Projektmanagement unterstützen

Bevor Sie beginnen

Um diese unterstützende Funktion verwenden zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Das Projekt muss erstellt sein.
• Eine gesperrte Budgetversion muss erfasst sein.
• Eine gesperrte Zeitversion muss erfasst sein.
• Checklisten müssen mit dem Projekt verbunden sein.
• Die M3-Mailbox ist aktiviert.

Führen Sie folgende Schritte aus

Die unterstützende Funktion beschreibt Folgendes:

1. Nachverfolgung

   Die Nachverfolgung kann für Kosten und Erlöse, abgeschlossene Aktivitäten und den Leistungsindex erfolgen. Dies umfasst die Überwachung von Aktivitäten und Subprojekten.

2. Kosten und Erlöse nachverfolgen

   Kosten und Erlöse werden für jede Aktivität und jedes Subprojekt verfolgt. Dies ist mit der entsprechenden Option in "Projekt. Öffnen" (POS100) möglich. Sowohl die Beträge als auch die Menge können nachverfolgt werden.

   Sie erhalten Informationen zu folgenden Elementen:

   • Budget
   • Istwert
   • Wert der Vereinbarungen für Einkaufsaufträge und Zeitmeldungen
   • Differenz zwischen Prognose und Gesamt-Istwert
   • Prognose

   Der Istwert wird für die gesamte, jährliche und Berichtsperiode erstellt. Die zum Istwert führenden Transaktionen können auch im Hauptbuch überprüft werden.

   Die Nachverfolgung erfolgt jeweils für:

   • Aktivität oder Subprojekt in der Projektstruktur mit Informationen, die pro Budgetkomponente angezeigt werden. Gesamtkosten und -erlöse sowie die Einnahmedifferenzen zwischen diesen werden auch angezeigt.
   • Aktivität oder Subprojekt mit Informationen, die pro Projekt und Budgetkomponente angezeigt werden.
   • Budgetkomponente mit Informationen, die pro Projekt und Projektelement angezeigt werden.
   • Änderung im Projekt mit Informationen, die pro Budgetkomponente angezeigt werden.

   Berichte können mithilfe von "Projekt. Bericht drucken" (POS650) ausgedruckt werden. Diese Berichte können die Kosten und Erlöse für eine beliebige Anzahl von Projekten umfassen, die mithilfe einer Vielzahl von Auswahlkriterien berücksichtigt werden können.

   Die folgenden Berichtstypen sind verfügbar:

   • Budget und Prognose pro
   • Projektelement
   • Budgetkomponente
   • Kontierungszeile
   • Anzahl Angebote
   • Angebotswert von verlorenen Aufträgen
   • Istwert ab einem angegebenen Zeitraum für zwölf Perioden vorwärts.

   Nachverfolgungsaktivitäten abgeschlossen

   "Projekt-Kontrolltafel. Öffnen" (POS300) zeigt an, ob Aktivitäten, Subprojekte oder Projekte beendet sind. Jedes Projektelement wird in der Reihenfolge seines Start- oder Enddatums angezeigt. Informationen zu Meilensteinen und ob diese erreicht wurden, wird pro Projekt dargestellt.

   Leistungsindex

   "Projekt. Fortschritt anzeigen" (POS305) enthält Informationen zum Projektfortschritt in Form von Varianzen und Indizes, z. B.:

   • Kostenabweichung
   • Kostenleistungsindex
   • Planabweichung
   • Planleistungsindex
   • Gesamtkosten-Leistungsindex

   Diese werden in einem Nachtjob berechnet, der wöchentlich oder monatlich ausgeführt werden kann.

   Aktivitäten pro Projekt überwachen

   "Projekt-Kontrolltafel. Öffnen" (POS300) kann auch zum Überwachen aller Projekte oder Teilen von Projekten oder der verschiedenen Aktivitätstypen verwendet werden. Aktivitäten werden nach der Reihenfolge ihrer Start- oder Enddatumsangaben sortiert. Das planmäßige Starten oder Beenden von Aktivitäten kann für das aktuelle Datum in einem Gantt-Diagramm dargestellt werden. Das Auswählen des Hauptprojektelementtyps zeigt den Meilenstein im Projekt an und ob dieser erreicht wurde.

