Erstellen und Verwalten von Einkaufsaufträgen für zentrale Beschaffung

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie Einkaufsauftragsvorschläge und Einkaufsaufträge erstellen, wenn in der Firma eine zentrale Beschaffung aktiviert wird. Dieses Dokument konzentriert sich nur auf die spezifischen Details der zentralen Beschaffung bei der Einkaufsauftragserfassung, d. h. auf die Verwendung der Einkaufsorganisation und des Standorts bei der Auftragserfassung.

Das in diesem Dokument beschriebene Konzept gilt auch für die Batcheinkaufsaufträge in "Batch-EA. Öffnen" (PPS370).

Die Verwendung von Einkaufsorganisationen bei der Einkaufsauftragserfassung ist auf die Auftragskategorien 20 ("Normal") und 70 ("Externe Produktion") beschränkt.

Ergebnis

Bei einer Firma, in der die zentrale Beschaffung aktiviert ist, gilt Folgendes:

Einkaufsauftragsvorschläge werden für den zentralen und den lokalen Einkauf erstellt.
Der Einkaufsauftrag (EA) wird aus den freigegebenen Einkaufsauftragsvorschlägen erstellt.
Der Einkaufsauftrag wird manuell für den zentralen Einkauf durch eine zentrale Einkaufsabteilung erstellt. Einkaufsauftragspositionen werden für Lagerorte an mehreren Standorten erstellt, für die die zentrale Einkaufsabteilung Einkaufsaktivitäten verwaltet.
Der Einkaufsauftrag für den lokalen Einkauf wird manuell erstellt.
Beispiele sind der Einkauf von Artikeln, die von der zentralen Beschaffung ausgeschlossen sind, oder das Erstellen von Einkaufsaufträgen in einer Firma, bei der die zentrale Beschaffung zwar aktiviert ist, aber in einer Division, in der der Einkauf lokal verwaltet wird.

Bevor Sie beginnen

Die zentrale Beschaffung muss aktiviert sein, und Einkaufsorganisationen für lokale und zentrale Einkäufe mit verbundenen Lagerorten müssen erstellt sein. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Settings - Zentrale Beschaffung.

Außerdem müssen die Grundeinstellungen für den Einkaufsablauf abgeschlossen sein:

Geben Sie Grundeinstellungen für den Einkaufsablauf gemäß Grundeinstellungen für den Einkaufsverlauf an.
Geben Sie die Einstellungen für den Einkaufsauftragsvorschlag gemäß Erstellen und Freigeben von Einkaufsauftragsvorschlägen an.
Geben Sie die Einstellungen für den Einkaufsauftrag gemäß Einstellungen für Einkaufsaufträge an.

Stellen Sie sicher, dass der Prozess zum Erstellen von Einkaufsaufträgen verstanden wurde. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erstellen, Freigeben und Anzeigen von Einkaufsaufträgen.

Stellen Sie sicher, dass der Prozess der EA-Konsolidierung verstanden wurde. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einstellungen zur Freigabe von Einkaufsauftragsvorschlägen.

Erstellen und Freigeben von Einkaufsauftragsvorschläge über die zentrale Beschaffung

Manuelles Erstellen von Einkaufsauftragsvorschlägen

Starten Sie "Einkaufsauftragsvorschlag. Öffnen" (PPS170/A).
Ein Einkaufsauftragsvorschlag kann mithilfe von Bild A manuell erstellt werden, indem der Lagerort und die Artikelnummer angegeben werden.
Wählen Sie "Erstellen".
- Für (PPS171/E) "Einkaufsorganisation" gilt Folgendes:
  - Ist für die Auftragskategorien 20 = Normal und 70 = Externe Produktion obligatorisch, wenn in der Firma die zentrale Beschaffung aktiviert ist.
  - Wird automatisch aus den Programmen in folgender Reihenfolge abgerufen:
    1. "Einkaufsorganisationsauswahl. Öffnen" (PPS198)
    2. "Einkaufsorganisation. Lagerort verbinden" (PPS199), Standardeinkaufsorganisation des Lagerorts.
    3. Wenn "Einkaufsorganisation" nicht gefunden wird, wird das Feld leer gelassen und muss manuell ausgewählt werden, bevor der EA freigegeben werden kann.
  - Ist änderbar. Eine Änderung der Einkaufsorganisation löst eine Aktualisierung des Standorts für den Einkaufsauftragsvorschlag aus.
    - "EK-Standort" in "Einkaufsorganisation. Öffnen" (PPS099/E) wird angewendet.
    - Wenn die ausgewählte Einkaufsorganisation über ein leeres Feld "EK-Standort" verfügt, wird der Standort des Lagerorts angewendet.
  - Die ausgewählte "Einkaufsorganisation" muss in (PPS199) mit dem Lagerort verbunden sein.
- Für (PPS171/E) "Standort" gilt Folgendes:
  - Kann nicht bearbeitet werden.
  - Wird aus der Einkaufsorganisation abgerufen, der der Einkaufsauftragsvorschlag zugewiesen ist, wenn die Einkaufsorganisation in (PPS099/E) mit einem Einkaufsstandort verbunden ist. Eine Einkaufsorganisation mit einem "Einkaufsstandort" wird für den zentralen Einkauf verwendet.
  Wenn die ausgewählte Einkaufsorganisation nicht mit einem "Einkaufsstandort" verbunden ist, bleibt der Standort des Einkaufsauftragsvorschlags weiterhin der Standort des Lagerorts. Für den lokalen Einkauf wird eine Einkaufsorganisation verwendet, bei der der "Einkaufsstandort" leer ist.
- Für (PPS171/G) "Konsolidierungsgruppe" gilt Folgendes:
  "Konsolidierungsgruppe" muss mit "Einkaufsorganisation" und "Land" als Konsolidierungsobjekte für den zentralen Einkauf verwendet werden.

