Zu zahlende Lieferantenrechnungen automatisch auswählen

Ergebnis

Je Zahlungsmethode wird ein geprüfter und korrigierter Zahlungsvorschlag einschließlich der mit den benutzerdefinierten Auswahlkriterien übereinstimmenden Datensätze erstellt. Rechnungsdatensätze, die nicht berücksichtigt werden sollen, werden entweder entfernt oder gesperrt.

Nutzen Sie den Vorschlag als Grundlage zur Erstellung von Zahlungsdokumenten und zum Aktualisieren des Finanzsystems. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Lieferantenzahlungen auf Grundlage des Zahlungsvorschlags ausführen.

Es werden keine Transaktionen erstellt. Der Vorschlag wird in der Tabelle für den Zahlungsvorschlagskopf (FPSUGH) und der entsprechenden Detailtabelle (FPSUGD) gespeichert.

Jeder Rechnung im Vorschlag wird Zahlungsstatus (PYST) 1 in der Kreditorendatei (FPLEDG) zugeordnet und sie wird für die Bearbeitung in anderen Programmen oder Vorschlägen gesperrt.

Bevor Sie beginnen

• Die Firma muss folgende Fragen geklärt haben:
  • Welche Zahlungstypen sind möglich (Lieferanten, Ausgaben für Mitarbeiter, Verrechnung zwischen Firmen, Bonus- oder Provisionszahlungen an Kunden oder Agenten)?
  • Welche Zahlungsmethoden werden bearbeitet?
  • Welche Kriterien werden für die Auswahl von Rechnungen für die Zahlung angewendet?
  • Werden Bankquoten verwendet?
  • Welche Funktionen werden für die Zahlung per Scheck, Wechsel und Banküberweisung (beispielsweise Nummerierung, Einreicher, mit oder ohne Rückmeldung) benötigt?

• Folgende FAM-Funktionen mit Detaildatensätzen müssen in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) definiert sein: AP30 (Scheck), AP31 (elektronische Banküberweisung), AP32 (manuelle Banküberweisung), AP33 (Wechsel) und AP35 (Lastschrift).
• Lieferantenrechnungen müssen in Kreditoren angegeben und freigegeben sein.
• In "Bankkonto. Öffnen" (CRS692) müssen Bankkonten für die Verwaltung der Zahlungen angegeben sein.
• Wenn Sie für die Verteilung von Wechseln an verschiedene Banken Bankquoten nutzen möchten, müssen diese in "Bank-Quote. Öffnen" (APS030) definiert sein.
• Wenn Sie möchten, dass Ihr Bankkonto automatisch abgerufen wird, anstatt es bei Erstellung des Vorschlags manuell anzugeben, muss in "Bankkonto-Verbindung. Öffnen" (APS090) eine Kontonummer je Währung und/oder Zahlungsmethode oder eine allgemeine Bankkontonummer definiert sein.
• Sie können Rechnungen nach Handelscode gruppieren, indem Sie die Kombination aus Zahlungsmethode und Bankkonto-ID verwenden, die in "Umbruchstufe f. Zahlungsdokument. Öffnen" (APS091) definiert sind. Beim Erstellen eines Zahlungsvorschlags werden auch andere Felder wie Zahlungsempfänger, Zahlungsdatum, Skonto, Firmenbankkonto und Lieferantenbankkonto der Rechnung für die Gruppierung der Rechnungen pro Zahlungsdokument berücksichtigt. Die in (APS091) ausgewählte Handelscode-Umbruchstufe muss berücksichtigt werden. Wenn die Kombination in (APS091) nicht gefunden werden kann, wird die gewöhnliche Gruppierung verwendet.
• Wenn in (APS905) der Parameter für die Zahlungsvorschlagsgenehmigung ausgewählt ist, muss der Zahlungsvorschlag genehmigt werden, bevor die Zahlung in (APS130) erfolgen kann. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Genehmigung des Lieferantenzahlungsvorschlags.
• Wenn bei der Erstellung eines Zahlungsvorschlags die Lieferanten abhängig von ihrer Priorität ausgewählt werden, müssen in "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624/F) Prioritätscodes für den jeweiligen Lieferanten angegeben sein.
• Sie haben in "Settings - Kreditoren" (APS905/F) definiert, ob ein Zahlungsvorschlag nach der Bestätigung mit Option 9 in Zahlungsvorschlag. Öffnen (APS130/B) automatisch gelöscht werden soll.
• Sie haben in (APS905/F) definiert, ob im Zahlungsvorschlag Gutschriften automatisch abgeglichen werden sollen.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Lieferantenzahlungsvorschläge erstellen

   Wählen Sie die zu bezahlenden Rechnungen in "Zahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130).

   Wenn Sie die Auswahlkriterien angegeben haben, wird für jede ausgewählte Zahlungsmethode und Währung ein eigener Zahlungsvorschlag erstellt.

2. Zahlungsvorschlag überprüfen

   Stellen Sie sicher, dass dem Vorschlag bzw. den Vorschlägen die richtigen Rechnungsdatensätze zugeordnet wurden, ehe Sie fortfahren.

   Wurde ein Fehlerbericht ausgedruckt, prüfen Sie, ob einer der in dem Bericht aufgelisteten Datensätze angepasst und im Vorschlag berücksichtigt werden soll.

3. Vorschlag anpassen

   Sind Ihnen fehlerhafte Informationen wie eine falsche Bank oder Zahlungsmethode aufgefallen, passen Sie diese Werte in Unterprogrammen von (APS130) an. Diese Änderungen wirken sich nur auf den Vorschlag und nicht auf die Kreditorendatei aus.

4. Vorschau von Zahlungsdokumenten drucken

   Vor der Erstellung der endgültigen Zahlungsdokumente und der Aktualisierung des Finanzsystems können Sie eine Vorschau in (APS130) ausdrucken. Dies bedeutet, dass für eine letzte Prüfung simulierte Zahlungsdokumente ausgedruckt werden.

5. Rechnungen in Kreditoren korrigieren

   Es gibt einige Fehler, die direkt in der Kreditorendatei behoben werden müssen. Dies kann der Fall sein, wenn Sie beispielsweise den Zahlungsempfänger ändern müssen. Nutzen Sie hierzu "Lieferantenrechnung. Einzelne anzeigen" (APS215). Danach können Sie einen neuen Vorschlag erstellen, um die angepassten Rechnungen zu berücksichtigen.