Lieferantenrechnungen manuell eingeben

Ergebnis

Die eingegebenen Rechnungen können zu einer der folgenden Kategorien gehören:

• Freigegeben und auf ein Aufwandkonto gebucht
• Nicht freigegeben und auf ein Verrechnungskonto gebucht.
• Zahlungsdatensätze in einem Satz von wiederkehrenden Zahlungen, basierend entweder auf einer freigegebenen Rechnung oder auf einem Vertrag ohne eigentliche Rechnung.

Kreditoren und das Hauptbuch werden aktualisiert.

Bevor Sie beginnen

• Detaildatensätze für die Erfassung freigegebener und nicht freigegebener Rechnungen müssen für FAM-Funktion AP10 (Manuelle Erfassung von Lieferantenrechnungen) in "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406) definiert sein. Weitere Informationen dazu finden Sie in den jeweiligen Anweisungen.
• Die folgenden Komponenten müssen bzw. sollten in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624) mit dem Lieferanten verknüpft sein:

• Währung (obligatorisch)
• Wechselkurstyp (obligatorisch)
• Zahlungsbedingungen (obligatorisch)
• Eine Zahlungsmethode für Kreditoren (obligatorisch)
• Die Bank des Lieferanten (falls eine Zahlungsmethode unter Zahlungsklasse 3 verwendet wird, d. h. eine Banküberweisung)
• Skontobedingungen (sofern der Lieferant der Firma einen Skonto gewährt hat)
• Ein Handelscode für Zwecke der Handelsstatistik (optional)
• Ein Servicecode (optional). Dieser Code wird beim Erfassen von Rechnungen selbstständiger Lieferanten verwendet, aber nur dann, wenn die Steuerbehörden Steuerberichte über solche Zahlungen von Ihrer Firma verlangen.

• Wenn automatisch Meldungen an den Prüfer der Rechnungen gesendet werden sollen, müssen Sie in "Settings – Meldungen" (CRS424) die Meldungen 149-150, 157, 200, 202 und 608 aktivieren.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Eingehende Lieferantenrechnungen überprüfen

   Führen Sie gemäß den Abläufen und Methoden Ihrer Firma eine erste Überprüfung der in Papierform eingehenden Rechnungen durch. Um die Erfassung zu vereinfachen und die Entscheidung über den zu verwendenden Ablauf zu erleichtern, sollten Sie alle zur Zahlung akzeptierten Rechnungen sortieren und in Kategorien aufteilen (z. B. freigegeben, nicht freigegeben, mit oder ohne Abgleich mit einem Einkaufsauftrag).

2. Lieferantenrechnungen manuell für die Zahlung eingeben

   Erfassen Sie die in Papierform eingegangenen Rechnungen in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100). Der FAM-Funktionsdetaildatensatz, den Sie für den Typ der Rechnung auswählen, steuert weitgehend den Ablauf.

   Wenn die Rechnung eine Einkaufsauftragsnummer als Referenz enthält, können Sie während der Erfassung den Abgleich mit Einkaufsauftrag und Wareneingang ausführen. Dies wird jedoch in einem separaten Prozess beschrieben.

   Wenn die Steuereinbehaltungsmethode des Lieferanten in (CRS624/F) auf 4 gesetzt ist und in (APS100/F) ein Servicecode eingegeben wurde, wird das zusätzliche Bild (APS100/K) angezeigt, mit dem Sie die Berechnung der einbehaltenen Steuer steuern können. Außerdem können Sie Akontozahlungen abziehen, bei denen die Quellensteuer mit demselben Servicecode abgezogen wurde, oder andere nicht anwendbare Kosten vom Basisbetrag für die Berechnung abziehen.

   Wenn Sie beim Buchen der Rechnung ein als Anlagekonto definiertes Konto verwenden, wird automatisch "Anlage. Öffnen provisorische" (FAS180) aktiviert, damit Sie direkt eine provisorische Anlage erstellen oder Kosten zu einer definitiven Anlage hinzufügen können, bevor ein Beleg erstellt wird.

   Hinweis: Wenn Sie für alle Arten der Rechnungs- und Zahlungserfassung "Journalbelege & Zahlung. Öffnen" (GLS110/B) verwenden, können Sie die Eingabe dort starten und automatisch (APS100) aufrufen.

3. Zahlungsdatensätze für wiederkehrende Zahlungen eingeben

   Wenn wiederkehrende Lieferantenzahlungen vorhanden sind, die entweder auf einer Rechnung in Papierform oder auf einem Vertrag basieren, geben Sie die Zahlungsdatensätze in einen separaten Lieferantenzahlungsplan ein. Dies können Sie beim Erfassen der Rechnung in (APS100) oder separat in "Zahlung. Wiederkehrende öffnen" (APS095) tun.

   Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung vor Abschluss der Erfassung mit einem Einkaufsauftrag abzugleichen.

4. Rechnung buchen

   Je nach Ihren Einstellungen buchen Sie die Rechnung entweder manuell oder automatisch in (APS100/J). Die wiederkehrenden Zahlungen, die Sie direkt in (APS095) erfasst haben, ohne sie mit einer Rechnung zu verknüpfen, werden nicht gebucht.