Berechnete Zeiten in Zeit und Anwesenheit überprüfen, anpassen und freigeben

Ergebnis

Sie haben die Ergebnisse der Zeitberechnung überprüft und angepasst. Dies bedeutet:

• Es gibt keine fehlerhaft gestempelten Transaktionen für den Zeitraum und die bei der Berechnung berücksichtigten Mitarbeiter. Fehlerhafte Transaktionen sind solche, die in die Berechnung einbezogen wurden, aber nicht die Basis der Zeitberechnung bilden, da die Transaktionen Fehlzeiten sind oder fehlerhafte Zeiten beinhalten.
• Alle berechneten Zeiten sind in Übereinstimmung mit den Firmenrichtlinien und den Richtlinien für jeden Mitarbeiter freigegeben.

Die freigegebenen Zeiten können an ein Verlaufs- und Abrechnungssystem übertragen werden. Dies erfolgt in "Berechnete Zeit. In PAY/Historie übertr." (TMS800).

Siehe jeweils zugrunde liegende Anweisung für die betroffenen Dateien.

Bevor Sie beginnen

• Die in Zeiten in Zeit und Anwesenheit berechnen aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Der Prozess muss abgeschlossen und die Zeiten müssen berechnet sein.
• Zur Änderung der Daten in Zeit und Anwesenheit müssen Sie über Berechtigungen verfügen. Dies bedeutet, dass das Feld "Änderung erlaubt" in "Benutzer. Berechtigung verbinden" (CRS545/E) aktiviert sein muss. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Benutzer und Berechtigungen in Zeit und Anwesenheit und Produktionsaufträge definieren.
• Sollten Sie planen, Zeiten freizugeben, so müssen Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen. Dazu muss das Feld "Freigabeberechtigt" in "Benutzer. Zuordnen Berechtigung" (CRS545/E) aktiviert sein. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Benutzer und Berechtigungen in Zeit und Anwesenheit und Produktionsaufträge definieren.

Führen Sie folgende Schritte aus

Hinweis: Dies ist nur eine Beschreibung der Stufen des Prozesses. Beim praktischen Arbeiten verwenden Sie somit mehr als eine Stufe zur gleichen Zeit. Nach diesem Abschnitt werden ein praktischer Arbeitsablauf und eine Zusammenfassung der Programme, die verwendet werden können, vorgeschlagen.

1. Überprüfen

   Überprüfen Sie die berechneten Zeiten. Sollten irgendwelche Zeiten unklar erscheinen, sollten Sie nachforschen, warum dies so ist. Beispiele dafür sind:

   • Überprüfen Sie die gestempelten Transaktionen, die die Basis für berechnete Zeiten sind.
   • Überprüfen Sie die verschiedenen Einstellungen (z. B. Zeitpläne, Mitarbeiterkalender und Zeitdefinitionen für Überstunden), die bestimmen, wie Zeiten berechnet werden.
   • Sprechen Sie mit dem Mitarbeiter darüber, warum seine/ihre gestempelten Transaktionen so aussehen.

2. Anpassen

   Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor. Beispiele dafür sind:

   • Neuerstellung, Löschung oder Änderung bestehender gestempelter Transaktionen.
   • Stornierung einer Gruppe kalkulierter Zeiten.
   • In einigen Fällen Anpassung der Einstellungen (z. B. Rechte bei Überstunden).

3. (Neu)berechnen

   Berechnen Sie die Zeiten neu, nachdem Sie Änderungen durchgeführt haben. Weitere Informationen zur Berechnung der Zeiten finden Sie unter Zeiten in Zeit und Anwesenheit berechnen.

4. Genehmigen

   Freigabe aller berechneten Zeiten. Sie können Folgendes freigeben:

   • Zeiten aus einer Liste, entweder jede Zeit individuell, oder alle Zeiten auf der Bildanzeige.
   • Alle Zeiten, die für einen Mitarbeiter berechnet wurden und einen Zeitraum von sieben Tagen.