Automatisches Erstellen von Einkaufsauftragsvorschlägen

Einkaufsauftragsvorschläge, die keine Einkaufsorganisation haben, deren Einkaufsorganisation ungültig ist oder die keine anwendbare Konsolidierungsgruppe haben, erhalten Status 00 und können nicht freigegeben werden. Die Warnmeldung A1, A2 oder A3 wird angewendet, um weitere Informationen zu erhalten, die angepasst werden müssen.

Freigeben und Konsolidieren von Einkaufsauftragsvorschlägen

Diese Konsolidierungsobjekte sind nur verfügbar, wenn die zentrale Beschaffung aktiviert ist und für den zentralen Einkauf obligatorisch ist:

"Einkaufsorganisation": Konsolidierungsobjekt, das die Einkaufsorganisation im Einkaufsauftragsvorschlag darstellt, der in "Einkaufsauftragsvorschlag. Öffnen" (PPS171/E) verfügbar ist.
"Land": Konsolidierungsobjekt, das das Land des Lagerorts des Einkaufsauftragsvorschlags darstellt. Dieses Feld ist in "Lagerort. Öffnen" (MMS005/E) verfügbar.

Wenn die zentrale Beschaffung aktiviert ist, gelten für die Einkaufsauftragskonsolidierung die folgenden Bedingungen:

Einkaufsauftragsvorschläge, die derselben Einkaufsorganisation und demselben Standort zugewiesen sind, können konsolidiert werden.
Die Verwendung einer Einkaufsorganisation mit einem Einkaufsstandort ermöglicht die Konsolidierung von Einkaufsauftragsvorschlägen für Lagerorte, die zu verschiedenen Standorten gehören.
EA-Konsolidierung ist für Lagerorte, die zu verschiedenen Ländern gehören, nicht möglich.
Sie können die EA-Konsolidierung nach Lagerort aufteilen, auch wenn eine Einkaufsorganisation mit Einkaufsstandort verwendet wird. Dies ist nützlich, wenn bestimmte Lieferanten keine konsolidierten Einkaufsaufträge über Lagerorte oder Standorte empfangen können. Allerdings muss der Einkauf zentral verwaltet werden.

Bei Freigabe einer Gruppe von Einkaufsauftragsvorschlägen für eine Einkaufsorganisation, die "EK-Standort" verwendet, werden die EA-Daten wie folgt erstellt:

Der Einkaufsauftragskopf wird für den Standort der Einkaufsauftragsvorschläge erstellt, also für den Einkaufsstandort der Einkaufsorganisation.
Der Einkaufsauftragskopf wird für den Lagerort des ersten Einkaufsauftragsvorschlags in der Sortierung erstellt.
Der Einkaufsauftragskopf wird für die Einkaufsorganisation der Einkaufsauftragsvorschläge erstellt.
Die EA-Positionen werden nach der ID des Lagerorts sortiert.
Die EA-Positionen werden für den Standort des Lagerorts der EA-Position erstellt.
Die EA-Positionen werden für die Einkaufsorganisation der Einkaufsauftragsvorschläge erstellt.

