Lastschriftverfahren gemäß dem dänischen Modell verwalten

Ergebnis

Zahlungseingänge im ABS-Modul werden erfasst und mit den entsprechenden Rechnungen verglichen. Der Kundenkredit und die Kundenschuld werden aktualisiert. Ein Buchungsjournal wird ausgedruckt.

Automatisch verarbeitete Zahlungen verbessern die Verwaltung von Kundenschulden und -risiken durch die Firma.

Die Debitorenbuchhaltung und das Hauptbuch sowie die entsprechenden Saldodateien werden aktualisiert. Das Debitorenkonto erhält eine Gutschrift und das Bankkonto, das beim Erstellen des Bankeinreichers ausgewählt wurde, wird belastet.

Bankeinreicher die in "Bankeinreicher. Öffnen" (ARS300) verwaltet werden, haben in der Bankeinreichertabelle, FARREM, den Status 11. Der Einreicherstatus für jede Kundenrechnung in der Tabelle für Bankeinreicherdetails, FARRED, lautet 9. Der Status des Bankauszugs lautet in "Bankauszug. Öffnen" (ABS100) 9.

Für Einreicher, die in "Einr. Lastschrift u. Factoring. Öffnen " (ARS410) verarbeitet werden, lautet der Status des Einreichers in der Einreicherkopftabelle FARRPH 95. Der Einreicherstatus für jedes Dokument in der Detailtabelle FARRPD lautet 9 und für jede Rechnung in der Rechnungstabelle FARRPI ist er ebenfalls 9. Der Status des Bankauszugs lautet in "Bankauszug. Öffnen" (ABS100) 9.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie beginnen, müssen Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllt haben:

• Die Firma muss mit ihren Zahlern einen Vertrag abgeschlossen haben, um dieses Modell zur Zahlung durch Lastschrift verwenden zu können.
• Es muss ein Vertragsindikator definiert sein, indem das Kontrollfeld "Bankkonto des Kunden" in "Lastschriftvertragsindikator. Öffnen" (ARS450) aktiviert wird.
• Zahlungstyp einrichten

  Für den mit der Zahlungsmethode verknüpften Zahlungstyp müssen diese alternativen Kontrollfelder in "Zahlungstyp. Öffnen" (CRS078) aktiviert sein. Mit der Zahlungsmethode werden die Rechnungen in diesen Ablauf einbezogen.

  • Elektronische Bestätigung. Andernfalls können Sie die elektronische Bankauszugsdatei nicht mit den Eingängen in das ABS-Modul herunterladen. Eine Beschreibung dieses Kontrollfelds finden Sie unter Zahlungstyp erstellen.
  • Vertragstyp Dies bedeutet, dass die Zahlungen auf einem gültigen Lastschriftvertrag in "Lastschriftvertrag. Öffnen" (ARS450) basieren müssen.
  • Für Einreicher in (ARS300): Eingabe 1 (manueller Ausdruck des Benachrichtigungsschreibens) im Feld "Avis drucken". Mit dieser Eingabe können Sie einen Auszug (ARS313PF) für einen Bankeinreicher drucken, den Sie vor Bestätigung des Bankeinreichers als Benachrichtigungsschreiben verwenden können. Wird diese Eingabe nicht ausgewählt, wird ARS313PF nur gedruckt, wenn der Bankeinreicher bestätigt wird.
  • Für Einreicher in (ARS410): Eingabe 1 (manueller Ausdruck des Benachrichtigungsschreibens) im Feld "Avis drucken". Mit dieser Eingabe können Sie das Zahlungsavis (ARS419PF) für alle Zahler und Dokumentnummern in einem Einreicher vor Bestätigung des Einreichers drucken. Wird diese Eingabe nicht ausgewählt, wird eine Zahlungsspezifikation (ARS419PF) nur gedruckt, wenn der Bankeinreicher bestätigt wird.
    Hinweis

    Wenn das Kontrollfeld "Zahlungsinformationen" in "Zahlungsmethode Debitoren. Öffnen" (CRS076) aktiviert ist, wird der Ausdruck ARS419PF durch die Eingabe gesteuert, die für das Feld "Avis drucken" in (CRS076) ausgewählt wurde.

