Finanzverträge

Dieses Dokument beschreibt Folgendes:

Finanzverträge verwalten
Buchung für Vertragsrechnungen verwalten
Gleichen Sie Lieferantenrechnungen mit Verträgen ab.

Ergebnis

Eine Lieferantenrechnung kann in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) oder in "Lieferantenrechnungsbatch. Öffnen" (APS450) mit einem Vertrag abgeglichen werden.
Ein Vertrag kann in "Finanzvertrag. Öffnen" (AGS100) und in den verknüpften Programmen "Finanzverträge. Verbundene Rechnungen öffnen" (AGS130) und in "Finanzverträge. Budget- und Istwerte pro Periode öffnen" (AGS140) nachverfolgt werden.

Bevor Sie beginnen

Eine für den Abgleich von Finanzverträgen zu verwendende AP10 FAM-Funktion muss in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) definiert sein. Dabei muss "Finanzvertragsabgleich" auf 1-"Verträge" und "Nächster man. Schritt - Rechnungskontr" auf 1 eingestellt sein (die Rechnung darf nicht mit einem Einkaufsauftrag abgeglichen werden).
In (AGS100) muss ein Vertrag des Typs 2 = Verträge definiert sein.

Einschränkungen für Finanzverträge

Der Vorauszahlungsprozess kann nicht zusammen mit Finanzverträgen verwendet werden.
Sie können in (APS450) keine Übereinstimmung mit einem Finanzvertrag abgleichen, wenn in (APS450) ein Positionstyp 8 = Buchungszeile mit derselben Rechnung verknüpft ist.
Ein Einkaufsauftrag kann nicht zusammen mit einem Finanzvertrag verwendet werden.
Der automatische Abgleich von Lieferantenrechnungen im Zusammenhang mit Leasing ist nicht möglich.

Methoden für automatische Freigabe

Finanzverträge des Typs 2 = Verträge, die in (AGS100) erstellt wurden, können mit Lieferantenrechnungen in (APS450) und (APS100) abgeglichen werden. Bei der Definition eines Vertrags geben Sie an, wie eine Rechnung mit dem Vertrag abzugleichen ist und wie der Vertrag gebucht werden soll. Das Feld "Methode für automatische Freigabe" in (AGS100) ist die Grundlage für den Rechnungsabgleich mit dem Vertrag. Die verfügbaren Methoden zur automatischen Freigabe sind:

1-"Rechnungsbetragslimit". Der Rechnungsbetrag wird mit dem "Rechnungsbetragslimit" des Vertrags abgeglichen. Wenn der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer innerhalb des "Rechnungsbetragslimits" des Vertrags liegt, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Wenn nicht, wird die Rechnung zur manuellen Bearbeitung in "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS110) angehalten.
2-"Gesamtbudget" Der Rechnungsbetrag wird mit dem "Vertragsbetragslimit" des Vertrags abgeglichen. Wenn der Rechnungsbetrag zusammen mit dem kumulierten Betrag der abgeglichenen Rechnungen des Vertrags innerhalb des Vertragsbetragslimits liegt, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Andernfalls wird die Rechnung zur manuellen Bearbeitung in (APS110) gestoppt.
3-"Budget lf. Jahr" Der Rechnungsbetrag wird mit dem "Budgetierten Rechnungsbetrag pro Periode" und dem "Vertragsbetragslimit" abgeglichen. Der "Budgetierte Rechnungsbetrag pro Periode" basiert auf dem "Vertragsbetragslimit". Er wird berechnet, indem das "Vertragsbetragslimit" gleichmäßig pro Periode innerhalb der Vertragsdauer aufgeteilt wird. Um den budgetierten Rechnungsbetrag pro Periode anzuzeigen, verwenden Sie die verknüpfte Option 22 = "Budget- und Istwerte pro Periode" in (AGS100). Der budgetierte Periodenbetrag kann angepasst werden, aber der Gesamtbetrag muss immer noch mit dem Vertragsbetragslimit übereinstimmen. Die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben, wenn der Rechnungsbetrag zusammen mit dem kumulierten Betrag der Rechnungen des Vertrags, die während dieser Periode und des laufenden Jahres abgeglichen wurden, innerhalb des Periodenbudgets bzw. des Budgets für das laufende Jahr liegt. Andernfalls wird die Rechnung zur manuellen Bearbeitung in (APS110) gestoppt.

