Überprüfen von Transaktionen, die den Beginn und das Ende einer Abwesenheitsperiode in Zeit und Anwesenheit markieren

Ergebnis

Sie wissen nun, wie Sie Abwesenheitstransaktionen interpretieren, die erstellt wurden, wenn ein Mitarbeiter mit der Verwendung des Abwesenheitstyps ein- oder ausgestempelt hat. Sie können bestimmen, ob eine Abwesenheitsberechnung vollständig ist (in diesem Fall finden Sie eine dementsprechende Ausstempelzeit für eine Einstempelzeit und die Abwesenheitsperiode ist geschlossen) und zu welcher Zeit die Abwesenheitszeit berechnet wurde.

Dies wird Sie bei der Überprüfung von berechneten Abwesenheitszeiten unterstützen.

Wenn Sie Transaktionen geändert haben, wird die Datei MTMABS aktualisiert.

Bevor Sie beginnen

Die in Zeiten in Zeit und Anwesenheit berechnen aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Der Prozess muss vervollständigt und die Abwesenheitszeiten kalkuliert sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Starten Sie "Abwesenheit. Kommen/Gehen" (TMS200/B1).

2. Öffnen Sie die Abwesenheitstransaktion, die Sie überprüfen möchten.

   Durchführung einer generellen Überprüfung

3. Überprüfen Sie die Informationen über die Abwesenheitstransaktion im Bild E.

   Im oberen Bereich des Bildes wird für den Mitarbeiter, dem die Transaktion zugeordnet ist, Datum und Zeit der Transaktion und der spezifizierte Abwesenheitstyp angezeigt. Sie können die gültige Arbeitszeitdefinition für den aktuellen Tag, die Arbeitsstundenperiode und die Gültigkeit der Periode sehen, welche für die Arbeitszeitdefinition gelten.

   Überprüfen und, falls nötig, ändern der Details der Abwesenheitstransaktion

4. Überprüfen Sie und, falls nötig, passen Sie den Transaktionstyp an, der spezifiziert wurde, wenn die Zeit gestempelt wurde.

5. Überprüfen Sie und, falls nötig, ändern Sie eine Eingabemethode für die Abwesenheitstransaktion.

   Das Feld "Eingabemethode für Abwesenheit" zeigt an, wie ein Mitarbeiter über die Abwesenheit berichtete. Gültige Optionen:

   • 1 = Automatisch aus der Ausstempelzeit des Mitarbeiters generiert. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter unter Verwendung eines Abwesenheitstyps in "Kommen-/Gehen-Transaktion. Bericht" (TMS001) ausgestempelt hat.
   • 2 = Automatisch aus der Einstempelzeit des Mitarbeiters generiert. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter unter Verwendung einer Abwesenheitszeit in "Kommen-/Gehen-Transaktion. Bericht" (TMS001) eingestempelt hat.
   • 3 = Als geplante Abwesenheit erstellt. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter in "Kommen-/Gehen-Transaktion. Bericht" (TMS001) die Funktion F9 = "Geplante Abwesenheit" verwendet hat.
   • 4 = Als fortlaufende Abwesenheit erstellt. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter oder jemand anders eine fortlaufende Abwesenheit in "Laufende Abwesenheit. Erfassen" (TMS004) eingegeben hat.

6. Überprüfung und, falls nötig, Änderung des Abwesenheitstyps, der beim Einstempeln eingegeben wurde.

7. Überprüfen und, falls nötig, ändern Sie das Datum und die Zeit, für die die Abwesenheitszeit berechnet wurden.

   Beispiele wie die Felder "Abwesenheit berechnet bis Datum" und "Abwesenheit berechnet bis Zeit" funktionieren:

   • Ein Mitarbeiter stempelt mit dem Abwesenheitstyp Oktober 1 um 17.00 Uhr ein und hat seine Arbeit nicht angetreten.
   • Die letzte Zeitberechnung fand am 5. Oktober um 01.00 Uhr statt.
   • Zu dieser Zeit war die Arbeitsstundendefinition "Ganzer Tag" für diesen Mitarbeiter gültig (da diese zwischen 00.00 und 24.00 Uhr am 5. Oktober gültig ist).
   • Die Arbeitszeitdefinition "Ganzer Tag" umfasst eine Arbeitszeitperiode von 08.00 Uhr bis 17.00 Uhr.
   • Die Abwesenheitszeit ist bis zum 5. Oktober, 17.00 Uhr berechnet.

8. Überprüfen und, falls nötig, ändern Sie das Datum und die Zeit, bis zu welcher Abwesenheitstransaktion Zeit generiert werden soll.

   In den meisten Fällen stimmen die in diesen Feldern spezifizierten mit den Werten überein, für welche Abwesenheitsdatum und -Zeit berechnet wurden. Eine Ausnahme besteht, wenn die Abwesenheitstransaktion in "Kommen-/Gehen-Transaktion. Bericht" (TMS001) als geplante Abwesenheit erstellt wurde. Das folgende Beispiel veranschaulicht die Überlegung dahinter:

   • Ein Mitarbeiter stempelt als geplante Abwesenheit zwischen dem 1. und dem 10. Oktober ein.
   • Die letzte Zeitberechnung erfolgte am 5. Oktober (im Feld "Abwesenheit berechnet bis Datum") und die Abwesenheitszeit für den Mitarbeiter wurde bis um 17.00 Uhr (im Feld "Abwesenheit berechnet bis") berechnet.
   • Der Mitarbeiter wird bis zum 10. Oktober nicht bei der Arbeit erscheinen. Deshalb generiert die Abwesenheitstransaktion eine Abwesenheitszeit bis zum 9. Oktober (Feld "Bis Stempeldatum") um 17:00 Uhr (Feld "Bis Zeit").

9. Überprüfen Sie im Feld "Abwesenheit geschlossen", ob eine komplette Berechnung für die Abwesenheitsperiode durchgeführt wurde. Ändern Sie diese, falls nötig. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Dieses Feld zeigt an, ob Zeiten für die komplette Abwesenheitsperiode erstellt wurden. Eine komplette Berechnung hat beispielsweise nicht stattgefunden, wenn ein Mitarbeiter mit einem Abwesenheitstyp ausgestempelt hat, aber bis zur letzten Berechnung der Zeit die Arbeit nicht wieder aufgenommen hat.

   Aktion nach der Überprüfung auswählen

10. Wählen Sie eine der folgenden Optionen im Bild B1 aus:

    • Wenn die Überprüfung den Anforderungen entspricht, drücken Sie F3, um das Programm zu verlassen.
    • Zur Überprüfung weiterer Abwesenheitstransaktionen öffnen Sie bitte die Abwesenheitstransaktion, die Sie überprüfen möchten.