Außendienst mit Direkteinkauf (gemeldet als diverse Kosten)

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Instandhaltungsaufträge für den Außendienst verarbeitet werden und wie der Kauf eines Artikels bei Ausführung der Arbeiten rückgemeldet wird. Der Prozess beginnt mit der Auftragsrückmeldung in Form einer IHA-Rückmeldung und endet mit der Fakturierung.

Ein typisches Szenario, in dem dieser Prozess Anwendung findet, sind Instandhaltungsaufträge für den Außendienst, wenn der Techniker einen Artikel in einem örtlichen Geschäft kauft und die Kosten dieses Artikels im Instandhaltungsauftrag rückzumelden und dem Kunden in Rechnung zu stellen sind. Der Artikel wird gewöhnlich nicht lagergeführt, z. B. ein spezieller Artikel, den der Kunde zur Installation angefordert hat, oder ein Standardbolzen oder -lager, die in einem örtlichen Baumarkt erhältlich sind.

Der Prozess beginnt mit der Auftragserfassung, gefolgt von der Zuteilung eines Technikers für den Auftrag. Die Rückmeldungsstufen umfassen folgende Schritte: den Einkaufsartikel zum Instandhaltungsauftrag als diverse Kosten hinzufügen, die Kosten genehmigen (Aufgabe des Verantwortlichen), die aufgewendete Arbeitszeit rückmelden, den Wartungsfehlerbericht erstellen und die Operation abschließen. Der Abschluss und die Fakturierung des Instandhaltungsauftrags erfolgen bei Operationsabschluss automatisch.

Die Rückmeldungselemente des Prozesses können entweder in M3 BE oder in der MFS-Anwendung (Mobile Field Service) durchgeführt werden. In diesem Dokument wird nur die Rückmeldung in M3 BE behandelt.

Einschränkungen

Die zur IHA-Rückmeldung in der MFS-Anwendung (Mobile Field Service) erforderlichen Schritte werden in diesem Dokument nicht beschrieben.

Ergebnis

Der Instandhaltungskundenauftrag und der Instandhaltungsauftrag werden erstellt, rückgemeldet, abgeschlossen und fakturiert.

Bevor Sie beginnen

Informationen zu den erforderlichen Einstellungen finden Sie in den nachstehenden Dokumenten. Berücksichtigen Sie die darin bereitgestellten Konfigurationsempfehlungen:

  1. In "Instandhaltungsvertrag. Öffnen" (COS410) muss ein gültiger Instandhaltungsvertrag erstellt sein.

  2. Eine gültige Wartungsdefinition muss in "Wartung. Öffnen" (MOS300) vorhanden sein.

  3. Wählen Sie einen Auftragstyp mit "Nächste manuelle Funktion" = "5-Instandhaltungsauftrag starten". Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einen IH-Kundenauftragstyp erstellen.

  4. Siehe IH-Auftragstyp definieren.

    1. Nehmen Sie in "IH-Auftragstyp. Öffnen" (MOS120/E) folgende Einstellungen vor:

      • Setzen Sie "IHA-Kategorie" auf "70-Wartung".
      • Setzen Sie den Parameter 096 "Obligatorischer Wartungsfehlerbericht" auf "2-Immer obligatorisch".

    2. Setzen Sie in (MOS120/F) den Parameter 100 "Materialplan durch Insthalt.Objekte aktualisieren" auf "0-Nein".

    3. Nehmen Sie in (MOS120/I) folgende Einstellungen vor:

      • Setzen Sie Parameter 380 "Oblig. Freigabe von Zeittransaktionen" auf "0-Nicht obligatorisch".
      • Setzen Sie Parameter 390 "Mitarbeiter obligatorisch bei OP-Rückmeldung" auf "1 (JA)".

  5. Die automatische Freigabe der Wartungshistorie ist in "Wartung. Mit Standort verbinden" (MOS301/E) durch die Einstellung "Automatische Freigabe" auf "1=Ja" zu aktivieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Grundeinstellungen für Wartungen definieren.

  6. Die Entnahmemethode "4-Retrogr. Op. 2" oder "6-Retrogr. Op. 2" ist für Material in "Artikel. Lagerort verbinden" (MMS002/G) zu verwenden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter .

  7. Geben Sie in "Person. Öffnen" (CRS530/G) den "Lagerort" und "Lagerplatz" für den Mitarbeiter ein. Weitere Informationen dazu finden Sie unter .

