Wiederkehrende Übertragung von Hauptbuchtransaktionen in ein externes Finanzsystem

Ergebnis

Sie kennen die Gründe für die Übertragung und die anwendbaren Parameter.

Verwenden Sie die Informationen, um das Modul M3-Gruppenkonsolidierung einzurichten und Transaktionen zu übertragen.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen auch die Kontierungsrichtlinien der Lieferdivision und der Empfängerfirma kennen.
• Die Kontenpläne der Lieferdivision müssen in "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630) definiert sein.
• Die Währung muss in "Währung. Öffnen" (CRS055) definiert sein.
• Zusätzlich zum M3 Business Message-Initiator muss Infor Enterprise Collaborator eingerichtet werden, um die Erstellung einer elektronischen Datei mithilfe einer Business Message zu initiieren. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Design-Dokumentation für die Meldung.

Führen Sie folgende Schritte aus

Die Einrichtung wird ausschließlich in der Lieferdivision vorgenommen. Bei der normalen Gruppenkonsolidierung wird die Tochtergesellschaft in "Settings – Tochtergesellschaft" (GMS010) und die Muttergesellschaft in "Muttergesellschaft. Öffnen" (GMS090) erfasst. Bei der Übertragung an ein externes System beziehen sich die Einstellungen in (GMS010) und (GMS090) auf die Lieferdivision.

1. Basisregeln für das Liefersystem einstellen

   Definieren Sie Folgendes in "Settings – Tochtergesellschaft" (GMS010):

   • Geben Sie die ID für die Lieferdivision ein. Die ID wird verwendet, wenn Sie Einstellungen in der folgenden Aktivität in "Settings – Muttergesellschaft" definieren. Die ID verbindet die Einstellungen in (GMS010) und (GMS090).
   • Geben Sie die Konsolidierungswährung ein. Hierbei handelt es sich um die Landeswährung der Lieferdivision.
   • Definieren Sie den Eigentümeranteil als 100 %. Das ist der Prozentsatz der Beteiligung an jedem Konto, das die Lieferdivision an die Empfängerfirma sendet.
   • Wählen Sie die externe Übertragung von Hauptbuchtransaktionen.

2. Lieferdivison erfassen

   Erfassen Sie die Lieferdivision als Tochtergesellschaft in derselben Division in "Settings – Muttergesellschaft" (GMS090).

   Definieren Sie Folgendes:

   • Geben Sie Kontaktinformationen ein, z. B. Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
   • Wählen Sie die Landeswährung der Lieferdivision als Konsolidierungswährung.
   • Definieren Sie den Eigentümeranteil als 100 %.
   • Definieren Sie die Mapping-Felder 1 und 2.

   Die Einstellungen werden in der Tabelle GMCOMP gespeichert.

   Zweck von Mapping-Feldern

   Das heißt, dass Mapping-Feld 1 die organisatorische Beziehung zwischen den übertragenen Transaktionen und dem S3-Organisationscode definiert. Der S3-Organisationscode ist eine Kombination aus M3-Firma, M3-Division und der ID einer zusätzlichen Organisationseinheit (z. B. Kostenstelle oder Abteilung), die der S3-Kontierungseinheit entspricht. Der Organisationscode im S3-Programm GL08.2 ist alphanumerisch und kann bis zu 35 Positionen enthalten.

   In diesem Fall definiert das Mapping-Feld 2 die Kontobeziehung zwischen den übertragenen Transaktionen und einem spezifischen S3-Kontocode und dessen Unterkonten. Der Kontocode im S3-Programm GL09.2 ist ebenfalls alphanumerisch und umfasst bis zu 25 Positionen.

   Die Felder werden in GMS090 zugeordnet, indem die betreffenden Objekte mit einer Sequenznummer verknüpft werden: Firma, Division und die sieben Dimensionen in der Kontierungszeile. Die Sequenznummer steuert die Reihenfolge der IDs in den S3-Codes. Für das Mapping-Feld 1 gilt Folgendes: Die Firma hat immer die Sequenznummer 1 und die Division die Sequenznummer 2. Die gemäß den Mapping-Feldern 1 und 2 übernommenen Werte werden für jede Transaktion im Transfervorschlag in der Tabelle GMMCEL in den Feldern MAF1 und MAF hinterlegt und zusammen mit jeder Transaktion übertragen.

   Bisweilen sind die Objektnamen kürzer als die maximale Länge für die Dimensions-ID und müssen daher durch Leerzeichen im Mapping-Feldwert ergänzt werden. In diesem Fall werden die Leerzeichen automatisch gelöscht.

