IH-KA-Rechnung drucken

In diesem Dokument wird beschrieben, wie verschiedene Instandhaltungskundenaufträge mit den folgenden Rechnungsvarianten fakturiert werden:

  • Normale Fakturierung mit Jobs oder anderen Transaktionen, die mit IH-KAs verbunden sind
  • Vertragsfakturierung unter Verwendung von zählerbasierter Preisfindung
  • Vorfakturierung
  • Teilfakturierung
  • Periodische IH-KA-Fakturierung

Ergebnis

Eine Rechnung wird ausgedruckt und kann an den Kunden gesendet werden. Die Rechnung kann eines der folgenden Merkmale haben:

  • Die Rechnung deckt alle Transaktionen einer IH-KA-Position. In diesem Fall wird der Positionsstatus auf 70 = Fakturiert gesetzt.
  • Wenn eine zählerbasierte Rechnung gedruckt wird, erfolgt die Fakturierung entweder für die effektiven gemeldeten Werte oder für die geplanten Werte gemäß Operationsplan. Eine Rechnung für jegliche Abweichungen zur vorherigen Periode kann bei Bedarf erstellt werden.
  • Wenn eine Vorfakturierung erfolgt, wird eine Rechnung für einen festgelegten Betrag ausgedruckt.
  • Wenn eine Teilfakturierung erfolgt, werden alle Aufträge, die bei der Fakturierung erfasst werden, fakturiert. In diesem Fall wird die IH-KA-Position auf Status 60 = Teilfakturiert gesetzt.

Vollständig fakturierte Aufträge können manuell an das Finanzsystem übertragen werden. Dies ist erforderlich, wenn die Auftragsdaten nicht direkt übertragen werden.

Aufträge, die im Voraus fakturiert werden, können als final fakturiert werden, wenn der Auftrag abgeschlossen ist.

Teilweise fakturierte Aufträge können final fakturiert und geschlossen werden.

Bevor Sie beginnen

  • Die in Fakturierung von Instandhaltungskundenaufträgen verwalten aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
  • Für die normale Fakturierung muss eine IH-KA-Position vorhanden sein, welche für die Fakturierung Fakturierung von Instandhaltungskundenaufträgen verwalten (Status = 50) freigegeben wurde.
  • Für die Vorfakturierung muss ein Vorfakturadatensatz in "IH-Kundenauftrag. Vorfakturieren" (COS102) vorhanden sein .
  • Für die Teilfakturierung muss mindestens ein Datensatz in "IH Rechnung. Spezifikationen öffnen" (COS170) vorhanden sein, und die Definition des IH-KA-Typs muss Teilfakturierung zulassen.

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Starten Sie "IH-Rechn. Drucken" (COS180/E).

    Dieses Programm kann entweder direkt über das Menü gestartet werden (empfohlen für zählerbasierte Fakturierung) oder auf eine der folgenden Arten:

    • Starten Sie "IH-KA. Toolbox öffnen" (COS280) oder "Instandhaltungskundenauftrag. Öffnen" (COS100/B). Wählen Sie den Auftrag aus, mit dem die zu fakturierende Auftragsposition verknüpft ist, und wählen Sie Option 30 = Rechnung drucken aus, um "Kundenrechnung. Drucken" (COS180) anzuzeigen.
    • Starten Sie (COS280/B) oder (COS100/B). Markieren Sie den Auftrag, mit dem die zu fakturierende Auftragsposition verknüpft ist, und wählen Sie die verknüpfte Option 11 = IH-KA-Positionen aus, um (COS101/B) anzuzeigen. Wählen Sie die zu fakturierende IH-KA-Position aus, und wählen Sie die verknüpfte Option 35 = Rechnung drucken aus, um (COS180) anzuzeigen.

