Lastschriftverfahren gemäß dem dänischen Modell verwalten

Ergebnis

Zahlungseingänge im ABS-Modul werden erfasst und mit den entsprechenden Rechnungen verglichen. Der Kundenkredit und die Kundenschuld werden aktualisiert. Ein Buchungsjournal wird ausgedruckt.

Automatisch verarbeitete Zahlungen verbessern die Verwaltung von Kundenschulden und -risiken durch die Firma.

Die Debitorenbuchhaltung und das Hauptbuch sowie die entsprechenden Saldodateien werden aktualisiert. Das Debitorenkonto erhält eine Gutschrift und das Bankkonto, das beim Erstellen des Bankeinreichers ausgewählt wurde, wird belastet.

Der Status des Bankeinreichers in der Bankeinreichertabelle, FARREM, lautet 11. Der Einreicherstatus für jede Kundenrechnung in der Tabelle für Bankeinreicherdetails, FARRED, lautet 9. Der Status des Bankauszugs lautet in "Bankauszug. Öffnen" (ABS100) 9.

Bevor Sie beginnen

• Die Firma muss mit ihren Zahlern einen Vertrag abgeschlossen haben, um dieses Modell zur Zahlung durch Lastschrift verwenden zu können.
• Es muss ein Vertragsindikator definiert sein, indem das Kontrollfeld "Bankkonto des Kunden" in "Lastschriftvertragsindikator. Öffnen" (ARS450) aktiviert wird.
• Infor Enterprise Collaborator muss korrekt eingerichtet sein.
• Die Infor Enterprise Collaborator-Meldung "M3BE13_AB_In_PBSLS_BankRemittanceFeedback" muss zugeordnet sein.
• Zahlungstyp einrichten

  Für den mit der Zahlungsmethode verknüpften Zahlungstyp müssen die folgenden alternativen Kontrollfelder in "Zahlungstyp. Öffnen" (CRS078) aktiviert sein. Mit der Zahlungsmethode werden die Rechnungen in diesen Ablauf einbezogen.

