Berechnete Zeiten in Zeit und Anwesenheit überprüfen und freigeben

Ergebnis

Sie haben eine Übersicht der berechneten Zeiten erhalten. Sie haben außerdem:

• Richtig berechnete Zeiten freigegeben.
• Falls nötig entschieden, gestempelte Transaktionen, welche die Basis für jegliche mehrdeutig berechneten Zeiten sind, zu überprüfen.
• Wenn nötig, Ergebnisse der Zeitberechnung geändert. Dies bedeutet, dass Sie neu berechnete Zeiten erstellt, oder berechnete Zeiten kopiert oder gelöscht haben. Dies umfasst außerdem Änderungen an bestehenden Zeiten. Sie haben evtl. für jede existierende Zeit die Länge der Zeit und/oder die freigebende Person geändert.

Wenn berechnete Zeiten innerhalb einer bestimmten Zeitperiode freigegeben sind, sollten Sie überprüfen, ob die Zeitperiode falsche Transaktionen enthält, bevor Sie die Zeiten an das Zahlungssystem/den Verlauf transferieren. Dies erfolgt in "Kommen-/Gehen-Transaktionen. Aktualisierung fehlerhaft" (TMS240).

Sollten einige der berechneten Zeiten mehrdeutig erscheinen, so sollten Sie die gestempelten Transaktionen überprüfen, welche die Basis für die berechneten Zeiten bilden. Sie können:

• Gestempelte Transaktionen in "Kommen/Gehen-Transaktion. Geplanten Tag öffnen" (TMS215) überprüfen und, falls nötig, anpassen.
• Überprüfen Sie gestempelte Transaktionen und berechnete Zeiten pro Mitarbeiter und einem Zeitraum von sieben Tagen in "Berechnete Zeit. Via Bildsch. freigeben" (TMS230). Zur Anpassung der Transaktionen führen Sie (TMS215) aus.
• Überprüfen Sie die Zeiteinstellungen (Zeitplan, Gleitzeitplan und Zeitdefinitionen für Überstunden, sonstige Zeit und kürzere Arbeitszeit) für jeden Mitarbeiter in "Kommen/Gehen-Transaktion. Geplanten Tag anzeigen" (TMS310). Bei der Überprüfung sehen Sie, wann verschiedene Zeittypen für einen Mitarbeiter berechnet werden können.

Wenn Sie berechnete Zeiten verändert haben, wird die Datei MTMTR1 aktualisiert.

Bevor Sie beginnen

Die in Berechnete Zeiten in Zeit und Anwesenheit überprüfen, anpassen und freigeben aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Starten Sie "Berechnete Zeit. Aktualisieren" (TMS220/B1) und wählen Sie eine Sortierfolge aus.

   Verwenden Sie für diese Anweisungen Sortierfolge 1 = Mitarbeiter. Andere Sortierfolgen sind 2 = Abteilung und 3 = Planungsbereich.

2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

   • Zur Änderung der Einstellungen für die Anzeigeoptionen der berechneten Zeiten folgen Sie den Anweisungen unter Einstellungen ändern.
   • Zur Überprüfung berechneter Zeiten geben Sie in Bild B1 den Mitarbeiter und das Planungsdatum ein, zu dem die zu überprüfenden Zeiten gehören sollen. Drücken Sie die Eingabetaste.

     Überprüfen Sie die in Bild B1 angezeigten berechneten Zeiten.

     Sie sehen den Mitarbeiter und das Planungsdatum, zu dem jede berechnete Zeit gehört. Sie sehen außerdem die Länge, aus welchem Zeittyp die Zeit berechnet wurde und die Bezeichnung des Zeittyps. Wenn die Zeit bereits freigegeben ist, sehen Sie, ob dies automatisch ("Auto" wird angezeigt) oder manuell durchgeführt wurde (die ID der zur Freigabe berechtigten Person wird angezeigt).

     Mehrdeutige Zeiten (z. B. wenn eine Anwesenheitszeit abnormal lange ist, oder Überstunden für jemanden generiert wurden, der keine Rechte für Überstunden hat) sollten überprüft werden.

3. Geben Sie zum Ändern der Einstellungen ein Startbild ein.

4. Geben Sie die Typen der berechneten Zeiten ein, die angezeigt werden sollen.

   Sie können auswählen, ob alle Zeiten, nur freigegebene Zeiten, nur Zeiten, die nicht freigegeben wurden, oder nur automatisch freigegebene Zeiten angezeigt werden.

5. Geben Sie ein, ob die Zeit in Stunden und Minuten oder in Stunden und hundertstel Stunden angezeigt werden soll.

6. Geben Sie bei Bedarf das Datum an, an dem die berechneten Zeiten spätestens angezeigt werden müssen. Drücken Sie die Eingabetaste.

