Einkaufsauftrag erstellen, freigeben und anzeigen

Ergebnis

Die in diesem Dokument beschriebenen Prozesse ermöglichen Ihnen Folgendes:

• Automatische Erstellung von Einkaufsaufträgen über Einkaufsauftragsvorschläge
• Manuelle Erstellung von Einkaufsaufträgen über Einkaufsauftragsvorschläge
• Registrieren und Ändern eines Einkaufsauftragskopfs
• Registrieren und Ändern von EA-Positionen
• Ausdruck von EA-Dokumenten und automatische oder manuelle Freigabe von EA-Dokumenten
• Anzeige von Einkaufsaufträgen

Bevor Sie beginnen

• Legen Sie die Grundeinstellungen für den Einkaufsablauf gemäß fest.
• Geben Sie die Einstellungen für den Einkaufsauftragsvorschlag gemäß Einkaufsauftragsvorschläge erstellen und freigeben an.
• Geben Sie die Einstellungen für den Einkaufsauftrag gemäß Einstellungen für Einkaufsaufträge an.

EAs aus EA-Vorschlägen erstellen

• EAs automatisch aus EA-Vorschlägen erstellen

  Soll ein Einkaufsauftragsvorschlag automatisch als Einkaufsauftrag freigegeben werden, müssen Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

  • "Planungskonzept Öffnen" (MMS037), Parameter 022 = Status für Auftragsvorschläge, wenn MV=A1 (Auftrag freigeben und umplanen). Wenn Auftragsvorschläge mit Maßnahmenvorschlag A1 automatisch freigegeben werden sollen, müssen Sie diesen Parameter auf 60 = Freigegebener Auftrag setzen.
  • "Planungskonzept Öffnen" (MMS037), Parameter 025 = Status für Auftragsvorschläge, wenn MV=A2 (Auftrag freigeben). Wenn Auftragsvorschläge mit Maßnahmenvorschlag A2 automatisch freigegeben werden sollen, müssen Sie diesen Parameter auf 60 = Freigegebener Auftrag setzen.
  • "Artikel. Lagerort verbinden" (MMS002/E), Feld "Planungskonzept". Mit der oben erwähnten Einstellung 60 = Freigegebener Auftrag muss der Artikel/Lagerort mit einem Planungskonzept verbunden werden.
• EAs manuell aus EA-Vorschlägen erstellen

  Informationen zum manuellen Erstellen von Einkaufsaufträgen über Einkaufsauftragsvorschläge finden Sie unter Einkaufsauftragsvorschläge freigeben in Einkaufsauftragsvorschläge erstellen und freigeben.

EA-Kopf registrieren/ändern

1. Starten Sie "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200). Öffnen Sie Bild P, und geben Sie die Bildsequenz an. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Die Bildsequenz im unten stehenden Text lautet EFGU1H.

2. Öffnen Sie Bild A. In Bild A werden neue Einkaufsaufträge immer manuell angegeben.

3. Beim Angeben eines neuen Einkaufsauftrags sind einige der Felder in Bild A obligatorisch. Der Auftrag muss mit einem Lieferanten verbunden werden, und ein gewünschtes Lieferdatum muss angegeben werden (das Bedarfsdatum).

   Geben Sie das Feld "Einkaufsorganisation" an. Wenn dieses Feld verfügbar ist, handelt es sich um einen obligatorischen Schritt.

   Wird kein Auftragstyp angegeben, wird der Wert aus "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624/E) zum Standardwert.

4. Die Bildsequenz legt fest, welche Bilder beim Erteilen eines neuen Auftrags bearbeitet werden müssen.

   Hierfür können in "Einkaufsauftragstyp. Öffnen" (PPS095) Standardeinstellungen für Kopf und Positionen definiert werden.

5. Wenn keine EA-Nummer manuell erstellt wird, wird eine Einkaufsauftragsnummer automatisch aus der Nummernserie in "Einkaufsauftragstyp. Öffnen" (PPS095) abgerufen.