  • Elektronische Bestätigung. Andernfalls kann die elektronische Bankauszugsdatei mit den Eingängen nicht in das ABS-Modul heruntergeladen werden. Eine Beschreibung dieses Kontrollfelds finden Sie unter Zahlungstyp erstellen.
  • Vertragstyp Dies bedeutet, dass die Zahlungen auf einem gültigen Lastschriftvertrag in "Lastschriftvertrag. Öffnen" (ARS450) basieren müssen.
  • Eingabe 1 (manueller Ausdruck des Benachrichtigungsschreibens) im Feld "Avis drucken". Mit dieser Eingabe können Sie einen Auszug (ARS313PF) für einen Bankeinreicher drucken, den Sie vor Bestätigung des Bankeinreichers als Benachrichtigungsschreiben verwenden können. Wird diese Eingabe nicht ausgewählt, wird ARS313PF nur gedruckt, wenn der Bankeinreicher bestätigt wird.
• Prozessspezifische ABS-Einstellungen
  • Das ABS-Modul muss gemäß der Beschreibung in Automatische Verarbeitung von Bankauszügen aktivieren eingerichtet werden. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der Voraussetzungen für diesen Prozess, die erfüllt sein müssen, damit das System in Dänemark gemäß der Beschreibung in diesem Dokument Bankauszüge empfangen und bearbeiten kann. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Design-Dokumentation für die Infor Enterprise Collaborator-Meldung.
  • In "Verfügbare Objektkontrollparameter. Öffnen" (CMS016) muss das Kontrollobjekt V1BKID (Bankkonto) in Feld 1 und V3BLTT ("Transaktionstyp") in Feld 2 für das Programm (ABS910) ausgewählt werden. Im Folgenden finden Sie Beispiele für die Verwendung dieser Kontrollobjekte.
  • Nehmen Sie in "Bankkontoidentifikator. Öffnen" (ABS900/E) die folgenden Einstellungen vor:
    • Es muss ein Bankkonto ausgewählt werden, das in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692/E) mit der entsprechenden Währung erfasst wird.
    • Der Feldwert &RECCD ("Datensatzcode", als Transaktionstypen verwendet, siehe unten) sollte im freien Feld 1 und &PAIN1 ("Zurückgewiesener Betrag") im freien Feld 2 ausgewählt werden. Wenn die freien Felder 1 (V2BLU1) und 2 (V2BLU2) in eine benutzerdefinierte Ansicht für (ABS101) in "Ansicht. Öffnen" (CRS020) aufgenommen werden, werden der Transaktionstyp und der Betrag der durch die Bank zurückgewiesenen Zahlungen für jede Bankauszugsposition in "Bankauszug. Positionen öffnen" (ABS101/B) angezeigt. Das erleichtert die Analyse von Abweichungen zwischen Rechnungen und Zahlungen.
    • Das Kontrollfeld "Bankauszug manuell eingeben" muss aktiviert sein, damit Sie die Funktion vor der Aktivierung testen können, indem Sie einen Bankauszug manuell eingeben und die automatische Validierung und Zuordnung anhand eines Bankeinreichers testen.
• In "Transaktionstyp. Öffnen" (ABS010) müssen die folgenden Transaktionstypen erstellt werden: 0530 = Zurückgewiesen (durch die Bank zurückgewiesene Zahlungen), 0540 = Storniert (aus anderen Gründen durch die Bank stornierte Zahlung), 0555 = Zurückgenommen (durch den Zahler stornierte Zahlungen, nachdem der Lastschriftauszug bei der Bank eingereicht wurde), 0580 = Bearbeitete Zahlungen (Habentransaktionen) und 0585 = Bearbeitete Zahlungen (Solltransaktionen). Der dazugehörige Transaktionstyp wird für jede Bankauszugsposition in "Bankauszug. Positionen öffnen" (ABS101) angezeigt.
• In "Szenarionummer. Öffnen" (ABS911) müssen mindestens zwei Debitorenszenarios definiert sein: Durch die Bank bearbeitete und durch die Bank zurückgewiesene Zahlungen mit dem Szenariotyp 6. Dieser Szenariotyp, der für den in diesem Dokument beschriebenen Prozess reserviert ist, sucht nach Rechnungen, die mit Eingängen auf einem Bankauszug in den Tabellen für Bankeinreicher, FARRED und FARREMD, übereinstimmen. Über das Kontrollfeld "Abgeschlossen" in (ABS911/E) wird festgelegt, ob das Szenario auf Zahlungen angewendet wird, die von der Bank bearbeitet oder von der Bank zurückgewiesen wurden. (Bankauszugspositionen, die mit einem Szenario mit nicht markiertem Kontrollfeld "Abgeschlossen" verknüpft sind, werden nicht in die automatische Zuordnung von Rechnungen zu Bankauszugspositionen im ABS-Modul einbezogen.)
• Das Szenario muss in "Szenarionummer. Definieren Prioritäten" (ABS910) mit einer Kombination aus Werten für Kontrollobjekte "Bankkonto" (V1BKID) und "Transaktionstyp" (V3BLTT) verbunden werden. Weitere Informationen zur Verwendung von Kontrollobjekten finden Sie unter Szenarien für die Rechnungszuordnung zu Bankauszugspositionen priorisieren. Wenn Sie zum Beispiel ein Szenario mit Szenariotyp 6 und dem deaktivierten Kontrollfeld "Abgeschlossen" für ein bestimmtes Bankkonto sowie in (ABS910/E) Transaktionstyp 0530 (Zurückgewiesen) auswählen, wird in der Infor Enterprise Collaborator-Meldung eine Bankauszugsposition von diesem Bankkonto und mit Transaktionstyp 0530 klassifiziert. Außerdem wird diese Position im Bankauszug automatisch als zurückgewiesene Zahlung angezeigt. Einer solchen Position können keine Rechnungen zugeordnet werden.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Erfassen von Lastschriftverträgen

   Wird diese Prozedur erstmalig auf einen Zahler angewendet, erfassen Sie den Lastschriftvertrag in "Lastschriftvertrag. Öffnen" (ARS450). Der mit dem Vertrag verknüpfte Indikator ermöglicht der Firma, länderspezifische Werte wie die Sozialversicherungsnummer einzufügen. Abhängig von Ihrer M3 Business Engine-Version können Sie einen Lastschriftvertrag ohne Eingabe des Kundenbankkontos erstellen.

   Senden Sie den Lastschriftvertrag an das Finanzinstitut. Beim Finanzinstitut ist es die Bank oder im Falle von Dänemark PBS. Führen Sie diesen Schritt manuell als gedrucktes Dokument oder als elektronische Datei durch. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Lastschriftverträge verwalten.

