Checkliste für den Kontakt mit dem Zahler und der vorgenommenen Maßnahmen erstellen und bearbeiten

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie eine Checkliste, d. h. eine interne oder externe Mahnung, für einen Zahler hinsichtlich einer erforderlichen Maßnahme erstellen.

Checklisten werden in der Regel in Zusammenhang mit der Verwaltung von Kundenschulden, Gutschrift und Risiken sowie der Erfassung von Kontakten mit säumigen Zahlern verwendet.

Ergebnis

Eine Checkliste wird erstellt, die den letzten Kontakt mit dem Zahler, das Ergebnis und das letzte Datum beschreibt, an dem eine vereinbarte Maßnahme abgeschlossen werden soll.

Wenn die Checkliste mit einem oder mehreren spezifischen Rechnungsdatensätzen verbunden ist, weist jede Rechnung, für die in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) nach Aufnahme in die Checkliste eine Zahlung vorgenommen wird, in "Zahler. Checklisten verbinden (Details)" (RMS441) den Status 9 = "Geschlossen" auf. Wenn alle Rechnungen bezahlt sind, wird die gesamte Checkliste automatisch abgeschlossen.

Rechnungen, die nicht bezahlt, aber mit einer Checkliste verknüpft sind, werden in "Debitoren. Anzeigen" (ARS200/B) mit einem Sternchen markiert, wenn die Sortierfolge 1, 7 oder 11 ausgewählt ist.

Zahler mit offenen Checklisten, deren Ausführungsdatum in der Vergangenheit liegt, werden in "Kreditüberwachung. Durchführen" (RMS420) mit einem Sternchen markiert.

Das angegebene Ausführungsdatum, d. h. der letzte Tag für die Ausführung einer Maßnahme, wird als Auswahlkriterium bei der Kreditüberwachung verwendet. Solange der Zahler eine Checkliste mit einem Ausführungsdatum nach dem aktuellen Tagesdatum hat, wird der Zahler nicht ausgewählt, wenn Transaktionen für die Kreditüberwachung in "Kreditüberwachung. Erst. Transaktionen" (RMS410) generiert werden.

Sie können die Checkliste für interne Zwecke drucken oder an den Zahler senden, um Verträge zu bestätigen. Verwenden Sie hierfür "Checkliste. Drucken" (RMS500).

Folgende Dateien werden aktualisiert:

  • Checklisten werden in der Checklistendatei (FCRMTN) gespeichert.
  • Mit Checklisten verknüpfte Rechnungen werden in den Rechnungen pro Checklistendatei (FCRTND) gespeichert.
  • Die detaillierte Debitorendatei wird aktualisiert (FSLEDX).

Bevor Sie beginnen

Führen Sie folgende Schritte aus

Kurzdarstellung

Checkliste erstellen

Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Checkliste für Rechnungen in der Debitorendatei erstellen

    1. Starten Sie "Debitoren. Anzeigen" (ARS200/B).

    2. Wählen Sie Option 19 = Checklisten für die ausgewählten Rechnungen aus.

    3. "Zahler. Verbinden Checkliste" (RMS440) wird aktiviert.

    4. Fahren Sie mit Checkliste ohne direkte Verknüpfung zur Rechnung erstellen fort.

  • Checkliste in der Kreditüberwachungsroutine erstellen

    1. Starten Sie "Kreditüberwachung. Durchführen" (RMS420/B).

      Mit einem Sternchen werden Zahler, Gründe und Rechnungen mit einer verknüpften Checkliste identifiziert.

    2. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus, und fahren Sie mit Checkliste ohne direkte Verknüpfung zur Rechnung erstellen fort.

      • Wählen Sie zur Erstellung einer Checkliste oder zur Überprüfung bestehender Checklisten für einen aufgeführten Zahler die Option 16 = Checklisten aus.
      • Um eine Checkliste für eine Kreditüberwachung in "Kreditüberwachung. Anzeigen pro Zahler" (RMS421/B) zu erstellen bzw. zu überprüfen, wählen Sie Option 16 aus.
      • Um eine Checkliste für eine oder mehrere Rechnungen in der Kreditüberwachungsroutine für einen Zahler zu erstellen bzw. zu überprüfen, wählen Sie Option 19 = Checkliste erstellen aus.
  • Checkliste ohne direkte Verknüpfung zur Rechnung erstellen

    1. Starten Sie "Zahler. Checkliste verbinden" (RMS440).

      Bild B wird mit folgender Auflistung angezeigt: vorherige Checklisten, mit Beschreibung, Informationen zu Erfassungsdatum, Ausführungsdatum und Status.

