Genehmigung des Lieferantenzahlungsvorschlags

Genehmigung eines Lieferantenzahlungsvorschlags verwalten

Ein neuer Parameter 280 = Zahlungsvorschlagsgenehmigung wurde in "Settings - Kreditoren" (APS905) hinzugefügt. Dieses Kontrollfeld steuert, ob die Lieferantenzahlungsvorschläge genehmigt werden müssen, bevor in (APS130) die Zahlung vorgenommen wird. Wenn Sie dieses Kontrollfeld nicht aktivieren, müssen Lieferantenzahlungsvorschläge vor der Zahlung in (APS130) nicht genehmigt werden. Der Genehmiger, der für das Bankkonto verantwortlich ist, wird für das Bankkonto in der "Dimensions-ID. Öffnen" (CRS630) definiert. Beachten Sie, dass das Konto als Bankkonto definiert werden muss. Der Genehmiger ist der einzige Benutzer, der einen Zahlungsvorschlag in (APS130) genehmigen kann. Wenn es für ein Bankkonto keinen Genehmiger in (CRS630) gibt, ist keine Genehmigung erforderlich. Dann wird die normale Zahlungsvorschlagsverwaltung in (APS130) verwendet, und in (APS130) sind die Felder für Genehmigungsstatus, Genehmiger und Anforderer leer.

Prozess

Genehmiger erhält Bestätigungsmeldung für Lieferantenzahlungsvorschlag

Wenn ein Zahlungsvorschlag für Lieferanten in "Zahlungsvorschlag. Öffnen" (APS130) mit Option 9 = Bestätigen bestätigt wird oder wenn die Bank in (APS130) mit der Option 11 = Bank ändern geändert wird, wird geprüft, ob für dieses Bankkonto ein Genehmiger vorhanden ist, der mit diesem Zahlungsvorschlag verbunden ist. Wenn ein Genehmiger vorhanden ist, wird an diesen Benutzer eine Nachricht mit einem Link zu dem Vorschlag gesendet, der genehmigt werden muss. Der Genehmigungsstatus ist auf 8 = Auf Genehmigung warten eingestellt.

Genehmiger zeigt die Bankkontosituation an

Der Genehmiger geht zum Lieferantenzahlungsvorschlag in (APS130) und verwendet die Option 13 = Bankkontenstatus anzeigen, um die aktuelle Position dieses Bankkontos in "Lieferantenzahlung. Bankkontoübersicht" (APS127) anzuzeigen. Hier kann der Genehmiger den Bankkontosaldo, die Buchungstransaktionen und alle offenen, nicht bezahlten Zahlungsvorschläge sehen, die mit diesem Bankkonto verknüpft sind, aufgelistet nach Zahlungsdatum. Der aktuelle Vorschlag ist in einer eigenen Spalte "In diesem Vorschlag" enthalten. Der Genehmiger muss entscheiden, ob auf dem Bankkonto genügend Geld vorhanden ist, um diesen aktuellen Zahlungsvorschlag zu bezahlen, oder ob einige Maßnahmen ergriffen werden müssen, bevor die Zahlung vorgenommen werden kann.

Genehmigung des Lieferantenzahlungsvorschlags

Wenn der Zahlungsvorschlag genehmigt wurde, wird in (APS130) die Option 7 = Genehmigen verwendet. Die Informationen zu Genehmiger (Benutzer-ID), Genehmigungsdatum und Genehmigungsstatus werden auf dem tatsächlichen Zahlungsvorschlag aktualisiert. Nur der Genehmiger kann die Genehmigung erteilen. Der Genehmigungsstatus wird auf 9 = Genehmigt gesetzt. Der Benutzer, der die Genehmigung angefordert hat, wird benachrichtigt und kann den Vorschlag mit Option 9 bestätigen, sodass die Zahlung in (APS130) erfolgen kann.

Lieferantenzahlungsvorschlag wird nicht genehmigt

Wenn der Zahlungsvorschlag nicht genehmigt wurde, wird in (APS130) die Option 14 = Nicht genehmigen verwendet, und der Genehmiger kann einen mit dem Vorschlag verbundenen Freitext schreiben. Dieser kann die Maßnahmen des Genehmigers und die Anweisungen an den Anforderer in Bezug auf diesen Lieferantenzahlungsvorschlag beschreiben. Der Anforderer wird benachrichtigt. Der Genehmigungsstatus wird auf 0 = Nicht genehmigt gesetzt.

Wenn ein Zahlungsvorschlag genehmigt wird, können folgende Maßnahmen ergriffen werden:

• Vorschlag löschen
• Vorschlag bestätigen
• Optionen für Anzeigen und Drucken.