6. Wählen Sie "Erstellen".

   • (PPS200/E)

     In Bild E sind überwiegend Daten enthalten, die standardmäßig vom Lieferanten übernommen wurden. Die Werte können für jeden Auftrag manuell geändert werden. Wenn der Einkaufsauftrag über einen Einkaufsauftragsvorschlag erstellt wird, werden die Werte aus diesem übernommen.

     • Die "Bestimmungsadresse" ist der Ort für den Wareneingang. Diese Adresse wird in "Interne Adresse. Öffnen" (CRS235) festgelegt und auf die externen Dokumente gedruckt.
     • Der "Sprachencode" legt die Sprache fest, in der die externen Dokumente gedruckt werden. Die Sprachencodes werden in "Sprache. Öffnen" (CRS010) festgelegt.
     • Ist das Feld "Telefonauftrag" markiert, wird auf das Auftragsdokument der Hinweis gedruckt, dass der Auftrag telefonisch erteilt wurde.
     • "Hafen/Flughafen" gibt die ID des Hafens bzw. des Flughafens an. Diese ID wird für die Rückmeldung im Zusammenhang mit der Handelsstatistik benötigt. Der Hafen bzw. Flughafen ist nur von Bedeutung, wenn die exportierten bzw. importierten Waren beim Überschreiten der Grenze kein Zollbüro passiert.
     • "Einkaufsorganisation" gibt die Organisation an, für die der Einkaufsauftrag erstellt wird. Einkaufsauftragspositionen können für Lagerorte erstellt werden, die mit der Einkaufsorganisation im Einkaufsauftragskopfs in "Einkaufsorganisation. Lagerort verbinden" (PPS199) verbunden sind. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Das Feld ist nur verfügbar, wenn in (CRS780/H) die Verwendung der Einkaufsorganisation für die Planung aktiviert ist.
   • (PPS200/F)

     In Bild F werden die Agenten-, Zahlungs- und Währungsbedingungen angezeigt.

     • Medienprofil - Medienkontrollobjekt, das in der Medienkontrolltabelle (CRS945) als Filter dient. Weitere Informationen dazu finden Sie unter .
     • "Lieferbedingungen" - Einige Lieferbedingungen erfordern einen Lieferungstext (z. B. Verschiffungshafen im Fall von FOB). Dieser Text kann bei der offenen Position unter "Lieferbedingungen" angegeben oder aus "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624) > "Lieferant. Lieferbedingungstext verbind." (PPS014) übernommen werden.
     • Unterschrift - Ist eine Autorisierung erforderlich, wird der Berechtigungscode im Unterschriftenfeld angegeben.
     • "Währungsbedingungen" und "Vertragskurs" wird für Aufträge in Fremdwährung verwendet. Enthält der Auftrag Währungsbedingungen, wird in M3 Business Engine nicht der Wechselkurs, sondern der Vertragskurs für die Währungsumrechnung verwendet.
   • (PPS200/G)

     Bild G zeigt verschiedene Adressfelder an. Diese können durch Aktivieren des Kontrollfelds "Adresse änd" und Drücken der Eingabetaste bearbeitet werden.

     • Die "Lieferantenadresse" wird über "Lieferant. Adresse verbinden" (CRS622) vorgeschlagen. Bei "Unsere Rechnungsadresse", "Via-Adresse" und "Bestimmungsadresse" werden die in "Interne Adresse. Öffnen" (CRS235) enthaltenen Vorschläge angezeigt.
   • (PPS200/U)

     Bild U zeigt die freien Felder an. Die Einstellungen für diese Felder werden in "Freie Felder. Öffnen" (CMS082) definiert.

EA-Positionen registrieren/ändern

Die Auftragspositionen werden in "Einkaufsauftrag. Positionen öffnen" (PPS201) angegeben. Für die Position wird eine neue Bildsequenz verwendet. In dieser Beschreibung wird Bildsequenz EIFGU verwendet.