Erfassen des Einkaufsauftrags für zentralen Einkauf

Erfassen des EA-Kopfes für zentralen Einkauf

Starten Sie "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200).
Öffnen Sie Bild A, und füllen Sie die Pflichtfelder wie "Standort", "Lagerort" und "Einkaufsorganisation" aus.
- "Standort": Der Standort in einem zentralen Einkaufsauftragskopf muss der Standort aus dem Feld "EK-Standort" in (PPS099/E) sein.
- "Lagerort": Der Lagerort muss in (PPS199) mit der Einkaufsorganisation verbunden sein.
- "Einkaufsorganisation": Die ausgewählte Einkaufsorganisation muss für den zentralen Einkauf konfiguriert sein, d. h. sie muss mit "EK-Standort" verbunden sein. Der Einkaufsstandort der Einkaufsorganisation muss mit dem im Einkaufsauftragskopf ausgewählten Standort übereinstimmen. Einkaufsauftragspositionen können für Lagerorte erstellt werden, die mit der Einkaufsorganisation des Einkaufsauftragskopfs verbunden sind, sowie für jeden Standort, sofern dieser zur Division des Einkaufsauftragskopfes gehört.
Wählen Sie "Erstellen" aus.
- (PPS200/E)
  "Einkaufsorganisation": Nachdem der Einkaufsauftrag erstellt wurde, kann die Einkaufsorganisation nicht mehr geändert werden.
- (PPS200/G)
  Bild G zeigt Adressfelder an. Die im zentralen Beschaffungsprozess betroffenen Adressen sind:
  - "Unsere Rechnungsadresse" wird aus "Interne Adresse. Öffnen" (CRS235) basierend auf dem Standort des Einkaufsauftragskopfs vorgeschlagen. Auf diese Weise können Rechnungen für zentrale Einkaufsaufträge an die Adresse der zentralen Einkaufsabteilung weitergeleitet werden.
  - "Bestimmungsadresse" wird aus (CRS235) basierend auf dem Lagerort des Einkaufsauftragskopfes vorgeschlagen. Die für die anderen Lagerorte angegebenen Einkaufsauftragspositionen erhalten eine Zieladresse, die auf der Adresse dieses Lagerorts basiert.

Erfassen von EA-Positionen für die zentrale Bestellung

Die Auftragspositionen werden in "Einkaufsauftrag. Positionen öffnen" (PPS201) angegeben. Bei einem zentralen Einkaufsauftrag können die Einkaufsauftragspositionen für Lagerorte an jedem Standort erstellt werden, solange folgende Kriterien erfüllt sind:

Der Lagerort gehört zu derselben Division wie der Standort des Einkaufsauftragskopfes.
Die ausgewählten Lagerorte müssen sich in demselben Land befinden. Das Land für den Lagerort wird in (MMS005) angegeben. Die EA-Position 1 kann für jedes Land erstellt werden, und die folgenden EA-Positionen müssen für die Lagerorte in demselben Land erstellt werden.
Der Lagerort ist in (PPS199) mit der Einkaufsorganisation verbunden.
"Mehrere Lagerorte in EA erlaubt" für den Einkaufsauftragstyp in "Einkaufsauftragstyp. Öffnen" (PPS095), Parameter 340-341.

Erfassen von EA für lokalen Einkauf

Erfassen von EA für lokalen Einkauf

Starten Sie (PPS200).
Öffnen Sie Bild A, und füllen Sie die Pflichtfelder aus, die mit der zentralen Beschaffung verbunden sind:
- "Standort": Bei lokalen Einkaufsaufträgen ist der Standort des Einkaufsauftragskopfes der Standort des Lagerorts, für den die Waren bestellt werden.
- "Lagerort": Der ausgewählte Lagerort muss in (PPS199) mit der ausgewählten Einkaufsorganisation verbunden sein.
- "Einkaufsorganisation": Die ausgewählte Einkaufsorganisation muss für den lokalen Einkauf konfiguriert sein, d. h. das Feld "EK-Standort" in (PPS099/E) muss leer sein. Bei Verwendung der Einkaufsorganisation für lokale Einkäufe können Einkaufsauftragspositionen nur für Lagerorte erstellt werden, die mit der Einkaufsorganisation des Einkaufsauftragskopfs verbunden sind und die zum Standort des Einkaufsauftragskopfes gehören.
Wählen Sie "Erstellen".
(PPS200/E)
"Einkaufsorganisation": Nachdem der Einkaufsauftrag erstellt wurde, kann die Einkaufsorganisation nicht mehr geändert werden.

Erfassen von EA-Positionen für die lokale Bestellung

EA-Positionen werden in (PPS201) angegeben. Bei lokalen Einkaufsaufträgen können die Einkaufsauftragspositionen für alle Lagerorte erstellt werden, die zum Standort des Einkaufsauftragskopfs gehören, solange folgende Kriterien erfüllt sind:

Die ausgewählten Lagerorte müssen sich in demselben Land befinden. Das Land für den Lagerort wird in (MMS005) angegeben. Die EA-Position 1 kann für jedes Land erstellt werden, und die folgenden EA-Positionen müssen für die Lagerorte in demselben Land erstellt werden.
Der Lagerort ist in (PPS199) mit der Einkaufsorganisation verbunden.
"Mehrere Lagerorte in EA erlaubt" für den Einkaufsauftragstyp in (PPS095), Parameter 340-341.