In "Zahlungsvorschlag. Details aktualisieren" (APS137) kann mithilfe der Funktionstaste (6=Text) für beliebige Zahlungsvorschläge freier Text (F6) hinzugefügt werden. Wenn Text hinzugefügt wird, wird in (APS130) in der Spalte "Text" ein Sternchen (*) angezeigt.

Informationen, die auf dem Zahlungsvorschlag gespeichert sind:

"Genehmigungsstatus"

Dies sind die verschiedenen Genehmigungsstatus für Zahlungsvorschläge in (APS130):

• 0 = Nicht genehmigt. Es wurde ein Lieferantenzahlungsvorschlag erstellt, aber Option 9 = Bestätigen wurde noch nicht verwendet, oder der Zahlungsvorschlag wurde nicht genehmigt.
• 8 = Auf Genehmigung warten. Der Genehmiger hat den Lieferantenzahlungsvorschlag noch nicht genehmigt. Alle Optionen außer Option 9 = Bestätigen können verwendet werden.
• 9 = Genehmigt. Der Genehmiger hat den Lieferantenzahlungsvorschlag genehmigt. Wenn das Bankkonto in (CRS630) keinen Genehmiger hat, wird der Genehmigungsstatus im aktuellen Vorschlag auf 9 festgelegt.

Genehmigt von

Die ID des Benutzers, der den Lieferantenzahlungsvorschlag in (APS130) genehmigt oder nicht genehmigt hat. Der Genehmiger ist für das Bankkonto in (CRS630) verantwortlich und kann die Lieferantenzahlungsvorschläge genehmigen, die mit diesem Bankkonto verknüpft sind. Nach der Genehmigung kann die Zahlung des Lieferantenzahlungsvorschlags in (APS130) erfolgen.

"Genehmigungsdatum"

Das Datum, zu dem der Lieferantenzahlungsvorschlag vom Genehmiger in (APS130) zur Zahlung genehmigt wurde.

Anforderer

Die ID des Benutzers, der die Genehmigung angefordert hat. Wenn der Genehmiger den Lieferantenzahlungsvorschlag genehmigt oder nicht genehmigt, wird der Anforderer benachrichtigt und kann die geeigneten Maßnahmen ergreifen. Alle Felder bis auf "Genehmigungsdatum" werden in (APS130/B) angezeigt. Wenn das Firmenbankkonto in (APS130) mit der Option 11 = Bank ändern geändert wird, wird auf dem neuen Bankkonto geprüft, ob eine Genehmigung erforderlich ist oder nicht, indem das Bankkonto in (CRS630) überprüft wird.

Einrichtung

In "Settings - Kreditoren" (APS905) muss der Parameter 280 = Zahlungsvorschlagsgenehmigung ausgewählt sein.

Verwenden Sie in "Settings - Anwendungsmeldungen" (CRS424) die Maßnahme F14 = Meldungstypen erstellen. Diese Meldungstypen müssen erstellt werden:

• 61-Genehmigung für Zahlungsvorschlag
• 62-Genehmigung für Zahlungsvorschlag anfordern
• 63-Zahlungsvorschlag nicht genehmigt

Wenn E-Mail-Verwaltung erforderlich ist, muss sie in (CRS424) pro Meldungstyp aktiviert werden.

Verbinden Sie in Meldung E-Mail-Parameter. Öffnen (CRS427) die Benutzer (Genehmiger und Anforderer) mit den Meldungstypen 61, 62, 63.

Die E-Mail-Adressen für die Genehmiger und Anforderer müssen in "E-Mail-Adresse. Öffnen" (CRS111) festgelegt werden.

In (CRS630) muss für die zu genehmigenden Bankkonten ein "verantwortlicher" Benutzer (der Genehmiger) definiert werden. Das Konto muss auch als Bankkonto definiert sein.

Workflow

1. Legen Sie in (APS130) einen Zahlungsvorschlag mit der Option 1 = Erstellen an. Der Genehmigungsstatus wird in 0 = Nicht genehmigt geändert.

2. Bestätigen Sie den Zahlungsvorschlag in (APS130) mit Option 9 = Bestätigen. Wenn der Zahlungsvorschlag genehmigt werden soll, wird eine Nachricht an den Genehmiger gesendet und der Genehmigungsstatus wird in 8 = Auf Genehmigung warten geändert.

3. Der Genehmiger verwendet in (APS130) die Option 13 = Bankkontenstatus anzeigen, um die aktuelle Position des mit diesem Zahlungsvorschlag verbundenen Bankkontos anzuzeigen.