    2. Stellen Sie die Bildsequenz ein.

      Diese Anweisung basiert auf Bildsequenz E.

    3. Wählen Sie die Sortierfolge 1 = Checkliste aus.

      Die Sortierfolgen 2 = Registrierungsdatum und 3 = Ausführungsdatum werden ausschließlich zu Sortier- und Prüfzwecken verwendet.

    4. Definieren Sie, welche vorherigen Checklisten aufgelistet werden sollen, indem Sie die Statusparameter ändern: Offen (0), geschlossen (9) oder alle Checklisten (leeres Feld)

    5. Erstellen Sie in (RMS440/B) eine neue Checkliste, indem Sie ihr eine ID zuweisen, die aus bis zu sechs alphanumerischen Zeichen bestehen kann. Drücken Sie die Eingabetaste.

    6. Geben Sie in Bild E eine Beschreibung und einen Namen für die Checkliste ein.

    7. Geben Sie das Registrierungsdatum und Ausführungsdatum ein, d. h. den letzten Tag für die Ausführung einer Maßnahme.

    8. Fügen Sie Ihre Kommentare hinzu. Es stehen zehn Zeilen zur Verfügung.

    9. Bei Bedarf können Sie einen zusätzlichen Textblock für weitere Kommentare im Bild "Freier Text" hinzufügen. Drücken Sie die Eingabetaste, um zu Bild (RMS440/B) zurückzukehren.

Rechnungsdatensätze zu bestehender Checkliste hinzufügen

  1. Wiederholen Sie die Schritte zur Auswahl von Datensätzen in der Debitorendatei oder der Kreditüberwachungsroutine (siehe oben).

  2. Wenn (RMS440) gestartet wird, wählen Sie Option 21 = Zu ChListe hin für die Checkliste aus.

    Die Rechnungen sind automatisch in der Checkliste enthalten.

Details zur Checkliste und Rechnungen überprüfen

  1. Um die Checkliste zu überprüfen, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

    • Wählen Sie zur Anzeige des Checklistentexts, Ausführungsdatums, der Kreditabteilungsreferenz usw. die Option "Öffnen" oder "Anzeigen", um Bild E aufzurufen.
    • Um die mit der Checkliste verknüpften Rechnungen anzuzeigen, wählen Sie Option 11 = Checkl.-Details für die Checkliste aus und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

  2. Überprüfen Sie in "Zahler. Checkliste verbinden - Details" (RMS441) die Liste der enthaltenen Rechnungen, die Rechnungsbeträge, die gezahlten Beträge sowie den Status.

  3. Wählen Sie für die Rechnungen eine der folgenden Optionen aus, um weitere Details zu erhalten:

    • Option 5 zur Prüfung allgemeiner Daten (z. B. Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum)
    • Option 11 = Rechnungsdetails zur Prüfung der Details in "Rechnung. Anzeigen einzelne" (ARS215).

Checkliste drucken und an Zahler senden

  1. Wählen Sie in (RMS440) die Option "Drucken" für die Checkliste.

  2. Passen Sie in "Standardbrief. Drucken" (ARS115/E) (aktiviert) gegebenenfalls einen der folgenden Werte an: Standardbrief, Sprache, Faxübermittlung oder nicht, Faxnummer, Referenz der Kreditabteilung der Firma und die zwei zusätzlichen Textzeilen. Drücken Sie die Eingabetaste.

  3. Senden Sie die gedruckte Checkliste an den Zahler.

Checkliste abschließen (manuell oder automatisch)

  1. Um manuell anzugeben, dass die Maßnahme ausgeführt und die Checkliste vollständig bearbeitet wurde, wählen Sie Option 9 = Abschl.Checklist für die Checkliste in Bild B aus.

  2. Um die Checkliste automatisch abzuschließen, geben Sie in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) die Zahlungseingänge für die mit der Checkliste verknüpften Rechnungen ein.

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