  8. Siehe Mitarbeiterzuteilung einrichten.

    Nehmen Sie in "Einstellungen - Mitarbeiterzuteilung" (CBS020/E) folgende Einstellungen vor:

    • Setzen Sie Parameter "Mitarbeiterzuteilung" auf "1-Manuell".
    • Geben Sie einen "Eignungstyp automatische Zuteilung" und ein "Operationselement" an.

  9. Setzen Sie in "Settings - Instandhaltung 1" (CRS788/E) Parameter 49 "Sonstige Kosten als Artikel definiert" auf 1. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Definieren von Einstellungen für Instandhaltung 1 (CRS788).

  10. Siehe Als Artikel definierten sonstigen Kostentyp erstellen.

    1. Wählen Sie in "Artikel. Öffnen" (MMS001/E) einen Artikeltyp, dessen Artikelkategorie in CRS040/E auf "13-Nichtmaterial" gesetzt ist.

    2. Setzen Sie den Parameter "Nichtmaterial-Typ" in (MMS001/G) auf "6-Kosten".

    3. Setzen Sie in (COS160/E) den Parameter "Obligatorische Freigabe von Kosten" auf 1.

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Siehe Schnellerfassung von normalen Instandhaltungskundenaufträgen.

    Die Anweisung basiert auf Bildsequenz = 9 in (COS130/P).

    1. Starten Sie "Instandhaltungs-KA. Schnellerfassen" (COS130).

    2. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein: Kunde, Vertrag, Produkt, Chargennummer, Wartung, Standort und Auftragstyp.

    3. Geben Sie unter "IH-KA-Adresse" die Adresse an, an der die Arbeiten ausgeführt werden. Dieser Wert ist für Instandhaltungsauftragstypen mit der Wartungskategorie 70 erforderlich.

    4. Geben Sie bei Bedarf optionale Informationen ein, wie z. B. das gewünschte Start-/Enddatum.

    5. Drücken Sie die Eingabetaste/Weiter, um den Instandhaltungskundenauftrag zu erstellen. Durch Bildsequenz "9" wird "IH-Anforderung. Öffnen" (MOS170) aufgerufen.

      Bei Bestätigung des Instandhaltungskundenauftrags werden die folgenden Aktivitäten automatisch ausgeführt:

      • Es werden Kopf und Position für den Instandhaltungskundenauftrag erstellt.
      • Eine Instandhaltungsanforderung wird in (MOS170) erstellt.
      • Die erstellte IH-Anforderung wird freigegeben.
      • Ein IH-Auftrag wird in "IH-Auftrag. Öffnen" (MOS100) angelegt.

    6. Optional: In "IH-Anforderung. Öffnen" (MOS170) können zukünftige, nicht geplante Instandhaltungen überprüft und dem Instandhaltungskundenauftrag hinzugefügt werden.

  2. Siehe Planung mit Instandhaltungsplantafel.

    Die Instandhaltungsplantafel wird zur kurzfristigen Planung des Instandhaltungsauftrags verwendet, gewöhnlich in einem Intervall von 1-14 Tagen.

    1. Starten Sie "Instandhaltungsplantafel. Öffnen" (MOS199).

    2. Filtern Sie nach "Abteilung", "Produktionsgruppe", "Planungsgebiet" und "Wartungsverantwortlicher", und wählen Sie den entsprechenden Datumsbereich. Klicken Sie auf "Anwenden".

    3. Suchen Sie den relevanten Instandhaltungsauftrag, und ziehen Sie ihn per Drag-and-Drop zum gewünschten verfügbaren Techniker, um diesem Techniker den Instandhaltungsauftrag zuzuweisen.

    Der ausgewählte Techniker wird dem IHA-Operationselement zugeordnet.

  3. Instandhaltungsaufträge, die einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet wurden, können in "Arbeitsplan. Toolbox öffnen" (MOS195) in der gewünschten Sortierfolge und Ansicht angezeigt und überprüft werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeitsplan in Instandhaltung.

  4. Siehe Registrieren von Aufwand und sonstigen Kosten.

    1. Wählen Sie in (MOS195) die verknüpfte Option "60 - Kosten" aus, um "IH-KA. Aufwand rückmelden" (COS150) zu starten.

    2. Fügen Sie sonstige Aufwandsartikel hinzu, indem Sie die Pflichtfelder ausfüllen und die Eingabetaste drücken. Die Position für sonstige Kosten wird bei Status "10-Provisorisch" hinzugefügt. Eine entsprechende Position für sonstige Aufwandsartikel wird in (MOS101) erstellt.