• (PPS201/P)

  Im Bild "Parameter" (PPS201/P) sind einige Felder enthalten, die den Ablauf steuern.

  • Die erste "Bildsequenz" wird verwendet, wenn ein neuer Auftrag angegeben wird (Optionen 1, 2 oder 11 in (PPS200)).
  • Die zweite "Bildsequenz" ist gültig, wenn der Auftrag angezeigt wird (Option 5 in (PPS200)).
  • "Erfassungsoption" bietet unterschiedliche Möglichkeiten zum Registrieren von Aufträgen. Beispiel: Erfassungsoption 3 öffnet eine Vollbilderfassung, sodass Sie mehrere Auftragspositionen gleichzeitig eingeben können. Bei Erfassungsoption 4 sind die Felder "Vollbildauswahl" und "Kontrollsequenz" enthalten. Mithilfe dieser Felder können Sie Auftragspositionen als Matrix oder Listenansicht angeben. Das Matrixformular eignet sich beispielsweise für die Modebranche. Bei diesem Formular müssen Aliasnummern für die Artikel in "Artikel. Aliasnummer verbinden" (MMS025) erstellt werden.
  • Durch den Parameter "Reparatur/externe Produktion" werden zusätzliche Felder für die Einkaufsauftragskategorien 60 = Reparatur und 70 = Externe Produktion angezeigt. Diese Felder sind "Chg-Nr.", "Wartung" und "Wartungsprozess".
• (PPS201/B)

  "Artikelnummer" und "Auftragsmenge" müssen angegeben werden. "Einheiten" und "Preise" werden, falls vorhanden, automatisch aus einem Vertrag (PPS100), der Artikel-/Lieferantendatei (PPS040) oder der Artikelstammdatei (MMS001) abgerufen.

• (PPS201/E)
  • "Unsere Referenznummer" kann sich auf eine Vertragsnummer (1), eine Anfragenummer (2) oder eine Lieferanten-Angebotsnummer (3) beziehen. Wenn ein gültiger Vertrag in "Einkaufsvertrag. Öffnen" (PPS100) vorhanden ist, wird die Vertragsnummer, einschließlich der Preise und Bedingungen, automatisch abgerufen. Bei der Vertragsnummer "9999998" handelt es sich um allgemeine Verträge mit im Artikel-/Lieferantenstamm vorgegebenem Preis. Weitere Informationen zu Verträgen finden Sie in der Vertragsdokumentation.
  • "Referenzauftragsnummer" – Wenn ein Einkaufsauftrag aufgrund eines anderen Auftrags, z. B. eines Kundenauftrags, erstellt wird, wird die Kundenauftragsnummer und -position sowie eine Referenzauftragskategorie im Feld "Referenzauftragsnummer" eingetragen.
  • Die "Revisionsnummer" ermöglicht das Nachverfolgen von Änderungen im Auftrag. "Änderungskontrolle. Öffnen" (CRS340) wird in "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200/B) mit Option 14 gestartet. In diesem Programm werden Revisionsnummer, -datum und -text mit einer Begründung der Revision definiert. Mithilfe von Revisionsnummern können Sie das Drucken von Einkaufsaufträgen auf geänderte Positionen beschränken.
  • "Empfänger" - Der Inhalt des Felds Empfänger ist im detaillierten Wareneingangsdokument enthalten. Mithilfe dieser Angabe können die Lagermitarbeiter über den Zielempfänger der Waren informiert werden. Sie können den Feldinhalt in "Einkaufsauftragstyp. Öffnen" (PPS095) vordefinieren.
  • "Gewünschtes Lieferdatum" – Wenn das gewünschte Lieferdatum im Verhältnis zur Durchlaufzeit zu früh ist, wird eine Warnung angezeigt, sofern die Einstellung in "Einkaufsauftragstyp. Öffnen" (PPS095) korrekt ist.
  • Diese Arten von Rabatten können angegeben oder standardmäßig übernommen werden:
    • Rabatt 1: vom Lieferantenstamm
    • Rabatt 2: vom Vertragskopf
    • Rabatt 3: von der Vertragsposition
  • "Preistext" - In M3 Business Engine muss in jeder Auftragsposition ein Preis eingegeben werden. Sie können in der Auftragsposition aber einen Preistext anstelle eines Preises angeben. Dies kann der Fall sein, wenn der Preis des Einkaufsartikels nicht bekannt ist, beispielsweise bei Stichproben oder neuen Artikeln. Der Text wird in "Einkaufspreis. Text eingeben" (CRS060) in eine Tabelle hinter dem Feld "Preistext" eingetragen.
  • F11 = Buchung öffnet die Kontierungszeile, über die bestimmte Auftragspositionen manuell verbucht werden können. Dies wird in der Regel für den Einkauf nicht lagergeführter Artikel verwendet, bei denen ein Aufwandskonto anstelle eines Lagerkontos verwendet wird.
• (PPS201/I)

