Einkaufsauftragsreklamationen verwalten

Ergebnis

Je nach Workflow wird das folgende Ergebnis erwartet:

• Eine Reklamation wird manuell oder automatisch in "RTS (zurück an Lief.). Öffnen" (PPS390) erstellt.
• Eine Reklamation wird freigegeben.
• Ein Reklamationsschein wird gedruckt.
• Für die Entnahme der zurückgewiesenen Waren wird ein Bezugsauftrag erstellt.
• Eine Rüstliste wird erstellt und die zurückgewiesenen Waren werden gerüstet, rückgemeldet und an den Lieferanten gesendet.

Der Ablauf richtet sich danach, ob eine Ersatzlieferung oder eine Gutschrift angefordert wird.

Wird eine Ersatzlieferung angefordert, wird für die Original-Einkaufsauftragsposition automatisch eine Subnummer erstellt, sodass die Ersatzlieferung gemäß Einkaufsauftrag eingeht. Außerdem kann das System die zurückgewiesenen Waren automatisch von ihrem Standort entfernen. Hierfür wird ein Bezugsauftrag verwendet. Wenn eine Ersatzlieferung angefordert wird, werden finanzielle Transaktionen bei der Materialentnahme erstellt.

Wird eine Gutschrift vom Lieferanten angefordert, entfällt dieser Schritt.

Im Rahmen dieses Prozesses werden folgende Tabellen aktualisiert:

MPCLAH	EA-Reklamationskopf
MPCLAL	EA-Reklamationsposition

Bevor Sie beginnen

• Einstellungen müssen gemäß Grundeinstellungen für den Einkaufsverlauf angegeben werden.
• Einstellungen müssen gemäß Einstellungen für Wareneingang, Qualitätskontrolle, Reklamationen und Lagerzugang angegeben werden.
• Die Waren müssen als erhalten rückgemeldet werden (Status wird auf 50 gesetzt), siehe Eingang von gekauften Waren.

Führen Sie folgende Schritte aus

Reklamation manuell erstellen

1. Starten Sie "RTS (zurück an Lief.). Öffnen" (PPS390/A).

2. Die Reklamation muss mit einem Lieferanten verbunden sein, für den die Reklamation erstellt wurde, sowie mit Lagerort und Standort, von dem aus die Waren zurückgesendet werden.

3. Die Angabe einer Einkaufsauftragsnummer ist optional.

   • Wenn eine Einkaufsauftragsnummer angegeben wird, dient sie nur zu Informationszwecken, d. h. dem Einkaufsauftrag werden keine Daten entnommen.
   • Wenn eine Einkaufsauftragsnummer angegeben wird, muss der angegebene Standort der Standort aus dem Einkaufsauftragskopf sein.

4. Unabhängig von den Einstellungen ist die Bildsequenz EF1.

5. Wählen Sie "Erstellen".

Reklamation automatisch erstellen

1. Gemäß den Einstellungen in "Settings – Einkauf" (CRS780) im Feld "QK-Ergebnis – automatische Reklamation" wird bei den folgenden Qualitätskontrollergebnis-Codes eine Reklamation erstellt:

   2 = Mit Bemerkungen genehmigt

   3 = Teilweise zurückgewiesen

   4 = Zurückgewiesen

   Der Qualitätskontrollergebnis-Code wird in Bild E von "Einkaufsauftrag. Qualitätskontrolle" (PPS310) angegeben.

2. Die automatisch erstellte Reklamation hat den Status 10 = Provisorisch.

   Hierbei handelt es sich um den normalen Status für Reklamationen, die bei der Rückmeldung des Qualitätskontrollergebnisses automatisch hinzugefügt wurden.

3. Wenn die Reklamation automatisch über die Qualitätskontrolle erstellt wird, werden die Waren an einen Lagerplatz mit Status 3 = Zurückgewiesen gebracht.

   Dieser Lagerplatz wird in "Settings – Einkauf" (CRS780) festgelegt.

