Einkaufsauftrags-Batcherfassung verwalten

Ergebnis

Ein Einkaufsbatchkopf wird erstellt, validiert und verarbeitet. Er enthält eine Adresse, die Zusatzkosten und einen Textblock.

Die Einkaufsauftrags-Batcherfassung wird für die Erfassung von Großaufträgen verwendet.

Folgende Tabellen werden aktualisiert:

• Einkaufsauftrags-Batchherkunft (MPPBOR)
• EA-Batchherkunft Ausnahmen verbinden (MPPBOX)
• EA-Batchkopf (MXHEAD)
• EA-Batchposition (MXLINE)
• EA-Batchadresse (MXPOAD)
• EA-Batchzusatzkosten (MXOEXP)
• Buchungen – EA-Batchposition (MXCCST)
• EA-Batchtext (MXTEXT)

Bevor Sie beginnen

Die Parameter in Einstellungen – Einkaufsauftrags-Batcherfassung müssen definiert sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

Daten für den Batch-EA über PPS370MI empfangen

PPS370MI (Einkaufsauftrags-Batcherfassung) wird zur Verarbeitung externer Informationen verwendet, um Einkaufsaufträge in M3 zu erstellen.

Mit dem API-Programm PPS370MI können Daten von externen Systemen in M3 übertragen und Datensätze in den Schnittstellentabellen erstellt werden. Die Schnittstellendaten werden in den Schnittstellenprogrammen PPS370, PPS371, PPS372, PPS375 und PPS376 angezeigt und verwaltet.

Folgende API-Transaktionen sind vorhanden:

• StartEntry – Ruft eine "Meldungsnummer" ab, mit der zusammen gesendete Batch-Informationen gruppiert werden.
• AddHead – Erstellt den EA-Batchkopf in der Schnittstellentabelle MXHEAD von M3.
• AddLine - Erstellt die EA-Batchposition in der Schnittstellentabelle MXLINE von M3. Der Datensatz in MXLINE ist ein neuer Batchdatensatz oder ein Batchdatensatz zum Hinzufügen einer EA-Position zum vorhandenen EA.
• AddAddress - Erstellt eine Adresse für einen EA-Batchkopf oder eine EA-Batchposition in der Schnittstellentabelle MXPOAD von M3. Der Datensatz in MXPOAD ist ein neuer Batchdatensatz oder ein Batchdatensatz zum Hinzufügen einer Adresse zur vorhandenen EA-Position.
• AddCharge - Erstellt Zusatzkosten für einen EA-Batchkopf oder eine EA-Batchposition in der Schnittstellentabelle MXOEXP von M3. Der Datensatz in MXOEXP ist ein neuer Batchdatensatz oder ein Batchdatensatz zum Hinzufügen von Zusatzkosten zur vorhandenen EA-Position.
• AddAccString - Fügt eine Kontierungszeile zu einer EA-Batchposition in der Schnittstellentabelle MXCCST von M3 hinzu. Der Datensatz in MXCCST ist ein neuer Batchdatensatz oder ein Batchdatensatz zum Hinzufügen einer Kontierungszeile zur vorhandenen EA-Position.
• AddText - Fügt Text zu einem EA-Batchkopf oder zu einer EA-Batchposition in der Schnittstellentabelle MXTEXT von M3 hinzu. Der Datensatz in MXTEXT ist ein neuer Batchdatensatz oder ein Batchdatensatz zum Hinzufügen von Text zur vorhandenen EA-Position.
• CrtPOLineDlt - Erstellt einen Batchdatensatz in MXLINE, um die vorhandene EA-Position zu löschen.
• FinishEntry – Ändert den Status einer gesamten "Meldungsnummer" (mit mehreren Batch-Einkaufsaufträgen) von 10 auf 20 und startet die Verarbeitung der Batchinformationen.
• DeleteEntry – Löscht eine gesamte "Meldungsnummer". In diesem Fall wird "DeleteEntry" anstelle von "FinishEntry" durchgeführt. Nur "Meldungsnummern" mit Status 10 können gelöscht werden.
• GetBatchHead – Erhält Informationen zum EA-Batchkopf aus der Schnittstellentabelle MXHEAD.
• GetBatchLine – Erhält Informationen zum EA-Batchkopf aus der Schnittstellentabelle MXLINE.
• LstBatchHead - Listet Informationen zum EA-Batchkopf aus der Schnittstellentabelle MXHEAD auf.
• LstBatchLine – listet Informationen zu den EA-Batchpositionen aus der Schnittstellentabelle MXLINE auf.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einkaufsauftrags-Batcherfassung.

