Kreditorentransaktionen archivieren

In diesem Dokument wird beschrieben, wie Rechnungstransaktionen und Zahlungstransaktionen über das Modul "Kreditorenbuchhaltung" archiviert werden.

Ergebnis

Alle Hauptbuchtransaktionen mit Transaktionscodes 40 (Lieferantenrechnungen - AP) und 50 (Zahlungen – AP), die die folgenden zwei Voraussetzungen erfüllen, werden archiviert:

  • Die Rechnung wurde vollständig bezahlt (ausstehender Betrag = Null).
  • Sowohl das Datum der Rechnung als auch das Datum der Zahlungstransaktion für die Rechnung liegen vor dem Tag bzw. sind identisch mit dem zuletzt in der für die Archivierung ausgewählten Bis-Periode angegebenen Tag.

Sammelrechnungen mit Summen werden in Kreditoren für alle archivierten Transaktionen erstellt, wobei eine neue Rechnung für alle Transaktionen mit denselben Werten in den folgenden Feldern erstellt wird:

  • Jahr
  • Zahlungsempfänger
  • Lieferant
  • Dimension 1
  • Währung

Buchungsdatum, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum der Sammelrechnung sind mit dem letzten Datum der für den Archivierungslauf ausgewählten Bis-Periode identisch. Wenn das ursprüngliche Rechnungsjahr jedoch nicht mit dem Jahr aus der Bis-Periode übereinstimmt, wird stattdessen das letzte Datum des ursprünglichen Rechnungsjahres verwendet.

Im Hauptbuch wird ein Sammelbeleg pro Geschäftsjahr erstellt. Alle archivierten Kundenrechnungsdatensätze werden mit der AP-Informationskategorienummer 422 aktualisiert, die die Belegnummer des Sammelbelegs speichert, um einen Audit-Trail zu erhalten.

Wenn für den verwendeten Archivierungstyp das Kontrollfeld "Änderungen drucken" aktiviert wurde, wird außerdem eine Liste mit archivierten Rechnungen (GLS812PF) gedruckt.

Der Saldo aus dem Bericht der archivierten Transaktionen entspricht dem Belegsaldo, sowohl für das Jahr als auch insgesamt.

Archivierte Tabellen

Folgende Tabellen werden archiviert:

  • FPLEDG: Einkaufsbuch (Transaktionstabelle)
  • FPLEDX: Einkaufsbuch, Zusatzinfos (Transaktionstabelle)
  • FGLEDG: Hauptbuch (Transaktionstabelle)
  • FPCASH: Skontobedingungen (Transaktionstabelle)
  • FPAPCD: Verteilung der Lieferantenrechnungsfreigabe (Transaktionstabelle)
  • FPLLOG: Einkaufsbuch, Logdatei (Transaktionstabelle)
  • CSYTXH: Text, Kopf (Stammtabelle)
  • FSYTXH: Text, Kopf (Stammtabelle)
  • FPSPPA: Zahlung und USt-Betrag aufteilen (Transaktionstabelle)
  • FPAPRN: Parallele Rechnungsnummer / Zusätzliche Zahlungsreferenz (Transaktionstabelle)

Dank freigegebenem Speicherplatz wird die Systemleistung verbessert. Sie können weiterhin Transaktionen aus anderen Modulen – wie in Finanztransaktionen archivieren beschrieben – archivieren.

Bevor Sie beginnen

Führen Sie folgende Schritte aus

  1. Starten Sie "Hauptbuch. Archivieren" (GLS800/B).

  2. Wählen Sie eine Kombination aus Archivierungstyp und Archivierungskategorie 4 aus (wobei Letztere Kreditorentransaktionen vorbehalten ist).

  3. Geben Sie in Bild E die Periode ein, bis zu der Transaktionen archiviert werden, und fügen Sie einen Belegtext für den zu erstellenden Sammelbeleg hinzu.

  4. Drücken Sie die Eingabetaste, um den Job zu übermitteln.

    Der Archivierungsstatus zeigt den Fortschritt an:

    11 = Abfrage erstellt

    12 = Arbeitstabelle FGL809 erstellt

    13 = Arbeitstabelle FGL812 erstellt

    14 = Ausdruck GLS812PF abgeschlossen

    15 = Arbeitstabelle FCR040 erstellt

    16 = Programm GLS040 gestartet

    17 = GLS040 gestartet, FCR040 gelöscht

    18 = Arbeitstabellen gelöscht, Archivierung abgeschlossen

  5. Wenn der Job aus irgendeinem Grund nicht normal beendet wird, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:

    • Wenn der Job den Status 11–15 oder 18 hat, wählen Sie in (GLS800/B) die Option "Neustart" aus.
    • Wenn der Job den Status 16 oder 17 hat, starten Sie den Job in "Transaktionsdatei. Abgebrochene Jobs neu starten" (GLS047) neu.
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