2. Benachrichtigen des Zahlers über zukünftige Rücknahmen

   Erstellen Sie in "Bankeinreicher. Öffnen" (ARS300) regelmäßig einen Bankeinreichervorschlag für Zahlungen durch Lastschrift gemäß der Beschreibung in Erstellen einer Rechnungsübermittlung für Lastschrift bzw. Factoring.

   Bevor Sie den Bankeinreicher bestätigen, geben Sie Option 11 = "Avis drucken" an, um einen Lastschriftauszug (ARS313PF) zu drucken, der als Benachrichtigungsschreiben verwendet wird. Senden Sie das Benachrichtigungsschreiben an den Zahler, der darüber entscheidet, ob Rechnungen aus der Zahlung durch Lastschrift ausgeschlossen werden. Möglicherweise möchte der Zahler Rechnungen zum Bankeinreicher hinzufügen.

   In Dänemark, wo das Benachrichtigungsschreiben über PBS an den Zahler gesendet wird, hat der Zahler normalerweise bis zu sieben Tage Zeit, um das Benachrichtigungsschreiben mit den angeforderten Änderungen zurückzusenden.

3. Vornehmen der vom Zahler geforderten Änderungen

   Entfernen Sie alle Rechnungen, für die der Zahler die Zahlung durch Lastschrift nicht bestätigt hat, aus dem Bankeinreichervorschlag, oder fügen Sie in "Bankeinreicher. Details eingeben" (ARS310), einem Unterprogramm von (ARS300), Rechnungen zum Vorschlag hinzu.

   Verwenden Sie zum leichteren Identifizieren von Rechnungen die Informationsansichten in (ARS310/B), um entweder alle Rechnungen pro Zahler (Ansicht 1) oder die Gesamtanzahl aller Rechnungen pro Zahler und Zahlungsdatum (Ansicht 3) anzuzeigen. In Ansicht 3 können Sie alle Rechnungen für eine Kombination aus Zahler und Zahlungsdatum im Vorschlag mit einem Mausklick entfernen, anhalten oder freigeben. Verwenden Sie Option 11 = "Zoom", um zwischen den zwei Informationsansichten hin- und herzuschalten.

   Ändern Sie gegebenenfalls die Zahlungsmethode für die betroffenen Rechnungen im Programm "Kundenrechnung. Ändern" (ARS201), das über "Debitoren. Anzeigen" (ARS200) zugänglich ist, um zu verhindern, dass Rechnungen in einen anderen Bankeinreicher für diesen Typ der Lastschriftzahlung einbezogen werden.

4. Einreichen von Rechnungen beim Finanzinstitut

   Bestätigen Sie den Bankeinreicher durch Option 9 = "Bestätigen". Da für den Zahlungstyp der enthaltenen Rechnungen das Kontrollfeld "Elektronische Bestätigung" ausgewählt wurde, wird von Infor Enterprise Collaborator eine elektronische Datei erstellt. Der Bankeinreicher erhält in der Bankeinreichertabelle FARREM, die sich in "Bankeinreicher. Zahlungen abstimmen" (ARS350) anzeigen lässt, den Status 11 (Abgestimmt). Der Status gibt an, dass die auf dem Bankeinreicher basierenden Zahlungen nur im ABS-Modul abgestimmt werden können, nicht in (ARS350). Die einzelnen Rechnungen werden mit dem Einreicherstatus 0 in der Tabelle für Bankeinreicherdetails, FARRED, versehen. Durch die Kombination der Status 11 und 0 kann M3 den Bankeinreicher und die Rechnungen identifizieren, die in die automatische Abstimmung einbezogen werden sollen.

   Bei der Bestätigung des Bankeinreichers werden keine Buchungen erstellt und die im Bankeinreicher enthaltenen Rechnungen sind nach wie vor offen. In "Kundenrechnung. Ändern" (ARS201) wird den Rechnungen der Sperrcode 9 zugewiesen, um zu verhindern, dass sie in einen anderen Bankeinreicher einbezogen werden.

   Senden Sie die Datei an das Finanzinstitut, das die Zahlungen bearbeitet. Das Finanzinstitut überweist zum Fälligkeitsdatum Zahlungen vom Bankkonto des Zahlers an das Bankkonto des Gläubigers.