  Das Bild I dient reinen Informationszwecken und enthält Referenzdetails wie Auftragsvorschlagsnummer, Besteller, Kostenstelle und Kontierungsobjekt.

• (PPS201/F)
  "Wareneingangsmethode" – bestimmt die für die jeweilige Auftragsposition auszuführenden Schritte im Wareneingangsablauf und ist in (PPS345) definiert. Die Daten im Feld werden automatisch in der unten angezeigten Reihenfolge übernommen:

  1. "Lieferant. Artikel verbinden" (PPS040/E)
  2. "Artikel. Öffnen" (MMS001/F)
  3. "Einkaufsauftragstyp. Öffnen" (PPS095/E)

  "Verpackung" – eine ID, die zeigt, wie der Artikel in der Auftragsposition zu verpacken ist und wann er vom Lieferanten versendet wird. Dies wird in "Verpackung. Öffnen" (MMS050) definiert.

  "Materialplan aktualisieren" – Wählen Sie den Parameter "Materialplan aktualisieren" aus, wenn die Auftragsmenge im Materialplan aktualisiert werden soll. In der Regel ist dieser Parameter immer ausgewählt.

  "Repräsentativer Preis" – zeigt an, wie der Preis angegeben wurde: (1) manuell oder (2) aus einem Vertrag. Darüber hinaus kann der repräsentative Preiscode auf Null gesetzt werden, z. B. wenn ein Artikel nicht zum Normalpreis verkauft wird. In diesem Fall darf der Preis nicht in der Analyse der Preishistorie berücksichtigt werden. Außerdem wird festgelegt, ob dieser Preis den Preis in der Artikel-/Lieferantendatei aktualisiert.

  "Teil des Auftragsgesamtrabattes" – bestimmt, ob die Auftragsposition in der Auftragsgesamtsumme berücksichtigt wird, die als Basis für die Berechnung des Auftragsgesamtrabatts übernommen wird.

• (PPS201/G)

  Bild G dient nur Informationszwecken und enthält die bestätigten Einkaufsauftragsdetails.

• (PPS201/U)

  Bild U zeigt die freien Felder an. Die Einstellungen für diese Felder werden in "Freie Felder. Öffnen" (CMS082) definiert.

Übersicht des gesamten EA

Das Bild (PPS200/H) fasst den gesamten Einkaufsauftrag zusammen.

• "Gesamtauftragsrabatt" – Dieser wird, falls vorhanden, im Bild berechnet und angezeigt. Sie können den Gesamtauftragsrabatt nach Bedarf anpassen.
• Außerdem können Sie einen Gesamtauftragsrabatt anstelle des vorgeschlagenen prozentualen Rabattes angeben. Darüber hinaus können die Gesamtauftragskosten (Auftragswert netto abzüglich Gesamtrabatt) angepasst werden.
• F14 = Auftragsgesamtrabatte und F15 = Zusatzkostengrenze zeigen an, ab welchen Grenzwerten Rabatte und Zusatzkosten aktiviert werden. Dadurch kann angezeigt werden, ob eine größere Einkaufsmenge durch die Zusatzkostengrenze zu einem vorteilhafteren Preis führt.

