Einkaufsauftrag

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Einkaufsaufträge erstellt, freigegeben und gedruckt werden.

Ein Einkaufsauftrag ist ein Auftrag, mit dem Waren oder Dienstleistungen bei einem Lieferanten angefordert werden.

Einkaufsaufträge werden für Einkäufe bei Lieferanten erstellt. Sie können dem Lieferanten auf unterschiedliche Arten zugesendet werden, z. B. per Post, Fax, E-Mail oder EDI. Es kann auch vorkommen, dass der Einkauf per Telefon getätigt wird und dem Lieferanten kein Einkaufsauftragsdokument gesendet wird.

Ein Einkaufsauftrag besteht aus einem Kopf und einer oder mehreren Positionen. Der Auftragskopf enthält Informationen, die für den gesamten Auftrag gelten, z. B. Lieferantenvertragsbedingungen. Die Positionen enthalten die einzukaufenden Artikel oder Dienstleistungen.

Einkaufsaufträge können auf zwei Arten erstellt werden: automatisch auf Basis von Einkaufsauftragsvorschlägen oder manuell.

Ergebnis

Bei entsprechender Vereinbarung sendet der Lieferant eine Auftragsbestätigung, ein Versandavis und/oder ein Transportavis für den Einkaufsauftrag. Dies wird in die folgenden Programme rückgemeldet:

  • "Einkaufsauftrag. Bestätigen" (PPS250)
  • "Einkaufsauftrag. Versandavis" (PPS260)
  • "Einkaufsauftrag. Transportavis" (PPS270)

Der nächste obligatorische Schritt besteht darin, die Lieferung der bestellten Waren in Empfang zu nehmen und in Ihrem Lagerort einzulagern. Dies erfolgt in "Einkaufsauftrag. Wareneingang" (PPS300).

Auswirkungen auf das System

Die folgenden Tabellen werden für Einkaufsaufträge verwendet:

  • MPHEAD-Einkaufsauftragskopf
  • MPLINE-Einkaufsauftragsposition

Einschränkungen

Es stehen zahlreiche Einkaufsauftragsfunktionen zur Verfügung, die nicht in diesem Dokument beschrieben sind. Diese finden sich in der folgenden Liste und dem Referenzmaterial.

Verträge

Einkaufsaufträge können mit Verträgen verknüpft werden. Dies erfolgt anhand der Regeln, die in dem mit einer Vertragsposition verbundenen Gruppenprofil festgelegt wurden. Dadurch werden beim Erteilen des Einkaufsauftrags standardmäßig vordefinierte Werte aus dem Vertrag, z. B. vereinbarte Preise und Rabatte, vorgeschlagen. Ein Verweis auf den Vertrag wird auf das Einkaufsauftragsdokument gedruckt.

Weitere Informationen finden Sie in der Vertragsdokumentation.

Kalkulation

Einkaufsaufträge sind mit Einkaufskalkulationsmodellen verknüpft. Dieses Modell kann aus Elementen bestehen, die für Zusatzkosten und interne Kosten im Einkaufsablauf stehen.

Wenn ein Einkaufsauftrag mit einem Erzeugervertrag verknüpft wird, wird das Kalkulationsmodell aus der Vertragsposition übernommen.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zur Beschaffungskalkulation.

Genehmigung

Sie können Autorisierungen verwenden, um bestimmten Benutzern das Erteilen von Einkaufsaufträgen zu ermöglichen und um den Einkaufsbetrag bei bestimmten Aufträgen zu begrenzen.

Weitere Informationen finden Sie in der Autorisierungsdokumentation.

Überwachung (Bestätigung und Avis)

Mit den Überwachungsfunktionen von M3 können Sie Lieferungen für erteilte Einkaufsaufträge nachverfolgen.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Bestätigung und Avis.

Bevor Sie beginnen

Kurzdarstellung

Struktur des Einkaufsauftrags

Ein Einkaufsauftrag besteht aus einem Kopf und einer oder mehreren Auftragspositionen, die die einzukaufenden Artikel definieren. Die Informationen im Auftragskopf gelten für den gesamten Auftrag und beziehen sich größtenteils auf Bedingungen und Adressen. Eine Vielzahl der Werte in diesen Bildern werden standardmäßig aus den Lieferantendateien übernommen (CRS620 – CRS624).

