Projektbudget oder Finanzbudget auf Grundlage eines Instandhaltungsvertragsangebots erstellen

Dieses Dokument beschreibt, wie Sie ein Projektbudget (POS100/POS110) oder ein Finanzbudget (BUS100/BUS101) basierend auf Informationen aus einem Instandhaltungsvertragsangebot aktualisieren. Verwenden Sie diesen Prozess, wenn ein Projekt- oder Finanzbudget mit Aufwand und Erlösen aktualisiert werden soll, die auf den Details eines Instandhaltungsvertrags basieren, z. B. Teilanlage, Instandhaltungsprogramm, Operationsplan.

Das Projekt- oder Finanzbudget wird mithilfe der IH-KA-Fakturierungsfunktion (COS180) erstellt. In diesem Szenario wird jedoch ein Projekt- oder Finanzbudget statt einer echten IH-KA-Rechnung erstellt. Anstatt echte Finanzbuchungen zu erstellen, werden in "Projektbudget aus IH-KA. Anzeigen" (COS475) Datensätze erstellt. Die Datensätze in (COS475) enthalten Informationen, die hätten verwendet werden sollen, wenn es sich um eine echte Rechnung gehandelt hätte, z. B. Buchungsvorgang, Kontierungszeile einschließlich der Beträge für Aufwand und Erlös. Hier können Aktualisierungen des Projektbudgets oder des Finanzbudgets erstellt werden. Die Budgetaktualisierungen werden in der Periode erstellt, in der die IH-Anforderung hätte durchgeführt werden sollen.

Ergebnis

Das Projektbudget (POS100/POS110) und/oder das Finanzbudget (BUS100/BUS101) werden mit Aufwand und Erlösen aus dem Instandhaltungsvertragsangebot aktualisiert.

Voraussetzungen

Ein Instandhaltungsvertragsangebot muss in "Instandhaltungskundenauftrag. Öffnen" (COS100) mit Positionen in (COS101) vorhanden sein.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Wartungsvertragsangebot erstellen.
Die Positionen des Instandhaltungsvertragsangebots in (COS101) müssen Status 50 = Freigegeben für Fakturierung aufweisen.
Das Instandhaltungsvertragsangebot muss einen IH-KA-Typ aus (COS010) mit folgenden Einstellungen verwenden:
- Auftragstypkategorie entspricht 10 = Angebot.
- Der Parameter "Nächste manuelle Funktion" muss auf 0 gesetzt werden.
- Der Parameter "Budgetintegration" muss ausgewählt werden.
Für die Aktualisierung des Projektbudgets:
- Für die Positionen des Instandhaltungsvertragsangebots (COS101) müssen "Projekt" und "Elementnummer" definiert sein. Diese Felder steuern, welches Projekt und Element aktualisiert werden. Projekt- und Elementnummern können entweder manuell in (COS101) definiert oder bei der Erstellung des Instandhaltungsvertragsangebots automatisch ausgefüllt werden.
- Eine Budgetversion mit Status 15 muss in (POS110) vorhanden sein.
Für die Aktualisierung des Finanzbudgets:
- In (BUS100) müssen ein gültiges Budget und eine gültige Budgetversion vorhanden sein.

Führen Sie folgende Schritte aus, um Budgetdatensätze auf Grundlage von Instandhaltungsvertragsangebot generieren

Starten Sie (COS100). Wählen Sie die verknüpfte Option 11 = IH-KA-Positionen aus, um (COS101) zu starten.
Wählen Sie in (COS101) die verknüpfte Option 23 = IH-KA-Position - Schließen aus, um den IH-KA-Positionsstatus auf 40 zu setzen.
Wählen Sie in (COS101) die verknüpfte Option 24 = IH-KA-Pos - Für Faktur. freigeben aus, um den IH-KA-Positionsstatus in 50 zu ändern.
Wählen Sie in (COS101) die verknüpfte Option 35 = Rechnung drucken aus, um (COS180) zu starten.
Geben Sie in Bild E die relevanten Auswahldaten an, für die das Budget erstellt werden soll. Zum Beispiel die Felder "Von" und "Bis" für "KA-Nr" und Positionsnummern. Drücken Sie die Eingabetaste.
Wählen Sie in (COS180/F) Fakturierung aus. Drücken Sie die Eingabetaste, um den Job auszuführen.

Wenn das Fakturierungsprogramm beendet ist, werden Buchungsdatensätze mit Status 20 in "Projektbudget aus IH-KA. Anzeigen" (COS475) erstellt.