4. Wenn der Genehmiger entscheidet, dass der Zahlungsvorschlag zur Zahlung genehmigt werden soll, wird in (APS130) für diesen Vorschlag die Option 7 = Genehmigen verwendet. Der Genehmigungsstatus wird in 9 = Genehmigt geändert. Der Anforderer der Genehmigung wird benachrichtigt, dass der Vorschlag genehmigt wurde und die Zahlung vorgenommen werden kann, d. h. Option 9 = Bestätigen wird in (APS130) verwendet.

5. Wenn der Zahlungsvorschlag nicht zur Zahlung genehmigt wird, verwendet der Genehmiger die Option 14 = Nicht genehmigen in (APS130). Bei Bedarf kann dem Vorschlag des Genehmigers Freitext hinzugefügt werden. Genehmigungsstatus wird in 0 = Nicht genehmigen geändert. Der Anforderer der Genehmigung wird benachrichtigt, dass der Vorschlag nicht genehmigt wurde.

Die Transaktionen und Salden auf dem Bankkonto vor der Genehmigung anzeigen

Es gibt ein neues Programm "Lieferantenzahlung. Bankkontoübersicht" (APS127), das wie folgt verwendet wird:

Wählen Sie in (APS130) auf dem entsprechenden Lieferantenzahlungsvorschlag die Option 13 = Bankkontenstatus anzeigen aus.

Der Genehmiger kann die Bankkontosalden, die letzten Transaktionen ab dem heutigen Datum und danach sowie alle offenen, nicht bezahlten Zahlungsvorschläge (mit Lieferantenzahlungsvorschlagsstatus = 1) prüfen, die mit diesem Bankkonto verbunden sind. Die noch nicht bezahlten Zahlungsreferenzen in (APS190) und in (APS187) werden der Spalte "Noch nicht bezahlt" hinzugefügt.

Alle Beträge werden in der Währung des Bankkontos angezeigt. Für die enthaltenen Zahlungsvorschläge kann der Betrag umgerechnet werden. Der Wechselkurs für das tatsächliche Zahlungsdatum wird in (CRS058) abgerufen, und der Wechselkurstyp = 01 wird verwendet. Wenn in (RMS120) ein Terminvertrag vorhanden ist, wird stattdessen der entsprechende Wechselkurs verwendet.

Im Kopf dieses Programms werden diese Felder angezeigt: Genehmiger, Konto, Zahlungsvorschlag, Währungscode, Gesamtbetrag des ausgewählten Zahlungsvorschlags und Aktueller Saldo des Bankkontos.

Der "aktuelle Saldo" ist der Saldo des aktuellen Bankkontos und seiner Währung, wie er zu Beginn des heutigen Tages vorlag (der Saldovortrag für das heutige Datum).

Alle aufgelisteten Bankkontoereignisse, wie offene, noch nicht bezahlte Zahlungsvorschläge, die mit diesem Bankkonto verbunden sind, und Buchungstransaktionen im Hauptbuch, die auf dem Bankkonto ausgeführt werden, sind nach Zahlungsdatum geordnet. Bankkontoereignisse mit demselben Zahlungsdatum werden zu unterschiedlichen Gesamtbeträgen zusammengefasst: "Freigegebene Zahlungen", "Noch nicht genehmigt", "In diesem Vorschlag" und "Saldo Tagesende". Alle diese Beträge werden in der Währung des Bankkontos angegeben.

"Freigegebene Zahlungen" – Gesamtbetrag der Buchungstransaktionen im Hauptbuch, die pro Zahlungsdatum für das Bankkonto ausgeführt werden. Die betroffenen Buchungstransaktionen sind diejenigen mit einem Buchungsdatum ab dem Tagesdatum.

"Noch nicht genehmigt" – Gesamtbetrag aller offenen, noch nicht bezahlten Lieferantenzahlungsvorschläge in (APS130), (APS187) und (APS190), die mit dem Bankkonto verbunden sind.

"In diesem Vorschlag" – Gesamtbetrag des aktuellen Lieferantenzahlungsvorschlags, der in (APS130) mit Option 13 = Bankkontenstatus anzeigen ausgewählt wurde, wenn der Vorschlagsstatus für den ausgewählten Vorschlag 1 lautet. Andernfalls werden die Beträge des Vorschlags in den Spalten mit anderen Beträgen als genehmigt oder noch nicht bezahlt aufgeführt.

"Saldo Tagesende" – Endsaldo des Bankkontos am Ende jedes Zahlungsdatums.

Funktionale Einschränkungen

Diese Funktionalität ist nur verfügbar, wenn in "Settings - Kreditoren" (APS905) Parameter 280 = Zahlungsvorschlagsgenehmigung aktiviert ist. Es wurde kein Reparaturprogramm erstellt. Wenn der neue Parameter in (APS905) ausgewählt wird, beginnt in (APS130) die Genehmigung von Zahlungsvorschlägen mit neu erstellten Zahlungsvorschlägen.