Korrekturrechnungen in Projektauftrag erstellen

In diesem Dokument wird die Vorgehensweise für das Erstellen einer Gutschrift und einer neuen Lastschriftrechnung auf der Grundlage einer fehlerhaften Projektrechnung beschrieben.

Ergebnis

Das System generiert eine Gutschrift und eine neue Rechnung.

Ein Buchungsjournal und ein Kundenrechnungsjournal werden ebenfalls ausgedruckt.

Die Gutschrift und die eventuell neue Rechnung werden an den Kunden oder Zahler gesendet.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Rechnungen für Projektaufträge korrigieren.

Bevor Sie beginnen

  • Alle unter Rechnungen für Projektaufträge korrigieren aufgelisteten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
  • Sie müssen wissen, ob die fehlerhafte Rechnung eine Sammelrechnung ist. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie alle Rechnungsaktivitäten ermittelt haben, die in der Rechnung berücksichtigt werden.

Variante 1 – Einzelrechnung korrigieren (Standardablauf)

Gutschrift erstellen

  1. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

    • Um eine Gutschrift für eine Einzelrechnung zu erstellen, starten Sie "Projekt. Öffnen" (POS091). Bestimmen Sie das Projekt, und wählen Sie die Option "Fakturierung" aus, um "Projektrechnung. Aktualisieren" (POS480) zu starten. Bestimmen Sie die Rechnungsaktivität, und wählen Sie die Option "Rechn.Gutschr." aus.

      Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn Sie versuchen, eine Sammelrechnung auf diese Weise gutzuschreiben. Wenn das passiert, benutzen Sie die Option "Rechnung anzeigen", um zu (POS350) zu gelangen. Dort können Sie bestimmen, welche Rechnungsaktivitäten zur Sammelrechnung gehören, indem Sie die Option "Rechn.Historie anzeigen" benutzen.

    • Um eine Gutschrift für eine Sammelrechnung zu erstellen, starten Sie "Projektrechnung. Anzeigen" (POS350/B). Wählen Sie Sortierfolge 1 aus, bestimmen Sie die Rechnung, und wählen Sie die Option "Rechn.Gutschr." aus.

  2. Bestätigen Sie die Erstellung einer Gutschrift, indem Sie im angezeigten Dialogfenster "OK" auswählen.

  3. Stellen Sie sicher, dass in "Projektrechnungsgutschrift. Drucken" (POS492/E) die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Jahr korrekt sind.

  4. Ändern Sie ggf. das Rechnungs- und Buchungsdatum. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Gutschrift zu erstellen.

Rechnungsaktivitäten ändern und Rechnungsvorschlag erstellen

  1. Wenn Sie sich nicht in (POS480) befinden, starten Sie "Projekt. Öffnen" (POS091) und wählen Sie für das Projekt die Option "Fakturierung" aus.

  2. Wählen Sie in (POS480/B) die Option "Ändern" für die fehlerhafte Rechnungsaktivität aus.

    Beim Erstellen der Gutschrift wird der Status der Aktivität (oder Aktivitäten, wenn es eine Sammelrechnung ist) auf 10 = Erfasste Rechnungsdaten zurückgesetzt. Wenn Sie "Ändern" für die Aktivität auswählen, sind die für den Rechnungsvorschlag angezeigten Daten mit dem Originalrechnungsvorschlag identisch.

  3. In Bild E können Sie die Informationen zu Zahler, Rechnungsadresse, Bedingungen usw. überprüfen, anpassen und ergänzen. Drücken Sie die Eingabetaste.

  4. In Bild F können Sie die Informationen zu Preisbildung, Referenzen usw. überprüfen, anpassen und ergänzen. Drücken Sie die Eingabetaste.

  5. Wählen Sie in "Projektrechnung. Positionen aktualisieren" (POS481/B) eine der folgenden Optionen aus:

    • Wählen Sie die Option "Ändern" für die fehlerhafte Position aus, um vorhandene Rechnungspositionen zu ändern.
    • Wählen Sie die Option "Erstellen" aus, um eine neue Rechnungsposition mit einer automatisch erhaltenen Positionsnummer zu erstellen.

  6. In Bild E können Sie die Informationen zum Rechnungsbetrag usw. überprüfen, anpassen und ergänzen. Drücken Sie die Eingabetaste.

  7. In Bild F können Sie die Informationen zu USt, Ursprungsland usw. überprüfen, anpassen und ergänzen. Drücken Sie die Eingabetaste.

  8. In Bild G können Sie die Kontierungsinformationen überprüfen, anpassen und ergänzen. Drücken Sie die Eingabetaste. Drücken Sie F3.

Neuen Rechnung erstellen

  1. Wählen Sie in (POS480/B) die Option "Rechnung" für die Rechnungsaktivität aus.

    Beim Erstellen einer neuen Sammelrechnung ist es egal, welche Rechnungsaktivität Sie auswählen.

  2. Überprüfen und ändern Sie ggf. in Bild E das Rechnungs- und Buchungsdatum.

  3. Legen Sie mithilfe der Felder "Von" und "Bis" fest, welche Rechnungsaktivitäten in der neuen Rechnung berücksichtigt werden sollen.

    Wenn Sie nur die ausgewählten Rechnungsaktivitäten berücksichtigen möchten, müssen Sie keine Änderungen vornehmen. Die Felder "Von" und "Bis" enthalten standardmäßig nur die ausgewählten Rechnungsaktivitäten.