   Wenn Sie den Bankeinreicher bestätigen, wird ein interner Bankeinreicherbericht, ARS311PF, gedruckt. Dieser nach Zahlungsdatum und Zahler sortierte Bericht kann verwendet werden, um Zahlungen zu einem späteren Zeitpunkt manuell abzugleichen.

5. Bankauszugsdatei mit Eingängen empfangen

   Nach den Zahlungen gibt das Finanzinstitut eine Bankauszugsdatei mit Eingangsbestätigung zurück. Die Datei wird von Infor Enterprise Collaborator empfangen und mit dem API-Programm ABS100MI in das ABS-Modul heruntergeladen.

   Ein Eingang (entspricht einer Bankauszugsposition) kann sich auf mehrere Rechnungen beziehen, z. B. ein Eingang für jedes Zahlungsdatum im Bankeinreicher. Die Datei umfasst zudem Eingänge aus vorherigen Bankeinreichern. Das heißt, der Bankauszug stimmt nicht notwendigerweise mit nur einem bestimmten Bankeinreicher überein. In Dänemark enthält die Datei Informationen über den Zahler, das Zahlungsdatum, den Zahlungsbetrag und die Währung, aber nicht die eigentlichen Rechnungsnummern. Durch das Fehlen von Rechnungsnummern unterscheidet sich dieser Prozess vom normalen Ablauf im ABS-Modul, in dem die Zuordnung von Rechnungen häufig auf Rechnungsnummern basiert.

   Der empfangene Bankauszug wird in "Bankauszug. Öffnen" (ABS100) angezeigt. Die in "Bankauszug. Positionen öffnen" (ABS101) angezeigten Bankauszugspositionen zeigen den Transaktionscode, zum Beispiel 0585 für eine durch die Bank verarbeitete Zahlung oder 0530 für eine zurückgewiesene Zahlung an. Bankauszugspositionen für zurückgewiesene Zahlungen zeigen den zurückgewiesenen Betrag an. Einer solchen Position in der automatisierten Zuordnung können keine Rechnungen zugeordnet werden (siehe nachfolgende Beschreibung).

6. Bankauszüge validieren

   Lösen Sie die automatisierte Validierung von Eingangsdaten im Bankauszug in (ABS100) gemäß der Beschreibung in Automatische Validierung eines Bankauszugs initiieren und alle Fehler beheben aus. Der Bankauszug erhält Status 3, wenn Fehler entdeckt werden. Beispiele für Fehler: Nicht erfasste Währung oder ungültiges Bankkonto. Wählen Sie Option 12 = Fehler aus, um die Fehlerbeschreibungen in "Bankauszug. Fehler anzeigen" (ABS103) anzuzeigen. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor. Wenn im Rahmen der Validierung keine Fehler entdeckt wurden, erhält der Bankauszug den Status 4 (Bereit für Zuordnung).

   Abhängig von der Einrichtung des ABS-Moduls kann die Validierung und die nachfolgende Zuordnung von Eingängen vollständig automatisiert werden.

7. Zahlungen automatisch abstimmen

   Lösen Sie die automatisierte Zuordnung von Rechnungen in Debitoren zu Eingängen im Bankauszug in (ABS100) aus (siehe Beschreibung in Automatische Zuordnung eines Bankauszugs initiieren). M3 ordnet anhand der Kombination aus Zahler und Zahlungsdatum Rechnungen in der Bankeinreichertabelle FARRED zu den entsprechenden Bankauszugspositionen zu. Da ein einzelner Eingang (Bankauszugsposition) sich auf mehrere Rechnungen beziehen kann, wird der Eingangsbetrag nicht automatisch mit den Rechnungsbeträgen abgeglichen. Das heißt, die Summe der Eingänge im Bankauszug kann den Gesamtbetrag der für die Zuordnung ausgewählten Rechnungen über- oder unterschreiten.

   Wenn der Gesamtrechnungsbetrag pro Zahler und Zahlungsdatum mit dem bezahlten Gesamtbetrag im Bankauszug übereinstimmt, wird allen Bankauszugspositionen in "Bankauszug. Positionen öffnen" (ABS101) der Status 6 (Vollständig zugeordnet) zugewiesen. Wenn der Betrag nicht übereinstimmt, erhält die Bankauszugsposition den Status 5 (Teilweise zugeordnet) und muss in (ABS101) manuell angepasst werden.

   Bei der Zuordnung wird ein provisorischer Beleg erstellt. Das Hauptbuch kann erst nach Zuordnung aller Eingänge aktualisiert werden.