Sie können auch nur Schlüsselwerte für den Einkaufsauftrag erhalten. In diesem Fall werden alle übrigen relevanten Informationen auf Basis der Standardwerte für Lieferant "Lieferant. Öffnen" (CRS620), Artikel (MMS001/002) und Auftragstyp "Einkaufsauftragstyp. Öffnen" (PPS095) erstellt. Die Einkaufsauftragsnummer kann vom externen System übergeben werden, kann aber auch leer gelassen werden. Die Einkaufsauftragsnummer wird dann gemäß der Nummernserie "Nummernserie. Öffnen" (CRS165) generiert.

Fehler in eingegangenen Daten validieren und überprüfen

Die Validierung kann auf eine der folgenden Arten durchgeführt werden:

• Aus PPS370MI über die Transaktion FinishEntry
• Direkt aus "Batch-EA. Öffnen" (PPS370), "Batch-EA. Positionen öffnen" (PPS371), "Batch-EA. Adresse verbinden" (PPS372), "Batch-EA. Zusatzkosten verbinden" (PPS375), "Batch-EA. Text verbinden" (PPS376) usw. über die Option "Validieren"
• Direkt in (PPS370) über die Option "Verarbeiten".

Die Statuscodes für Kopf, Position, Adresse, Zusatzkosten bzw. Text für den Batch-EA sind folgende:

• 10 = Auftragserfassung läuft
• 20 = Auftragserfassung abgeschlossen
• 23 = Fehler bei Validierung
• 25 = Überprüfung erfolgreich
• 90 = Übertragen und keine Fehler

Die Einstellungen in "EA-Batchherkunft. Öffnen" (PPS090) und "EA-Batchherkunft. Ausnahmen verbinden" (PPS091) steuern, wie der Validierungsprozess ausgeführt wird:

• "Automatische Stufe" bestimmt, ob die API-Transaktion FinishEntry bei Status 20 stoppt oder die Verarbeitung der Transaktion bis Status 90 fortsetzt.
• "Prozess"-Methode bestimmt, ob die Verarbeitung in einem Batchlauf oder einem Autojob erfolgt. Autojobs werden von der aktuellen Version von M3 derzeit nicht unterstützt. Daher wird der Validierungs- und Übertragungsprozess bei Verwendung von API-Programm (PPS370MI) immer in einem Batchlauf ausgeführt.

Sie können auch in (PPS370) einen gesamten Batchauftrag oder in (PPS371) eine einzelne Batchauftragsposition validieren. Die Validierung wird immer interaktiv in (PPS370/371) usw. ausgeführt.

Daten in die M3 BE-Datenbank übertragen

Wie bei der Validierung wird auch für die Übertragung eine der folgenden Optionen verwendet:

• PPS370MI über die Transaktion FinishEntry (in einem Batchlauf)
• Direkt aus (PPS370) über die Option "Verarbeiten" (interaktiv)

Der Prozess wird durch die Einstellungen in (PPS090) und (PPS091) gesteuert. Bevor die Übertragung starten kann, muss der Auftrag validiert werden, auch wenn bereits eine separate Validierung erfolgt ist. Durch den Übertragungsprozess werden neue Datensätze in den vorhandenen M3-Tabellen und Batchauftragstabellen erstellt.

