Fehlerbehandlung bei IH-KA-Rechnungen

Ergebnis

Ein Instandhaltungskundenauftrag kann nicht zur Fakturierung freigegeben werden, wenn einer von vier Fehlerbedingungen gegeben sind:

1. Fehlersituation, die von (COS071Fnc) oder (COS072Fnc) während der Verarbeitung in (COS900) erkannt wird. Die erste dieser Fehlermeldungen wird in (COS870) angezeigt.

2. IH-KA- oder IHA-Referenz wurde von (COS900) nicht gefunden.

3. Datensatz wurde vom Funktionsprogramm (COCLCINV1U – COCLCINV2U) nicht gefunden.

4. Garantiedatensatz wurde vom Funktionsprogramm (COCLCINV1U – COCLCINV2U) nicht gefunden.

Wenn eine dieser Fehlerbedingungen festgestellt werden, wird die verbundene Transaktion in (COS870) zur Korrektur und erneuten Verarbeitung verfügbar gemacht.

Workflow

IH-KA für Fakturierung in (COS100), (COS101) freigeben

Bei der Freigabe eines Instandhaltungskundenauftrags zur Fakturierung anhand der Option 24 in (COS100) oder (COS101) wird geprüft, ob mit einem Fehlercode versehene Transaktionen für die Auftragsnummer in der Autojob-Datei (AINUPD) vorhanden sind. Die Rechnungsspezifikation dieser Transaktionen ist noch nicht aktualisiert. Wenn die Fehler vor der Fakturierung des Auftrags nicht korrigiert werden, sind diese Transaktionen daher nicht in der Rechnung enthalten, und eine manuelle Nachbearbeitung ist erforderlich. Bei vorhandenen Fehlern wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Wenn für den IH-KA-Typ die automatische Freigabe ausgewählt ist, wird dieselbe Prüfung wie bei Option 24 durchgeführt. Sollte ein Fehler festgestellt werden, wird dem Benutzer eine Fehlermeldung geschickt und der Status des Instandhaltungskundenauftrags ist weiterhin 40.

Nach Empfang dieser Fehlermeldung muss die fehlerhafte Transaktion korrigiert werden, ehe der Auftrag zur Fakturierung freigegeben werden kann. Der Benutzer kann die Korrektur entweder in (COS870) selbst vornehmen oder anfordern, dass die für den IH-KA zuständige Person dies tut.

An den IH-KA-Verantwortlichen gesendete Meldung 751

Wenn ein Fehler mit einer durch das (COS900)-System erzeugten Aktualisierung in Verbindung steht, wird die Meldung 751 ("Rechnungstransaktion mit Fehler gefunden") an die für den IH-KA verantwortliche Person gesendet, die im Feld "Verantwortlicher" im IH-KA-Kopf festgelegt ist. Wenn keine verantwortliche Person gefunden wird, wird eine Meldung an den Systemverantwortlichen (MOVEX) gesendet.

Anwendungsmeldungs-Mailbox in (CRS420) verwalten

Über Option 11 = "Öffnen" für die entsprechende Anwendungsmeldung in "Anwendungsmeldung. Öffnen" (CRS420) wird "Fehlerlog IH-KA-Rechnungstrans. Öffnen" (COS870) geöffnet. Hinweis: Die Auftragsnummer der Meldung sollte zur späteren Verwendung gespeichert werden, da sie nicht in (COS870) übertragen wird.

Fehler in (COS870) verwalten und beheben

In "Fehlerlog IH-KA-Rechnungstrans. Öffnen" (COS480) dieser Ansicht können vier verschiedene Fehlerszenarien zur Behebung angezeigt werden:

1. Fehlersituation, die von (COS071Fnc) oder (COS072Fnc) während der Verarbeitung in (COS900) erkannt wird. Die erste dieser Fehlermeldungen wird angezeigt.

