Kostensteuerung durch Überwachung des Einkaufsbudgets
In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie die Einkaufsverpflichtung ("Einkaufsbudgetierung") einer Firma überwachen können.
Ergebnis
Sie erhalten dauerhaft Zugriff auf Informationen zur aktuellen Budgetsituation im Vergleich zu den tatsächlichen und vereinbarten Aufwendungen je Kostenstelle bzw. Abteilung.
Anhand dieser Informationen können Sie analysieren, ob Sie Ihre Finanzziele erreichen werden.
Die in der Berechnung verwendeten Istwerte werden in der Datei FBAVAL in Landeswährung gespeichert.
Die MPLINC-Datei wird mit dem Wert der Einkaufsauftragspositionen (EA-Positionen )aktualisiert, deren Auftragspositionsstatus größer als oder gleich 15 ist, und die in das für bestätigte Aufwendungen reservierte Budget eingeschlossen sind.
Bevor Sie beginnen
Das Finanzmanagement und das allgemeine Management müssen aktiviert und konfiguriert sein.
Zweck
Zweck der Überwachung der Obligos ist die bessere Kontrolle der Gemeinkosten und Kapitalausgaben. Diese werden für die nicht bestandsgeführte Kontrolle (d. h. von Dienstleistungen, nicht Waren) verwendet. Ein Beispiel hierfür sind Marketingausgaben.
Zeitpunkt der Verwendung
Die Obligo-Überwachung des Einkaufsbudgets muss ein kontinuierlicher Prozess sein.
Vorgehensweise
Für die Überwachung des Einkaufsbudgets wird der Wert bestellter, aber noch nicht vom Lieferanten als Kosten in Ihrer Kostenüberwachung fakturierter Waren einbezogen.
In der Regel umfasst die Ausgabenkontrolle die regelmäßige Berechnung der Differenz zwischen budgetierten Aufwendungen und akkumulierten, tatsächlichen Aufwendungen:
| Kostenstelle | Budgetierte Aufwendungen | Tatsächliche Ausgaben für das Jahr | Abweichung |
|---|---|---|---|
|
AAA |
70,000 |
53,000 |
+17,000 |
|
BBB |
50,000 |
27,000 |
+23,000 |
|
CCC |
20,000 |
18,000 |
+2,000 |
|
Summe |
140,000 |
98,000 |
+42,000 |
In diesem Beispiel sind die Finanzen unter Kontrolle, und alle Aufwendungen liegen deutlich innerhalb der Budgetgrenzen. Wenn der Wert für alle offenen EA-Positionen als vereinbarte Aufwendung enthalten ist, kann die Situation jedoch ganz anders aussehen:
| Kostenstelle | Budgetierte Aufwendungen | Tatsächliche Ausgaben für das Jahr | Obligos | Abweichung |
|---|---|---|---|---|
|
AAA |
70,000 |
53,000 |
17,000 |
0 |
|
BBB |
50,000 |
27,000 |
19,000 |
+4000 |
|
CCC |
20,000 |
18,000 |
8,000 |
-6,000 |
|
Summe |
140,000 |
98,000 |
44,000 |
-2,000 |
Anhand dieser Informationen kann die Firma frühzeitig agieren, um solcherlei Budgetdefizite zu vermeiden.
Überwachung des Einkaufsbudgets aktivieren
Beginnen Sie mit der Erstellung folgender Budgets in "Budget. Öffnen" (BUS100):
- Ein Ausgabenkontrollbudget, in der Regel nach Kostenstelle oder Abteilung. Indem Sie spezifische Ausgabenkonten einschließen, können Sie steuern, welche Einkaufsarten in der Obligokalkulation berücksichtigt werden sollen.
- Ein leeres Budget, das für vereinbarte Aufwendungen reserviert ist.
- Ein Budget für die manuelle Erfassung von Mehrausgaben, aber nur, wenn Zusatzkosten genehmigt werden.
Aktivieren Sie in "Settings – Hauptbuch" (CRS750/G) die Kalkulation von vereinbarten Aufwendungen und geben Sie Folgendes an:
- Zu verwendende Budgets
- Regeln für den Vergleich und das Herunterdatieren (Reduzieren) von Obligowerten
- Welche Dimensionen während der Einkaufsauftragserfassung zur Kostensteuerung überprüft werden sollen
- Ob die Erfassung eines Einkaufsauftrags (EA), für den keine Budgetmarge mehr frei ist, für einen Benutzer gesperrt werden soll
Budgets aktualisieren
Das Kontrollbudget wird wie üblich aktualisiert – durch Budgetwertgenerierung, dezentrale Budgetierung, Umlagen usw.
Das Obligo-Budget wird vom M3 Jobplaner über Nacht mit den Obligowerten aktualisiert. Alte Werte werden daher laufend durch neue ersetzt. Sie können ggf. die Aktualisierung für eine Periode manuell in "Zusage. Kalkulieren"(PPS970) auslösen.
Bestätigte Werte werden auf Grundlage der Anwendung der Buchungsdefinitionen PP10-903 und PP10-910 gebucht. Wenn jedoch eine Kontierungszeile manuell mithilfe von F11 in eines der folgenden Programme eingegeben wurde, überschreibt diese Kontierungszeile die Buchungsdefinitionen: "Einkaufsbedarfsmeldung. Öffnen" (PPS180); "Einkaufsauftragsvorschlag. Öffnen" (PPS170); "Einkaufsauftrag. Öffnen" (PPS200).
Nur die für eine Kostenstelle in (CRS750/G) ausgewählten Dimensionen werden für die Buchung verwendet.
Online-Überwachung des Einkaufsbudgets
Das Einkaufsbudget wird vom Zeitpunkt an überwacht, zu dem eine Abteilung eine Einkaufsbedarfsmeldung für einen nicht lagergeführten Artikel eingibt. Wenn die verwendete Kontierungszeile im Kontrollbudget enthalten ist, wird die folgende Berechnung automatisch ausgeführt:
- (Budgetierter Wert) plus (Manuell eingegebene Mehrausgabe) abzüglich (Tatsächlicher Jahreswert für die Kontierungszeile) minus (Verpflichtungsbetrag).
Der Wechselkurstyp für die Berechnung wird, sofern vorhanden, aus dem Budget für manuell eingegebene Mehrausgaben abgerufen. Andernfalls wird der Wechselkurstyp aus dem Kontrollbudget abgerufen.
Ist der Ergebnisbetrag größer als der Betrag aus der EA-Position, wird er zur Hauptbuch-Saldodatei für das für vereinbarte Werte reservierte Budget hinzugefügt. (Soll die Einkaufsauftragsposition anschließend gelöscht oder der Status von "Definitiv" in "Provisorisch" geändert werden, wird der Vorgang storniert). Wenn die Ware eingeht oder die Rechnung verbucht wird, wird der vereinbarte Betrag automatisch abgezogen.
Ist jedoch der berechnete Betrag geringer als der Betrag der EA-Position, wird der Einkaufsauftrag entweder gesperrt und erhält den Status 14, oder es wird – je nachdem, welche Auswahl Sie in (CRS750/G) getroffen haben – eine Warnung ausgegeben.
Ergebnisse online anzeigen
Indem Sie die für die Überwachung des Einkaufsbudgets verwendeten Budgets in eine Spaltenvorlage einschließen, können Sie die aktuelle Situation für die betreffenden Kostenstellen oder Abteilungen online in "HB-Saldodatei. Anzeigen" (GL215) anzeigen.