  4. Drücken Sie die Eingabetaste, um die neue Rechnung zu erstellen. Drücken Sie F3.

Variante 2 – Sammelrechnung korrigieren

Gutschrift erstellen

  1. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

    • Um eine Gutschrift für eine Einzelrechnung zu erstellen, starten Sie "Projekt. Öffnen" (POS091). Bestimmen Sie das Projekt, und wählen Sie die Option "Fakturierung" aus, um "Projektrechnung. Aktualisieren" (POS480) zu starten. Bestimmen Sie die Rechnungsaktivität, und wählen Sie die Option "Rechn.Gutschr." aus.

      Sie erhalten eine Fehlermeldung, wenn Sie versuchen, eine Sammelrechnung auf diese Weise gutzuschreiben. Wenn das passiert, benutzen Sie die Option "Rechnung anzeigen", um zu (POS350) zu gelangen. Dort können Sie bestimmen, welche Rechnungsaktivitäten zur Sammelrechnung gehören, indem Sie die Option "Rechn.Historie anzeigen" benutzen.

    • Um eine Gutschrift für eine Sammelrechnung zu erstellen, starten Sie "Projektrechnung. Anzeigen" (POS350/B). Wählen Sie Sortierfolge 1 aus, bestimmen Sie die Rechnung, und wählen Sie die Option "Rechn.Gutschr." aus.

  2. Bestätigen Sie die Erstellung einer Gutschrift, indem Sie im angezeigten Dialogfenster "OK" auswählen.

  3. Stellen Sie sicher, dass in "Projektrechnungsgutschrift. Drucken" (POS492/E) die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Jahr korrekt sind.

  4. Ändern Sie ggf. das Rechnungs- und Buchungsdatum. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Gutschrift zu erstellen.

Rechnungsaktivitäten ändern und Rechnungsvorschlag erstellen

  1. Wenn Sie sich nicht in (POS480) befinden, starten Sie "Projekt. Öffnen" (POS091) und wählen Sie für das Projekt die Option "Fakturierung" aus.

  2. Wählen Sie in (POS480/B) die Option "Ändern" für die fehlerhafte Rechnungsaktivität aus.

    Beim Erstellen der Gutschrift wird der Status der Aktivität (oder Aktivitäten, wenn es eine Sammelrechnung ist) auf 10 = Erfasste Rechnungsdaten zurückgesetzt. Wenn Sie "Ändern" für die Aktivität auswählen, sind die für den Rechnungsvorschlag angezeigten Daten mit dem Originalrechnungsvorschlag identisch.

  3. In Bild E können Sie die Informationen zu Zahler, Rechnungsadresse, Bedingungen usw. überprüfen, anpassen und ergänzen. Drücken Sie die Eingabetaste.

  4. In Bild F können Sie die Informationen zu Preisbildung, Referenzen usw. überprüfen, anpassen und ergänzen. Drücken Sie die Eingabetaste.

  5. Wählen Sie in "Projektrechnung. Positionen aktualisieren" (POS481/B) eine der folgenden Optionen aus:

    • Wählen Sie die Option "Ändern" für die fehlerhafte Position aus, um vorhandene Rechnungspositionen zu ändern.
    • Wählen Sie die Option "Erstellen" aus, um eine neue Rechnungsposition mit einer automatisch erhaltenen Positionsnummer zu erstellen.

  6. In Bild E können Sie die Informationen zum Rechnungsbetrag usw. überprüfen, anpassen und ergänzen. Drücken Sie die Eingabetaste.

  7. In Bild F können Sie die Informationen zu USt, Ursprungsland usw. überprüfen, anpassen und ergänzen. Drücken Sie die Eingabetaste.

  8. In Bild G können Sie die Kontierungsinformationen überprüfen, anpassen und ergänzen. Drücken Sie die Eingabetaste. Drücken Sie F3.

  9. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Rechnungsaktivitäten, die vor der Erstellung einer neuen Rechnung angepasst werden müssen.

Rechnungsaktivitäten für Fakturierung vorbereiten

  1. Wählen Sie in (POS480/B) die Option "OK für Fakturierung" für den angepassten Rechnungsvorschlag aus.

    Der Status für den Rechnungsvorschlag wird auf 60 gesetzt (Bereit für Fakturierung).

  2. Wählen Sie die Option "OK für Fakturierung" für alle Rechnungsaktivitäten aus, die in der Sammelrechnung berücksichtigt wurden, unabhängig davon, ob diese angepasst wurden oder nicht.

Neuen Rechnung erstellen

  1. Wählen Sie in (POS480/B) die Option "Rechnung" für die Rechnungsaktivität aus.

    Beim Erstellen einer neuen Sammelrechnung ist es egal, welche Rechnungsaktivität Sie auswählen.

  2. Überprüfen und ändern Sie ggf. in Bild E das Rechnungs- und Buchungsdatum.

  3. Legen Sie mithilfe der Felder "Von" und "Bis" fest, welche Rechnungsaktivitäten in der neuen Rechnung berücksichtigt werden sollen.

    Wenn Sie nur die ausgewählten Rechnungsaktivitäten berücksichtigen möchten, müssen Sie keine Änderungen vornehmen. Die Felder "Von" und "Bis" enthalten standardmäßig nur die ausgewählten Rechnungsaktivitäten.

  4. Drücken Sie die Eingabetaste, um die neue Rechnung zu erstellen. Drücken Sie F3.

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