7. Wählen Sie eine der folgenden Optionen im Bild B1 aus, um eine Maßnahme statt einer Übersicht auszuwählen:

   • Zum Freigeben von Zeiten wählen Sie in Bild B1 eine der Optionen aus:
     • Zur Einzelnen Freigabe von Zeiten markieren Sie die Zeit und wählen 9 = Freigeben. Drücken Sie die Eingabetaste.
     • Zur Freigabe einer Gruppe von Zeiten drücken Sie F14 = Alle freigeben, um alle im Bild angezeigten Zeiten freizugeben.
   • Für eine weitere Überprüfung der Zeiten wählen Sie in Bild B1 eine der folgenden Optionen aus:
     • Zur Überprüfung und, falls nötig, Anpassung der gestempelten Transaktionen, welche die Grundlage für die Berechnung von Zeiten darstellen, wählen Sie für die aktuelle Zeit Option 11 = Zeit und Anwesenheit im Bild B1. Siehe Berechnete Zeiten überprüfen und bei Bedarf ändern.
     • Zur Überprüfung der gestempelten Transaktionen und der berechneten Zeiten für einen Zeitraum von sieben Tagen, und, wenn gewünscht, Freigabe dieser Zeiten wählen Sie die Option 12 = Freigabeliste im Bild B1 für die aktuelle Zeit. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Wenn Sie mit der Arbeit mit berechneten Zeiten fortfahren möchten, wählen Sie einen der folgenden Schritte. Andernfalls drücken Sie F3, um das Programm zu schließen.

8. Öffnen Sie zum Überprüfen und gegebenenfalls Ändern der berechneten Zeiten die berechnete Zeit, die Sie näher überprüfen möchten, im Bild B1. Drücken Sie die Eingabetaste.

   Im Bild E sehen Sie außer den Informationen, die im Bild B1 angezeigt werden, außerdem Details über die gestempelten Transaktionen, die als Grundlage für die berechnete Zeit verwendet werden. Sie sehen Zeit, Transaktionstyp, Status- und Abwesenheitstyp sowie die Referenznummer (falls vorhanden) für jede einzelne gestempelte Zeit.

   Weitere Informationen zum Überprüfen und Ändern berechneter Zeiten finden Sie unter Gestempelte Transaktionen in Zeit und Anwesenheit überprüfen und anpassen.

9. Sie sollten mehrdeutig gestempelte Transaktionen prüfen.

   Sie können z. B. mit dem Mitarbeiter über das Erscheinungsbild der Transaktion(en) sprechen.

10. Ändern Sie, wenn nötig, die Länge der berechneten Zeit und/oder die Freigabe im Bild E. Drücken Sie die Eingabetaste.

    Beachten Sie, dass Sie nur die Länge der Zeit ändern, die das Endergebnis ist, und nicht die Faktoren, die als Basis für die Berechnung verwendet werden.

    Sie können Zeiten nur in Stunden und Hundertstelstunden mit einem Komma als Trennzeichen eingeben. Beispiel: Wenn Sie eine Zeit von 1 Stunde und 30 Minuten angeben möchten, geben Sie "1,50" ein.

    Sie können die Zeit durch Eingabe Ihrer Benutzer-ID freigeben. Sie können die ID außerdem ändern. Zum Schluss können Sie die Zeitfreigabe löschen (für den Fall, dass die Zeit falsch freigegeben wurde).

11. Wählen Sie eine der folgenden Optionen im Bild B1 aus, um eine Maßnahme nach einer eingehenden Prüfung auszuwählen:

    • Wenn die Überprüfung den Anforderungen entspricht, drücken Sie F3, um das Programm zu verlassen.
    • Zum Freigeben von Zeiten wählen Sie in Bild B1 eine der Optionen aus:
      • Zur Einzelnen Freigabe von Zeiten markieren Sie die Zeit und wählen 9 = Freigeben. Drücken Sie die Eingabetaste.
      • Zur Freigabe einer Gruppe von Zeiten drücken Sie F14 = Alle freigeben, um alle im Bild angezeigten Zeiten freizugeben.
    • Zur Erstellung neuer Zeiten:

      1. Geben Sie Mitarbeiter, Planungsdatum und Zeittyp ein, zu denen die neue Zeit in Bild B1 gehören soll. Wählen Sie "Neu" aus.

      2. Geben Sie in Bild E die Länge der neuen Zeit ein, und geben Sie, wenn nötig, die neue Zeit durch Eingabe Ihrer Benutzer-ID sofort frei. Drücken Sie auf die Eingabetaste.

    • Zum Kopieren von Zeiten:

      1. Öffnen Sie die Zeit, die Sie im Bild B1 kopieren möchten. Drücken Sie die Eingabetaste.

         Dies ist z. B. nützlich, wenn Sie eine fixierte Zeit möchten, die für einen Mitarbeiter berechnet wurde und die auch für einen anderen Mitarbeiter gültig ist.

      2. Geben Sie in Bild C den Mitarbeiter und den Zeittyp ein, zu dem die neue Zeit gehören soll. Drücken Sie die Eingabetaste.

         Beachten Sie, dass die in Bild E eingegebenen Informationen für die hier spezifizierten Mitarbeiter gültig sind.

      3. Drücken Sie F12, um zum Bild B1 zurückzukehren. Siehe Aktion nach einer generellen Überprüfung auswählen.

    • Zum Löschen von Zeiten:

      1. Wählen Sie "Löschen" für die Zeit, die Sie im Bild B1 löschen möchten. Drücken Sie die Eingabetaste. Zur Bestätigung des Löschvorgangs drücken Sie die Eingabetaste erneut.

         Dies kann nützlich sein, wenn eine Zeitberechnung nicht neu berechnet werden muss. Nur falsch berechnete Zeiten werden von Ihnen gelöscht.

      2. Siehe Aktion nach einer generellen Überprüfung auswählen, wenn Sie mit der Arbeit mit berechneten Zeiten fortfahren möchten. Drücken Sie andernfalls zum Verlassen des Programms F3.