Unerwartete Probleme, wie z. B. Stromausfälle, durch die die Übertragung unterbrochen wird, führen zu einer Ware-in-Arbeit-Markierung und einer Jobnummer im Einkaufsauftragskopf in der Schnittstelle. Wenn bei einem Einkaufsauftrag mit mehreren EA-Positionen in der Schnittstelle alle bis auf eine Position erfolgreich in M3 übertragen werden, erhält der Schnittstellen-EA Status 25/90. Der EA-Kopf in M3 erhält Status 06/06. Dieser Status zeigt an, dass der Transfer nicht abgeschlossen wurde. Die fehlerhaft übertragene EA-Position kann weiterverarbeitet, validiert und in die Schnittstelle (PPS370 – 376) übertragen werden, wenn die Stromversorgung wiederhergestellt ist.

Einkaufsauftrag erstellt

Das Ergebnis des Übertragungsprozesses ist ein neuer Einkaufsauftrag (EA) in M3, der auf dieselbe Art wie direkt in "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200) und "Einkaufsauftrag. Positionen öffnen" (PPS201) erstellte Aufträge verwaltet und verwendet werden kann. Über POBE erstellte Einkaufsaufträge können hinzugefügt, geändert, übertragen und gelöscht werden. Darüber hinaus sind Einkaufsauftragspositionen, Auftragsbestätigung, Liefer- und Transportavis, Wareneingang und Rechnungskontrolle möglich. Bei der vorliegenden Version ist außerdem die Verwaltung von Zusatzkosten und Text möglich.

Allerdings kann bei dieser Version nur die Einkaufsauftragskategorie 20-"Normal" verwendet werden.

Mit Batch-EA-Daten bei der EA-Batcherfassung manuell arbeiten

Sie können EA-Batchdaten manuell in den Programmen zur EA-Batcherfassung erstellen und ändern. Dies wird in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

Batch-Einkaufsaufträge manuell erstellen

1. Starten Sie (PPS370).

2. Drücken Sie F13, um Bild P zu aktivieren. Setzen Sie die Bildsequenz auf EFU1. Drücken Sie die Eingabetaste, um zu (PPS370) zurückzukehren. Der Zugriff auf (PPS370/A) ist über Bild P nicht möglich. (PPS370/A) kann nur in (PPS370/B) mit F17 geöffnet werden.

3. Geben Sie in Bild A den Standort, den Lagerort, den Lieferanten, den Auftragstyp, das gewünschte Lieferdatum und die EA-Batchherkunft an. Wenn kein Auftragstyp eingegeben wird, wird der Standardauftragstyp des Lieferanten verwendet.

4. Geben Sie die Einkaufsorganisation an, wenn das Feld im Bild verfügbar ist. Das Feld ist verfügbar, wenn in "Settings - Einkauf" (CRS780/H) die Verwendung von Einkaufsorganisationen zur Planung aktiviert ist.

5. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit Bild E fortzufahren.

   Die Meldungs- und Einkaufsauftragsnummer werden automatisch erstellt.

6. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit Bild F fortzufahren.

7. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit Bild U fortzufahren.

   Bild U zeigt die freien Felder an. Die freien Felder werden in "Freie Felder. Öffnen" (CMS082) für die Einkaufsauftragskopftabelle (MPHEAD) verwaltet.

   Hinweis

   Bild U zeigt die maximale Feldlänge für die freien Felder an, die angegebenen Daten werden jedoch anhand der in (CMS082) definierten Feldlänge validiert.

8. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit (PPS371) fortzufahren.

9. Drücken Sie F13, um Bild P zu aktivieren. Setzen Sie die Bildsequenz auf EFU.

10. Drücken Sie die Eingabetaste, um zu (PPS371/B) zurückzukehren.

11. Geben Sie in Bild B die Position, den Artikel und die Menge an. Klicken Sie auf "Erstellen".

12. Öffnen Sie in Bild E mit F11 = Buchung ein Dialogfeld.

13. Geben Sie die Kontodetails an, und klicken Sie auf "OK".

14. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit Bild F fortzufahren.

15. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit Bild U fortzufahren.

    Bild U zeigt die freien Felder an. Die freien Felder werden in (CMS082) für die Einkaufsauftragspositionstabelle (MPLINE) verwaltet.