    3. Wählen Sie die verknüpfte Option "8 - Übermitteln für Freigabe" aus. Da die obligatorische Freigabe des Kostentyps in (COS160) aktiviert ist, ist der Status nun "20-Definitiv", und die Kosten müssen freigegeben werden, ehe sie in die Rechnungsspezifikation übertragen werden.

    4. Wählen Sie die verknüpfte Option "9-Freigeben" aus. Der Status wechselt zunächst auf 30 und dann auf 90, was darauf hindeutet, dass die Transaktion in die Rechnungsspezifikation übertragen wurde.

  5. Siehe Service-Fehlerbericht (obligatorisch/optional).

    Wenn der obligatorische Wartungsbericht für den Instandhaltungsauftragstyp in "IH-Auftragstyp. Öffnen" (MOS120) aktiviert ist, wurde in "Wartungsfehlerbericht. Öffnen" (MOS057/B) basierend auf den bei der Auftragserfassung in (COS130) angegebenen Informationen ein provisorischer Bericht erstellt.

    Dieser Wartungsfehlerbericht muss fertiggestellt werden, bevor der Instandhaltungsauftrag abgeschlossen werden kann.

    1. Wählen Sie in "Arbeitsplan. Toolbox öffnen" (MOS195) den Bezugsauftrag "86 - Wartungsfehlerbericht", um den Wartungsfehlerbericht zu erstellen/bearbeiten, und starten Sie (MOS057).

    2. Beenden Sie den provisorischen Wartungsbericht in (MOS057/E), und setzen Sie den Status auf "20-Abgeschlossen". Wenn der obligatorische Wartungsfehlerbericht nicht aktiviert ist, kann ein neuer Bericht über die Aktion "1-Erstellen" in (MOS057/B) erstellt werden.

    3. Schließen Sie (MOS057), um zu (MOS195) zurückzukehren.

  6. Einzelne Timesheet-Transaktion in (MOS077) rückmelden.

    1. Die Arbeitsstunden werden in "Einzelne Timesheet-Transaktion rückmelden" (MOS077) anhand der verknüpften Option "61-Einzelne Timesheet-Transaktion rückmelden" aus "Arbeitsplan. Toolbox öffnen" (MOS195) rückgemeldet.

    2. Geben Sie in (MOS077/E) an, welcher Mitarbeiter die Arbeit ausgeführt hat. Wenn ein Mitarbeiter zu der IHA-Operation zugeordnet wurde, wird er standardmäßig im Feld "Mitarbeiternummer" angezeigt.

    3. Die Instandhaltungsauftragsnummer, Operationsnummer und Wartung werden standardmäßig übernommen.

    4. Geben Sie die aufgewendete Arbeitszeit und/oder die Reisezeit sowie das Ab-Datum an.

    5. Optional können Sie den "Kalkulationstyp" angeben. Anhand der Einstellungen in (PCS100) wird ein Standardwert ausgewählt.

    6. Stellen Sie sicher, dass die manuelle Abschlussmarkierung ausgewählt ist, um die Operation automatisch zu schließen.

    7. Sobald die Operation geschlossen wurde, kann keine zusätzliche Zeit für diese Operation berichtet werden, ohne sie erneut zu öffnen.

    8. Drücken Sie zur Bestätigung die Eingabetaste.

    Mit der in Abschnitt "Bevor Sie beginnen" vorgeschlagenen Einrichtung werden die folgenden Schritte automatisch ausgeführt:

    • Material wird aus dem Lagerplatz und Lagerort des zugeordneten Mitarbeiters entnommen (in "CRS530" definiert).
    • Die Operation wird geschlossen (Status 90).
    • Die Wartung wird in "Teilanlage. Wartungshistorie öffnen" (MOS180) freigegeben.
    • Der Instandhaltungsauftrag wird geschlossen (Status 97).
    • Die IH-KA-Position wird für die Fakturierung freigeben (Status 50).
    • Die IH-KA-Position wird fakturiert (Status 70).

    Der Instandhaltungsauftrag erhält den Status "97-Fakturiert" und die IH-KA-Positionen den Status "70-Fakturiert".

  7. Die IH-KA-Rechnung wird gemäß den in "Auswahl Ausgabeservice. Öffnen" (MNS204) und "Auswahl Ausgabemedium. Öffnen" (MNS205) definierten Einstellungen gedruckt. Die Rechnung kann in "Wartungsrechnung. Anzeigen" (COS350) überprüft werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter IH-KA-Rechnung drucken.

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