  2. Wählen Sie eine der folgenden Alternativen aus, um fortzufahren:

    • Rechnung für normalen IH-KA oder für IH-KA-Position drucken
    • Rechnung und/oder der Abstimmungsrechnung für Vertragsfakturierung drucken
    • Vorfaktura drucken
    • Teilrechnung drucken
    • Periodische IH-KA-Rechnung drucken

Rechnung für normalen IH-KA oder für IH-KA-Position drucken

  1. Stellen Sie in Bild (COS180/E) sicher, dass "Rechnungsdatum" und "Buchungsdatum" korrekt sind.

  2. Stellen Sie sicher, dass "Abstimmungsrech" und "Zählerbas.absch" nicht ausgewählt sind.

  3. Legen Sie den entsprechenden Sammelrechnungscode fest.

    Folgende Codes sind gültig:

    • 1, um alles zu fakturieren, das für die Fakturierung bereit ist, d. h. Status 50 hat.
    • 2, um nur Aufträge zu fakturieren, für die separate Rechnungen erforderlich sind, d. h. eine Rechnung pro Auftrag.
    • 3, um nur Sammelrechnungen zu fakturieren. Beachten Sie, dass diese Option nicht verfügbar ist, wenn die Rechnung unter verschiedenen Zahlern aufgeteilt wird.

  4. Wählen Sie in den Feldern "Von" und "Bis" die erforderlichen Optionen aus. Drücken Sie die Eingabetaste, um Bild G anzuzeigen.

    Beachten Sie, dass Sie keine Perioden für eine normale IH-KA-Fakturierung auswählen können. Dieser Felder werden nur für die Vertragsfakturierung verwendet.

  5. Spezifizieren Sie, ob das im Kundenauftrag angegebene Rechnungsspezifikationslayout durch das hier angegebene ersetzt werden soll. Geben Sie auch das Rechnungsspezifikationslayout an, das anstelle des Standardlayouts verwendet werden soll.

  6. Aktivieren Sie das Kontrollfeld "Auftrag fakturieren". Drücken Sie die Eingabetaste, um den Vorgang abzuschließen.

    Wenn Sie das Kontrollfeld "Auftrag fakturieren" nicht aktivieren, wird nur ein Rechnungsvorschlag gedruckt.

    Sie müssen den Ausdruck möglicherweise bestätigen.

Rechnung und/oder Abstimmungsrechnung für Vertragsfakturierung drucken

Dieser Prozess wird normalerweise in zwei Schritten durchgeführt. Vor oder am Anfang der zu fakturierenden Periode wird eine erste Rechnung generiert. Dies basiert auf den geplanten oder voraussichtlichen Werten aus dem Operationsplan. Im ersten Rechnungslauf wird die "Abstimmungsrechnung" normalerweise auf "0" festgelegt.

Eine zweite Rechnung, die Abstimmungsrechnung, wird nach Abschluss der Periode generiert, um eine positive oder negative Abweichung bezüglich der Originalrechnung zu bearbeiten. Die zweite Rechnung basiert auf dem gemeldeten tatsächlichen Verbrauch oder auf den Werten im Operationsplan, die mit dem tatsächlichen Verbrauch aktualisiert wurden. Im zweiten Rechnungslauf wird die "Abstimmungsrechnung" normalerweise auf "1" festgelegt.

  1. Stellen Sie in Bild (COS180/E) sicher, dass "Rechnungsdatum" und "Buchungsdatum" korrekt sind.

    Normalerweise sollte dies das heutige Datum sein.

  2. Spezifizieren Sie, was fakturiert werden soll.

    Gültige Optionen:

    • 0 = Nur fakturierte Werte gemäß Operationsplan werden fakturiert. Falls kein Operationsplan definiert wurde, werden die gemeldeten tatsächlichen Werte verwendet.
    • 1 = Nur die Differenz zwischen dem Operationsplan und dem tatsächlichen Verbrauch während der vorherigen Periode wird fakturiert. Wenn in (MOS275) Istwerte vorhanden sind, werden diese als Istwerte verwendet. Wenn der Verbrauch nur im Operationsplan für den tatsächlichen Verbrauch angegeben wurde, werden diese Werte verwendet.
    • 2 = Geplante Werte für die ausgewählte Periode sowie jegliche Abweichung von der vorherigen Periode werden fakturiert.

