Lieferantenrechnungserfassung automatisieren

Ergebnis

Lieferantenrechnungen können problemlos mit den für diesen Rechnungstyp erforderlichen Schritten eingegeben werden.

Auf diese Weise lässt sich die Bearbeitung Ihrer Lieferantenrechnungen beschleunigen.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen eine genaue Vorstellung von den verschiedenen Arten der Rechnungserfassung und den Routineabläufen Ihrer Firma.

Zweck

Das Ziel ist das weitgehende Anpassen und Automatisieren der Lieferantenrechnungserfassung, sodass die für die Erfassung erforderliche Anzahl von Schlüsseln und Bildern auf ein Minimum reduziert wird. Im effizientesten Fall arbeiten Sie lediglich mit einem anstatt fünf Bildern.

Zeitpunkt der Verwendung

Wenden Sie die definierten Workflows immer dann an, wenn Sie in "Lieferantenrechnung. Eingeben" (APS100) eine Rechnung eingeben.

Vorgehensweise

Der Ablauf wird vor allem vom Detaildatensatz der FAM-Funktion AP10 gesteuert, den Sie als Vorlage für die Erfassung in (APS100/B) verwenden. Jeder Datensatz dient als Eingabevorlage. Durch die Festlegung separater Detaildatensätze für jede Art der Rechnungseingabe in "FAM-Funktion. Details öffnen" (CRS406) stellen Sie sicher, dass bei der Eingabe ausschließlich die relevanten Informationen angezeigt werden.

Der Detaildatensatz enthält viele Werte, die meist bestimmte Auswirkungen auf Ihren Workflow haben. In diesem Dokument werden die wichtigsten Eingaben beschrieben.

Sie können den Workflow auch während der Rechnungserfassung ändern.

Workflow vereinfachen

Sie können Ihre Erfassungsabläufe auf verschiedene Weisen gestalten:

1. Steuern, welche Informationen relevant sind und angezeigt werden sollen

2. Buchung von Rechnungen und Steuern vereinfachen

3. Vorlagen für die schnelle Buchung wiederkehrender Kosten verwenden

4. Schneller Wechsel zwischen der Erfassung freigegebener und nicht freigegebener Rechnungen

5. Workflow für den Abgleich mit Einkaufsauftrag auswählen

6. Automatische Meldungen an Verantwortliche bei der Bearbeitung von Rechnungen senden.

Dieses Modell veranschaulicht, wie der Ablauf hinsichtlich der anzuzeigenden Informationen und der zu verwendenden Vorlagen gestaltet werden kann:

1. Steuern, welche Informationen relevant sind und angezeigt werden sollen

   Im Ablauf werden verschiedene Bilder mit Lieferanteninformationen angezeigt. Die Bilder sind:

   • Bild F: Werte wie Währung und Zahlungsbedingungen werden aus "Lieferant. Einkauf & Finanzen def." (CRS624) übernommen.
   • Bild G: Skontodetails wie Daten oder Prozentsätze werden auf Grundlage der in (CRS624) für den Lieferanten ausgewählten Skontobedingungen angezeigt.

   Normalerweise akzeptieren Sie lediglich diese Werte ohne Änderungen durch das Drücken der Eingabetaste. Sie können diese Werte auch automatisch akzeptieren, ohne dass diese beiden Bilder überhaupt angezeigt werden. Hinweis: Wenn Sie sich entscheiden, Bild F nicht anzuzeigen, stehen Ihnen der Detaildatensatz für die Erfassung von Rechnungen für wiederkehrende Zahlungen und die Kontierungsergänzungsfunktion für die grundlegende Habenbuchung nicht zur Verfügung.

2. Buchung von Rechnungen und Steuern vereinfachen

   Viele Rechnungen sind unproblematisch und erfordern daher keine komplexe Bearbeitung. Sie möchten sie lediglich so schnell wie möglich eingeben und buchen. Daher können Sie auswählen, dass die Rechnungen ohne die Anzeige eines separaten Buchungsbilds (APS100/J) automatisch verbucht werden.

