Außendienst mit Direkteinkauf (gemeldet als diverse Kosten)

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Instandhaltungsaufträge für den Außendienst verarbeitet werden und wie der Kauf eines Artikels bei Ausführung der Arbeiten rückgemeldet wird. Der Prozess beginnt mit der Auftragsrückmeldung in Form einer IHA-Rückmeldung und endet mit der Fakturierung.

Ein typisches Szenario für diesen Prozess sind Instandhaltungsaufträge für den Außendienst, wenn ein Techniker einen Artikel in einem örtlichen Geschäft kauft und die Kosten dieses Artikels im Instandhaltungsauftrag rückgemeldet und dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Der Artikel wird gewöhnlich nicht lagergeführt, z. B. ein spezieller Artikel, den der Kunde zur Installation angefordert hat, oder ein Standardbolzen oder -lager, die in einem örtlichen Baumarkt erhältlich sind.

Der Prozess beginnt mit der Auftragserfassung, gefolgt von der Zuteilung eines Technikers für den Auftrag. Die Rückmeldungsstufen umfassen folgende Schritte: den Einkaufsartikel zum Instandhaltungsauftrag als diverse Kosten hinzufügen, die Kosten genehmigen (Aufgabe des Verantwortlichen), die aufgewendete Arbeitszeit rückmelden, den Wartungsfehlerbericht erstellen und die Operation abschließen. Der Abschluss und die Fakturierung des Instandhaltungsauftrags erfolgen bei Operationsabschluss automatisch.

Die Rückmeldungselemente des Prozesses werden entweder in M3 Business Engine (BE) oder in der MFS-Anwendung (Mobile Field Service) durchgeführt. In diesem Dokument wird nur die Rückmeldung in M3 BE behandelt.

Einschränkungen

Die zur IHA-Rückmeldung in der MFS-Anwendung erforderlichen Schritte werden in diesem Dokument nicht beschrieben.

Ergebnis

Der Instandhaltungskundenauftrag und der Instandhaltungsauftrag werden erstellt, rückgemeldet, abgeschlossen und fakturiert.

Bevor Sie beginnen

Informationen zu den erforderlichen Einstellungen finden Sie in den nachstehenden Dokumenten. Berücksichtigen Sie die darin bereitgestellten Konfigurationsempfehlungen:

  1. Erstellen Sie einen gültigen Instandhaltungsvertrag in "Instandhaltungsvertrag. Öffnen" (COS410).

  2. Eine gültige Wartungsdefinition muss in "Wartung. Öffnen" (MOS300) vorhanden sein.

  3. Wählen Sie unter "Nächste manuelle Funktion" den Auftragstyp 5 = "Instandhaltungsauftrag starten" aus. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Einen IH-Kundenauftragstyp erstellen.

  4. Siehe Instandhaltungsauftragstyp definieren.

    1. Nehmen Sie in "IH-Auftragstyp. Öffnen" (MOS120/E) folgende Einstellungen vor:

      • Setzen Sie die "IHA-Kategorie" auf 70 ="Wartung".
      • Setzen Sie den Parameter 096 = "Obligatorischer Wartungsfehlerbericht" auf 2 = "Immer obligatorisch" oder 5 = "Immer obligatorisch, max. Status 20 nach Druck".

    2. Setzen Sie in (MOS120/F) den Parameter 100 = "Materialplan durch Insthalt.Objekte aktualisieren" auf 0 = "Nein".

    3. Nehmen Sie in (MOS120/I) folgende Einstellungen vor:

      • Setzen Sie Parameter 380 = "Oblig. Freigabe von Zeittransaktionen" auf 0 = "Nicht obligatorisch".
      • Setzen Sie Parameter 390 = "Mitarbeiter obligatorisch bei OP-Rückmeldung" auf 1 = "Ja".

  5. Aktivieren Sie die automatische Freigabe der Wartungshistorie in "Wartung. Mit Standort verbinden" (MOS301/E), indem Sie "Automatische Freigabe" auf "1=Ja" setzen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Grundeinstellungen für Wartungen definieren.

  6. Verwenden Sie die Entnahmemethode 4 = "Retrogr. Op. 2" oder 6 = "Retrogr. Op. 2" für Material in "Artikel. Lagerort verbinden" (MMS002/G). Weitere Informationen dazu finden Sie unter .

  7. Geben Sie in "Mitarbeiter. Öffnen" (CRS530/G) Werte in den Feldern "Lagerort" und "Lagerplatz" für den Mitarbeiter an. Weitere Informationen dazu finden Sie unter .

