Fakturierung von Instandhaltungskundenaufträgen verwalten

Dieses Dokument beschreibt, wie Rechnungsjobs und Transaktionen mithilfe von Instandhaltungskundenaufträgen (IH-KA) bearbeitet werden.

Verwenden Sie diesen Prozess, wenn Sie Teile oder vollständige Arbeiten, Materialverkäufe, Austauscharbeiten oder Verträge (wenn zählerbasierte Fakturierung verwendet wird) fakturieren möchten.

Ergebnis

  • Eine Rechnung wird gedruckt und an den Kunden gesendet.
  • Relevante Informationen wie z. B. Buchungsinformationen werden an das Finanzsystem gesendet. Das Debitorenbuch wird ebenfalls aktualisiert.
  • Die Zahlung vom Kunden kann in Empfang genommen werden.
  • Die IH-KA-Statistiken können aktualisiert werden.

Weitere Informationen zu Aktualisierungen in M3 finden Sie den Dokumenten, die im Abschnitt "Siehe auch" aufgeführt sind.

Bevor Sie beginnen

Wenn die Fakturierung nach Vertrag erfolgt, muss in "Instandhaltungsvertrag. Öffnen" (COS410) ein Operationsplan zur Fakturierung definiert sein.

Fakturierung von mit IH-KA verknüpften Instandhaltungstransaktionen

Diese Prozessvariante beschreibt den Fakturierungsablauf, welcher für Wartungstransaktionen verwendet wird, die mit den Instandhaltungskundenaufträgen verbunden sind.

  1. Provisorische Rechnungsspezifikation überprüfen und anpassen

    Die Rechnungsspezifikation enthält die Transaktionen, die dem Kunden fakturiert werden. Diese Transaktionen werden gemäß Transaktionstyp sortiert. In diesem Schritt prüfen Sie die bestehenden Transaktionen und passen diese ggf. an, und Sie können neue Transaktionen hinzufügen. Sie können z. B. Reisekosten hinzufügen, einen Materialpreis ändern oder die Zeiträume eines Verleihauftrags ändern.

    Diese Aktivitäten erfolgen in "IH-KA. Vorläufige Rechnungsspez. prüfen" (COS170).

  2. Provisorische Rechnungsspezifikation neu generieren

    Generieren Sie die Rechnungsspezifikation neu, z. B. wenn sich die Vertragsbedingungen geändert haben. Solche Bedingungen können Materialpreismethoden, Preislisten, Rabatte und so weiter sein. Generieren Sie Rechnungsspezifikationen in "IH Rechnung. Spezifikationen öffnen" (COS170) erneut.

  3. Rechnung genehmigen

    Die provisorische Rechnungsspezifikation muss genehmigt werden, bevor Sie ausgedruckt und dem Kunden gesendet werden kann. Genehmigen Sie provisorische Rechnungen in "IH-Kundenaufträge. Positionen öffnen" (COS101).

  4. Rechnung drucken

    Fakturieren Sie den Auftrag, indem Sie ihn in "Kundenrechnung. Drucken" (COS180) drucken. Beim Drucken der Rechnung können Sie die Aufträge auswählen, die im Rechnungslauf enthalten sein sollen. Sie können außerdem festlegen, ob der Rechnungslauf tatsächlich ausgeführt wird.

  5. In Finanzsystem übertragen

    Sie müssen Informationen manuell an das Finanzsystem übertragen, wenn Sie die direkte Übertragung nicht in "Settings - IH-KA-Fakturierung" (COS822) ausgewählt haben. Diese Informationen werden über "IH-Rechnung. Nachbearbeiten" (COS196) übertragen.

Fakturierung zählerbasierter Verträge

Diese Prozessvariante beschreibt, wie die Fakturierung zählerbasierter Verträge erfolgt. Zählerbasierte Fakturierung bedeutet, dass die Berechnung auf Basis der Verwendungshäufigkeit eines Objekts erfolgt. In diesem Fall ist ein Objekt (z. B. ein Bus) mit dem Instandhaltungsvertrag des Kunden verbunden. Zählerbasierte Preise, welche mit dem Vertrag verbunden sind, definieren, wie viel pro erfasste Zählereinheit berechnet wird. Die Firma, welche die Instandhaltung dieses speziellen Busses handhabt, rechnet mit dem Kunden auf Basis des Verbrauchs ab.

In diesem Fall erfolgt die Fakturierung in regelmäßigen Intervallen. Die Fakturierung erfolgt entweder für den voraussichtlichen Verbrauch gemäß Operationsplan oder für den tatsächlichen Verbrauch. Bei einem normalen Prozess wird der geplante oder voraussichtliche Verbrauch am Anfang eine Periode fakturiert. Ein Abstimmungsrechnungslauf wird dann durchgeführt, wenn die Periode beendet ist. Diese Rechnung deckt allerdings alle positiven oder negativen Abweichungen von der ersten Rechnung ab. Eine solche Abweichung kann auftreten, wenn das durch den Instandhaltungsvertrag abgedeckte Objekt mehr oder weniger genutzt wird, als im Operationsplan vorgesehen war.

