Kundenzahlungen per Wechsel und definitivem, vordatierten Scheck erfassen

In diesem Dokument wird beschrieben, wie eine per Wechsel eingegangene Kundenzahlung zu erfassen ist. Mithilfe dieser Anweisung lassen sich auch definitive vordatierte Schecks (vordatierte Schecks des Typs 2) erfassen, da diese als Wechselzahlungen bearbeitet werden.

Es werden drei verschiedene Typen von Wechseln erfasst:

Akzeptierter Wechsel: Ein vom Lieferanten erstellter Wechsel, der mit der Rechnung an den Kunden gesendet und nach dem Akzeptieren zurückgeschickt wird.
Eigenwechsel: Ein durch den Kunden erstellter und damit automatisch akzeptierter Wechsel, der an den Lieferanten gesendet wird.
Nicht akzeptierter Wechsel: Ein durch den Benutzer erstellter Wechsel ohne vorherige Akzeptanz durch den Kunden.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Wechselverwaltung in M3.

Ergebnis

Per Wechsel oder vordatiertem Scheck getätigte Zahlungen werden beim ersten Schritt des Zahlungsvorgangs erfasst und können nun einer Rechnung zugeordnet werden.

Ordnen Sie dem Wechsel in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110/F) eine oder mehrere Kundenrechnungen zu, bevor Sie diese zum Inkasso bei der Bank einreichen.

Reichen Sie nicht akzeptierte Wechsel in "Bankeinreicher. Öffnen" (ARS300) direkt bei der Bank ein.

Für die Aktivitäten 1 und 2 unten werden in der Arbeitsdatei FCR040 Transaktionen erstellt. Eine Aktualisierung der Debitoren und des Hauptbuches erfolgt erst nach der Zuordnung der Zahlungen zu einer Rechnung und dem Verlassen von (ARS110).

Informationen zu nicht akzeptierten Wechseln in Aktivität 3 finden Sie in Finanzsystem mit Buchungen für nicht akzeptierte Wechsel aktualisieren.

Bevor Sie beginnen

Die in Kundenzahlungen bearbeiten aufgeführten Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
FAM-Funktion 30 (manueller Eingang) muss in "FAM-Funktion. Öffnen" (CRS405) mit mindestens einem Detaildatensatz für die Wechselbearbeitung definiert sein.
Ein Debitorenkonto für nicht eingereichte Wechsel muss in "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630) definiert sein.
Buchungsdefinitionen für Buchungsvorgang AR75 (Wechsel nicht eingereicht) müssen in "Buchungsdefinition. Einstellen" (CRS395) festgelegt sein.
Es muss mindestens eine Zahlungsmethode für die Wechselverbuchung in "Zahlungsmethode Debitoren. Öffnen" (CRS076) erstellt sein. Von den für diese Zahlungsmethode definierten Werten hängt die nachfolgende Verarbeitung ab, beispielsweise, ob der Wechsel akzeptiert ist und ob die Referenznummer des Bezogenen bei der Erfassung in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) eingegeben werden muss.
Es ist ratsam, den Kunden in der Zahlungsavisroutine zu berücksichtigen. Dazu wird das Kontrollfeld "Avisregel" in "Kunde. Öffnen" (CRS610/K) aktiviert. Hinweis: Ein Zahlungsavis für einen Wechsel muss auf dem Rechnungsdatum, nicht dem Fälligkeitsdatum basieren.
Nummernserientyp 85 unter Nummernserie 1 muss für die Verbuchung eingegangener Wechsel definiert sein, wenn die Referenznummer des Bezogenen nicht manuell eingegeben wird.
Es muss in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692) ein Bankkonto für den Kunden definiert werden. Für dieses Konto können beispielsweise ein Kreditlimit und Gebühren für die Einlösung von Wechseln festgelegt werden.
Möchten Sie Bankgebühren bei der Verbuchung des Wechsels in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) erfassen, müssen in "Zahlungseingang. Erfassen Bankspesentyp" (ARS015) Bankgebührentypen erstellt werden.

Führen Sie folgende Schritte aus

Kundenwechsel direkt in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) erfassen

Verbuchen Sie akzeptierte oder nicht akzeptierte Wechsel im übergeordneten Zahlungsprogramm (ARS110). Wählen Sie dazu je nach Wechseltyp einen FAM-Funktionsdetaildatensatz aus und geben Sie Zahlungsinformationen ein.

Wechsel auf diese Weise zu verbuchen hat den Vorteil, dass Sie gleichzeitig mögliche Bankgebühren für vordefinierte Kontierungszeilen erfassen können.
Erfassen von Wechseln über den Master des Zahlungsdokuments

Verbuchen Sie akzeptierte und nicht akzeptierte Wechsel in "Zahlungsdokument. Erfassen" (ARS105). Dieses Programm wurde speziell für die Erfassung von Schecks und Wechseln optimiert. Nach Auswahl eines passenden FAM-Funktionsdetaildatensatzes und der Eingabe der Zahlungsdaten wird (ARS110) automatisch für die Zuordnung zur Rechnung aktiviert.

Bankgebühren werden separat in "Hauptbuchbeleg. Öffnen" (GSL100) erfasst.
Nicht akzeptierte Wechsel auf Grundlage von Rechnungen erstellen

Ihre Firma kann unter Umständen mit dem Kunden überein gekommen sein, dass Wechsel nicht von diesem akzeptiert werden müssen, ehe sie zur Einlösung an die Bank gesendet werden (wie bei einer umgekehrten Eigenverrechnung). Solche Wechsel werden am schnellsten bearbeitet, indem die Originalrechnungsdatensätze als Grundlage für die Erstellung von Buchungen für Zahlungen mit nicht akzeptierten Wechseln in "Nicht akzept. Wechsel. Öffnen Zahlung" (ARS370) verwendet werden. Es ist also nicht erforderlich, diese Wechsel manuell in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) einzugeben.