Zeitsalden in Zeit und Anwesenheit verwalten

Ergebnis

Sie kennen den Zweck von Zeitsalden. Sie wissen außerdem, wie Zeitsalden bei der Arbeit in Zeit und Anwesenheit gehandhabt werden. Dies umfasst beispielsweise das Wissen über verschiedene Arten von Zeitsalden und Faktoren, die die Art der Aktualisierung von Salden beeinflussen. Zum Schluss wissen Sie, welche Programme Sie zur Prüfung von Salden verwenden, und wann und wie Salden angepasst werden.

Verwenden Sie das Wissen aus diesem Konzeptdokument bei Ihrer täglichen Arbeit mit Zeitsalden.

Die Identität eines Zeitsaldos ist in der Datei MTMSFD gespeichert. Informationen über Gesamtsalden werden in der Datei MTMSEM und Informationen über Periodensalden in der Datei MTMPBL gespeichert.

Bevor Sie beginnen

Wenn eine berechnete Zeit in einem Zeitsaldo eines Mitarbeiters gespeichert werden sollen, gelten folgende Voraussetzungen:

• Die Identität des Saldos muss in "Zeitsaldo. Öffnen" (TMS115) definiert worden sein.
• Der Saldo muss in "Zeittyp. Öffnen" (TMS100) mit einem Zeittyp verbunden worden sein.
• Zeiten sollten für Mitarbeiter aus dem Zeittyp berechnet worden sein, der mit dem Saldo verbunden ist.

Zweck

Zeitsalden werden zur Nachverfolgung verwendet, wie viele Zeiten für einen bestimmten Zeittyp berechnet wurden. Oft verbinden Sie Salden mit Zeittypen, die Gleitzeit, Überstunden und Entschädigungszeit generieren. Auf diese Art erhalten Sie Gleitzeitsalden, Überstundensalden und Salden für Entschädigungszeit.

Zeitsalden werden meistens von Mitarbeitern verwendet, um z. B. direkt zu sehen, wie viel Gleitzeit sie im Moment angesammelt haben. Mit Salden können Sie außerdem prüfen, ob Firmenrichtlinien eingehalten wurden, z. B., dass nicht zu viel negative Gleitzeit erstellt wurde.

Sie können Salden außerdem dafür verwenden, um immer einen aktualisierten Überblick über die Arbeitssituation in Ihrer Firma zu haben. Dies geschieht z. B. durch die Prüfung der Überstundensalden aller Mitarbeiter in Ihrer Firma.

Zeitpunkt

Mitarbeiter können ihre Salden jederzeit überprüfen.

Wie oft der Administrator für Zeit und Anwesenheit diese Salden prüft, ist von den aktuellen Firmenrichtlinien abhängig. Meistens werden Salden am Monatsende oder am Jahresende überprüft, um sicherzustellen, dass diese weder geringer als das minimale Saldenlimit sind noch das maximale Saldenlimit überschreiten.

Vorgehensweise

Mitarbeiter können ihre eigenen Gesamtsalden prüfen, jedoch nicht die Salden anderer. Dies gilt natürlich nur, wenn der Mitarbeiter die Kartennummer des anderen Mitarbeiters nicht kennt. Salden werden in "Kommen/Gehen. Erfassen" (TMS001) überprüft. Periodensalden können von den Mitarbeitern nicht geprüft werden.

In Ihrer Rolle als Administrator für Zeit und Anwesenheit können Sie die Salden aller Mitarbeiter überprüfen, einschließlich:

• Gesamtsalden können in "Zeitsaldo. Zeit lfd. Jahr aktualisieren" (TMS251) überprüft werden.
• Periodensalden können in "Zeitsaldo. Pro Periode aktualisieren" (TMS256) überprüft werden, wo auch die aktuelle Zeit für einen Saldo angepasst werden kann. Dadurch wird der Gesamtsaldo automatisch aktualisiert.

Wenn im Ergebnis der Saldokontrolle Änderungen an einem oder mehreren Salden erforderlich sind, kann dies in "Zeitsaldofeld. Übertragen" (TMS850) ausgeführt werden. Ein häufiger Grund für Saldenänderungen ist, dass das von der Firma spezifisch festgelegte Limit überschritten oder unterschritten wird. Wenn Sie einen Saldo anpassen möchten, der:

• Zu hoch ist, geben Sie die Zeit an, die Sie löschen möchten. Sie können, falls nötig, außerdem angeben, auf welchen Saldo Sie die überschüssige Zeit übertragen möchten.
• Zu gering ist, geben Sie die Zeit an, die stattdessen als Saldo gewünscht ist. Sie können außerdem angeben, ob Sie die Zeit von einem anderen Saldo übertragen möchten oder ob die Zeit, welche die Differenz darstellt, von der Lohnauszahlung des Mitarbeiters abgezogen werden soll. Sollten Sie Letzteres wählen, geben Sie einen Zeittyp und ein Plandatum an. Dies bedeutet, dass eine Zeit aus dem angegebenen Zeittyp berechnet wird, wenn eine Berechnung für das angegebene Plandatum durchgeführt wird. Die berechnete Zeit wird dann an eine Zahlungsabrechnung übertragen, in der sie als Basis für die Lohnabrechnung verwendet wird.