4. Starten Sie "RTS (zurück an Lief.). Öffnen" (PPS390/B).

   • Der Käufer des jeweiligen Auftrags ist der Reklamationsverantwortliche. Dies kann in Bild E geändert werden.
   • Derjenige, der die Qualitätskontrolle rückmeldet, ist der Reklamationsreferenzmitarbeiter. Dies kann in Bild E geändert werden. Mithilfe von Bild B, Ansicht 2 können Sie die Reklamationsreferenz sortieren.
   • Der zehnstellige Suchschlüssel wird definiert, wenn in (CRS620) ein neuer Lieferant angegeben wird.
   • Die Reklamationsnummer wird mit der jeweiligen Einkaufsauftragsnummer und dem jeweiligen Lieferanten verknüpft.
   • Der Reklamationsstatus wird auf 10 gesetzt (Provisorisch). Nach Freigabe der Reklamation wird der Status manuell auf 15 erhöht und der Reklamationsschein kann gedruckt werden.

5. Öffnen Sie Bild E.

   • Status. Wenn die Reklamation automatisch im Zuge der Qualitätskontrolle erstellt wurde, müssen Sie den Status nun von 05 auf 06 = Arbeiten mit Reklamationen aktiv ändern. Auf diese Weise wird nach Fertigstellung der Reklamation der Status auf 15 = Freigegeben gesetzt.

   Sie können zwischen vier möglichen Aktionen wählen. Die gewählte Aktion wird auf dem Reklamationsschein angegeben. Gültige Eingaben:

   • Ersatzlieferung. Beim Lieferanten wird eine neue Lieferung angefordert. Wenn diese Aktion gewählt wird, wird eine neue Einkaufsauftragsposition als Subnummer für die Original-Einkaufsauftragsposition erstellt.
   • Ergänzungslieferung. Beim Lieferanten wird eine Ergänzung zum Auftrag angefordert.
   • Gutschrift erstellen. Beim Lieferanten wird eine Gutschrift für den Auftrag angefordert.
   • Reparaturkosten. Beim Lieferanten werden Reparaturkosten angefordert.

   Im Textblock (benutzerdefinierte Schaltfläche) können zusätzliche Details angegeben und auf den Reklamationsschein gedruckt werden.

   • Ersatzlieferungsdatum. Wird vorgeschlagen, wenn in der Artikel-/Lieferantendatei (PPS040) eine Durchlaufzeit für Ersatzlieferungen angegeben ist.
   • Reklamationstext. Der hier angegebene Text wird auf den Reklamationsschein unter die Überschrift gedruckt. Dies kann beispielsweise eine Meldung an den Lieferanten sein, die beschreibt, welche Handlung Sie von ihm erwarten.
   • Eingangsdatum. Hierbei handelt es sich um das Eingangsdatum der Waren, auf die sich die Reklamation bezieht.
   • Transaktions-ID. Bezieht sich auf den Bezugs- und Verteilauftragstyp, mit dem die Entnahme des zurückgewiesenen Materials erfolgt (Transaktionstyp 41 = Bezugsauftrag - Entnahme). Dieser Auftragstyp wird aus "Settings – Einkauf" (CRS780) vorgeschlagen. Die Entnahme erfolgt nach dem Drucken des Reklamationsdokuments. Die Einstellungen im Versandkonzept (MWS010) legen fest, ob eine Rüstlistenrückmeldung erforderlich ist oder ob die Rücknahme unmittelbar erfolgt.
   • Materialplan aktualisieren. Legt fest, ob der aussortierte Artikel den Materialplan aktualisieren soll.
   • Medienprofil. Legt fest, auf welchem Weg die Reklamationsinformationen dem Lieferanten zugehen sollen.

6. Öffnen Sie Bild F. Bild F wird für Adressen verwendet. Diese Adressen werden aus "Lieferant. Adresse verbinden" (CRS622) übernommen. Sie können im Feld "Adresse ändern/hinzufügen" geändert werden.

   • Postadresse des Lieferanten – Adresse, an die der Reklamationsschein gesendet werden soll
   • Via-Adresse des Lieferanten – Zwischenstation, über die die Lieferung erfolgt
   • Eingangsadresse des Lieferanten – Adresse, an die die zurückgewiesenen Waren gesendet werden sollen

Mit Reklamationspositionen arbeiten

1. Öffnen Sie "RTS (zurück an Lieferanten). Pos. öffnen" (PPS391). Bei der automatischen Reklamationserstellung werden die zurückgewiesenen Artikel in Bild B angezeigt.

2. Öffnen Sie Bild E.

