Abwesenheitszeiten in Zeit und Anwesenheit berechnen

Ergebnis

Sie haben erfahren, wie Abwesenheitszeiten berechnet werden. D. h. Sie wissen, welche Transaktionen erstellt wurden und wie diese zusammen die für einen Mitarbeiter berechnete Abwesenheitszeit bestimmen. Sie haben auch gelernt, welche Parameter die Berechnung der Abwesenheitszeit direkt beeinflussen. Zum Beispiel Parameter, die bestimmen, ob die Abwesenheit:

Nur für volle Tage berechnet werden soll.
Berechnet werden soll, wenn die Abwesenheit innerhalb der Parameter für Gleitzeit gestempelt wird.

Folgende Dateien werden aktualisiert:

Die Datei MTMTR1 mit Informationen zur berechneten Abwesenheitszeit.
Die Datei MTMABS mit den Transaktionen, die während einer Abwesenheitszeit jeden Tag automatisch generiert wurden und zusammen bestimmen, zwischen welchen Zeiten der Mitarbeiter abwesend war.
Die Datei MTMDAB mit den Transaktionen, die anhand der gestempelten Transaktionen des Mitarbeiters erstellt wurden und zusammen den Beginn und das Ende der Abwesenheitszeit bestimmen.

Bevor Sie beginnen

Die in Zeiten in Zeit und Anwesenheit berechnen aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
Die in Abwesenheitstyp erstellen und mit einem Zeittyp in Zeit und Anwesenheit verknüpfen aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Die Anweisungen müssen ausgeführt und ein Abwesenheitstyp muss erstellt worden sein.
Der Mitarbeiter muss die Zeit mit dem aktuellen Abwesenheitstyp gestempelt haben.

Zweck

Mit Abwesenheitstransaktionen wird angegeben, warum und wie lange ein Mitarbeiter nicht bei der Arbeit war. Wenn Abwesenheitstransaktionen in eine Lohnbuchhaltung übertragen werden, können sie in einen Lohnverarbeitungslauf einbezogen werden. D. h. die Abwesenheitszeiten sind Gründe für das Gehalt bzw. den Lohn eines Mitarbeiters, und der Mitarbeiter erhält seine Vergütung nach den Regeln, die für die jeweilige Abwesenheitstransaktion gelten. Krankheit, Urlaub und Freistellung sind Beispiele für Abwesenheitszeiten.

Zeitpunkt

Abwesenheitszeiten werden im Rahmen einer normalen Zeitberechnung ermittelt, wenn der Mitarbeiter:

In "Kommen-/Gehen-Transaktion. Bericht" (TMS001) einen Abwesenheitstyp ein-/ausgestempelt hat.
In (TMS001) mit F9 = Geplante Abwesenheit eine geplante Abwesenheit eingegeben hat.
In "Laufende Abwesenheit. Erfassen" (TMS004) eine laufende Abwesenheit eingegeben hat.

Neben den oben genannten Bedingungen wird die Berechnung von Abwesenheitszeiten durch die Werte beeinflusst, die für den aktuellen Abwesenheitstyp und den damit verknüpften Zeittyp festgelegt sind. Weitere Informationen finden Sie unten unter "Abwesenheitszeitparameter".

Vorgehensweise

Die Berechnung von Abwesenheitszeiten lässt sich am besten an einem praktischen Beispiel erläutern.

Beispiel:

(Hinweis: In folgendem Beispiel wird davon ausgegangen, dass Berechnungsmethode 1 für den Abwesenheitstyp gewählt wurde – Weitere Informationen finden Sie unten unter "Abwesenheitszeitparameter".)

Hintergrund

1. Die planmäßige Arbeitszeit eines Mitarbeiters dauert von 8:00 bis 17.00 Uhr mit einer Stunde Mittagspause.

2. Der Mitarbeiter stempelt an Tag 1 um 16:00 Uhr normal mit einem Abwesenheitstyp aus.

3. An Tag 3 um 9:00 Uhr stempelt er normal mit demselben Abwesenheitstyp wieder ein.

4. Alle Tage sind normale Arbeitstage.

Berechnung

1 - Zwei Abwesenheitstransaktionen werden anhand der Stempelzeiten des Mitarbeiters erstellt. Diese geben den Beginn und das Ende seiner Abwesenheit an. Die Transaktionen können in "Abwesenheit. Kommen/Gehen" (TMS200) überprüft werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Überprüfen von Transaktionen, die den Beginn und das Ende einer Abwesenheitsperiode in Zeit und Anwesenheit markieren. Entsprechend dem Beispiel oben wird Folgendes erstellt:
- Eine Transaktion für Tag 1 mit dem Transaktionstyp B0 = Normal ausstempeln und der Zeit 16 Uhr
- Eine Transaktion für Tag 3 mit dem Transaktionstyp A0 = Normal einstempeln und der Zeit 9 Uhr
2 - Neben diesen Transaktionen werden pro Tag oder Teil eines Tages, an dem der Mitarbeiter abwesend ist, zwei Transaktionen automatisch generiert. Diese werden zur Berechnung der Länge der zu berechnenden Abwesenheitszeit verwendet.

