Projekte fakturieren

Bevor Sie beginnen

Der Vorgang kann begonnen werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Eine Rechnungsaktivität wird in das Projekt eingegeben.
• Ein Zahler wird in "Projekt. Projektpartner verbinden" (POS176) eingeben.
• Parameter für die Fakturierung werden in "Settings - Projektfakturierung" (CRS792) festgelegt.
• Rechnungsnummernserien werden im Auftragstyp erfasst, der in "Projektauftragstyp. Öffnen" (POS010) verwendet wird.
• Rechnungsdokumente sind mit dem Projekt verbunden.

Führen Sie folgende Schritte aus

Im nachstehenden Abschnitt werden die Aktivitäten dieses Vorgangs beschrieben.

1. Fakturierung vorbereiten

   Während der Vorbereitung bestimmen Sie, welchen Typ der Fakturierung Sie im Projekt verwenden werden. Die folgenden Typen sind verfügbar:

   • Festpreisfakturierung (mit Schlussfakturierung)

     Die Festpreisfakturierung kann für das gesamte Projekt oder Teile davon eingesetzt werden. Vorfakturierung, Teilfakturierung und Schlussfakturierung können auf der Projektstufe eingesetzt werden.

   • Akontofakturierung

     Ergänzende Informationen für die Akontofakturierung werden erstellt, wenn ein Ergebnis erzielt wird oder Rechnungspositionen erfasst werden. Das Ergebnis wird aus den Projektelementen übernommen, die als Grundlage für die Akontofakturierung markiert sind. Der Rechnungsvorschlag wird mit einem Preis versehen, wenn das Ergebnis generiert wird.

     Gültige Preisbildungsoptionen für die Akontofakturierung sind "Preisbildung bas. auf Ergebnis" und "Manuelle Preisbildung im Rechnungsvorschlag".

   • Zusatzfakturierung

     Sie können einen Festpreis korrigieren, nachdem die Schlussrechnung gesendet wurde.

   • Proforma-Fakturierung

     Ergänzende Informationen werden für die Proforma-Fakturierung erstellt, aber sie haben keinen Einfluss auf die Projektfakturierung.

   • Akontofakturierung basierend auf detaillierten Transaktionen

     Sie können detaillierte Transaktionen aus dem Wartungsauftrag und der Zeitabrechnung fakturieren. Der Vorgang wird als Wartungsprojekt bezeichnet. Bei der Lieferung von Wartungsaufträgen und der Übertragung von Zeitberichten ins Hauptbuch werden detaillierte Transaktionen für die Akontofakturierung protokolliert.

     Die detaillierten Transaktionen können in "Aufgezeichnete Transaktionen. Öffnen" (POS488) überprüft und verwaltet werden.

     Rechnungspositionen für die Akontofakturierung werden aus den aufgezeichneten Transaktionen mithilfe der Option "Details kumulieren" in "Projektrechnung. Öffnen" generiert.

     Wenn die Rechnungspositionen erstellt sind, ist der Vorgang für Akontorechnungen gültig.

   Es kann jeweils nur eine Art der Fakturierung für eine Rechnungsaktivität verwendet werden. Wenn verschiedene Arten der Fakturierung in demselben Projekt verwendet werden, müssen Sie jeweils eine separate Aktivität eingeben.

   Sie geben den zu fakturierenden Betrag in einem Rechnungsvorschlag ein. Sie können für die Akontofakturierung generierte Rechnungspositionsbeträge auch vor der Fakturierung ändern.

   Rechnungsvorschläge können bei der Erstellung ausgedruckt werden. Sie können die ausgedruckte Entwurfsrechnung für die Proforma-Fakturierung oder zum Überprüfen der Rechnung verwenden. Rechnungen können verbunden und verfolgt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Projektplanung.

2. Rechnungsvorschlag sperren

   Der Rechnungsvorschlag kann gesperrt und sein Status auf "Bereit f. Fakt" gesetzt werden, bevor die Rechnung ausgedruckt wird. Der Rechnungsvorschlag kann nach dem Sperren nicht geändert werden. Die gesperrten Rechnungen können vor der Fakturierung mit derselben Option entsperrt werden.

   Wenn die Fakturierung direkt in einer Rechnungsaktivität ausgeführt wird, ist kein separater Schritt erforderlich, um den Rechnungsvorschlag zu sperren. In diesem Fall wird der Vorschlag automatisch gesperrt, wenn die Rechnung ausgedruckt wird.

3. Rechnung drucken

   Ein Rechnungsdokument muss mit dem Projektauftrag verbunden sein, damit eine Rechnung ausgedruckt werden kann. Die im Projektauftragstyp erfassten Dokumente werden mit dem Projekt verbunden, wenn dieses erstellt wird.

   Sie können Rechnungen jeweils einzeln über die Fakturierungsaktivität des Projekts ausdrucken. Sie können diese aus einem Menü ausdrucken, damit alle gesperrten Rechnungen auf einmal ausgedruckt werden.

   Es wird entweder eine Gutschrift- oder Belastungsrechnung ausgedruckt, abhängig davon, ob die Rechnungssumme negativ oder positiv ist. Die Rechnung ist eine interne Rechnung, wenn der Rechnungsbetrag null ist.

   "Projektrechnung. Anzeigen" (POS350) zeigt den Inhalt jeder Rechnung sowie die Buchungen an, die ins Hauptbuch übertragen wurden.

   Rechnungskopien können über eine separaten Menüauswahl ausgedruckt werden. Wenn die Fakturierung aus irgendeinem Grund gestoppt wird oder nicht abgeschlossen wurde, können Sie diese über eine Menüauswahl neu starten.

   Es gibt eine Funktionalität, mit der eine "Parallele Rechnungsnummer" für Kundenrechnungen angelegt werden kann. Die Regeln dafür sind in "Zusätzliche Zahlungsreferenz. Öffnen" (CMS090) definiert. Der einzige verfügbare "Referenznummerntyp" ist 1 = Parallele Rechnungsnummer. Die "Parallele Rechnungsnummer" kann erst zur XML-Datei hinzugefügt werden, wenn ein Rechnungsdokument erstellt wird. Die "Parallele Rechnungsnummer" wird zusammen mit der Rechnungsnummer in der Tabelle FSAPRN gespeichert.

   Nach dem Erstellen der Rechnung in "Projektrechnung. Drucken" (POS180) wird die Rechnung in Debitoren aktualisiert und in "Debitoren. Anzeigen" (ARS200) angezeigt, und es wird ein Rechnungsdokument gedruckt.

   Die "Parallele Rechnungsnummer" wird in "Rechnung. Ändern" (ARS201) angezeigt.

4. Übertragung in Debitorenbuchhaltung und Hauptbuch

   Buchungen für die Fakturierung werden in die Debitorenbuchhaltung und ins Hauptbuch übertragen. Sie geben in den Fakturierungsparametern an, ob dies beim Ausdrucken der Rechnung oder separat erfolgt.

   Wenn der Zahler vom Kundentyp 7 (Interner Kunde) ist, wird Debitorenbuchhaltung nicht aktualisiert. Das trifft auch zu, wenn der Rechnungsbetrag null ist. Alle Rechnungspositionen und Zusatzkosten sind in der Berechnung der Rechnungssumme enthalten.