Die IH-KA-Positionen in (COS101) haben Status 70, und in (COS350) wird eine Rechnung ohne jegliche Dokumente oder Buchungsdatensätze erstellt. Für diese Rechnung wird kein Beleg erstellt.

Führen Sie folgende Schritte aus, um das Projektbudget zu aktualisieren

Starten Sie (COS475). Die verknüpften Optionen 75 = Instandhaltungsbudget in (COS101) oder 15 = Budget Instandhaltung in (COS350) können zum Öffnen von (COS475) verwendet werden. Das Programm kann aber auch separat geöffnet werden.
Wählen Sie in (COS475/B) die verknüpfte Option 11 = Projektbudget aktualisieren aus, um das Auswahlprogramm "Projektbudget aus IH-KA. Aktualisieren" (COS476/E) zu starten.
Geben Sie in (COS476/E) diese Informationen in Bild E an, und drücken Sie die Eingabetaste, um das Projektbudget zu aktualisieren.


Feld	Beschreibung
Jahr	Geben Sie das Jahr an, in dem die Rechnung erstellt wurde.
Rechnungsnummer	Geben Sie die Rechnungsnummer an. Die Rechnungsnummer aus dem Fakturierungsprozess von Instandhaltungsvertragsangeboten muss verwendet werden.

Die Transaktionen in (COS475) erhalten den Status 30, um anzuzeigen, dass die Aktualisierung abgeschlossen ist. Das Transaktionsdatum wird mit dem Tagesdatum aktualisiert. Die Budgetwerte für Aufwand und Erlös werden für das Projekt und Projektelement aktualisiert, die in den (COS475)-Transaktionen angegeben sind. Die Aufwand- und Erlöstransaktionen in (COS475) aktualisieren die Budgetkomponente mit passender Kontierungszeile in (POS111).

Führen Sie folgende Schritte aus, um das Finanzbudget zu aktualisieren

Starten Sie (COS475). Die verknüpften Optionen 75 = Instandhaltungsbudget in (COS101) oder 15 = Budget Instandhaltung in (COS350) können zum Öffnen von (COS475) verwendet werden. Das Programm kann aber auch separat geöffnet werden.
Wählen Sie in (COS475/B) die verknüpfte Option 12 = Budgetwartung aus, um das Auswahlprogramm "Instandhaltungsbudget. In Budget übertr." (PCS495/E) zu starten.

Geben Sie diese Informationen in (PCS495/E) in Bild E ein, und drücken Sie die Eingabetaste.


Feld	Beschreibung
Budgetnummer	Obligatorisch. Wählen Sie die Budgetnummer aus, die aktualisiert werden soll.
Budgetversion	Obligatorisch. Wählen Sie die Budgetversion aus, die aktualisiert werden soll.
Enddatum (Von und Bis)	Obligatorisch. Nur Transaktionen mit Enddaten innerhalb des angegebenen Zeitraums werden in der Budgetaktualisierung berücksichtigt.
Jahr	Obligatorisch. Geben Sie das Jahr an, in dem die Rechnung erstellt wurde.
Erw. Rechn.Nr.	Obligatorisch Geben Sie die Rechnungsnummer an. Die Rechnungsnummer aus dem Fakturierungsprozess von Instandhaltungsvertragsangeboten muss verwendet werden.

Geben Sie diese Informationen in (PCS495/F) in Bild F an, und drücken Sie die Eingabetaste.


Feld	Beschreibung
Aufw/Ert.aktual	Obligatorisch. Wählen Sie aus, ob Erlös-, Aufwand- oder sowohl Erlös- als auch Aufwandtransaktionen das Finanzbudget aktualisieren sollen.
Von-Datum	Obligatorisch. Nur Transaktionen mit einem Startdatum, das dem angegebenen "Von-Datum" exakt entspricht oder größer ist, werden in der Budgetaktualisierung berücksichtigt.
Aktualisieren	Aktivieren Sie dieses Feld, um die Aktualisierung des Finanzbudgets in (BUS100/BUS101) durchzuführen.
Berichtstext	Geben Sie einen Berichtstext ein.

Bestätigen Sie die Übertragung der Aktualisierung in FIM.

Das in (PCS495/E) angegebene Budget und die Budgetversion werden aktualisiert. Die Transaktionen in (COS475) erhalten den Status 40, um anzuzeigen, dass die Aktualisierung abgeschlossen ist. In (COS475) werden das Transaktionsdatum, Budget, Budgetversion und Periode aktualisiert. In (BUS101) werden die Aufwand- und Erlösbeträge für die Perioden aktualisiert, in denen die enthaltenen (COS475)-Transaktionen über Start- und Enddatum verfügen.