabrechnung verwendete Konten sind in "Abrechnungskonto. Öffnen" (POS825) definiert. Diese Konten aktualisieren nicht die Finanzkennzahlen für das Projekt, sie werden aber bei der Umkontierung in der Finanzprojektabrechnung (Kreditierung oder Bilanzkonten) verwendet. Die Umkontierungs-Kontobeziehungen sind in (POS826) definiert.
Projektparameter sind nach Division in "Settings - Projekte" (CRS590) festgelegt.
- Der Parameter "Kontierungsmethode" (ACME) zeigt an, ob Kosten und Erlöse für laufende Projekte während des Projekts in der Bilanz oder in der Erfolgsrechnung erfasst werden. Die Buchungsmethode wirkt sich auf die Funktionsweise der Projektabrechnung aus. Dadurch legen Sie fest, welche Abrechnungstypen in Kombination mit der Abrechnungsmethode im Abrechnungsvorschlag erstellt werden.
- Der Parameter "Aktivkonto" (CDET) gibt an, ob den Bilanzkonten bei der Endabrechnung Beträge gutgeschrieben werden sollen.
- Mit dem Parameter "Abrechnungsstufe" (SELE) wird festgelegt, auf welcher Stufe der Abrechnungsvorschlag in das Hauptbuch übertragen werden soll. Er wird entweder auf der Gesamtstufe oder pro Projektrückmeldungsstufe übertragen. Bei Übertragung auf der Gesamtstufe werden die kumulierten Daten pro Abrechnungsmethode und -typ aus (POS471) übernommen. Bei diesem Ansatz bestehen die Transaktionen im Hauptbuch aus aggregierten Werten der verschiedenen Projekte und werden daher nicht mit Projekt- und Elementnummer aktualisiert. Wenn der Abrechnungsvorschlag pro Projektstufe übertragen wird, werden die Daten aus dem Tabellenprogramm (POS472) verwendet, d. h. der Gesamtwert pro Periode wird übernommen. Das bedeutet auch, dass eine Projekt- und Elementrückmeldungsstufe verwendet wird. Die Transaktionen im Hauptbuch werden dann mit Projekt- und Elementnummer aktualisiert.
Kontierungsinformationen sind in "Buchungsdefinition. Einstellen" (CRS395) angegeben. Der gültige Buchungsvorgang ist PO30 und Buchungstypen sind 801-812.
Eine aktuelle Prognose für Kosten und Erlöse ist für das Projekt angegeben. Diese Prognose wird zur Berechnung der verbuchten Kosten und Erlöse verwendet. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Projektprognose.

Führen Sie folgende Schritte aus

Führen Sie folgende Schritte aus, um den Prozess zu durchlaufen:

Abrechnungsstatus ändern:
Der Abrechnungsstatus zeigt an, ob die Kosten und Erlöse abgerechnet werden. Dieser Status ist nur für die Abrechnungsmethoden 1 und 2 gültig. Der Status muss in "Projekt. Abrechnungsstatus aktualisieren" (POS280) auf 80 gesetzt werden, um Kosten und Erlöse im Projekt zu verbuchen. Der Status wird am häufigsten in Zusammenhang mit Ereignissen wie z. B. Lieferung oder Abschluss des Projekts geändert. Der Abrechnungsstatus kann entweder 20 = Nicht verbucht oder 80 = Verbucht sein.
Der anfängliche Abrechnungsstatus wird in "Projektvorlage. Öffnen" (POS093/F) mit F14 = Abrechn.-Status festgelegt. Der Status kann für die verschiedenen Teile eines Projekts unterschiedlich sein. Beispiel: Bei der Aufteilung des Projekts in zwei Abschnitte kann der erste den Status 20 haben, während der zweite 80 hat. Hinweis: Der Abrechnungsstatus kann nur für Projektelemente, die für die Budgetierung markiert sind, und auf Elementen auf der höchsten Stufe geändert werden.
Abrechnungsstatus 85 kann zugewiesen werden. Die Funktionalität ist gleich 80, aber die Elemente mit dem zugewiesenen Abrechnungsstatus 85 können im Projektbericht in "Projekt. Bericht drucken" (POS650) ausgewählt werden.

Abrechnungsvorschlag erstellen:

Der Abrechnungsstatus bestimmt den mit dem Abrechnungsvorschlag erzielten Fortschritt. Kosten und Erlöse werden für Projekte in jeder Periode verbucht. Der Abrechnungsvorschlag wird bei seiner Erstellung auf der Projektrückmeldungsstufe angezeigt und für jede Rückmeldungsperiode und Abrechnungsmethode summiert.