   • Für nicht freigegebene Rechnungen steuern Sie dies durch die Auswahl eines Verrechnungskontocodes für die FAM-Funktion.
   • Für Rechnungen, die bei Erfassung nicht mit einem Einkaufsauftrag abgeglichen werden müssen, können Sie in einer separaten Kontierungszeile bereits in (APS100/E) die für Sollbuchungen zu verwendenden Dimensions-IDs eingeben. (Diese Kontierungszeile hat keinerlei Auswirkungen auf Transaktionen für Steuern und Datensätze, die mithilfe von Buchungsvorlagen eingegeben wurden.)

   Um die Umsatzsteuer nicht manuell verbuchen zu müssen, können Sie festlegen, dass die Umsatzsteuer automatisch berechnet und verbucht wird – eine manuelle Eingabe ist also nicht erforderlich. Dies wird ebenfalls durch die FAM-Funktion gesteuert.

3. Vorlagen für die schnelle Buchung wiederkehrender Kosten verwenden

   Rechnungen derselben Firma werden oft nach demselben Muster erstellt: Häufig enthalten sie dieselben Kostentypen, eventuell sogar dieselben Beträge, die meist auf denselben Konten verbucht werden.

   Für unproblematische Rechnungen können Sie mithilfe einer Buchungsvorlage solche wiederkehrenden Kosten und deren Verbuchungsmethode vordefinieren. Verknüpfen Sie die Vorlage mit dem Lieferanten und der FAM-Funktion, werden die Kosten in (APS100/H) angezeigt, in das Sie die passenden Beträge eingeben. Sie werden dann automatisch verbucht.

   Sind diese wiederkehrenden Kosten von komplexerer Art, genügt die Buchungsvorlage möglicherweise nicht Ihren Anforderungen. Stattdessen können Sie für die schnelle Buchung solcher Kosten einen Standardbeleg mit vordefinierten Rechnungsdatensätzen verwenden. Wählen Sie im Buchungsbild den zu verwendenden Standardbeleg aus.

4. Schneller Wechsel zwischen der Erfassung freigegebener und nicht freigegebener Rechnungen

   Bei der Rechnungserfassung werden Sie feststellen, dass einige Rechnungen statt als nicht freigegeben als freigegeben – oder umgekehrt – eingegeben werden müssten. Möglicherweise stellen Sie fest, dass dasselbe für andere während der Sitzung bereits eingegebene Rechnungen gilt.

   Durch das Drücken einer Funktionstaste in (APS100/E) können Sie den Rechnungsstatus in Bild E von freigegeben auf nicht freigegeben und umgekehrt ändern, ohne das Programm verlassen und einen anderen FAM-Funktionsdatensatz auswählen zu müssen. Dies können Sie auch rückwirkend tun.

5. Workflow für den Abgleich mit Einkaufsauftrag auswählen

   Wenn Sie eine Rechnung mit einem Einkaufsauftrag und einem Wareneingang abgleichen möchten, haben Sie die Wahl zwischen acht verschiedenen Abläufen, die von vollständig manuell bis hin zu vollständig automatisch reichen.

   Sie geben den zu verwendenden Ablauf in (APS100/E) ein. Weitere Informationen finden Sie unter Lieferantenrechnungen mit Einkaufsaufträgen abgleichen.

6. Senden von automatischen Meldungen an Verantwortliche bei Bearbeitung von Rechnungen

   Wenn Rechnungen von mehreren Administratoren bearbeitet werden, lässt sich die Kommunikation zwischen diesen Personen durch die Aktivierung von Anwendungsmeldungen erleichtern. Mit diesen Meldungen wird eine verantwortliche Person über einen Vorfall in M3 informiert. Beispielsweise kann eine Rechnung eingegeben worden sein, die autorisiert werden muss. Die Meldungen werden in "Settings – Meldungen" (CRS424) aktiviert. Nach Aktivierung werden sie für den Genehmiger in "Anwendungsmeldung. Öffnen" (CRS420) immer dann erstellt und angezeigt, wenn der entsprechende Fall eintritt.