8. Abweichungen manuell verwalten

   Alle restlichen Abweichungen müssen manuell verwaltet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Bankauszugsposition manuell zuordnen. Sie können die in einem bestimmten Bankeinreicher enthaltenen Rechnungen folgendermaßen identifizieren:

   • Verwenden Sie den Bankeinreicherbericht ARS311PF, der in (ARS300) erstellt wurde.
   • Öffnen Sie (ARS300) über Option 20 = Bankeinreicher für eine Bankauszugsposition in (ABS101) oder in (ABS102). Über (ARS300) können Sie einen Drilldown zu den einzelnen Rechnungen durchführen.
   • Wählen Sie in "Debitoren. Zusatzinfo anzeigen" (ARS250) die zusätzliche Informationsnummer 210 aus, und geben Sie dann die Bankeinreichernummer ein.

   Überzuordnung verwalten

   Wenn der Gesamtbetrag der eingereichten Rechnungen pro Zahler und Zahlungsdatum den entsprechenden Betrag der Bankauszugsposition überschreitet, wurden der Bankauszugsposition in der automatischen Zuordnung zu viele Rechnungen zugeordnet. Da die Bankauszugsdatei keine Rechnungsnummern enthielt, müssen Sie eigene Gründe der Überzuordnung festlegen und die Rechnungen identifizieren, die nicht zur entsprechenden Bankauszugsposition gehören. Die Zuordnung kann manuell neu verteilt werden, indem Sie Rechnungen aus einer bestimmten Bankauszugsposition entfernen und einer anderen Position in (ABS102) hinzufügen.

   Der häufigste Grund für eine Überzuordnung ist, dass das Finanzinstitut die Zahlung wegen mangelnder Deckung nicht bearbeiten konnte oder die Lastschriftzahlung zurückgewiesen hat. Da es nicht möglich ist, Rechnungen zu Bankauszugspositionen mit einem Transaktionscode für zurückgewiesene Zahlungen zuzuordnen, werden sie stattdessen automatisch zu anderen übereinstimmenden Bankauszugspositionen zugeordnet. Beheben Sie das Problem, indem Sie der Bankauszugsposition zugeordnete Rechnungen in "Bankauszug. Positionsdetails öffnen" (ABS102) und anschließend den Sperrcode für die Rechnung in "Kundenrechnung. Ändern" (ARS201) entfernen, sodass die Rechnungen einem anderen Bankeinreicher hinzugefügt werden können.

   Ihr weiteres Vorgehen hängt von der Richtlinie der Firma zur Verwaltung von Kundenschulden ab. Beispiel: Nach Kontaktaufnahme mit dem Kunden können Sie die Zahlungsmethode oder das Fälligkeitsdatum der Rechnung ändern oder Sie entscheiden sich dafür, die Verzugszinsen zu fakturieren.

   Wenn die Zahlung schließlich auf anderem Wege erfolgt als über das Lastschriftverfahren, erfassen Sie die Zahlung und ordnen Sie sie manuell einer Rechnung in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) zu. In diesem Fall erhalten Sie eine Warnmeldung darüber, dass die Rechnung in einem Bankeinreicher enthalten ist. Ignorieren Sie diese Meldung.

   Unterzuordnung verwalten

   Wenn der Gesamtbetrag der eingereichten Rechnungen pro Zahler und Zahlungsdatum den entsprechenden Betrag der Bankauszugsposition unterschreitet, wurden zu wenige Rechnungen zugeordnet. Beheben Sie das Problem, indem Sie eine oder beide der folgenden Alternativen wählen:

   • Erstellen Sie eine Akontozahlung für den Zahler im Programm "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110/F), auf das Sie über Option 7 = Zahlung in (ABS101) oder (ABS102) zugreifen können. Weitere Informationen finden Sie unter Akontokundenzahlungen erfassen. Später muss die Akontozahlung in (ARS110) mit den entsprechenden Rechnungen abgeglichen werden.
   • Ordnen Sie in (ARS110/F) eine oder mehrere Rechnungen manuell der Bankauszugsposition zu, indem Sie die Option für Debitorenzahlungen verwenden (ABS102).

9. Bücher aktualisieren

   Beenden Sie diesen Schritt durch Option 9 = GL aktualisieren für den Bankeinreicher in (ABS100), um den Beleg zu erstellen und Debitoren sowie das Hauptbuch zu aktualisieren.