Wenn der aktuelle Tag ein Arbeitstag ist, werden die Transaktionen auf Basis des Arbeitszeitintervalls (d. h. normale Arbeitsstunden) für die aktuelle Tagesplandefinition generiert. Wenn der aktuelle Tag ein Feiertag oder Urlaubstag ist, werden die Transaktionen auf Basis des Gültigkeitsintervalls für die aktuelle Tagesplandefinition generiert (normalerweise 00:00–24:00 Uhr).

Die Transaktionen können in "Abwesenheit. Kommen-/Gehen-Transaktion anzeigen" (TMS205) überprüft werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Automatisch generierte Abwesenheitstransaktionen in Zeit und Anwesenheit überprüfen.

Gemäß dem Beispiel oben wird (zusätzlich zu den beiden oben aufgelisteten Transaktionen) Folgendes erstellt:
- Zwei Transaktionen für Tag 1. Die erste weist den Transaktionstyp A1 (d. h eine. automatisch generierte eingestempelte Abwesenheitstransaktion) und die Zeit 16 Uhr auf. Die zweite weist den Transaktionstyp B1 (d. h. eine automatisch generierte ausgestempelte Abwesenheitstransaktion) und die Zeit 17 Uhr auf.
- Zwei Transaktionen für Tag 2: eine mit dem Transaktionstyp A1 und der Zeit 8 Uhr und eine mit dem Transaktionstyp B1 und der Zeit 17 Uhr
- Zwei Transaktionen für Tag 3: eine mit dem Transaktionstyp A1 und der Zeit 8 Uhr und eine mit dem Transaktionstyp B1 und der Zeit 9 Uhr
3 – Die Abwesenheitszeiten werden anhand der oben angegebenen generierten Transaktionen berechnet. Die berechneten Abwesenheitszeiten können in denselben Programmen wie andere berechnete Zeiten überprüft werden, zum Beispiel "Aktualisieren" (TMS220). Gemäß dem Beispiel oben wird die Abwesenheitszeit für Folgendes berechnet:
- Tag 1 – 1 Stunde (16 bis 17 Uhr)
- Tag 2 – 8 Stunden (8 bis 17 Uhr abzgl. Pausen, in diesem Fall 1 Stunde Mittagspause)
- Tag 3 – 1 Stunde (8 bis 9 Uhr)

Abwesenheitszeitparameter

Die Parameter zur Angabe, wie die Abwesenheitszeit berechnet wird, werden in den folgenden Programmen festgelegt:

"Abwesenheitstyp. Öffnen" (TMS105) zum Erstellen von Abwesenheitstypen, Eingeben von Berechnungsmethoden und Verknüpfen von Abwesenheitstypen mit einem Zeittyp.
"Zeittyp. Öffnen" (TMS100) zum Eingeben von Werten für den Zeittyp, der mit dem aktuellen Abwesenheitstyp verknüpft ist.

Folgende Tabelle zeigt die Felder mit direkter Auswirkung auf die Berechnung der Abwesenheitszeit:


Programm-ID/Bild	Feld	Dieses Feld zeigt ...
(TMS105/E)	Berechnungsmethode – Abwesenheit	…, wie Abwesenheitszeiten für den vom Mitarbeiter festgelegten Abwesenheitstyp zu berechnen sind. Sie können wählen, ob Abwesenheitszeiten: Immer berechnet werden sollen (z. B. für Überstundenkompensation oder Geschäftsreise). Nur für volle Tage berechnet werden sollen (z. B. für Urlaub). Nur für den Tag berechnet werden sollen, an dem die Abwesenheitszeit gestempelt wird (z. B. für Ausfall bei Krankheit 50 %). Weitere Informationen dazu finden Sie unter Abwesenheitstyp erstellen und mit einem Zeittyp in Zeit und Anwesenheit verknüpfen.
Weitere Informationen zu folgenden Parametern finden Sie unter Zeittyp in Zeit und Anwesenheit erstellen.
(TMS100/E)	Gleitzeit aufheben	…, ob Abwesenheitszeiten generiert werden, wenn beim Ein- und Ausstempeln während der Gleitzeit Abwesenheitscodes verwendet werden.
(TMS100/E)	Mindestanzahl Stunden	… die minimale Anzahl Stunden, die für Zeiten mit dem aktuellen Zeittyp berechnet werden können.
(TMS100/E)	Maximale Anzahl Stunden	… die maximale Anzahl Stunden, die für Zeiten mit dem aktuellen Zeittyp berechnet werden können.
(TMS100/E)	Fester Prozentsatz an Arbeitsstunden	… den Prozentsatz, der mit der Sollarbeitszeit zu multiplizieren ist, wenn die Zeit des aktuellen Zeittyps als fester Prozentsatz der Arbeitszeit berechnet wird.