    Hinweis

    Bild U zeigt die maximale Feldlänge für die freien Felder an, die angegebenen Daten werden jedoch anhand der in (CMS082) definierten Feldlänge validiert.

16. Drücken Sie die Eingabetaste, um zu (PPS371/A) zurückzukehren.

    Eine Einkaufsauftragsposition mit Status 10 wird erstellt.

17. Drücken Sie F3, um mit "Batch-EA. Öffnen" (PPS370/A) fortzufahren.

    Öffnen Sie mit F13 Bild P und stellen Sie das Startbild als B1 ein.

18. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit (PPS370/B1) fortzufahren.

    Ein Einkaufsauftragsbatchkopf mit Status 10 wird erstellt.

Adressen für Batch-EA-Kopf manuell verbinden

1. Klicken Sie auf F12 = EA-Batchadresse, um mit (PPS372) fortzufahren.

2. Geben Sie in Bild B1 den EA-Adresstyp ein, und klicken Sie auf "Erstellen".

3. Geben Sie in Bild E Firma, Adresse, Stadt, Bundesland, Postleitzahl und Land ein.

4. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit (PPS372/B1) fortzufahren.

5. Drücken Sie F3, um mit (PPS370) fortzufahren.

Zusatzkosten für Batch-EA-Kopf manuell verbinden

1. Klicken Sie auf F15 = Batch-EA-Zusatzkosten, um mit (PPS375) fortzufahren.

2. Geben Sie in Bild B die Seriennummer und das Lieferantenkalkulationselement an. Klicken Sie auf "Erstellen".

3. Geben Sie in Bild E den Kostensatz an.

4. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit (PPS370/B1) fortzufahren.

Text für Batch-EA-Kopf manuell verbinden

1. Klicken Sie auf F16 = Batch-EA-Text, um mit (PPS376) fortzufahren.

2. Geben Sie in Bild B die Textfeld- und die Sequenznummer an. Klicken Sie auf "Erstellen".

3. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit (PPS370/B1) fortzufahren.

4. Klicken Sie auf F16 = Erf. beenden, um die Batcherfassung abzuschließen.

   Der Status ändert sich von 10 auf 20.

5. Wählen Sie den Datensatz für den EA-Batchkopf und anschließend F25 = Validieren aus.

   Der Status ändert sich von 20 auf 25.

6. Wählen Sie den Datensatz für den EA-Batchkopf und anschließend F30 = Verarbeiten aus.

   • Der Status wird von 25 auf 90 aktualisiert.
   • Wenn in (PPS090/E) Parameter 40 auf 2 gesetzt ist, wird der Datensatz aus (PPS370) entfernt.
   • Ein neuer Einkaufsauftrag wird in (PPS200) erstellt.

Adressen für Batch-EA-Positionen manuell verbinden

1. Klicken Sie auf F12 = EA-Batchadresse, um mit (PPS372) fortzufahren.

2. Geben Sie in Bild B1 den EA-Adresstyp ein. Klicken Sie auf "Erstellen".

3. Geben Sie in Bild E Firma, Adresse, Stadt, Bundesland, Postleitzahl und Land ein.

4. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit (PPS372/B1) fortzufahren.

5. Drücken Sie F3, um mit (PPS371) fortzufahren.

   Im Datensatz erscheint ein Pluszeichen für die Adressspalte.

Zusatzkosten für Batch-EA-Positionen manuell verbinden

1. Klicken Sie auf F15 = Batch-EA-Zusatzkosten, um mit (PPS375) fortzufahren.

2. Geben Sie in Bild B die Seriennummer und das Lieferantenkalkulationselement an. Klicken Sie auf "Erstellen".

3. Geben Sie in Bild E den Kostensatz an.

4. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit (PPS371/B1) fortzufahren.

   Im Datensatz erscheint ein Pluszeichen für die Zusatzkostenspalte.

Text für Batch-EA-Positionen manuell verbinden

1. Klicken Sie auf F16 = Batch-EA-Text, um mit (PPS376) fortzufahren.

2. Geben Sie in Bild B die Textfeld- und die Sequenznummer an. Klicken Sie auf "Erstellen".

3. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit (PPS371/B1) fortzufahren.

