Gestempelte Transaktionen in Zeit und Anwesenheit überprüfen und anpassen

In diesem Dokument wird erklärt, wie Sie gestempelte Transaktionen per Mitarbeiter und Plandatum überprüfen und anpassen.

Sie können dies z. B. tun, wenn Zeiten berechnet wurden und Sie die gestempelten Transaktionen, welche die Basis für berechnete Zeiten sind, überprüfen möchten.

Ergebnis

Sie haben gestempelte Transaktionen überprüft und bei Bedarf angepasst. Während der Überprüfung haben Sie evtl.:

  • Eine gestempelte Transaktion gelöscht
  • Eine neue gestempelte Transaktion erstellt
  • Eine beliebige Anzahl der folgenden Elemente einer gestempelten Transaktion wird verändert: Zeit, Transaktionstyp, Status- oder Terminalnummer.

Sie sollten Zeiten neu berechnen, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben. Sie berechnen Zeiten pro Mitarbeiter und einem Zeitraum von sieben Tagen in "Berechnete Zeit. Via Bildsch. freigeben" (TMS230) oder durch eine Auswahl in "Berechnete Zeiten. Generieren" (TMS400).

Wenn Sie gestempelte Transaktionen angepasst haben, wird die Datei MTMTTR aktualisiert.

Bevor Sie beginnen

Die in Berechnete Zeiten in Zeit und Anwesenheit überprüfen, anpassen und freigeben aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

Hinweis

Wenn Sie dieses Programm über "Kommen/Gehen-Transaktion. Separat öffnen" (TMS210) erreicht haben, beginnen Sie bei Überprüfen der gestempelten Transaktionen.

  1. Starten Sie "Kommen-/Gehen-Transaktion. Geplanten Tag öffnen" (TMS215/B1).

  2. Wählen Sie eine Sortierfolge.

    Für diese Anweisung wird die Sortierfolge 1 verwendet. Dies bedeutet, dass die gestempelten Anweisungen pro Mitarbeiter sortiert werden. Die Sortierfolge ist die einzige, bei der Sie eine neue Transaktion direkt aus dem Bild B erstellen können.

    Sie können außerdem die Sortierfolge 2 = Sortiert nach Abteilung und Mitarbeiter, und 3 = Sortiert nach Planungsbereich und Mitarbeiter auswählen.

  3. Wählen Sie die Aktion im Bild B1:

    • Zur Überprüfung und nötigen Anpassung von gestempelten Transaktionen gehen Sie zu Mitarbeiter und Planungsdatum auswählen.
    • Zur Erstellung einer neuen gestempelten Transaktion für einen Mitarbeiter für ein Planungsdatum, welches mindestens über eine Transaktion verfügt, gehen Sie zu Neue Transaktion für ein Planungsdatum erstellen, welches bereits gestempelte Transaktionen besitzt.
    • Zur Erstellung einer neuen Transaktion für einen Mitarbeiter für ein Planungsdatum, welches über keine Transaktionen verfügt, gehen Sie zu Neue gestempelte Transaktion für ein Planungsdatum erstellen, das keine gestempelten Transaktionen besitzt.

  4. Mitarbeiter und Planungsdatum auswählen

    Wählen Sie die Option "Datensatz öffnen" im Bild B1 für Mitarbeiter und das Plandatum, mit dem Sie arbeiten möchten.

    Sie können in Bild B1 bis zu vier Transaktionen pro Mitarbeiter und Plandatum einsehen. Sie sehen für jede Transaktion die Zeit und den Transaktionstyp und es wird angezeigt, ob der Mitarbeiter bei der Berichterstattung der Zeit einen Abwesenheitstyp verwendet hat.

  5. Überprüfen gestempelter Transaktionen in Bild E

    • Informationen über den Zeitplan

      Mitarbeiternummer, Mitarbeitername und Plandatum werden angezeigt. Sie können außerdem sehen, zu welcher Arbeitszeitdefinition der Mitarbeiter gehört, die täglichen Arbeitsstunden, zwischen welchen Stunden der Mitarbeiter normalerweise arbeitet und zwischen welchen Stunden der Mitarbeiter über eine Arbeitserlaubnis verfügt.

    • Informationen über gestempelte Transaktionen

      Für jede gestempelte Transaktion werden Planungsdatum, Zeit, Transaktionstyp, Abwesenheitstyp (falls vorhanden), Referenznummer (falls vorhanden), Status und Terminalnummer (falls vorhanden) angezeigt.

      Hinweis

      Es werden nur gestempelte Transaktionen angezeigt, die nicht an den Verlauf oder ein Abrechnungssystem übertragen wurden.

    Sollte Ihnen eine gestempelte Transaktion unkorrekt vorkommen, finden Sie den Grund, warum dies so ist.

    In einigen Fällen können Sie "Kommen/Gehen-Transaktion. Geplanten Tag öffnen" (TMS310) verwenden. Dieses Programm zeigt Ihnen, welche Zeitregeln für Anwesenheitszeit, Überstunden, sonstige Zeit und Gleitzeit für einen Mitarbeiter an einem spezifischen Datum vorhanden sind. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Überprüfung eines Mitarbeiterzeitplans, Anpassung eines Zeitplans und Rechte für Überstunden in Zeit und Anwesenheit.