• Prozessspezifische ABS-Einstellungen
  • Richten Sie das ABS-Modul ein, wie in Automatische Verarbeitung von Bankauszügen aktivieren beschrieben. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der Voraussetzungen für diesen Prozess, die erfüllt sein müssen, damit das System in Dänemark gemäß der Beschreibung in diesem Dokument Bankauszüge empfangen und bearbeiten kann.

    Weitere Informationen dazu finden Sie in der M3-Lokalisierungsbibliothek (Cloud). Wählen Sie Dänemark aus.

  • In "Verfügbare Objektkontrollparameter. Öffnen" (CMS016) muss das Kontrollobjekt V1BKID (Bankkonto) in Feld 1 und V3BLTT ("Transaktionstyp") in Feld 2 für das Programm (ABS910) ausgewählt werden. Im Folgenden finden Sie Beispiele für die Verwendung dieser Kontrollobjekte.
  • Richten Sie in "Bankkontoidentifikator. Öffnen" (ABS900/E) folgende Einstellungen ein:
    • Es muss ein Bankkonto ausgewählt werden, das in "Bankkonto. Öffnen" (CRS692/E) mit der entsprechenden Währung erfasst wird.
    • Der Feldwert &RECCD ("Datensatzcode", als Transaktionstypen verwendet, siehe unten) sollte im freien Feld 1 und &PAIN1 ("Zurückgewiesener Betrag") im freien Feld 2 ausgewählt werden. Wenn die freien Felder 1 (V2BLU1) und 2 (V2BLU2) in eine benutzerdefinierte Ansicht für (ABS101) in "Ansicht. Öffnen" (CRS020) aufgenommen werden, werden der Transaktionstyp und der Betrag der durch die Bank zurückgewiesenen Zahlungen für jede Bankauszugsposition in "Bankauszug. Positionen öffnen" (ABS101/B) angezeigt. Das erleichtert die Analyse von Abweichungen zwischen Rechnungen und Zahlungen.
    • Wählen Sie das Kontrollfeld "Manuelle Erfassung Bankauszug" aus, damit Sie die Funktion vor der Aktivierung testen können, indem Sie einen Bankauszug manuell eingeben und die automatische Validierung und Zuordnung anhand eines Bankeinreichers testen.
• Sie müssen die folgenden Transaktionstypen in "Transaktionstyp. Öffnen" (ABS010) erstellen: 0530 = Zurückgewiesen (durch die Bank zurückgewiesene Zahlungen), 0540 = Storniert (aus anderen Gründen durch die Bank stornierte Zahlung), 0555 = Zurückgenommen (durch den Zahler stornierte Zahlungen, nachdem der Lastschriftauszug bei der Bank eingereicht wurde), 0580 = Bearbeitete Zahlungen (Habentransaktionen) und 0585 = Bearbeitete Zahlungen (Solltransaktionen). Der dazugehörige Transaktionstyp wird für jede Bankauszugsposition in "Bankauszug. Positionen öffnen" (ABS101) angezeigt.
• In "Szenarionummer. Öffnen" (ABS911) müssen mindestens zwei Debitorenszenarios definiert sein: Durch die Bank bearbeitete und durch die Bank zurückgewiesene Zahlungen mit dem Szenariotyp 6. Dieser Szenariotyp, der für den in diesem Dokument beschriebenen Prozess reserviert ist, sucht nach Rechnungen, die mit Eingängen auf einem Bankauszug in den Tabellen für Bankeinreicher in (ARS300), FARRED und FARREMD, oder in (ARS410), FARRPI, FARRPD und FARRPH übereinstimmen. Über das Kontrollfeld "Abgeschlossen" in (ABS911/E) wird festgelegt, ob das Szenario auf Zahlungen angewendet wird, die von der Bank bearbeitet oder von der Bank zurückgewiesen wurden. Bankauszugspositionen, die mit einem Szenario mit nicht markiertem Kontrollfeld "Abgeschlossen" verknüpft sind, werden nicht in die automatische Zuordnung von Rechnungen zu Bankauszugspositionen im ABS-Modul einbezogen.
• Das Szenario muss in "Szenarionummer. Definieren Prioritäten" (ABS910) mit einer Kombination aus Werten für Kontrollobjekte "Bankkonto" (V1BKID) und "Transaktionstyp" (V3BLTT) verbunden werden.