  Die Zusatzkosten werden in folgende Kategorien unterteilt:

  • Bearbeitungsgebühren
  • Frachtkosten
  • Mindestauftragswert
  • Mindestwert Auftragsposition
• Wenn ein vorhandener Mindestgrenzwert nicht erreicht wird, wird beim Verlassen des Bildschirms eine entsprechende Warnmeldung angezeigt. Dies kann in "Einkaufsauftragstyp. Öffnen" (PPS095/H) über den Parameter 330 aktiviert werden.

EA-Dokumente drucken und EAs freigeben

Einkaufsaufträge können automatisch oder manuell freigegeben werden. Wenn das Einkaufsauftragsdokument gedruckt ist (Status 20 = Dokument gedruckt), wird ein Einkaufsauftrag freigegeben.

• Soll ein Einkaufsauftrag automatisch auf Status 20 = Dokument gedruckt gesetzt werden, müssen Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:
  • In "Planungskonzept. Öffnen" (MMS037) muss Parameter 005 = Standardstatus für Einkaufsaufträge auf Status 15 = Bereit für Ausdruck gesetzt werden. Der Einkaufsauftrag ist sofort druckbereit.
  • In "Einkaufsauftragstyp. Öffnen" (PPS095) muss bei Parameter 710 = Automatischer Ausdruck von EA-Dokumenten das Kontrollfeld aktiviert werden, wenn der Einkaufsauftrag automatisch freigegeben werden soll.
• Wenn ein Einkaufsauftrag manuell auf einen höheren Status gesetzt werden soll, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Wählen Sie in Bild (PPS200/B) die Funktionstaste F14 = Dokumente drucken. "Einkaufsauftrag. Drucken Dokumente" (PPS600) wird gestartet.

     Sie können (PPS600) auch über den Menübaum starten.

  2. Definieren Sie einige Einstellungen, indem Sie mithilfe von F13 Bild P aufrufen.

     Das permanente Layout des Dokuments wird über Parameter 030 = Dokumentvariante - EA in "Einkaufsauftragstyp. Öffnen" (PPS095) gesteuert. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt wird, wird ein Standarddokument gedruckt.

  3. Wählen Sie Bild E als Startbild aus und passen Sie das Datumsformat an.

     Die Bildsequenz kann nicht geändert werden. Sie muss auf EF eingestellt sein.

  4. Definieren Sie Feldauswahl und Cursor-Position, und legen Sie fest, ob die Von/Bis-Werte obligatorisch sind. Drücken Sie die Eingabetaste.

     Legen Sie in der Feldauswahl fest, bei welchen Feldern die Überschrift und der Inhalt angezeigt werden und ob Änderungen vorgenommen werden können.

  5. Anschließend wird Bild E angezeigt. Anhand der EA-Nummer in den Bereichsfeldern oder der bestimmten Auftragsnummern in den offenen Feldern am Bildschirmrand können Aufträge zum Drucken ausgewählt werden.

     Der Status des Einkaufsauftrags muss bei mindestens 15 liegen, damit das Dokument gedruckt werden kann. Nach dem Drucken liegt der Status bei 20.

EA anzeigen

"Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200) kann zum Überwachen vorhandener Aufträge verwendet werden, z. B. für automatisch erstellte Aufträge oder freigegebene Einkaufsauftragsvorschläge.

Auf die Informationen zu einzelnen Auftragspositionen kann über "Einkaufsauftrag. Positionen anzeigen" (PPS220) zugegriffen werden.

(PPS220) enthält eine Vielzahl verschiedener Abfragen. Darüber hinaus können Sie eigene Ansichten zum Anzeigen von Informationen erstellen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter .

Einzustellende Parameter