Beispiel: Der Mitarbeiter hat einen Gleitzeitsaldo von minus 30 Stunden. Wenn Sie minus 25 als minimales Limit und A als Zeittyp wählen, so wird eine Zeit mit der Länge von 5 Stunden aus Typ A generiert, wenn Zeiten berechnet werden. Diese Zeit wird später an die Lohnabrechnung übertragen, und 5 Stunden werden vom Gesamtlohn des Mitarbeiters abgezogen.

Sie können diesen Saldobericht auch in "Zeittyp. Saldo drucken" (TMS585) drucken.

Verschiedene Arten von Zeitsalden – Gesamtsalden und Periodensalden

Es gibt 2 verschiedene Arten von Zeitsalden: Gesamt- und Periodensalden. Sie müssen diese beiden Arten nicht manuell für jeden Saldo definieren, da sie bei der Definition eines Saldos automatisch erstellt werden.

Gesamtsalden beziehen sich auf den Gesamtsaldo für einen Mitarbeiter. Periodensalden dagegen beziehen sich auf den Saldo während einer spezifischen Periode, normalerweise eines Kalendermonats. Nachfolgend ein Beispiel einer Person, die ihre Arbeit am 1. Januar 2002 aufnahm:

Periode	200201	200202	200203	200204
Periodensaldo	Überstundensaldo: 5 Std. Gleitzeitsaldo: 2 Std.	Überstundensaldo: 2 Std. Gleitzeitsaldo: -4 Std.	Überstundensaldo: -1 Std. Gleitzeitsaldo: 7 Std.	Überstundensaldo: -3 Std. Gleitzeitsaldo: 2 Std.
Gesamtsaldo	Überstundensaldo: 5 Std. Gleitzeitsaldo: 2 Std.	Überstundensaldo: 7 Std. Gleitzeitsaldo: -2 Std.	Überstundensaldo: 6 Std. Gleitzeitsaldo: 5 Std.	Überstundensaldo: 3 Std. Gleitzeitsaldo: 7 Std.

Verschiedene Faktoren, die Zeitsalden beeinflussen – Zeitfaktor und Zeiteinheit

Ein Saldo wird anhand von Zeiten aktualisiert, die aus dem Zeittyp berechnet wurden, mit dem der Saldo verbunden ist. Für jeden mit dem Saldo verbundenen Zeittyp wurde ein Zeitfaktor und eine Zeiteinheit ausgewählt.

Der Zeitfaktor steuert die Art, wie die berechnete Zeit aus dem Zeittyp den Saldo beeinflusst. Die Auswahl des Zeitfaktors 1,5 z. B. bedeutet, dass bei der Berechnung einer Zeit diese den Saldo mit dem 1,5-Fachen der eigenen Länge aktualisiert.

• Beispiel: Wenn eine Zeit von 2 Stunden vom Zeittyp A mit dem Faktor 1,5 und Saldo X berechnet wurde, so wird Saldo X um 3 Stunden (2 x 1,5) aktualisiert.

Der Zeitfaktor 1 ist der gebräuchlichste, andere Zeitfaktoren werden allerdings auch manchmal angegeben. Beispiel: Ein Zeittyp, der mit einem Saldo für die Entschädigungszeit verbunden ist und Überstunden mit Freizeit vergütet, hat oft den Zeitfaktor 2. Der Grund dafür ist, dass jede Überstunde 2 Stunden als Entschädigung generieren sollte, und deshalb der Saldo für die Entschädigungszeit mit dem Faktor 2 multipliziert wird.

Die Zeiteinheit steuert, wie die aus dem Zeittyp berechneten Zeiten im Saldo gespeichert werden. Die berechneten Zeiten können entweder als Stunden oder Tage gespeichert werden. Beachten Sie, dass nur Zeiten von Zeittypen für Abwesenheit als Tage gespeichert werden können. Am häufigsten werden berechnete Zeiten in Salden als Stunden gespeichert, sie können jedoch auch als Tage, z. B. in Salden für Urlaube, gespeichert werden.