   Im Datensatz erscheint ein Pluszeichen für die Textspalte.

4. Klicken Sie auf F16 = Erf. beenden, um die Batcherfassung abzuschließen.

   Der Status ändert sich von 10 auf 20.

5. Wählen Sie den Datensatz für den EA-Batchkopf und anschließend F25 = Validieren aus.

   Der Status ändert sich von 20 auf 25.

6. Wählen Sie den Datensatz für den EA-Batchkopf und anschließend F30 = Verarbeiten aus.

Arbeiten mit Batch-EA-Daten manuell in der EA-Batcherfassung, um die vorhandene EA-Position hinzuzufügen oder zu löschen, oder um EA-Positionsdaten hinzuzufügen

Sie können Datensätze manuell in den MX-Tabellen erstellen, hinzufügen und löschen, wodurch die vorhandenen EA-Daten mit den Programmen zur EA-Batcherfassung hinzugefügt oder gelöscht werden. Dies wird in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

Manuelles Erstellen einer Kopie der vorhandenen EA-Position

Wenn Sie der vorhandenen EA-Position Daten hinzufügen möchten, d. h. Adressen, Zusatzkosten, Texte und Buchungen, muss bei der Batcherfassung zuerst eine Kopie der EA-Position erstellt werden, um die neuen Daten mit der vorhandenen EA-Position zu verbinden. Durch Angabe von "9" im Feld "OPCD" wird eine Kopie der EA-Position erstellt, bei der die Kopie der vorhandenen Position unveränderlich ist, aber der Position Daten hinzugefügt werden können. Wenn Daten hinzugefügt werden, werden diese durch das Pluszeichen in den Spalten in (PPS371/B) angegeben. Beim Hinzufügen von Adressen, Zusatzkosten, Texten und Buchungen muss "OPCD" auf "1" gesetzt werden, da die Daten für die Kopie der vorhandenen EA-Position erstellt werden.

Die manuelle Eingabe und die Verwaltung von "OPCD" sind nur erforderlich, wenn Sie Datensätze manuell erstellen. "OPCD" wird automatisch für die API-Transaktionen festgelegt. Wenn Sie die Add-Transaktionen verwenden, um Daten zum vorhandenen Datensatz hinzuzufügen, wird für jede Transaktion automatisch "OPCD" verwaltet, und es wird der Logik von "OPCD" wie bei der interaktiven Verarbeitung gefolgt. Bei der Transaktion CRtDltPOLine wird "OPCD" für den "Löschen"-Datensatz automatisch auf "4" gesetzt.

Erstellen Sie manuell einen "Hinzufügen"-Datensatz, um dem vorhandenen EA eine EA-Position hinzuzufügen.

Erstellen Sie manuell den "Löschen"-Datensatz, um eine EA-Position des vorhandenen EA zu löschen.

Manuelles Hinzufügen einer Adresse für die vorhandene EA-Position

In der Spalte "Adresse" wird ein Pluszeichen angezeigt.

Manuelles Hinzufügen von Zusatzkosten für die vorhandene EA-Position

In der Spalte "Zusatzkosten" wird ein Pluszeichen angezeigt.

Manuelles Hinzufügen von Kontierungszeile für die vorhandene EA-Position

In der Spalte "Kto" wird ein Pluszeichen angezeigt.

Manuelles Hinzufügen von Text für die vorhandene EA-Position

Manuelles Bearbeiten von Batch-EA-Daten in der EA-Batcherfassung, um die vorhandene EA-Position oder die EA-Positionsdaten zu aktualisieren oder zu ändern

Sie können Aktualisierungsdatensätze manuell mit den Programmen für die EA-Batcherfassung in den MX-Tabellen erstellen, die die vorhandenen EA-Positionsdaten aktualisieren und ändern. Dies wird in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

1. Erstellen Sie in (PPS370/A) und (PPS371/B) eine Kopie des bestehenden EA-Kopfs und der bestehenden EA-Position.
2. Geben Sie in Bild B einen Wert für "EA-Adresstyp" an, und geben Sie im Feld "OPCD" den Wert "2" an.
3. Klicken Sie auf "Erstellen".
4. Geben Sie in Bild E Werte für "Firmenname", "Adresszeilen", "Ort", "Bundesland", "PLZ" und "Land" an.
5. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit (PPS372/B) fortzufahren.
6. Drücken Sie F3, um mit (PPS371/B) fortzufahren.