Die Abrechnungsvorschläge umfassen sechs verschiedene Beträge, für die die ausgewählte Abrechnungsmethode steuert, ob und wie die Beträge berechnet werden. Dazu zählen folgende Beträge:

Ware-in-Arbeit (WIA) aktivieren – Kosten
Ware-in-Arbeit (WIA) aktivieren – Erlöse
Abrechnung – Kosten
Abrechnung – Erlöse
Ist-Rückstellungen –Kosten
Ist-Rückstellungen – Erlöse

In der folgenden Tabelle sind die verschiedenen Methoden zum Berechnen der verbuchten Kosten und Erlöse aufgeführt.


Abrechnungsmethode	Aktivierte WIA - Kosten	Aktivierte WIA - Erlöse	Verbuchte Kosten (Cr)	Verbuchte Erlöse (Rr)	Rückstellungen - Kosten	Rückstellungen - Erlös
1	Ja/Nein	Ja/Nein	Cf* (Rf80/Rf)	Rf80	Cr-Co80	Nein
2	Ja/Nein	Ja/Nein	Nein	Nein	Nein	Nein
3	Ja/Nein	Ja/Nein	Co	Rf*(Cbo/Cf)	Nein	Rr-Ro
4	Ja/Nein	Ja/Nein	Co	Rf*(Cbo/Cf)	Nein	Rr-Ro
5	Ja/Nein	Ja/Nein	Co	Rf*(Cbo/Cf)	Nein	Rr-Ro
6	Ja/Nein	Ja/Nein	Co	Rf*(Cbo/Cf)	Nein	Rr-Ro
7	Ja/Nein	Ja/Nein	Cf*(Ro/Rf)	Ro	Cr-Co	Nein
8	Ja/Nein	Ja/Nein	Cf*(Ro/Rf)	Ro	Cr-Co	Nein

Erläuterung zu den Schlüsseln:


Schlüssel	Beschreibung
Cbo	Niedrigster Betrag im Vergleich von zeitverteilter Prognose und Ist-Gesamtkosten.
Cf	Gesamtkostenprognose
Cf80	Kostenprognose – Budgetstufe (für Projektelemente mit Abrechnungsstatus 80)
Co	Gesamt-Istkosten
Co80	Istkosten (für Projektelemente mit Abrechnungsstatus 80)
Cr	Verbuchte Kosten
Qbo	Niedrigste Menge im Vergleich von zeitverteilter Prognose und Istmenge. Hinweis: Nur Budgetkomponenten mit Erfassungsoption 4 werden berücksichtigt.
Qf	Prognosemenge. Hinweis: Nur Budgetkomponenten mit Erfassungsoption 4 werden berücksichtigt.
Qo	Mengenergebnis, d. h. die im Zeitkontierungsmodul rückgemeldete Istmenge. Die Menge bezieht sich in der Regel auf Stunden.
Rf	Gesamterlösprognose
Rf80	Erlösprognose – Budgetstufe (für Abrechnungsstatus 80)
Ro	Gesamt-Ist-Erlös
Rr	Verbuchter Erlös

Abrechnungsmethoden 7 und 8:

Die Abrechnungsmethoden 7 und 8 sind in jeder Hinsicht identisch, mit folgender Ausnahme: Mit Methode 8 können Sie den Abrechnungsbetrag auf mehrere Konten verteilen und nicht nur auf eins. Die für Methode 8 zu verwendenden Konten werden in "Abrechnungskonto. Öffnen" (POS825) durch Auswahl der verknüpften Option 11 = Umkontierung definiert. Mit dieser Option wird das Programm "Abrechnungskonto. Umkontierung" (POS826) angezeigt, in dem der Benutzer die für die Verteilung zu verwendenden Konten definiert.

