Zeitabrechnung

Dieser Vorgang wird für die Erstellung von Zeitmeldungen verwendet. Nach Beendigung des Vorgangs sind die Zeitmeldungen bestätigt, autorisiert und in das Hauptbuch übertragen.

Bevor Sie beginnen

Die in Grunddaten für die Zeitabrechnung beschriebenen Parameter müssen festgelegt sein.

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Projekte und Aktivitäten eingeben

    Für Projekte und Aktivitäten, die zu berechnen sind, gibt es folgende Möglichkeiten:

    • Sofortige Erfassung in der Zeitabrechnung

      In der Zeitabrechnung werden Projekte in "TAC-Projekt. Öffnen" (TAS001) eingegeben. In diesem Programm können Sie den Projektleiter, die Kundennummer, die Umsatzsteuerberechnungsmethode, die zu verwendenden Preislisten usw. eingeben.

      Für jedes Projekt geben Sie außerdem einen Transaktionstyp ein. Der Transaktionstyp bestimmt die Art des Projekts und ebenso, wie die rückgemeldete Zeit mit dem Projekt verarbeitet wird. Gültige Typen:

      • 1 = Kundenprojekt – rückgemeldete Zeiten und Kosten werden dem Kunden fakturiert und verbucht, um in das Hauptbuch übertragen werden zu können.
      • 2 = Internes Projekt – rückgemeldete Zeiten und Kosten werden verbucht, um in das Hauptbuch übertragen werden zu können.
      • 3 = Internes Projekt – rückgemeldete Zeiten und Kosten, die nicht in das Hauptbuch übertragen werden.

      Ein Aufruf erfolgt von (TAS001) zu "TAC-Projekt. Aktivitäten verbinden" (TAS003). Dort geben Sie die Projektaktivitäten ein, die kontiert werden sollen.

      Folgende Statuscodes werden für Projekte und Aktivitäten in der Zeitabrechnung verwendet:

      • 05 = Provisorisch erfasst, nicht für Start freigegeben
      • 10 = Provisorisch erfasst, für Start freigegeben
      • 15 = Gestartet, Eingabe erlaubt
      • 20 = Gestartet, Übertragung erlaubt
      • 80 = Beendet

      Die folgenden, in "Settings – Zeitabrechnung" (TAS900) festgelegten Einstellungen sind für die Eingabe einer Zeitmeldung unerlässlich:

      • Ob ein Beleg ausgedruckt wird
      • Wie die Zeitmeldungen nummeriert werden
      • Wie die Rechnungen aussehen sollen
      • Woher die Kostenstelle übernommen wird. Eine in "Zeitmeldung. Öffnen" (TAS100) eingegebene Kostenstelle überschreibt jeden Eintrag in "Settings – Zeitabrechnung" (TAS900).
    • Auswahl für Zeitabrechnung in Projekte

      In ZK eingeben

      In Projekte eingeben

      Ein in Projekte eingegebenes Projekt wird automatisch zu einem Projekt in der Zeitabrechnung. Aktivitäten, für die eine Zeitabrechnung erfolgen soll, werden in "Projekt. Öffnen" (POS100) ausgewählt. Wenn eine Aktivität in Projekte beginnt, wird dieselbe Aktivität mit dem zugewiesenen Status 10 in der Zeitabrechnung erstellt.

      Folgende Informationen in den Zeitabrechnungsaktivitäten werden aus Projekte übernommen:

      • Start- und Enddatum werden aus der gesperrten Zeitplanungsversion übernommen.
      • Die autorisierte Person ist gleichzeitig auch der Projektmanager.
      • Die zu verwendenden Preislisten
      • Der Transaktionstyp

  2. Zeit rückmelden

    Zeitmeldungen werden in "Zeitmeldung. Öffnen" (TAS100) erstellt und pro Mitarbeiter eingetragen.

    Es gibt zwei verschiedene Wege, Zeiten und Kosten für eine Zeitmeldung rückzumelden:

    • Verwenden Sie "Zeitmeldung. Details öffnen" (TAS101).
    • Verwenden Sie die Schnellerfassung in "Zeitmeldung. Eingeben" (TAS102). In diesem Fall verwenden Sie eine Vorlage, mit der Sie besonders viel Zeit sparen können, wenn der Mitarbeiter an demselben Projekt, derselben Aktivität oder demselben Arbeitscode arbeitet.

    "Zeitmeldung. Details öffnen" (TAS101) enthält eine Informationsansicht am oberen und eine Eingabeansicht am unteren Bildrand. Sie können zwischen drei Ansichten auswählen. Ansicht 1 kann für die wöchentliche Eingabe genutzt werden. Mit Ansicht 2 oder 3 können Sie einen Betrag für Artikel wie Kilometergeldausgleich in Zeitmeldungen eingeben.

    In der Zeitabrechnung werden verschiedene Statuscodes verwendet, um den Status der jeweiligen Zeitmeldung anzugeben.

    • 00 = Zeitmeldung wurde eingegeben
    • 10 = Zeitmeldung ist komplett und für die Freigabe bereit
    • 20 = Freigegeben und für die Autorisierung bereit
    • 30 =Autorisiert und für die Übertragung bereit
    • 80 = Fakturiert oder Übertragung abgeschlossen

    Die festgelegten Einstellungen für die Bearbeitung der Zeitmeldung bestimmen den verwendeten Statuscode.

  3. Freigeben und Autorisieren

    Freigabe und Autorisierung sind optional. Legen Sie in "Person. Öffnen" (CRS530) fest, ob eine Mitarbeiterzeit freigegeben werden soll.

    Legen Sie in "TAC-Projekt. Öffnen" (TAS001) fest, ob eine Zeitmeldung in einem Projekt autorisiert werden soll. Allgemein gesagt, erteilt ein Gruppenleiter eine Freigabe, während ein Projektmanager autorisiert. Freigabe-IDs werden in "Berechtigte Person. Für Zeitmeldung öffnen" (TAS045) erstellt. Autorisierungs-IDs werden in "Berechtigte Person. Für Rechnung öffnen" (TAS050) erstellt und sind mit verschiedenen Informationsgruppen, Benutzergruppen und Autorisierungsgruppen in M3 verbunden.

    Die Freigabe erfolgt in "Zeitmeldung. Freigeben" (TAS110). Die Autorisierung erfolgt in "Zeitmeldung. Autorisieren" (TAS115).

  4. In Hauptbuch und Debitorenbuchhaltung übertragen

    Abgeschlossene Zeitmeldungen müssen in das Hauptbuch übertragen werden. Die Bearbeitung der Transaktionen wird durch den Transaktionstyp bestimmt. Für Transaktionen des Typs 1 werden ein Kundenrechnungsjournal und eine Kundenrechnung erstellt. Ein Buchungsjournal wird für Transaktionen des Typs 2 erstellt.

    Transaktionen des Typs 3 können entweder in "Zeittransaktion. Intern abschließen" (TAS15) oder automatisch bei der Übertragung anderer Transaktionen in das Hauptbuch vervollständigt werden. Beachten Sie, dass eine Vervollständigung der Typ 3-Transaktionen nicht notwendig ist.

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