Hauptbuchbelege

Dieser Prozess wird zum Erfassen von Hauptbuchbelegen verwendet. Hauptbuchbelege werden zum Erfassen von Transaktionen verwendet, die nicht in anderen Funktionen in M3 erstellt werden. Beispiele für Hauptbuchbelege sind Belege für provisorische Anpassungen (provisorische Belege), Banktransaktionen, Rückstellungen und Jahresabschlusstransaktionen zum Anpassen der Jahresabschlüsse (Periode 13).

Der Vorgang kann auch zum Erfassen von Kunden-/Lieferantenzahlungen und Kunden-/Lieferantenrechnungen verwendet werden.

Wiederkehrende Hauptbuchbelege für periodische Routinezwecke

Standardbelege können auch mithilfe der Funktion für wiederkehrende Hauptbuchbelege mit einer bestimmten Periode verknüpft werden. Dies ist eine effiziente und zeitsparende Methode zur Verarbeitung von Belegen für periodische Routinearbeiten.

Alle üblicherweise für den Periodenabschluss oder Jahresabschluss generierten Belege (unterschiedliche Abgrenzungsarten usw.) werden unter Verwendung der Funktion für wiederkehrende Hauptbuchbelege in "Wiederkehrende Buchungen. Öffnen" (GLS170) eingegeben. Wenn alle Belege für die Periode erfasst wurden, werden die Transaktionen im System über eine Funktionstaste generiert.

Bevor Sie beginnen

  • Das Finanzsystem ist konfiguriert.
  • Belegnummernserien sind für das aktuelle Jahr definiert. Dies erfolgt in "Journalnummernserie. Öffnen" (CRS400).
  • FAM-Funktion GL01 ist in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) mit mindestens einem Detaildatensatz definiert. Unter FAM-Funktionen zur Vereinfachung der Transaktionserfassung verwenden finden Sie eine detaillierte Beschreibung der für diese FAM-Funktion verfügbaren Einstellungen.
  • Standardbelege werden, sofern verwendet, in "Standardbeleg. Öffnen" (GLS015) erfasst.

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Eingabevorlage auswählen

    Hauptbuchbelege werden in "Hauptbuchbeleg. Eingeben" (GLS100) eingegeben. Nach dem Abrufen werden die FAM-Funktions-Detaildatensätze im Startbild als Eingabevorlagen angezeigt. Unterschiedliche Typen von Hauptbuchbelegen werden mithilfe unterschiedlicher Detaildatensätze erstellt. Dem Beleg wird automatisch eine aus dem ausgewählten Detaildatensatz abgerufene Belegnummer zugewiesen. Der Detaildatensatz steuert außerdem die Reihenfolge, in der Eingabefelder angezeigt werden, und das Bildlayout.

    Die folgenden Belegtypen können, basierend auf dem Bildlayout, das für den ausgewählten FAM-Funktions-Detaildatensatz definiert wurde, erstellt werden:

    • reguläre Belege (Bildlayouts 1, 3, 5)
    • Belege für Kunden- und Lieferantenzahlungen (Bildlayout 20)
    • Auf einem Kontoauszug basierende Banktransaktionsbelege (Bildlayout 21). Belege können entweder in der Landeswährung oder in Fremdwährungen eingegeben werden.

    Es können auch temporäre Belege erfasst werden. Ein provisorischer Beleg ist ein Hauptbuchbeleg, der verwendet wird, um eine provisorische Anpassung im Hauptbuch vorzunehmen. Bei der Erfassung wird eine gleichwertige Transaktion mit umgekehrten Symbolen erstellt. Dadurch wird der ursprüngliche Beleg storniert, indem die aktuelle Summe auf ein zukünftiges Datum rückgebucht wird. Provisorische Belege werden häufig verwendet, um Berichte zu periodischen Buchungen oder Rückstellungen im Jahresabschlussbericht anzupassen.

    Alle Hauptbuchbelege verfügen über ein Buchungsdatum. Beim Erfassen eines provisorischen Belegs muss auch ein Buchungsdatum für die erneute Erfassung des Belegs angegeben werden. Beim Erfassen einer Banktransaktion ist das Buchungsdatum das letzte Datum im Jahr. Die Saldodatei wird in einer separaten Periode aktualisiert.

  2. Buchungen

    • Hauptbuchbeleg eingeben

      Bereits erfasste Informationen können während der Eingabe geändert oder gelöscht werden, solange dem Beleg keine Belegnummer zugewiesen wurde.

      Ein Standardbeleg mit vordefinierten Kontierungszeilen kann zwecks Vereinfachung der Eingabe verwendet werden. Die Kontierungszeilen werden für den Beleg abgerufen und können anschließend geändert oder gelöscht werden.

      Wenn USt verwendet wird, kann diese auch mithilfe von Belegen geprüft werden. Dies muss in "Einstellungen – Hauptbuch" (CRS750) festgelegt werden. Die im Beleg erfasste USt wird mit der erwarteten USt verglichen. Falls sich die beiden Werte unterscheiden, kann der Betrag angepasst werden.

    • Erfassen von Kunden-/Lieferantenzahlungen

      Sie können Kunden- oder Lieferantenzahlungen über das Hauptbuch in "Journalbelege & Zahlungen. Öffnen" (GLS110) eingeben. Der Zugriff auf das Programm erfolgt durch Auswahl eines FAM-Funktions-Detaildatensatzes mit Bildlayout 20 (Banktransaktionen) oder 21 (Multifunktionserfassung) in (GLS100).

    • Banktransaktion eingeben

      Banktransaktionen werden immer mit einem Gegenkonto für das angegebene Bankkonto erfasst. Die Erfassung wird initiiert, indem der Abschlusssaldo und die Nummer des zugrunde liegenden Kontoauszugs angegeben wird. Sie können diese Alternative auch zur Eingabe von Kunden- oder Lieferantenzahlungen basierend auf dem Auszug verwenden.

  3. Buchen von Transaktionen

    Buchungen können nach dem Erstellen des entsprechenden Hauptbuchbelegs geändert werden, jedoch muss dies vor der Aktualisierung des Hauptbuchs erfolgen. Fehlerhafte Belege können auch storniert werden, woraufhin Buchungen für das in "Einstellungen – Hauptbuch" (CRS750) angegebene Stornokonto generiert werden.

    Das Hauptbuch wird aktualisiert und ein Buchungsjournal wird erstellt, wenn die Verarbeitung beendet ist. Falls jedoch ein Fehlerjournal erstellt wurde, haben die Buchungen nicht zur Aktualisierung des Hauptbuchs geführt.

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