Projekte fakturieren

Bevor Sie beginnen

Der Prozess startet, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Eine Rechnungsaktivität wird im Projekt angegeben.
• Ein Zahler wird in "Projekt. Projektpartner verbinden" (POS176) angegeben.
• Parameter für die Fakturierung werden in "Settings - Projektfakturierung" (CRS792) festgelegt.
• Rechnungsnummernserien werden im Auftragstyp erfasst, der in "Projektauftragstyp. Öffnen" (POS010) verwendet wird.
• Rechnungsdokumente sind mit dem Projekt verbunden.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Fakturierung vorbereiten

   Während der Vorbereitung bestimmen Sie, welchen Typ der Fakturierung Sie im Projekt verwenden werden.

   Folgende Typen sind verfügbar:

   • Festpreisfakturierung (mit Schlussfakturierung)

     Sie können die Festpreisfakturierung für das gesamte Projekt oder für Teile davon einsetzen. Sie können die Vor-, Teil- und Schlussfakturierung auf Projektstufe durchführen.

   • Akontofakturierung

     Ergänzende Informationen für die Akontofakturierung werden erstellt, wenn ein Ergebnis erzielt wird oder Rechnungspositionen erfasst werden. Das Ergebnis wird aus den Projektelementen übernommen, die als Grundlage für die Akontofakturierung markiert sind. Der Rechnungsvorschlag wird mit einem Preis versehen, wenn das Ergebnis generiert wird.

     Gültige Preisbildungsoptionen für die Akontofakturierung sind "Preisbildung bas. auf Ergebnis" und "Manuelle Preisbildung im Rechnungsvorschlag".

   • Zusatzfakturierung

     Sie können einen Festpreis korrigieren, nachdem die Schlussrechnung gesendet wurde.

   • Proforma-Fakturierung

     Ergänzende Informationen werden für die Proforma-Fakturierung erstellt, aber sie haben keinen Einfluss auf die Projektfakturierung.

   • Akontofakturierung basierend auf detaillierten Transaktionen

     Sie können detaillierte Transaktionen aus dem Wartungsauftrag und der Zeitabrechnung fakturieren. Der Vorgang wird als Wartungsprojekt bezeichnet. Bei der Lieferung von Wartungsaufträgen und der Übertragung von Zeitberichten ins Hauptbuch werden detaillierte Transaktionen für die Akontofakturierung protokolliert.

     Sie können die detaillierten Transaktionen in "Aufgezeichnete Transaktionen. Öffnen" (POS488) überprüfen und verwalten.

     Rechnungspositionen für die Akontofakturierung werden aus den aufgezeichneten Transaktionen mithilfe der Option "Details kumulieren" in "Projektrechnung. Öffnen" generiert.

     Wenn die Rechnungspositionen erstellt sind, ist der Vorgang für Akontorechnungen gültig.

   Pro Fakturierungsaktivität wird nur ein Fakturierungstyp verwendet. Wenn verschiedene Arten der Fakturierung in demselben Projekt verwendet werden, müssen Sie jeweils eine separate Aktivität angeben.

   Sie geben den zu fakturierenden Betrag in einem Rechnungsvorschlag an. Sie können für die Akontofakturierung generierte Rechnungspositionsbeträge auch vor der Fakturierung ändern.

   Sie können Rechnungsvorschläge nach ihrer Erstellung drucken. Sie können die ausgedruckte Entwurfsrechnung für die Proforma-Fakturierung oder zum Überprüfen der Rechnung verwenden. Sie können Rechnungen verbinden und überwachen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Projektplanung.

2. Rechnungsvorschlag sperren

   Sie können den Rechnungsvorschlag sperren und den Status auf "Bereit für Fakturierung" setzen, bevor die Rechnung gedruckt wird. Der Rechnungsvorschlag kann nach dem Sperren nicht geändert werden. Sie können die gesperrten Rechnungen vor der Fakturierung mit derselben Option entsperren.

   Wenn die Fakturierung direkt in einer Rechnungsaktivität ausgeführt wird, ist kein separater Schritt erforderlich, um den Rechnungsvorschlag zu sperren. In diesem Fall wird der Vorschlag automatisch gesperrt, wenn die Rechnung ausgedruckt wird.

3. Rechnung drucken

   Ein Rechnungsdokument muss mit dem Projektauftrag verbunden sein, damit eine Rechnung ausgedruckt werden kann. Die im Projektauftragstyp erfassten Dokumente werden mit dem Projekt verbunden, wenn dieses erstellt wird.

   Sie können Rechnungen jeweils einzeln über die Fakturierungsaktivität des Projekts ausdrucken. Sie können diese aus einem Menü ausdrucken, damit alle gesperrten Rechnungen auf einmal ausgedruckt werden.

   Es wird entweder eine Gutschrift- oder Belastungsrechnung ausgedruckt, abhängig davon, ob die Rechnungssumme negativ oder positiv ist. Die Rechnung ist eine interne Rechnung, wenn der Rechnungsbetrag null ist.

   "Projektrechnung. Anzeigen" (POS350) zeigt den Inhalt jeder Rechnung sowie die Buchungen an, die ins Hauptbuch übertragen werden.

   Sie können Rechnungskopien aus einer separaten Menüauswahl drucken. Wenn die Fakturierung aus irgendeinem Grund gestoppt wird oder nicht abgeschlossen wurde, können Sie diese über eine Menüauswahl neu starten.

   Sie können für Kundenrechnungen eine "Parallele Rechnungsnummer" erstellen. Die Regeln dafür sind in "Zusätzliche Zahlungsreferenz. Öffnen" (CMS090) definiert. Die einzig verfügbare Option für "Referenznummerntyp" ist 1 = Parallele Rechnungsnummer. Die parallele Rechnungsnummer wird erst dann zur XML-Datei hinzugefügt, wenn ein Rechnungsdokument erstellt wird. Die parallele Rechnungsnummer wird zusammen mit der Rechnungsnummer in der Tabelle FSAPRN gespeichert.

   Nach dem Erstellen der Rechnung in "Projektrechnung. Drucken" (POS180) wird die Rechnung in Debitoren aktualisiert und in "Debitoren. Anzeigen" (ARS200) angezeigt, und es wird ein Rechnungsdokument gedruckt.

   Die parallele Rechnungsnummer wird in "Kundenrechnung. Ändern" (ARS201) angezeigt.

4. Übertragung in Debitorenbuchhaltung und Hauptbuch

   Buchungen für die Fakturierung werden in die Debitorenbuchhaltung und ins Hauptbuch übertragen. Sie geben in den Fakturierungsparametern an, ob der Transfer beim Ausdrucken der Rechnung oder separat erfolgt.

   Wenn der Zahler vom Kundentyp 7 (Interner Kunde) ist, wird Debitorenbuchhaltung nicht aktualisiert. Das trifft auch zu, wenn der Rechnungsbetrag null ist. Alle Rechnungspositionen und Zusatzkosten sind in der Berechnung der Rechnungssumme enthalten.