  1. Vertragsrechnungsstatus prüfen

    Sie können den Rechnungsstatus des Vertrags prüfen, bevor Sie einen Rechnungslauf durchführen. Bei dieser Prüfung erhalten Sie Informationen darüber, welche Perioden fakturiert und wie diese fakturiert wurden. Beispielsweise kann eine Periode nur auf Basis eines geschätzten Verbrauchs fakturiert werden und muss möglicherweise durch Fakturierung des Unterschieds zwischen geschätztem und tatsächlichem Verbrauch aktualisiert werden.

    Überprüfen Sie den Rechnungsstatus des Vertrags in "Instandhaltungsvertrag. Öffnen" (COS410).

  2. Rechnung und/oder Abstimmungsrechnung drucken

    Fakturieren Sie den Auftrag, indem Sie ihn in "Kundenrechnung. Drucken" (COS180) drucken. Wenn Sie die Rechnung ausdrucken, spezifizieren Sie, was fakturiert wird, und wählen Sie die Perioden aus, die im Rechnungslauf berücksichtigt werden. Sie können außerdem festlegen, ob der Rechnungslauf tatsächlich ausgeführt wird.

  3. In Finanzsystem übertragen

    Sie müssen Informationen manuell an das Finanzsystem übertragen, wenn Sie die direkte Übertragung nicht in "Settings - IH-KA-Fakturierung" (COS822) ausgewählt haben. Diese Informationen werden über "IH-Rechnung. Nachbearbeiten" (COS196) übertragen.

Schließen von mit zählerbasierten Instandhaltungsverträgen verbundene IH-KA-Positionen

Diese Prozessvariante beschreibt, wie Sie IH-KA-Positionen schließen, die mit zählerbasierten Instandhaltungsverträgen verbunden sind. Dieser Prozess wird normalerweise in regelmäßigen Intervallen durchgeführt, z. B. einmal pro Tag oder einmal pro Woche.

Schließen Sie die IH-KA-Positionen, die mit den zählerbasierten Instandhaltungsverträgen in "IH-Rechnung. Drucken" (COS180) verbunden sind.

Vorfakturierung

Diese Prozessvariante beschreibt, wie die Fakturierung im Voraus erfolgt. Sie vorfakturieren, wenn Sie möchten, dass der Kunde vor Lieferung zahlt. Der Grund dafür könnte sein, dass es sich um große Beträge oder lange Lieferzeiten handelt.

Der Gesamtbetrag wird in der Regel nicht vorfakturiert, da es schwierig ist, zu wissen, wie viel der große Auftrag letztendlich kosten wird. Die Schlussfakturierung erfolgt, wenn die letzte Lieferung erfolgt ist.

  1. Vorfakturainformationen eingeben

    Geben Sie die Informationen über die Vorfaktura in "IH-Kundenauftrag. Vorfakturieren" (COS102) ein. Sie spezifizieren das Rechnungsdatum der Vorfaktura sowie die Summe, die fakturiert werden soll.

  2. Vorfaktura

    Drucken Sie die Vorfaktura in "IH-Rechnung. Drucken" (COS180) als normale Rechnung aus. Die Differenz zwischen der Fakturierung einer Vorfaktura und einer normalen Rechnung ist, dass Sie die Rechnungen unterschiedlich markieren.

  3. Schlussrechnung

    Drucken Sie die letzte Auftragsrechnung, nachdem die letzte Lieferung des Auftrags erfolgt ist. Diese Rechnung wird automatisch mit der Vorfaktura abgeglichen. Drucken Sie die Schlussrechnung in "IH-Rechnung. Drucken" (COS180).

  4. In Finanzsystem übertragen

    Sie müssen Informationen manuell an das Finanzsystem übertragen, wenn Sie die direkte Übertragung nicht in "Settings - IH-KA-Fakturierung" (COS822) ausgewählt haben. Diese Informationen werden über "IH-Rechnung. Nachbearbeiten" (COS196) übertragen.

Teilfakturierung

Diese Prozessvariante beschreibt, wie eine Teilfakturierung erfolgt. Verwenden Sie diese Variante, wenn Sie einen Auftrag zu mehreren Zeitpunkten einer bestimmten Zeitperiode fakturieren möchten. Wenn Sie einen Auftrag teilweise fakturieren, werden alle Transaktionen fakturiert, die gemeldet und in der Rechnungsspezifikation berücksichtigt wurden. Bei der nächsten Fakturierung werden alle neuen Transaktionen seit der letzten Rechnung berücksichtigt.

  1. Teile eines Auftrags fakturieren

    Führen Sie eine Teilfakturierung durch, um alle bis zu diesem Zeitpunkt erfassten Transaktionen zu fakturieren. Das nächste Mal, wenn Sie fakturieren, werden alle Transaktionen seit der letzten Rechnung berücksichtigt. Drucken Sie die Rechnung in "IH-Rechnung. Drucken" (COS180) aus.

  2. Teilweise fakturierte Aufträge schließen

    Führen Sie diese Aktivität durch, wenn Sie teilweise fakturierte Kundenauftragspositionen manuell schließen müssen. Dies erfolgt in "IH-Kundenaufträge. Positionen öffnen" (COS101).

  3. In Finanzsystem übertragen

    Sie müssen Informationen manuell an das Finanzsystem übertragen, wenn Sie die direkte Übertragung nicht in "Settings - IH-KA-Fakturierung" (COS822) ausgewählt haben. Diese Informationen werden über "IH-Rechnung. Nachbearbeiten" (COS196) übertragen.

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