3. Projektprotokoll

   Das Projektprotokoll kann zum Aufzeichnen von Änderungen in Projekten verwendet werden, wenn z. B. Aktivitäten hinzugefügt oder gelöscht werden. Verschiedene Aktivitäten, die mit einer Änderung verbunden sind, können ebenfalls separat überwacht werden.

   Änderungen werden im Projektprotokoll in zwei Schritten erfasst. Zuerst wird die Änderung erfasst und anschließend wird das Projekt umgeplant, um der Änderung Rechnung zu tragen:

   Änderung eingeben

   Beim Erfassen einer Änderung im Projektprotokoll ist auch eine Beschreibung der Ergebnisse dieser Änderung möglich. Die Änderung wird durch Genehmigung des Änderungseintrags beendet.

   Umplanen gemäß Änderung

   Das Genehmigen eines Änderungseintrags kann ein Umplanen des Projekts erfordern. Dies kann zu folgendem Ergebnis führen:

   • Neue Prognoseversion zur Beschreibung von Änderungen des Umfangs oder der Kosten
   • Neue Budgetversion
   • Neue Planversion
   • Zusätzliche Projektinformationen
   • Umplanen oder Löschen anderer Aktivitäten/Subprojekte
   • Hinzufügen anderer Aktivitäten/Subprojekte

   Das Projektprotokoll kann auch Ereignisse enthalten, welche die Zeitplanung oder Ressourcen im Projekt nicht beeinflussen, oder es kann zum Dokumentieren des Projektfortschritts verwendet werden. Letzteres kann auch mithilfe von Projektnotizen erfolgen.

4. Projekt- oder Subprojektleiter ändern

   Diese Aktivität umfasst bei Bedarf eine Änderung des Projektleiters oder eines Subprojektleiters. Die Änderung des Projektleiters erfolgt auf der Hauptprojektstufe. Subprojektleiter können in allen Projekt- oder Subprojektaktivitäten geändert werden. Dem neuen Subprojektleiter wird die Verantwortung für die Aktivitäten oder Subprojekte auf der Stufe zugewiesen, auf der die Änderung erfolgt.

5. Projektmeldungen aktivieren

   In der M3 BE-Mailbox erstellte Projektmeldungen liefern den Projekt- oder Subprojektleitern Informationen zu wichtigen Ereignissen im Projekt. Die Meldungsfunktion kann für jedes Element in "Projekt. Öffnen" (POS100) aktiviert werden. Jedes Projektelement ist auf eine der beiden folgenden Optionen eingestellt:

   • Alle in "Settings - Anwendungsmeldungen" (CRS424) aktivierten Meldungen generieren
   • Spezifische Meldungen generieren

   Die verfügbaren Meldungstypen sind:

   • Erfolgt/aufgetreten, z. B. Aktivität gestartet/beendet
   • Nicht erfolgt/aufgetreten, z. B. Aktivität nicht gestartet
   • Zu erledigen, z. B. Starten einer Aktivität

   Der erste Meldungstyp wird meistens generiert, wenn ein Teil der Projektdurchführung erfolgt ist oder ein Ereignis auftritt. Der zweite und dritte Typ werden in einem Nachtjob generiert, meistens für geplante Ereignisse im Vergleich zum aktuellen Datum. Diese Meldungen können auch über einen Menüpunkt generiert werden.

6. Checkliste für Projektleiter

   Der Projektleiter kann eine Checkliste verwenden, die mit verschiedenen Projektelementen zur Planung und Verwaltung von Aktivitäten im Projekt verbunden ist. Die mit Aktivitäten verbundenen Positionen in der Checkliste können jeweils entsprechend dem Start- oder Enddatum der Aktivität geplant werden.

7. Hinweise

   Der Projektmanager oder ein festgelegter Projektteilnehmer kann eine Textfunktion verwenden, um auf wichtige Ereignisse im Projekt hinzuweisen. Die Textfunktion kann Textblöcke enthalten, um diese Anmerkungen zu organisieren, z. B. für ein Projektnotizbuch oder einen Schlussbericht. Diese Texte können nur auf der Hauptprojektstufe verbunden werden.