Buchung von Vertragsrechnungen

Wenn dieselbe Kontierungszeile für den gesamten Vertrag gültig ist, können Sie die Kontierungszeile in (AGS100) angeben. Wenn dies erfolgt ist, wird diese Kontierungszeile immer zu der abgeglichenen Rechnung hinzugefügt, unabhängig davon, ob der Abgleich mit dem Vertrag genehmigt wird oder nicht.

Wenn die Rechnung auf mehr als einer Position gebucht werden soll, muss ein Standardbeleg des Typs 5-"Finanzvertragsrechnungen" mit dem Vertrag verknüpft sein. Öffnen Sie "Standardbeleg. Öffnen" (GLS015), um den Standardbeleg zu erstellen, und wählen Sie den Standardbelegtyp 5-"Finanzvertragsrechnungen" aus. Wenn die Rechnung immer einen Festbetrag enthält, beginnen Sie mit dem Erstellen einer Zeile mit Betragstyp 1-"Festbetrag". Verwenden Sie den Betragstyp 2-"Grenzbetrag", wenn die Rechnung variable Kosten hat. Beträge innerhalb des Limits werden freigegeben. Wenn der Standardbeleg mit mehreren Grenzbetragspositionen konfiguriert ist, wird die Rechnung während der Rechnungskontrolle zur manuellen Bearbeitung angehalten. Dies dient der manuellen Aufteilung des variablen Betrags zwischen den Grenzwertpositionen.

Abgleichen von Lieferantenrechnungen mit Verträgen

In (APS450) unterstützen die Felder "Externe Referenznummer" und "Finanzvertrags-ID" die Funktionalität zum Abgleichen mit einem Finanzvertrag. "Externe Referenznummer" wird verwendet, wenn Sie sowohl Verträge als auch Einkaufsaufträge verwenden. In diesem Fall können Sie die "Externe Referenznummer" sowohl für eine Vertrags-ID als auch für eine Einkaufsauftragsnummer verwenden. Wenn diesem Feld in (APS450) Informationen hinzugefügt wurden und eine Validierung abgeschlossen wurde, identifiziert M3 Business Engine, ob es sich um einen Vertrag oder eine Einkaufsauftragsnummer handelt und diese in das korrekte Feld übertragen wurde.

Um eine Rechnung in (APS100) manuell mit einem Finanzvertrag abzugleichen, müssen Sie eine AP10 FAM-Funktion auswählen, die für den Abgleich von Finanzverträgen definiert wurde. Wenn in der FAM-Funktion "Nächster manueller Schritt - Rechnungskontrolle" auf 1 gesetzt ist, wird das Feld "Finanzvertrags-ID" in Bild E und F in (APS100) angezeigt.

Logik für die Rechnungskontrolle

Eine grundlegende Anforderung für die Rechnungskontrolle in (APS450) und (APS100) ist, dass die Rechnung und der Finanzvertrag denselben Lieferanten, die dieselbe Finanzvertrags-ID und dieselbe Währung haben. Wenn die Rechnung nicht angepasst werden muss, kann sie mit dem Finanzvertrag abgeglichen werden. Damit die Rechnung automatisch gebucht und zur Zahlung freigegeben werden kann, muss die folgende Logik angewendet werden:

Das Rechnungsdatum liegt innerhalb des Start- und Enddatums des Finanzvertrags. Wenn die Eingabe falsch ist, wird die Rechnung nicht zur Zahlung freigegeben. In "Lieferantenrechnung. Umkontieren" (APS112) wird dann die Meldung "RechnDat nicht im Bereich" auf der Rechnung angezeigt.
Der Rechnungsbetrag auf der Rechnung liegt innerhalb des Rechnungsbetragslimits. Dies gilt für die Freigabemethode 1-"Rechnungsbetragslimit". Dies gilt auch, wenn mithilfe der Freigabemethode 2-"Gesamtbudget" oder 3-"Budget lf. Jahr" ein Rechnungsbetragslimit für Verträge hinzugefügt wird. Wenn die Eingabe falsch ist, wird die Rechnung nicht zur Zahlung freigegeben. In (APS112) wird dann die Meldung "RgBetr > RgGrenzbetrag" auf der Rechnung angezeigt.
Der Rechnungsbetrag liegt zusammen mit dem kumulierten Betrag der abgeglichenen Rechnungen des Vertrags innerhalb des Vertragsbetragslimits. Dies gilt für die Freigabemethoden 2-"Gesamtbudget" und 3-"Budget lf. Jahr". Wenn die Eingabe falsch ist, wird die Rechnung nicht zur Zahlung freigegeben. In (APS112) wird dann die Meldung "Ges verbr > Gesamtbudget" oder die Meldung "Ges verbr > Budg lf Jahr" auf der Rechnung angezeigt.
In dem Finanzvertrag wurde ein Aufwandskonto hinzugefügt. Wenn das der Fall ist, wird das Aufwandskonto verwendet.
Es wurde kein Aufwandskonto hinzugefügt. Im Vertrag wurde ein Standardbeleg ausgewählt, der mit maximal einer Zeile für den "Grenzbetrag" verbunden ist. Der Rechnungsbetrag liegt sowohl innerhalb des "Festbetrags" als auch des "Grenzbetrags" des Belegs. Wenn einer dieser Auszüge falsch ist, wird die Rechnung nicht zur Zahlung freigegeben.

Wenn eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wird, wird sie mit dem Vertrag verbunden und kann in (AGS130) angezeigt werden. Dieses Programm kann nur über die verknüpfte Option 21 = "Verbundene Rechnungen" in (AGS100) geöffnet werden. Der Rechnungsbetrag wird auch in (AGS140) aktualisiert. In diesem Programm wird das Budget für den Vertrag zusammen mit dem kumulierten Betrag der abgeglichenen Rechnungen angezeigt. Das Programm (AGS140) wird über die verknüpfte Option 22 = "Budget- und Istwerte pro Periode" aus (AGS100) abgerufen.

Manuelles Verbinden von Rechnungen mit Verträgen

Die verknüpfte Option 26= "Finanzvertrag mit Rechnung verbinden" in (APS110) kann verwendet werden, um eine Rechnung mit einem Vertrag zu verbinden. Dies ist nur möglich, wenn die Rechnung auf ein Durchgangskonto gebucht wird. Andernfalls muss die Rechnung storniert und erneut eingegeben werden, um sie mit dem Finanzvertrag abzugleichen. Das Feld "Finanzvertrags-ID" wird mit der Sortierfolge 3 = "Lieferantenrechnungsnummer" und 5 = "Rechnungsprüfer" angezeigt.

Umkontieren von Lieferantenrechnungen

Wenn in (APS112) eine Lieferantenrechnung mit einem Vertrag verbunden ist, werden Felder mit der Finanzvertrags-ID und dem Fehlercode aus dem Vertragsabgleich angezeigt.

Wenn die Rechnung wegen der in den Standardbelegpositionen definierten Limits gesperrt wurde, muss sie in (APS112) umkontiert werden. Öffnen Sie (APS112), indem Sie die verknüpfte Option 8 = "Vereinfachte Rechnungsfreigabe" in (APS110) auswählen. Durch Auswahl von "Umkontieren" wird der Standardbeleg abgerufen und die Positionen aus dem Standardbeleg werden angezeigt. Für Positionen mit "Festbetrag" wird der definierte Betrag vorgeschlagen. Für Positionen mit "Grenzbetrag" muss der Betrag manuell eingegeben werden. Wenn die Umkontierung in (APS112) abgeschlossen ist, wird der normale Freigabeablauf ausgelöst.