2. IH-KA- oder IHA-Referenz wurde von (COS900) nicht gefunden.

3. Datensatz wurde vom Funktionsprogramm (COCLCINV1U – COCLCINV2U) nicht gefunden.

4. Garantiedatensatz wurde vom Funktionsprogramm (COCLCINV1U – COCLCINV2U) nicht gefunden.

Welche Informationen in dieser Ansicht angezeigt werden, lässt sich in den folgenden Programmen konfigurieren:

• "Verfügb. Objektkontrollparameter. Öffnen" (CMS016)
• "Ereignis. Öffnen" (CRS019)
• "Ansicht. Öffnen" (CRS020)

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Öffnen Sie (COS870), und suchen Sie nach der Transaktion für die gewünschte IH-KA-Nummer.

2. Führen Sie zunächst eine Neuverarbeitung des Datensatzes durch, da die Fehlersituation möglicherweise bereits von einem anderen Benutzer korrigiert worden ist. Verwenden Sie die verknüpfte Option 11 = Senden, um bei der Verarbeitung in (COS900) auf den Fehler zu prüfen. (COS900) wird als Autojob ausgeführt und sucht kontinuierlich nach neuen und aktualisierten Datensätzen ohne Fehlercodes für die erneute Verarbeitung. Wenn kein Fehler gefunden wird, wird die Rechnungsspezifikation durch den Datensatz aktualisiert und der Datensatz wird aus dem Fehlerprotokoll (COS870) gelöscht.

3. Wenn der Fehler noch existiert, wird der Datensatz erneut angezeigt und der Fehlercode und die Fehlersituation müssen korrigiert werden, indem entweder die Grunddaten im System geändert werden oder einige der Felder im Datensatz geändert oder korrigiert werden.

4. Finden Sie heraus, welches Feld fehlerhaft ist, indem Sie auf die Meldungs-ID und den Meldungstext achten, z. B. "Abweichende Produktionsgruppe nicht gefunden".

5. Prüfen Sie die Grunddaten des fehlerhaften Feldes und ob die Transaktion falsch ist oder die Grunddaten aktualisiert oder hinzugefügt werden müssen (siehe unten).

6. Wenn Grunddaten fehlen, aktualisieren Sie die entsprechende M3-Tabelle, und führen Sie anhand Option 11 = "Senden" wie oben beschrieben eine Neuverarbeitung durch.

7. Wenn das Feld in der Transaktion falsch ist, prüfen Sie, ob es sich in einer vorhandenen Ansicht bereits bearbeiten lässt. Wenn ja, öffnen Sie diese Ansicht, bearbeiten Sie das Feld, und führen Sie eine Neuverarbeitung des Datensatzes anhand der Option 11 = Senden durch.

8. Sollten Sie das zu korrigierende Feld in keiner vorhandenen Ansichtsdefinition finden, muss es als bearbeitbares Feld in der benutzerdefinierten Ansicht in (COS870) mit den folgenden Schritten hinzugefügt werden:

   1. Drücken Sie im Feld "Sortierfolge" zweimal F4.

   2. (CRS020) wird angezeigt.

   3. Wählen Sie die Option "Ändern" aus, um (CMS016) aufzurufen und das erforderliche Feld in der Spalte "Feld" hinzuzufügen. Geben Sie dazu den Namen des Felds ein, oder durchsuchen Sie die Feldliste nach der Feldgruppe, und wählen Sie das entsprechende Feld aus.

   4. Wählen Sie das neue Feld aus, drücken Sie zur Überprüfung die Eingabetaste, und geben Sie dann in der Spalte "Bearbeiten" eine "1" ein, um das Feld in der Ansicht bearbeiten zu können.

   5. Drücken Sie die Eingabetaste, klicken Sie auf "Übernehmen" und dann auf "Schließen" (F3), um zu (CRS020) zurückzukehren.

   6. Verwenden Sie in (CRS020) die Option 1 = "Auswählen", um zu (COS870) zurückzukehren, wo Sie das Feld nun bearbeiten können.

   7. Wiederholen Sie diesen Vorgang ab Schritt 8, bis alle erforderlichen Felder bearbeitbar sind.

9. Fahren Sie mit Schritt 4 fort, bis alle Fehler behoben und neu verarbeitet wurden.