Rechnungen für Projektaufträge korrigieren

Ergebnis

Eine Gutschrift wird für die gesamte Originalrechnung mit einem Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer sowie USt-Informationen für die Gutschrift und für die Originalrechnung erstellt.

Eine neue Rechnung kann auf der Grundlage der Originalrechnung, aber ohne einen Verweis darauf erstellt werden.

Ein Buchungsjournal und ein Kundenrechnungsjournal werden ebenfalls ausgedruckt.

Senden der Gutschrift und ggf. der eventuellen neuen Rechnung an den Kunden oder Zahler.

Sie können die Rechnungshistorie später in "Projektrechnung. Anzeigen" (POS350) überprüfen. Durch die Auswahl der Optionen können Sie auf folgende Programme zugreifen:

• "Projekt-Rechn.Historie. Anzeigen" (POS485), wo alle in der Rechnung berücksichtigte Rechnungsaktivitäten angezeigt werden.
• "Gutschr.Rechn. Anzeige" (OIS357), wo die Gutschrift, die sich auf die Rechnung bezieht, angezeigt wird (wenn eine Gutschrift vorhanden ist).

Eine weitere Möglichkeit, die Rechnungshistorie zu überprüfen, ist nach Projekt in "Projektrechnung. Aktualisieren" (POS480). Wenn eine Rechnungsaktivität korrigiert wurde, wird diese in einer anderen Farbe in Bild B markiert. Mithilfe einer Option für die markierte Rechnungsaktivität greifen Sie auf (POS485) zu, wo alle Rechnungen (und Gutschriften), die auf die Aktivität verweisen, angezeigt werden.

• Wenn eine neue Rechnung erstellt wird, erhält diese den Rechnungsstatus "In HB und AR übertragen", und M3-Debitorenbuchhaltung sowie M3-Hauptbuch werden aktualisiert.
• Der Listenkopf der Gutschrift und der neuen Rechnung werden in der Tabelle BPINHE und die Positionen in der Tabelle BPINLN gespeichert. (Die Kopie für die Rechnungshistorie wird in den Tabellen BPINHI (Listenkopf) und BPINLC (Position) gespeichert.)
• Kosten werden in der Tabelle BPCHRG gespeichert. (Die Kopie für die Rechnungshistorie wird in der Tabelle BPCHRC gespeichert.)
• Bei einer aggregierten Rechnungsposition werden die Details für die unterschiedlichen Positionen in der Tabelle BPINDE gespeichert. (Die Kopie für die Rechnungshistorie wird in der Tabelle BPINDH gespeichert.)

Bevor Sie beginnen

• Eine Originalrechnung muss ins M3-Hauptbuch übertragen werden (Rechnungsstatus 80).
• Steuermethode 1 (USt. wird verwendet) muss für die Division in "Firma. Division verbinden" (MNS100/G) ausgewählt werden.
• Die fehlerhafte Sammelrechnung kann keine Gutschrift und keine Originalrechnung sein, aus der bereits eine Gutschrift erstellt wurde.
• Die fehlerhafte Rechnung kann keine Proforma-Rechnung sein (Rechnungstyp 05).
• Ist die fehlerhafte Originalrechnung
  • eine Vorauszahlung oder eine Teilrechnung (Rechnungstyp 01 oder 02), kann die Schlussrechnung noch nicht für die Fakturierung bereit sein (Rechnungsstatus unter 60).
  • eine Akontorechnung, Teilrechnung oder Anpassungsrechnung, kann das Projekt noch nicht abgeschlossen werden (Projektstatus unter 60).
  • eine Vorfaktura, kann das Projekt noch nicht gestartet worden sein (Projektstatus mindestens 20).
  • eine Schlussrechnung oder eine Akontorechnung, kann das Projekt noch nicht geschlossen worden sein (Projektstatus mindestens 80)
  • eine Schlussrechnung oder eine Akontorechnung, kann das Projekt noch nicht geschlossen worden sein (Projektstatus mindestens 80)
• Wenn die fehlerhafte Originalrechnung eine Sammelrechnung war und einige der Rechnungspositionen nicht den Anforderungen in den oben erwähnten Anführungspunkten entsprechen, werden diese Positionen nicht in der Gutschrift berücksichtigt.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Überprüfen, ob die Rechnung eine Sammelrechnung ist

   Sie müssen zuerst bestimmen, ob die fehlerhafte Rechnung eine Sammelrechnung ist, da dies die Art und Weise beeinflusst, wie die Korrektur erfolgt.

   Verwenden Sie hierfür "Projektrechnung. Anzeigen Historie." (POS485). Starten Sie "Projektrechnung. Anzeigen" (POS350), und wählen Sie die Option "Rechn.Historie anzeigen" aus, um zu (POS485) zu gelangen. Das Programm zeigt alle Rechnungsaktivitäten (nach Projektnummer und Projektelement) an, die in einer Rechnung berücksichtigt werden.

   Die Rechnung ist eine Sammelrechnung, wenn sie mehr als eine Rechnungsaktivität enthält. Die Rechnung ist keine Sammelrechnung, wenn sie nur eine Rechnungsaktivität enthält.

2. Alle Rechnungsaktivitäten ermitteln

   Wenn die Rechnung eine Sammelrechnung ist, müssen Sie alle in (POS485) angezeigten Rechnungsaktivitäten, die in der Sammelrechnung berücksichtigt werden, manuell notieren.

   Auf diese Weise wissen Sie, welche Rechnungsaktivitäten möglicherweise angepasst werden müssen. Im weiteren Verlauf müssen Sie beim Erstellen einer neuen Gutschrift auch den Status für alle berücksichtigten Rechnungsaktivitäten manuell erhöhen, bevor Sie eine neue Rechnung erstellen können.

3. Korrekturrechnung erstellen

   Die Rechnung wird in drei Schritten korrigiert:

   • Schreiben Sie die gesamte Rechnung in "Projektrechnungsgutschrift. Drucken" (POS492) gut.
   • Passen Sie die Rechnungsaktivität an, und erstellen Sie so einen neuen Lastschriftrechnungsvorschlag. Die von Ihnen bearbeitete Rechnungsaktivität wird eine identische Kopie der Originalrechnungsaktivität sein.
   • Geben Sie den Rechnungsvorschlag frei, und erstellen Sie eine neue Rechnung.

   Wie das praktisch erfolgt, hängt zum Teil davon ab, ob die Rechnung eine Sammelrechnung ist.