  6. Wählen Sie aus den Eingaben in Bild E

    • Wenn Sie mit Ihrer Überprüfung zufrieden sind, drücken Sie auf F3, um das Programm zu beenden.
    • Sollten Sie das Programm über (TMS230) erreicht haben und zum Programm zurückzukehren wollen, drücken Sie F3.
    • Zur Erstellung einer neuen gestempelten Transaktion gehen Sie zu Neue Transaktion für ein Planungsdatum erstellen, welches bereits gestempelte Transaktionen besitzt.
    • Zur Anpassung einer gestempelten Transaktion gehen Sie zu Gestempelte Transaktion anpassen.
    • Zum Kopieren einer gestempelten Transaktion gehen Sie zu Gestempelte Transaktion kopieren.
    • Zum Löschen einer gestempelten Transaktion gehen Sie zu Gestempelte Transaktion löschen.
    • Um zu Bild B1 zurückzukehren und einen Mitarbeiter und/oder ein Planungsdatum zu ändern, drücken Sie F12 und gehen zu Mitarbeiter und Planungsdatum auswählen.
    • Zur Neuberechnung von Zeiten gehen Sie zu Zeiten neu berechnen.

  7. Neue Transaktion für ein Planungsdatum erstellen, welches bereits gestempelte Transaktionen besitzt

    • Wählen Sie die Option "Datensatz öffnen" im Bild B1 für Mitarbeiter und das Planungsdatum, für die Sie die neue Transaktion zuweisen möchten.
    • Spezifizieren Sie Planungsdatum, Zeit und Transaktionstyp für die neue Transaktion. Geben Sie außerdem bei Bedarf den Abwesenheitstyp, die Referenznummer, den Status und die Terminalnummer an. Drücken Sie die Eingabetaste.
      Hinweis

      Sie können kein anderes Planungsdatum als das in Bild B1 ausfewählte angeben.

    • Drücken Sie nach Beendigung der Arbeit auf F3. Andernfalls wählen Sie aus den Eingaben in Bild E.

  8. Gestempelte Transaktion anpassen

    • Führen Sie die benötigten Anpassungen für gestempelte Transaktionen im Bild E durch. Drücken Sie die Eingabetaste.
    • Drücken Sie nach Beendigung der Arbeit auf F3. Andernfalls wählen Sie aus den Eingaben in Bild E.

  9. Gestempelte Transaktion kopieren

    • Wählen Sie die gestempelte Transaktion aus, die Sie im Bild E kopieren möchten. Drücken Sie die Eingabetaste.
      Hinweis

      Die in Bild E gezeigten, gestempelten Transaktionen gehören zu dem Mitarbeiter, zu dem Sie die Transaktionen kopiert haben.

    • Ändern Sie, falls nötig, Details in der Transaktionskopie im Bild C. Drücken Sie die Eingabetaste.
      • Sie können die Mitarbeiternummer, die Zeit der Transaktion und den Transaktionstyp ändern.
      • Verwenden Sie die Kopierfunktion, wenn Sie zum Beispiel eine Anzahl an gestempelten Transaktionen erstellen möchten, die für mehrere Mitarbeiter exakt das gleiche Layout haben.
    • Drücken Sie nach Beendigung der Arbeit auf F3. Navigieren Sie andernfalls zu Wählen Sie aus den Eingaben in Bild E.

  10. Gestempelte Transaktion löschen

    • Wählen Sie die Option "Datensatz löschen" in Bild E, um die nicht benötigten Transaktionen zu löschen. Bestätigen Sie das Löschen durch Drücken der Eingabetaste.
      • Sie können die Löschfunktion z. B. verwenden, wenn der Mitarbeiter aus Versehen eine Zeit berichtet hat.
    • Drücken Sie nach Beendigung der Arbeit auf F3. Navigieren Sie andernfalls zu Wählen Sie aus den Eingaben in Bild E.

  11. Neue gestempelte Transaktion für ein Planungsdatum erstellen, das keine gestempelten Transaktionen besitzt

    • Wählen Sie die Option "Neuer Datensatz " im Bild B1 für Mitarbeiter und das Planungsdatum, für das Sie die neue, gestempelte Transaktion zuweisen möchten.
    • Spezifizieren Sie Datum, Zeit und Transaktion für die neu gestempelte Transaktion im Bild E. Geben Sie außerdem bei Bedarf den Abwesenheitstyp, die Referenznummer, den Status und die Terminalnummer an. Drücken Sie die Eingabetaste.
      Hinweis

      Sie können kein anderes Planungsdatum als das in Bild B1 ausfewählte angeben.

    • Drücken Sie nach Beendigung der Arbeit auf F3. Ansonsten drücken Sie auf F12, um zum Bild B1 zurückzukehren, und gehen dann zu Aktion auswählen.

  12. Zeiten neu berechnen

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