   Bei Bedarf können Sie eine Aufzeichnung berechneter Zeiten in "Berechnete Zeiten. Freigegeben" (TMS500) ausdrucken und die berechneten Zeiten vom Mitarbeiter selbst freigeben lassen.

   Mehr Informationen über die Freigabe von Zeiten finden Sie unter Freigabe berechneter Zeiten in Zeit und Anwesenheit.

Vorschlag für den praktischen Workflow

1. Überprüfen/Genehmigen der berechneten Zeiten

   Überprüfen Sie die berechneten Zeiten in "Berechnete Zeit. Aktualisieren" (TMS220). Geben Sie Zeiten, die den Kriterien zur Freigabe entsprechen, sofort frei.

2. Überprüfen der gestempelten Transaktionen

   Sie sollten die Ursache jeglicher zweideutig berechneter Zeiten ermitteln (z. B. wenn eine fehlende Zeit erstellt wurde oder für Mitarbeiter eine Menge von Überstunden berechnet wurden, die keine Rechte für Überstunden besitzen). Dies erfolgt in "Kommen-/Gehen-Transaktionen. Geplanten Tag öffnen" (TMS215) durch Überprüfung der gestempelten Transaktionen, welche die Basis für die kalkulierten Zeiten darstellten.

   Alternativ können Sie außerdem Folgendes durchführen:

   • Starten Sie "Berechnete Zeit. Via Bildsch. freigeben" (TMS230), um die gestempelten Transaktionen zusammen mit den berechneten Zeiten zu überprüfen. Zur Anpassung der Transaktionen müssen Sie (TMS215) ausführen. Wenn Sie die Transaktionen nicht anpassen möchten, können Sie die Zeiten, die noch nicht freigegeben wurden, sofort freigeben.
   • In "Kommen/Gehen-Transaktion. Geplanten Tag anzeigen" (TMS310) können Sie Zeitpläne, Gleitzeitpläne und Zeitdefinitionen überprüfen.
   • Diskutieren Sie die Unklarheiten mit dem Mitarbeiter.

3. Aktion nach der Überprüfung auswählen

   Sie können Folgendes auswählen:

   • Keine Änderungen durchführen. (Beachten Sie, dass Sie die Zeiten, die Sie nicht sofort freigegeben haben, freigeben müssen.)
   • Gestempelte Transaktion anpassen.

     Falls nötig, können Sie gestempelte Transaktionen in (TMS215) anpassen. Sie können Transaktionen z. B. neu erstellen, löschen oder ändern.

   • Berechnete Zeiten löschen.

     Falls nötig, können Sie berechnete Zeiten entweder einzeln in (TMS220) oder gruppiert unter "Kommen-/Gehen-Transaktion. Stornieren" (TMS420) löschen.

4. Zeiten neu berechnen, überprüfen und freigeben

   Sollten Sie Änderungen an berechneten Zeiten vorgenommen haben, oder diese löschen, sollte in den meisten Fällen die Zeit neu berechnet werden. Dies erfolgt in (TMS230). Sie können in diesem Programm außerdem berechnete Zeiten überprüfen und freigeben.

   Alternativ können Sie mit (TMS400) Zeiten für eine komplette Gruppe an Mitarbeitern neu berechnen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Zeiten in Zeit und Anwesenheit berechnen.

5. Suche nach falsch gestempelten Transaktionen

   Sollten Sie keine Änderungen durchgeführt haben, führen Sie eine letzte Überprüfung der Zeitberechnung durch eine Suche nach inkorrekt gestempelten Transaktionen (Status 10) durch. Dies erfolgt in "Kommen-/Gehen-Transaktionen. Aktualisierung fehlerhaft" (TMS240).

   • Bei gefundenen fehlerhaften Transaktionen begeben Sie sich zurück zur Aktivität 2.
   • Die Überprüfung ist komplett, wenn keine fehlerhaften Transaktionen gefunden werden, und die kalkulierten und freigegebenen Zeiten können in das Verlaufs- und Abrechnungssystem übertragen werden.

Programmübersicht

Die folgende Tabelle enthält die Programme, die für diesen Prozess verwendet werden können, und den jeweiligen Verwendungszweck.