Obligatorische Freigabe von Zeit und Aufwand für Instandhaltungsaufträge

Einführung

Für Zeit und Kosten, die in Instandhaltungsaufträgen rückgemeldet werden, kann ein obligatorischer Freigabeschritt konfiguriert werden, der stattfindet, bevor die Transaktionen die Rechnungsspezifikation des Instandhaltungskundenauftrags (IH-KA) aktualisieren und bevor die Buchhaltung aktualisiert wird. Diese Freigabe bietet eine bessere Kontrolle darüber, welche Transaktionen für einen Kunden in einem Instandhaltungsauftrag rückgemeldet, verbucht und fakturiert werden. Dieser Schritt ist auch für große Unternehmen wichtig, bei denen z. B. mehrere Managerebenen vorhanden sind oder gemeldete Überstunden eine Genehmigung erfordern usw. Parameter für den Instandhaltungsauftragstyp "IH-Auftragstyp. Öffnen" (MOS120)" und den Kostentyp "Kostentypen. Für sonstige Kosten öffnen" (COS160) steuert, ob die obligatorische Freigabe für Instandhaltungsaufträge aktiviert ist oder nicht.

"IHA-Operation. Zeittransaktionen" (MOS810) ist das Kernprogramm zum Anzeigen rückgemeldeter Zeittransaktionen. Das Programm ist für Techniker und Manager vorgesehen, um eine konsolidierte Ansicht der rückgemeldeten Zeittransaktionen zu erhalten und die rückgemeldeten Zeittransaktionen zu bearbeiten, zu übermitteln, freizugeben und zurückzuweisen.

Dieses Dokument enthält folgende Informationen:

• Konzept der obligatorischen Freigabe von Zeit- und Kostentransaktionen für Instandhaltungsaufträge
• Vorgehensweise zur Aktivierung der obligatorischen Freigabe von Zeit- und Kostentransaktionen für Instandhaltungsaufträge
• Vorgehensweise zur Verarbeitung von Zeittransaktionen, für die eine Freigabe erforderlich ist
• In diesem Dokument wird nicht detailliert beschrieben, wie Kosten zu verarbeiten sind, die eine Freigabe erfordern. Beachten Sie, dass die Details in einem separaten Dokument für "IH-KA. Aufwand rückmelden" (COS150) erläutert werden.

Einrichtung

Diese Bedingungen sind erforderlich, um den Prozess zur Freigabe von Zeit und Kosten des Instandhaltungsauftrags zu aktivieren:

• In (MOS120) muss Parameter 380 "Oblig. Freigabe von Zeittransaktionen" auf 1 oder 2 gesetzt werden, um die obligatorische Freigabe von Zeittransaktionen zu aktivieren.
  • Wenn 1 ausgewählt ist, stoppen rückgemeldete Zeittransaktionen in (MOS810) mit Status 10 und erfordern eine zweistufige Überprüfung, bevor die Buchhaltung und die IH-KA-Rechnungsspezifikation aktualisiert werden. Die Absicht ist, einen Schritt zur Überprüfung durch den Mitarbeiter zu haben, der die Zeit rückgemeldet hat, und eine zweite Freigabe durch einen Manager oder eine andere berechtigte Person.
  • Wenn 2 ausgewählt ist, stoppen rückgemeldete Zeittransaktionen in (MOS810) mit Status 20 und erfordern einen Freigabeschritt, bevor die Buchhaltung und die IH-KA-Rechnungsspezifikation aktualisiert werden.
• In "Kostentypen. Genehmigung erforderlich" (MOS129) kann zusätzlich zur Einstellung 380 in (MOS120) definiert werden, welche Instandhaltungsauftragstypen, Standorte oder Kostentypen (z. B. nur Überstundentransaktionen) freigegeben werden müssen. Wenn dieses Programm leer gelassen wird, werden mit Einstellung 380 in (MOS120) Werte für alle Instandhaltungsauftragstypen, Standorte und den Kostentyp zugewiesen.
• In (COS160) muss der Parameter "Obligatorische Freigabe von Kosten" auf 1 gesetzt sein, um die obligatorische Freigabe von Kosten in (COS150) zu aktivieren. Wenn aktiviert, stoppen die Kosten nach der Übermittlung mit Status 20. Ein Freigabeschritt ist obligatorisch, bevor die Kosten den Status 90 erreichen und bevor die Buchhaltung und die IH-KA-Rechnungsspezifikation aktualisiert sind.
• In "Wartungsverantwortlicher. Öffnen" (SOS422) müssen Wartungsverantwortliche erstellt werden. In (SOS422) muss ein Benutzer als Wartungsverantwortlicher hinzugefügt werden, um Transaktionen in (MOS810) freizugeben. Mitarbeiter in "Person. Öffnen" (CRS530) können mit einem Wartungsverantwortlichen verbunden werden.

Einschränkungen

Sie können die obligatorische Freigabe für Arbeit und Kosten unabhängig in (MOS120) und (COS160) aktivieren oder deaktivieren. Da in (COS150) keine Funktion zur Überwachung diverser Transaktionen durch den Wartungsverantwortlichen oder eine Gruppe von Technikern vorhanden ist, empfehlen wir die Aktivierung der obligatorischen Freigabe von Arbeitstransaktionen und die obligatorische Freigabe von Kostenparametern. Mit dieser Einrichtung können Sie über (MOS810) sowohl Zeit- als auch Kostentransaktionen überwachen.