Beschreibung von Buchungsvorgängen:

Wenn das Projekt nicht geschlossen ist, d. h. der Projektstatus ist kleiner als 80:

Kosten für Ware-in-Arbeit (WIA) werden nur dann aktiviert, wenn Kosten erfolgswirksam verbucht werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter der Abrechnungsmethode, die in (CRS590) definiert ist. Der gültige Buchungsvorgang ist PO30 und Buchungstypen sind 801 und 802 jeweils für Soll und Haben.
Erlöse für Ware-in-Arbeit (WIA) werden nur dann aktiviert, wenn Kosten erfolgswirksam verbucht werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter der Abrechnungsmethode, die in (CRS590) definiert ist. Der gültige Buchungsvorgang ist PO30, und die Buchungstypen sind 803 und 804 jeweils für Soll und Haben.
Kosten werden immer erfolgswirksam verbucht. Der gültige Buchungsvorgang ist PO30, und die Buchungstypen sind 805 und 806 jeweils für Soll und Haben.
Erlöse werden immer erfolgswirksam verbucht. Der gültige Buchungsvorgang ist PO30, und die Buchungstypen sind 807 und 808 jeweils für Soll und Haben.
Kostenrückstellungen werden für die Abrechnungsmethoden 1, 7 und 8 erstellt. Der gültige Buchungsvorgang ist PO30, und die Buchungstypen sind 809 und 810 jeweils für Soll und Haben.
Erlösrückstellungen werden für die Abrechnungsmethoden 3, 4, 5 und 6 erstellt. Der gültige Buchungsvorgang ist PO30, und die Buchungstypen sind 811 und 812 jeweils für Soll und Haben.

Wenn das Projekt geschlossen ist und den Status 80 hat:

Kosten für Ware-in-Arbeit (WIA) sind nicht aktiviert.
Erlöse für Ware-in-Arbeit (WIA) sind nicht aktiviert.
Kosten werden immer verbucht, wenn diese in der Bilanz eingetragen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter den Parametern in (CRS590). Der gültige Buchungsvorgang ist PO30, und die Buchungstypen sind 805 und 806 jeweils für Soll und Haben.
Erlöse werden immer verbucht, wenn diese in der Bilanz eingetragen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter den Parametern in (CRS590). Der gültige Buchungsvorgang ist PO30, und die Buchungstypen sind 807 und 808 jeweils für Soll und Haben.
Es werden keine Kosten- oder Erlösrückstellungen erstellt.
Wenn Kosten und Erlöse gemäß der Kontierungsmethode in (CRS590) in der Bilanz verbucht werden, werden diese Transaktionen gutgeschrieben und ein anderes Konto (wie z. B. ein Bankkonto) wird belastet. Dies wird ausgeführt, wenn der Parameter "Bilanzkonto" in (CRS590) auf null gesetzt ist.

Wenn während der Erstellung des Abrechnungsvorschlags keine Fehler erkannt werden, wird der Vorschlagsstatus auf 20 gesetzt.

Abrechnungsmethode 3 erfordert eine gesperrte Planversion. Wenn es keine gibt, wird ein Fehlercode pro Projekt angezeigt und dem Vorschlag wird Status 19 zugewiesen. Transaktionen können erst in das Hauptbuch übertragen werden, wenn der Fehler korrigiert und der Vorschlag neu generiert wurde.

Die Beträge für verbuchte Kosten und verbuchte Erlöse im generierten Vorschlag können gerundet werden. Die Rundungsregeln werden durch die Abrechnungsmethode in (POS820) definiert.

Abrechnungsvorschlag anpassen:
Diese Vorschläge können für verbuchte Kosten, verbuchte Erlöse und Rückstellungen angepasst werden. Aktivierte Ware-in-Arbeit (WIA) kann nicht geändert werden.
Wenn die in (CRS590) definierte Abrechnungsstufe für die Übertragung ins Hauptbuch auf Projektstufe eingestellt ist, können die Beträge nur auf Projektstufe angepasst werden. Bei einer Übertragung auf der Gesamtstufe können die Beträge sowohl auf der Projekt- als auch der Gesamtstufe angepasst werden. Dem angepassten Vorschlag wird Status 30 zugewiesen.
Abrechnung in Hauptbuch übertragen:
Für die Übertragung in das Hauptbuch müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden:
- Eine Belegnummernserie muss in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) erstellt sein. Die FAM-Funktion für die Kosten-/Erlösabrechnung des Projekts ist PO30.
- Abrechnungskonten müssen in "Abrechnungskonto. Öffnen" (POS825) definiert sein.
Wenn das Projekt nicht abgeschlossen ist, werden alle Buchungen am ersten Tag der nächsten Buchungsperiode zurückgebucht. Für abgeschlossene Projekte ist keine Rückbuchung möglich. Wenn die Projektkosten und -erlöse als endgültig verbucht werden, wird der Projektstatus auf 85 = Endgültig gesetzt. Hinweis: Projekte mit Kosten und Erlösen, die nicht als endgültig verbucht werden, können nicht neu gestartet werden.