   Beispiel

   Das Mapping-Feld 1 enthält Firma, Division und Dimensions-ID 2, die Kostenstellen darstellt. Die IDs dieser Objekte werden in einen Organisationscode zusammengefügt, damit Transaktionen, die von der Firma COM (company), Division DIV, übertragen werden, dem Organisationscode COMDIV (ID der Kostenstelle, die aus der individuellen Transaktion abgerufen wird) zugeteilt werden.

3. Übertragung von Transaktionen konfigurieren

   Definieren Sie bei der Lieferdivision, wie Sie Transaktionen für die Übertragung in "Settings – Übertragung von Hauptbuch" (GMS015) bearbeiten möchten:

   • Wählen Sie die Dimensionen, für die Sie Transaktionen übertragen möchten.
   • Wählen Sie, ob Sie den Kontenplan anhand der Kontenkonvertierungstabelle (siehe unten) in den Kontenplan der Empfängerfirma konvertieren möchten.

   Da alle Transaktionen in der Landeswährung der Lieferdivision übertragen werden, wird kein Wechselkurstyp verwendet.

4. Kontenplankonvertierung definieren

   Möglicherweise möchten Sie Transaktionen aus mehreren Konten in ein Konto aggregieren. Beispiel: Sie möchten eventuell alle Erlöstransaktionen auf den Konten 3000 bis 3400 auf ein Konto, 3000, aggregieren. In diesem Fall definieren Sie die Bereiche der M3-Konten, die beim Übertragen aller Transaktionen in den Bereich in "Kontenkonvertierung. Tabelle öffnen" (GMS100)" zusammengefasst werden sollen. Wenn Sie weitere Dimensionen einbeziehen möchten, zum Beispiel die Dimension für Kostenstelle, wirken sich diese auf die Aggregation aus. Transaktionen werden für Konto 3000 und Kostenstelle 100 summiert, für Konto 3000 und Kostenstelle 200 usw.

Die Übertragung

1. Übertragungsvorschlag erstellen

   Die Lieferdivision erstellt einen Vorschlag mit externen Transaktionen aus ihrem Hauptbuch in "Konsolidierungsvorschlag. Erstellen/Übertragen" (GMS200).

   Der Vorschlag basiert auf der Periode und dem Bereich der Buchungsdaten, die die Lieferdivision auswählt. Die gewählte Periode entspricht der Periode in der Periodentabelle der Lieferdivision. Die Buchungsdaten sind die Start- und Enddaten für Transaktionen in der Lieferdivision, die in die Übertragung einbezogen werden sollen.

   Bild B zeigt die Anzahl der Datensätze, den gesamten Sollbetrag und den gesamten Habenbetrag für jeden Vorschlag an. Diese Werte liefern ein Audit-Trail zwischen M3 und S3, mit dem die richtige Übertragung aller Transaktionen sichergestellt werden kann.

   Der Vorschlagskopf wird in der Tabelle GMCOPR gespeichert. Die Transaktionen werden in GMMSUGL gespeichert.

2. Vorschlag überprüfen und anpassen

   Die Lieferdivision überprüft den Vorschlag entweder auf dem Bildschirm in (GMS200) oder auf einem Ausdruck. Die Division kann den Konsolidierungsvorschlag anpassen, indem Sie Hauptbuchbelege in "Hauptbuchbeleg. Öffnen" (GLS100) eingeben, bevor ein neuer Vorschlag erstellt wird.

3. Transaktionen übertragen

   Wenn die Lieferdivision den Vorschlag in (GMS200) freigibt, werden alle Transaktionen der GMMSUGL-Tabelle in die GMMCEL-Tabelle kopiert. Infor Enterprise Collaborator erstellt dann eine elektronische Datei. Das API-Programm GMS200MI ruft Daten aus (GMS010) und den Tabellen GMCOPR und GMMCEL ab und überträgt diese. Allen in der Abschlussübertragung enthaltenen Hauptbuchtransaktionen wird im Feld "In Konzernabrechnung übertragen" in "Hauptbuch. Transaktionen anzeigen" (GLS211/F) der Status 9 zugeteilt.

4. Transaktionen empfangen

   Die empfangende Firma lädt die Datei in das S3-Schnittstellenprogramm (GL165) hoch. Die Datei erstellt zwei Aktualisierungen: nach Unternehmenseinheit anhand des Organisationscodes und nach Kontocode. Die Konvertierung der Mapping-Felder wird vollständig auf der S3-Seite vorgenommen.