Die Informationen zur Auftragsposition gelten nur für die jeweilige Position und beziehen sich auf die Artikel, z. B. Preise und Mengen.

Jeder Einkaufsauftrag enthält Statusfelder, die den Stand im Ablauf anzeigen. Dabei gibt es einen höchsten und einen tiefsten Status. Der Status wird für die einzelnen Auftragspositionen sowie für den gesamten Einkaufsauftrag angezeigt.

EA-Status

Wie erwähnt zeigt der Auftragsstatus den Stand im Auftragsablauf an. Sowohl für den Auftragskopf als auch für die Auftragsposition gibt es einen höchsten und einen tiefsten Stand.

Bei Aufträgen, die sich aus mehreren Positionen zusammensetzen, bezieht sich der tiefste Status auf die Position mit dem tiefsten Stand im Auftragsablauf. Entsprechend bezieht sich der höchste Status auf die Position mit dem höchsten Stand.

Beispiel:

Ein bestätigter Einkaufsauftrag setzt sich aus zwei Auftragspositionen zusammen. Für die erste Position (Position 10) sind sämtliche Waren eingegangen. Für die zweite Position (Position 20) ist erst die Hälfte der Waren eingegangen. Die Auftragspositionen und der Auftragskopf haben den folgenden Status:

Position/Auftrag Tiefster Status Höchster Status

10 50 50

20 35 50

EA-Kopf 35 50

Nach Eingabe eines Einkaufsauftrags ist der Status in der Regel 15. Ist eine Autorisierung erforderlich, liegt der Status bei 12. Nach dem Drucken des Einkaufsauftragsdokuments liegt der Status bei 20.

Preise

Der Preis wird beim Erteilen eines Einkaufsauftrags automatisch für die Auftragspositionen übernommen. Der Preis muss im Zusammenhang mit der Preismenge, der Einkaufspreismaßeinheit, der Währung und dem Rabatt betrachtet werden. Die Einkaufspreismenge bezieht sich auf die Menge des entsprechenden Artikels.

Beispiel:

Für den gewählten Artikel ist ein Einkaufspreis von 150 USD und eine Einkaufspreismenge von 10 Stück definiert. Das heißt, der Einkaufspreis pro Einheit beträgt 15 USD (150/10 USD).

Die Einkaufspreismaßeinheit ist die Maßeinheit für den Preis.

Der Einkaufspreis wird standardmäßig in folgender Reihenfolge von den folgenden Orten übernommen:

  • Vertrag (PPS100)
  • Artikel/Lieferant (PPS040/F)
  • Artikel (MMS001/H)

Wenn die Auftragsposition nicht mit einem Preis verknüpft ist, muss der Preis manuell eingegeben werden. Außerdem kann ein Preistext statt eines Einkaufspreises verwendet werden.

Texte

In diesem Kapitel werden einige Möglichkeiten beschrieben, um Text auf die Einkaufsauftragsdokumente zu drucken. In "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200) kann ein Vor- und Nachtext für den Auftragskopf definiert werden. Durch Auswahl von F19, Vortext bzw. F20, Nachtext in den Detailbildern in "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200) wird der eingegebene Text auf die EA-Dokumente gedruckt.

Ein Positionstext kann über F6 in "Einkaufsauftrag. Positionen öffnen" (PPS201) hinzugefügt werden.

Für die Einkaufsaufträge kann ein feststehender Nachtext erstellt werden. Dies kann beispielsweise verwendet werden, um den Lieferanten über einen Adresswechsel zu informieren. Der Text wird in "Allgemeiner Text. Öffnen" (CRS950) erstellt und mit Parameter 13 in "Settings – Einkauf" (CRS780) verknüpft.

In "Artikel. Öffnen" (MMS001) können auch längere Artikeltexte erstellt und dem Einkaufsauftrag als Positionstext hinzugefügt werden. Es kann vorkommen, dass Artikelnummern und -beschreibungen nicht ausreichen, um dem Lieferanten die Anforderungen an einen bestimmten Artikel zu beschreiben. Der Text wird mit der Textfunktion (F6) in "Artikel. Öffnen" (MMS001) erstellt und mit einem Einkaufsauftragstyp in "EA-Typ. Text zuordnen" (PPS096) verknüpft.

Dieselben Funktionen stehen für die Lieferanten und die Artikel-/Lieferantenkombination zur Verfügung.

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