Bestätigung, Versand- und Transportavis für EA

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie Bestätigungen, Versand- und Transportavis für einen Einkaufsauftrag (EA) rückmelden. Die Bestätigung und/oder das Versandavis kann bei der Warenlieferung vom Lieferanten oder Verlader an Ihr Werk gesendet werden. Dies erfolgt, nachdem der Lieferant den EA erhalten hat und bevor Sie die Ware empfangen haben. Über die Angaben in der Bestätigung bzw. dem Versandavis erfahren Sie so das genaue Lieferdatum für die bestellten Waren.

Die Bestätigung und den Versandavis enthalten Transportinformationen und wichtige Daten. Wenn Sie die rückgemeldeten Informationen als Transaktion erfassen, wird der EA-Status automatisch erhöht. Dieser zeigt den Fortschritt im Ablauf an. Hinweis: Der Statusfortschritt kann ohne die Transaktionserfassung verwendet werden. In diesem Prozessdokument und den dazugehörigen Anweisungsunterlagen wird jedoch davon ausgegangen, dass Sie die Transaktionen aufzeichnen möchten.

Hinweis: Die Rückmeldung zu Bestätigungen und Versandavis kann auch in "Einkaufsauftrag. Positionen anzeigen" (PPS220) auf detaillierter oder übergeordneter Stufe erfolgen. Außerdem lässt sich mit diesem Programm der Statusfortschritt von EAs überwachen.

Ergebnis

Sie haben die verschiedenen Schritte bei der Lieferung Ihrer EA-Waren an Ihr Werk überwacht. Sie haben die Transportinformationen aktualisiert und sind über Lieferdatum und -art informiert. Außerdem sind Sie beispielsweise über Frachtbrief und Packzettelnummer informiert.

Der Materialplan wird entsprechend den Transportvereinbarungen mit dem Lieferanten aktualisiert. Sind Angaben zu Transportzeit und Zuständigkeit für die Waren vorhanden, werden die enthaltenen Daten dadurch beeinflusst.

Die bestellten Waren werden in "Einkaufsauftrag. Wareneingang" (PPS300) als eingegangen erfasst.

Die Aufzeichnung von Bestätigung, Versand- bzw. Transportavis kann in "Einkaufsauftrag. Transaktionen anzeigen" (PPS330) umgeleitet werden.

Folgende Dateien werden aktualisiert:

Planungsübersicht (MITPLO)
EA-Positionen (MPLINE)
EA-Position Transaktion (MPLIND)

Bevor Sie beginnen

Ein erstellter EA muss vorliegen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einkaufsauftrag erstellen, freigeben und anzeigen.

Lieferavis und Transportavis

Das folgende Modell zeigt die Verwendung von Liefer- und Transportavis:

A wird in M3 als Lieferavis bezeichnet. Der Lieferant sendet Informationen darüber, wann die Waren vom Werk versendet und wie sie transportiert werden. Die Waren werden entweder direkt zum Wareneingang oder über ein Terminal gesendet.

B wird in M3 als Transportavis bezeichnet. Werden die Waren über ein Terminal versendet, erfährt der Empfänger durch einen Transportavis, wann und auf welche Art die Waren das Terminal verlassen.

Aktivitätenbeschreibung

Hinweis

Die hier aufgeführten Rückmeldungsmethoden sind optional und können unabhängig voneinander verwendet werden. Sie können auch als drei separate Schritte in einem Ablauf verwendet werden.

Sie erhalten das Versandavis beispielsweise per Fax oder Post vom Lieferant. Anschließend geben Sie die Informationen manuell in das System ein. Wenn die Rückmeldung automatisch erfolgt, z. B. mittels EDI-Kommunikation, sollten Sie die in diesem Dokument erwähnten Programme nicht verwenden. Stattdessen wird der mit dem EA verknüpfte Statuscode automatisch auf die entsprechende Stufe gesetzt.

EA-Bestätigungen rückmelden

Die EA-Bestätigung des Lieferanten, d. h. die Information, dass die Waren geliefert werden, wird rückgemeldet. Dabei kann es vorkommen, dass der Lieferant Änderungen an Lieferzeit, Menge, Preis und/oder Rabatt vorgenommen hat, die Sie ans Programm rückmelden. In einigen Fällen müssen Sie einen Auftrag in zwei Lieferungen aufteilen.

In der Regel hat der EA daraufhin den Status 35 = Einkaufspreis und Lieferdatum bestätigt und freigegeben. Bei Änderungen an den Auftragsdaten kann einer der folgenden Statuscodes verwendet werden: 31 = Lieferdatum bestätigt, 32 = Einkaufspreis bestätigt, 33 = Einkaufspreis und Lieferdatum bestätigt, aber nicht freigegeben

Die Rückmeldung der Bestätigung erfolgt in "Einkaufsauftrag. Bestätigen" (PPS250).
Lieferavis für EA rückmelden

Die Avisierung des Warenversands durch den Lieferanten wird rückgemeldet. Möglicherweise hat der Lieferant auch Transportinformationen gesendet, z. B. zu Verpackung und Versandart (Versand der Waren über ein Terminal usw.). Dies beinhaltet auch Informationen zu Versanddatum, avisierte Menge, Spediteur, Frachtbrief, Lieferscheinnummer und Transportunternehmen. Sie geben die Informationen im Programm an.

Der darauffolgende Status ist 40 = Versand avisiert.

Sie melden das Versandavis in "Einkaufsauftrag. Sendung avisieren" (PPS260).
Transportavis rückmelden

Die Avisierung des Warentransports durch den Lieferanten, d. h. die Information, dass die Waren das Terminal verlassen haben, wird rückgemeldet. Möglicherweise haben Sie darüber hinaus Transport- und Verpackungsinformationen erhalten, die Sie im Programm rückmelden. Dies beinhaltet auch das Versanddatum, den Spediteur, die Lieferscheinnummer, das Transportunternehmen und das Ankunftsdatum.

Der darauffolgende Status ist 45 = Transportavis erstellt.

Die Rückmeldung des Transportavis erfolgt in "Einkaufsauftrag. Transportavis" (PPS270).