  3. Stellen Sie sicher, dass die Vorfakturierung nicht ausgewählt ist.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollfeld "Zählerbas.absch", wenn Sie mit einem periodischen Vertrag verbundene IH-KA-Positionen schließen möchten. Dadurch wird keine Rechnung generiert, aber die Kostenrechnung wird generiert. Die IH-KA-Position wird auf Status 70 = Fakturiert gesetzt.

    Hinweis

    Dieses Kontrollfeld muss bei der Fakturierung eines Rechnungslaufs für den periodischen Vertrag immer deaktiviert werden.

  5. Wählen Sie einen Vertrag oder eine Vertragsreihe zur Fakturierung aus(optional), und wählen Sie einen Periode oder einen Periodenbereich zur Fakturierung aus. Drücken Sie die Eingabetaste, um Bild G anzuzeigen.

    Hinweis: Wenn Sie für die Fakturierung eine Periode und jegliche Abweichung von der vorherigen Periode ausgewählt haben (Option 2 in Schritt 10), müssen Sie nur die neue Periode in den Feldern "Von" und "Bis" angeben.

  6. Aktivieren Sie das Kontrollfeld "Auftrag fakturieren". Drücken Sie die Eingabetaste, um den Vorgang abzuschließen.

    Wenn Sie das Kontrollfeld "Auftrag fakturieren" nicht aktivieren, wird nur ein Rechnungsvorschlag gedruckt.

    Sie müssen den Ausdruck möglicherweise bestätigen.

Vorfaktura drucken

  1. Stellen Sie in Bild (COS180/E) sicher, dass "Rechnungsdatum" und "Buchungsdatum" korrekt sind.

    Hinweis

    Es ist nur möglich, eine Vorfaktura für Aufträge zu erstellen, welche in (COS102) definiert sind und ein Rechnungsdatum aufweisen, welches vor oder am aktuellen Tag liegt.

  2. Stellen Sie sicher, dass "Abstimmungsrech" und "Zählerbas.absch" nicht ausgewählt sind.

  3. Legen Sie den entsprechenden Sammelrechnungscode fest.

  4. Setzen Sie den Vorfakturacode auf 3.

  5. Stellen Sie sicher, dass IH-KA und IH-KA-Position korrekt ausgewählt sind. Drücken Sie die Eingabetaste, um Bild G anzuzeigen.

    Beachten Sie, dass Sie möglicherweise keine Auswahl in den Perioden vornehmen können. Diese Felder werden nur für die Vertragsfakturierung verwendet.

  6. Aktivieren Sie das Kontrollfeld "Auftrag fakturieren". Drücken Sie die Eingabetaste, um den Vorgang abzuschließen.

    Wenn Sie das Kontrollfeld "Auftrag fakturieren" nicht aktivieren, wird nur ein Rechnungsvorschlag gedruckt.

    Sie müssen den Ausdruck möglicherweise bestätigen.

Teilrechnung drucken

  1. Stellen Sie in Bild (COS180/E) sicher, dass "Rechnungsdatum" und "Buchungsdatum" korrekt sind.

  2. Stellen Sie sicher, dass "Abstimmungsrech" und "Zählerbas.absch" nicht ausgewählt sind.

    Folgende Codes sind gültig:

    • 1, um alles zu fakturieren, das für die Fakturierung bereit ist, d. h. Status 50 hat.
    • 2, um nur Aufträge zu fakturieren, für die separate Rechnungen erforderlich sind, d. h. eine Rechnung pro Auftrag.
    • 3, um nur Sammelrechnungen zu fakturieren. Beachten Sie, dass diese Option nicht verfügbar ist, wenn die Rechnung unter verschiedenen Zahlern aufgeteilt wird.

  3. Wählen Sie in den Feldern "Von" und "Bis" die erforderlichen Optionen aus. Drücken Sie die Eingabetaste, um Bild G anzuzeigen.