  Weitere Informationen zur Verwendung von Kontrollobjekten finden Sie unter Szenarien für die Rechnungszuordnung zu Bankauszugspositionen priorisieren.

  Wenn Sie zum Beispiel ein Szenario mit Szenariotyp 6 und dem deaktivierten Kontrollfeld "Abgeschlossen" für ein bestimmtes Bankkonto sowie in (ABS910/E) Transaktionstyp 0530 (Zurückgewiesen) auswählen, wird in der Infor Enterprise Collaborator-Meldung eine Bankauszugsposition von diesem Bankkonto und mit Transaktionstyp 0530 klassifiziert. Außerdem wird diese Position im Bankauszug automatisch als zurückgewiesene Zahlung angezeigt. Einer solchen Position können keine Rechnungen zugeordnet werden.

Führen Sie folgende Schritte aus

1. Lastschriftverträgen erfassen

   Wird diese Prozedur erstmalig auf einen Zahler angewendet, erfassen Sie den Lastschriftvertrag in "Lastschriftvertrag. Öffnen" (ARS450). Der mit dem Vertrag verknüpfte Indikator ermöglicht der Firma, länderspezifische Werte wie die Sozialversicherungsnummer einzufügen. Abhängig von Ihrer M3 Business Engine-Version können Sie einen Lastschriftvertrag ohne Eingabe des Kundenbankkontos erstellen.

   Senden Sie den Lastschriftvertrag an das Finanzinstitut. Führen Sie diesen Schritt manuell als gedrucktes Dokument oder als elektronische Datei durch.

   Weitere Informationen dazu finden Sie unter Lastschriftverträge verwalten.

2. Benachrichtigen des Zahlers über zukünftige Rücknahmen

   Erstellen Sie in "Bankeinreicher. Öffnen" (ARS300) regelmäßig einen Bankeinreichervorschlag für Zahlungen durch Lastschrift gemäß der Beschreibung in Erstellen einer Rechnungsübermittlung für Lastschrift bzw. Factoring oder "Einr. Lastschrift u. Factoring. Öffnen" (ARS410) gemäß der Beschreibung in Einreicher für Lastschrift oder Factoring in (ARS410) erstellen.

   Bevor Sie den Bankeinreicher bestätigen:

   • Für (ARS300): Wählen Sie Option 11 = "Avis drucken" aus, um einen Lastschriftauszug (ARS313PF) zu drucken, der als Benachrichtigungsschreiben verwendet wird.
   • Für (ARS410): Wählen Sie Option 6 = "Zahlungsavis drucken" aus, um ein Zahlungsavis (ARS419PF) zu drucken, das als Benachrichtigungsschreiben verwendet werden soll.

     Senden Sie das Benachrichtigungsschreiben an den Zahler, der darüber entscheidet, ob Rechnungen aus der Zahlung durch Lastschrift ausgeschlossen werden. Der Zahler kann auch Rechnungen zum Bankeinreicher hinzufügen.

   In Dänemark hat der Zahler normalerweise bis zu sieben Tage Zeit, um das Benachrichtigungsschreiben mit den angeforderten Änderungen zurückzusenden.