  8. Siehe Mitarbeiterzuteilung einrichten.

    Nehmen Sie in "Einstellungen - Mitarbeiterzuteilung" (CBS020/E) folgende Einstellungen vor:

    • Setzen Sie den Parameter "Mitarbeiterzuteilung" auf 1 = "Manuell".
    • Geben Sie Werte in "EignTyp autom." und "Operat.Element" an.

  9. Setzen Sie in "Settings - Instandhaltung 1" (CRS788/E) den Parameter 49 = "Sonstige Kosten als Artikel" definiert auf 1. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Definieren von Einstellungen für Instandhaltung 1 (CRS788).

  10. Siehe Als Artikel definierten sonstigen Kostentyp erstellen.

    1. Wählen Sie in "Artikel. Öffnen" (MMS001/E) einen "Artikeltyp", dessen "Artikelkategorie" in (CRS040/E) auf "13 = "Nichtmaterial" gesetzt ist.

    2. Setzen Sie in (MMS001/G) den Parameter "Nichtmaterial-Typ" auf 6 = "Aufwand".

    3. Setzen Sie in (COS160/E) den Parameter "Obligatorische Freigabe von Kosten" auf 1.

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Siehe Schnellerfassung von normalen Instandhaltungskundenaufträgen.

    Die Anweisung basiert auf Bildsequenz 9 in (COS130/P).

    1. Starten Sie "Instandhaltungs-KA. Schnellerfassen" (COS130).

    2. Geben Sie die erforderlichen Informationen an:
      • Kunde
      • Vertrag
      • Produkt
      • Chargennummer
      • Wartung
      • Standort
      • Auftragstyp

    3. Geben Sie unter "IH-KA-Adresse" die Adresse an, an der die Arbeit ausgeführt wird. Dieser Wert ist für Instandhaltungsauftragstypen mit der Wartungskategorie 70 erforderlich.

    4. Geben Sie bei Bedarf optionale Informationen an, wie z. B. das gewünschte Start-/Enddatum.

    5. Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf Weiter, um den Instandhaltungskundenauftrag zu erstellen. Mit Bildsequenz 9 wird "IH-Anforderung. Öffnen" (MOS170) geöffnet.

      Bei Bestätigung des Instandhaltungskundenauftrags werden die folgenden Aktivitäten automatisch ausgeführt:

      • Es werden Kopf und Position für den Instandhaltungskundenauftrag erstellt.
      • Eine Instandhaltungsanforderung wird in (MOS170) erstellt.
      • Die erstellte IH-Anforderung wird freigegeben.
      • Ein IH-Auftrag wird in "IH-Auftrag. Öffnen" (MOS100) angelegt.

    6. Optional können in (MOS170) zukünftige, nicht geplante Instandhaltungen überprüft und dem Instandhaltungskundenauftrag hinzugefügt werden.

  2. Siehe Planung mit Instandhaltungsplantafel.

    Die Instandhaltungsplantafel wird zur kurzfristigen Planung des Instandhaltungsauftrags verwendet, gewöhnlich in einem Intervall von 1-14 Tagen.

    1. Starten Sie "Instandhaltungsplantafel. Öffnen" (MOS199).

    2. Filtern Sie nach "Abteilung", "Produktionsgruppe", "Planungsgebiet" und "Wartungsverantwortlicher", und wählen Sie das entsprechende Datumsintervall. Klicken Sie auf Anwenden.

    3. Suchen Sie den relevanten Instandhaltungsauftrag, und ziehen Sie ihn per Drag-and-Drop zum gewünschten verfügbaren Techniker, um diesem Techniker den Instandhaltungsauftrag zuzuweisen.

    Der ausgewählte Techniker wird dem IHA-Operationselement zugeordnet.

  3. Instandhaltungsaufträge, die einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet wurden, können in "Arbeitsplan. Toolbox öffnen" (MOS195) in der gewünschten Sortierfolge und Ansicht angezeigt und überprüft werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Arbeitsplan in Instandhaltung.

  4. Siehe Registrierung sonstiger Kosten.

    1. Wählen Sie in (MOS195) die verknüpfte Option 60 = Aufwand rückmelden, um "Sonstige Kosten rückmelden. Öffnen" (COS155) zu starten.

    2. Fügen Sie die Artikel für sonstige Kosten hinzu, indem Sie die Pflichtfelder angeben und die Eingabetaste drücken. Die Position für sonstige Kosten wird mit Status 10 = "Provisorisch" hinzugefügt. Eine entsprechende Artikelposition für sonstige Kosten wird in (MOS101) erstellt.