    Beachten Sie, dass Sie keine Perioden für eine normale IH-KA-Fakturierung auswählen können. Dieser Felder werden nur für die Vertragsfakturierung verwendet.

  4. Spezifizieren Sie, ob das im Kundenauftrag angegebene Rechnungsspezifikationslayout durch das hier angegebene ersetzt werden soll. Geben Sie auch das Rechnungsspezifikationslayout an, das anstelle des Standardlayouts verwendet werden soll.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollfeld "Auftrag fakturieren". Drücken Sie die Eingabetaste, um den Vorgang abzuschließen.

    Wenn Sie das Kontrollfeld "Auftrag fakturieren" nicht aktivieren, wird nur ein Rechnungsvorschlag gedruckt.

    Sie müssen den Ausdruck möglicherweise bestätigen.

    Teilweise fakturierte IH-KA-Positionen erhalten nach der Fakturierung den Status 60 = "Teilweise fakturiert". Sie müssen diese Positionen nach der letzten Fakturierung manuell schließen. Dies erfolgt über die verknüpfte Option 26 = CIs teilweise fak. in (COS101).

Periodische IH-KA-Rechnung drucken

  1. Öffnen Sie "Vertragsfakturierung. IH-KAs erstellen" (COS610)

  2. Geben Sie die Kriterien entsprechend den Fakturierungsanforderungen an. Diese können das nächste Rechnungsdatum, der Standort, Kunde oder Vertrag sein. Klicken Sie auf "Weiter", um Wartungsverträge zurückzugeben, die mit den angegebenen Kriterien übereinstimmen. (COS610) sucht nach gültigen Wartungsverträgen und erstellt einen Instandhaltungskundenauftrag für gültige Verträge mit ausstehenden Rechnungen.

  3. Es wird ein Instandhaltungskundenauftrag erstellt, in dem die Teilanlage, der Betrag und die Rechnungsperiode für alle Vertragsstandort-Teilanlagendatensätze in (COS433) angegeben sind, die den Auswahlkriterien entsprechen. Bei der Fakturierung eines Vertrags, der für die zählerbasierte Fakturierung konfiguriert ist, werden die Zählerdetails und der Zählerwert, auf dem der Preis basiert, in die IH-KA-Position und in die Stream-Datei eingetragen.

    Außerdem wird eine Transaktion in "IH-Vertrag. RechnZählerhistorie anzeigen" (COS445) erstellt. Abhängig vom Rechnungstyp werden im Datensatz die Prognose der Teilanlage sowie die effektiven und abgestimmten Zählerwerte bei Erstellung des Rechnungslaufs angezeigt.

  4. Ein Rechnungslauf mit einem Auswahldatum und einer Sequenznummer wird erstellt und für jeden auf die Auswahl zutreffenden Instandhaltungskundenauftrag angewendet. Dieser kann in "Fakturierungslauf. Browse" (COS615) oder (COS100) anhand der Sortierfolge 13 = Rechnungslauf angezeigt werden. Der Rechnungslauf wird später zur Überprüfung, Freigabe und Fakturierung der Aufträge verwendet.