In der Spalte "Adresse" wird ein Pluszeichen angezeigt.

1. Erstellen Sie in (PPS370/A) und (PPS371/B) eine Kopie des bestehenden EA-Kopfs und der bestehenden EA-Position.
2. Geben Sie in Bild B Werte für "Seriennummer" und "Lief.Kalk.Elem." an.
3. Geben Sie im Feld "OPCD" den Wert "2" an.
4. Klicken Sie auf "Erstellen".
5. Geben Sie in Bild E die Änderungen für "Kalk.Zuschlag" an.
6. Drücken Sie die Eingabetaste, um mit (PPS371/B1) fortzufahren.

In der Spalte "Zusatzkosten" wird ein Pluszeichen angezeigt.

1. Geben Sie in (PPS371/B) die "Positionsnummer" der vorhandenen EA-Position an.
2. 2. Geben Sie im Feld "OPCD" den Wert "2" an.
3. Klicken Sie auf "Erstellen", um den Aktualisierungsdatensatz für den vorhandenen EA zu erstellen.
4. Geben Sie in Bild E, F, G und U die Änderungen für die EA-Position an.

Das Hinzufügen von EA-Positionen oder EA-Positionsdaten kann automatisiert werden, und Sie können dies verwenden, um automatisch eine EA-Position zu dem vorhandenen EA aus dem Kundenauftragsablauf hinzuzufügen.

Dazu werden die Einstellungen für die Einkaufsauftrags-Batcherfassung entsprechend angepasst, sodass die Automatisierung in der Einkaufsauftrags-Batchherkunft entsprechend angepasst wird. Es wird im Feld "Batchherkunft - Einkaufsplanung" (WPBAO1) in "Settings - Einkauf" (CRS780/H) verwendet.

Sie können die verknüpfte Option 45 = In neue Nummer konvertieren verwenden, wenn Sie vorhandene EA-Positionen oder EA-Positionsdaten hinzufügen oder löschen möchten, der vorhandene EA-Datensatz jedoch keine Änderungen mehr zulässt.

Nach dem Ausführen von "In neue Nummer konvertieren" wird eine Meldung angezeigt, die darüber informiert, dass bei der Batcherfassung eine neue Einkaufsauftragsnummer erstellt wurde. Die bereits vorhandene "Meldungsnummer" (MSGN) wird erneut verwendet.

Für den neuen Datensatz hat "Erfassungscde für Einkaufsauftrags-Batch" (PBEC) den Wert 0 und "Operationscde für Einkaufsauftrags-Batch" (POBO) den Wert 0, was anzeigt, dass es sich um einen neuen Eintrag handelt und nicht um eine Hinzufügung zu einem vorhandenen EA-Datensatz. Daten werden aus dem vorherigen Datensatz mit Status 23 in den neuen Datensatz kopiert.

"In neue Nummer konvertieren" ist nur für Datensätze zulässig, bei denen PBEC gleich 1 und POBO gleich 1 ist, wenn der Datensatz den Status 23 aufweist. Dies bedeutet, dass dies nur bei einer Batcherfassung verwendet werden kann, deren Zweck es ist, vorhandene EA-Positionen oder vorhandene EA-Positionsdaten hinzuzufügen oder zu löschen.

1. Klicken Sie in Bild B von (PPS370/B) mit der rechten Maustaste auf einen Datensatz, und verwenden Sie die verknüpfte Option 45 = In neue Nummer konvertieren.

   Eine Meldung wird angezeigt, die angibt, welche Einkaufsauftragsnummer erstellt wurde.

2. Der neue Batcherfassungsdatensatz wird in (PPS370/B) angezeigt.