    3. Wählen Sie die verknüpfte Option 21 = Bestätigen aus. Da die obligatorische Freigabe des Kostentyps in (COS160) aktiviert ist, ändert sich der Status in 20 = "Freigeben", und die Kosten müssen vor der Übernahme in die Rechnungsspezifikation freigegeben werden.

    4. Wählen Sie die verknüpfte Option 22 = "Freigeben" aus. Der Status wechselt zunächst auf 30 und dann auf 90, was darauf hindeutet, dass die Transaktion in die Rechnungsspezifikation übertragen wird.

  5. Weitere Informationen dazu finden Sie bei Bedarf unter Service-Fehlerreport.

    Wenn der obligatorische Wartungsbericht für den Instandhaltungsauftragstyp in "IH-Auftragstyp. Öffnen" (MOS120) aktiviert ist, wird in "Wartungsfehlerbericht. Öffnen" (MOS057/B) basierend auf den bei der Auftragserfassung in (COS130) angegebenen Informationen ein provisorischer Bericht erstellt.

    Stellen Sie den Wartungsfehlerbericht vor dem Abschluss des Instandhaltungsauftrags fertig.

    1. Wählen Sie in (MOS195) die verknüpfte Option 86 = "Wartungsfehlerbericht", um den Wartungsfehlerbericht zu erstellen oder zu bearbeiten, und starten Sie (MOS057).

    2. Beenden Sie den provisorischen Wartungsbericht in (MOS057/E), und setzen Sie den Status auf 20 = "Abgeschlossen". Wenn kein obligatorischer Wartungsfehlerbericht aktiviert ist, können Sie einen neuen Bericht mit der Aktion 1 = "Erstellen" in (MOS057/B) erstellen.

    3. Schließen Sie (MOS057), um zu (MOS195) zurückzukehren.

  6. Nehmen Sie die Rückmeldung einzelner Timesheet-Transaktion in "Einzelne Timesheet-Transaktion rückmelden" (MOS077) vor.

    1. Die Arbeitsstunden werden in (MOS077) anhand der verknüpften Option 61 = "Einzelne Timesheet-Transaktion rückmelden" aus (MOS195) rückgemeldet.

    2. Geben Sie in (MOS077/E) an, welcher Mitarbeiter die Arbeit ausgeführt hat. Wenn ein Mitarbeiter der IHA-Operation zugeteilt wurde, wird er standardmäßig im Feld "Mitarbeiternummer" angezeigt.

    3. Standardmäßig werden Instandhaltungsauftragsnummer, Operationsnummer und Wartung übernommen.

    4. Geben Sie die aufgewendete Arbeitszeit, die Reisezeit und das Startdatum an.

    5. Geben Sie optional den Kalkulationstyp an. Anhand der Einstellungen in (PCS100) wird ein Standardwert ausgewählt.

    6. Stellen Sie sicher, dass die manuelle Abschlussmarkierung ausgewählt ist, um die Operation automatisch zu schließen.

    7. Sobald die Operation geschlossen wurde, kann keine zusätzliche Zeit für diese Operation rückgemeldet werden, ohne sie erneut zu öffnen.

    8. Drücken Sie zur Bestätigung die Eingabetaste.

    Mit der in Abschnitt "Bevor Sie beginnen" vorgeschlagenen Einrichtung werden die folgenden Schritte automatisch ausgeführt:

    • Material wird aus dem Lagerplatz und Lagerort des zugeordneten Mitarbeiters entnommen, wie in (CRS530) definiert.
    • Die Operation wird mit Status 90 geschlossen.
    • Die Wartung wird in "Teilanlage. Wartungshistorie öffnen" (MOS180) freigegeben.
    • Der IH-Auftrag wird mit Status 97 geschlossen.
    • Die IH-KA-Position wird mit Status 50 für die Fakturierung freigegeben.
    • Die IH-KA-Position wird mit Status 70 fakturiert.

    Der Instandhaltungsauftrag wird auf Status 97 = "Fakturiert" aktualisiert, und die IH-Kundenauftragsposition wird auf 70 = "Fakturiert" aktualisiert.

  7. Die IH-KA-Rechnung wird gemäß den in "Auswahl Ausgabeservice. Öffnen" (MNS204) und "Auswahl Ausgabemedium. Öffnen" (MNS205) definierten Einstellungen gedruckt. Die Rechnung kann in "Wartungsrechnung. Anzeigen" (COS350) überprüft werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter IH-KA-Rechnung drucken.

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