  5. Die folgenden verknüpften Optionen sind in (COS615) verfügbar:

    • Mit Option 11 wird "Vertragsfakturierung. IH-KAs erstellen" (COS610) geöffnet, wo die Auswahl des Fakturierungslaufs angezeigt wird. Wenn Sie das nächste Fakturierungsdatum ändern und die Eingabetaste drücken, wird ein neuer Fakturierungslauf für die nächste Periode erstellt.
    • Mit Option 12 wird "Instandhaltungskundenauftrag. Öffnen" (COS100) mit der Ansicht 13 geöffnet, wo die für den Fakturierungslauf erstellten Aufträge angezeigt werden.
    • Mit Option 14 wird "Fakturierungslauf. Zurücksetzen" (COS620) geöffnet, wo Aufträge des gesamten Fakturierungslaufs oder eines Teils davon gelöscht werden können.
    • Durch "Option 15" wird "Kundenrechnung. Drucken" (COS180) mit dem vervollständigten Fakturierungslauf geöffnet. Drücken Sie die Eingabetaste, um den vollständigen Rechnungslauf zu fakturieren. Wenn in Bild G die Option "Rechnungsauftrag" deaktiviert ist, werden Vorschläge für die Rechnungen generiert. Ist diese Option ausgewählt, wird die Schlussrechnung gedruckt, und es werden Buchungen erstellt. Wenn die Rechnung aktualisiert wird, werden die Informationen zum Vertragsstandort für die nächste periodische Fakturierung ebenfalls aktualisiert.
    • Mit Option 24 = Für Fakturierung freigeben werden alle Instandhaltungskundenaufträge für den Fakturierungslauf mit Status 40 freigegeben und mit Status 50 = Bereit für Fakturierung aktualisiert.

  6. In (COS620/E) kann ein Rechnungslauf entfernt werden. Dadurch werden alle Instandhaltungsaufträge für einen bestimmten Lauf entfernt, und der IH-KA-Kopf erhält den Status 90. Wenn eine andere Auswahl des Rechnungslaufs getroffen wurde, wird nur der ausgewählte Teil des Laufs entfernt. Nachdem der Lauf (oder ein Teil des Laufs) gelöscht wurde, kann das Auswahlprogramm neu ausgeführt werden, um einen neuen Lauf zu erstellen.

  7. Der angezeigte Auftragsstatus richtet sich nach dem Auftragstyp der periodischen Fakturierung. Ein Instandhaltungskundenauftrag mit periodischer Fakturierung und Auftragskategorie "25" hat entweder den Status 40 = Abgeschlossen oder Status 50 = Freigegeben.

  8. Geben Sie den Auftrag bei Bedarf für die Fakturierung frei.

  9. Fakturieren Sie die Auftragsposition entweder manuell in (COS180), oder warten Sie, bis der geplante Fakturierungsprozess ausgeführt wird. Die Rechnung kann auch anhand der verknüpften Option 35 = Rechnung drucken in (COS101) oder der verknüpften Option 15 = Kundenrechnung. Drucken in (COS615) manuell ausgedruckt werden.

  10. Rechnung wird generiert und gesendet.

    Hinweis
    • Durch die periodische Fakturierung von Instandhaltungskundenaufträgen werden auch die Einnahmen mit dem Buchungstyp CO20 verbucht. Die Beträge werden entsprechend den Preisen in (COS433) mit verschiedenen Buchungstypen verbucht.
    • Einnahmen aus der periodischen Fakturierung von Instandhaltungskundenaufträgen können auch auf einer Abgrenzungsbasis gebucht werden, indem die Einnahmen in einem vordefinierten Zeitraum und auf eine Anzahl von Perioden verteilt werden. Dazu ist für den Instandhaltungskundenauftrag eine Kurve und eine Anzahl von Perioden, die größer als 1 ist, zu konfigurieren. Wenn die periodische Buchung aktiviert ist, wird jeder Erlös zunächst durch das Ereignis CO25 mit dem entsprechenden Buchungstyp verbucht.

      Preistyp

      Buchungstyp

      Preis Arbeit

      176

      Preis Material

      177

      Preis externe Operationen

      178

      Preis Sonstiges

      179
    • "Periodische Buchungstabelle. Öffnen" (GLS470) wird mit den Beträgen aktualisiert, die bei Ereignis "CO25" (Typ 176-179) periodisiert werden, um die Abgrenzungen anzugeben.
    • Die mit dem Abgrenzungsereignis verbundenen Beträge werden durch den geplanten Fakturierungsprozess "Periodische Buchungen. Aktualisieren" (GLS140) und (GLS470) je nach Rechnungsperiode des jeweiligen Vertrags vom Abgrenzungsereignis (CO25) zum Debitorenereignis "CO20" (Typ 176-179) verschoben.
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