   • Die Lieferantenartikelnummer ist die Nummer, mit der der Lieferant den jeweiligen Artikel identifiziert.
   • Der Zurückweisungsgrund begründet die Zurückweisung. Er wird in "Zurückweisungsgrund. Öffnen" (CRS090) definiert. Der Ursachencode wurde im Qualitätskontrollprozess angegeben.
   • Die Qualitätskosten sind die Kosten für die durchgeführte Qualitätskontrolle. Das Feld dient ausschließlich der Information.
   • In "Aufteilung" wird angegeben, ob die gewählte Position in eine neue Reklamationsauftragsnummer übertragen wird. Mithilfe dieses Felds lassen sich Reklamationspositionen, die separat verarbeitet werden müssen, voneinander trennen, z. B. wenn ein Lieferant für eine Reklamationsposition eine Gutschrift erstellt und für eine weitere Reklamationsposition einen Ersatz liefert.
   • F6 Text Der bei der Qualitätskontrolle angegebene Text wird im Textblock angezeigt und kann dort geändert werden. Er wird als Positionstext auf den Reklamationsschein gedruckt.

Reklamationsdokumente drucken

1. Um den Reklamationsschein zu drucken, wählen Sie in Bild (PPS390/B) Funktionstaste F14 = Drucken.

   Die Reklamation muss Status 15 = Freigegeben haben. Dieser Status wird manuell gesetzt, sobald das weitere Vorgehen für die Reklamation festgelegt ist.

2. "Reklamation. Drucken Dokument" (PPS820) wird gestartet.

   Ein Ausdruck kann für einen bestimmten Reklamationsverantwortlichen, für einen bestimmten Lieferanten oder für bestimmte Reklamationsscheinnummern erstellt werden.

   Nach dem Drucken des Reklamationsscheins wird der Status auf 20 erhöht.

3. Wenn Sie eine Ersatzlieferung anfordern, wird beim Drucken auch ein Bezugsauftrag zur Entnahme der zurückgewiesenen Waren erstellt. Gemäß den Einstellungen im Versandkonzept der Entnahme (MWS010) können die Waren mit oder ohne Rüstliste entnommen werden. Wenn die Rüstliste rückgemeldet werden muss, erfolgt dies in "Rüstliste. Rückmelden" (MWS420).

4. Weitere Informationen zur Verwaltung von Entnahmen bei Bezugsaufträgen finden Sie unter .

Transaktionen anzeigen

Mit den folgenden Optionen können mit einer Reklamation verknüpfte Transaktionen angezeigt werden.

• Bestands-ID anzeigen

  Starten Sie "Bestands-ID. Toolbox öffnen" (MWS068). Zeigen Sie den Lagerbestand an den Lagerplätzen für zurückgewiesene Artikel an. Sie müssen eine Ansicht wählen, in der das Feld MLSTAS (Status – Bestands-ID) enthalten ist. Hier können Sie Auswahl 3 = Zurückgewiesen wählen. Weitere Informationen zu Ansichten, Sortierfolgen und Sortieroptionen finden Sie unter .

• Transaktionen für Ersatzlieferungen anzeigen

  Wie bereits erwähnt wird für die Original-Einkaufsauftragsposition eine Subnummer erstellt, wenn eine Ersatzlieferung vom Lieferanten angefordert wird. Dies ermöglicht den Wareneingang der Ersatzlieferung.

  Starten Sie "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200) und öffnen Sie die Positionen für den Einkaufsauftrag (PPS201/B). Im Feld "Einkaufsauftragsposition – Subnummer" wird die Nummer der EA-Subposition angegeben.

  Pro EA-Position sind mehrere Subpositionen möglich, wobei jede dieser Subpositionen verschiedene bestätigte Lieferdaten aufweisen kann.

  Die Subpositionen für Ersatzlieferungen (Reklamationen) werden von der Subnummer 500 an fortlaufend nummeriert.

• Lagerbewegungshistorie anzeigen

  Starten Sie "Lagerbewegung. Historie anzeigen" (MWS070). Siehe "Lagerbewegungshistorie anzeigen". Nach dem Drucken des Reklamationsdokuments (Status 20) wird die Ausgabetransaktion entweder sofort oder nach Rückmeldung der Rüstliste erstellt.