3. Vornehmen der vom Zahler geforderten Änderungen

   Entfernen Sie alle Rechnungen, für die der Zahler die Zahlung durch Lastschrift nicht bestätigt hat, aus dem Bankeinreichervorschlag, oder fügen Sie in (ARS300) oder in (ARS410) Rechnungen zum Vorschlag hinzu, gemäß der Beschreibung in Einreicher für Lastschrift oder Factoring in (ARS410) anpassen.

   Ändern Sie gegebenenfalls die Zahlungsmethode für die betroffenen Rechnungen im Programm "Kundenrechnung. Ändern" (ARS201), das über "Debitoren. Anzeigen" (ARS200) zugänglich ist, um zu verhindern, dass Rechnungen in einen anderen Bankeinreicher für diesen Typ der Lastschriftzahlung einbezogen werden.

4. Rechnungen beim Finanzinstitut einreichen

   Bestätigen Sie den Einreicher durch Auswahl von Option 9 = "Bestätigen" in (ARS300) oder (ARS410). Da für den Zahlungstyp der enthaltenen Rechnungen das Kontrollfeld "Elektronische Bestätigung" aktiviert ist, erstellt das System eine elektronische Datei mit Infor Enterprise Collaborator. Dem Einreicher wird dann Status 11 in (ARS350) oder Status 95 in (ARS410) zugewiesen. Der Status bedeutet, dass die auf dem Bankeinreicher basierenden Zahlungen nur im ABS-Modul abgestimmt werden können, nicht in (ARS350). Den einzelnen Rechnungen wird Einreicherstatus 0 in der Detailtabelle FARRED für (ARS300) oder Status 8 in den Detail- und Rechnungstabellen FARRPD und FARRPI für (ARS410) zugewiesen. Die Kombination aus Status, 11 und 0 für (ARS300) und 95 und 8 für (ARS410) ermöglicht M3 zu bestimmen, welche Einreicher und Rechnungen in die automatische Zuordnung in das ABS-Modul aufgenommen werden.

   Bei der Bestätigung des Bankeinreichers werden keine Buchungen erstellt und die im Bankeinreicher enthaltenen Rechnungen sind nach wie vor offen. In "Kundenrechnung. Ändern" (ARS201) wird den Rechnungen im Feld "Mahnsperre" jedoch der Sperrcode 9 zugewiesen, um zu verhindern, dass sie in einen anderen Bankeinreicher einbezogen werden.

   Senden Sie die Datei an das Finanzinstitut, das die Zahlungen bearbeitet. Das Finanzinstitut überweist zum Fälligkeitsdatum Zahlungen vom Bankkonto des Zahlers an das Bankkonto des Gläubigers.

   Wenn Sie den Einreichervorschlag bestätigen, wird ein interner Einreicherbericht, ARS311PF für (ARS300) und ARS414PF für (ARS410) gedruckt. Der Bericht kann später verwendet werden, um eine manuelle Abstimmung von Zahlungen zu vereinfachen.

5. Bankauszugsdatei mit Eingängen empfangen

   Nach den Zahlungen gibt das Finanzinstitut eine Bankauszugsdatei mit Eingangsbestätigung zurück. Die Datei wird von Infor Enterprise Collaborator empfangen und mit dem API-Programm ABS100MI in das ABS-Modul heruntergeladen.

   Ein Eingang, der einer Bankauszugsposition entspricht, kann sich auf mehrere Rechnungen beziehen, z. B. ein Eingang für jedes Zahlungsdatum im Bankeinreicher. Die Datei umfasst zudem Eingänge aus vorherigen Bankeinreichern. Das heißt, der Bankauszug stimmt nicht notwendigerweise mit nur einem bestimmten Bankeinreicher überein. In Dänemark enthält die Datei Informationen über den Zahler, das Zahlungsdatum, den Zahlungsbetrag und die Währung, aber nicht die eigentlichen Rechnungsnummern. Durch das Fehlen von Rechnungsnummern unterscheidet sich dieser Prozess vom normalen Ablauf im ABS-Modul, in dem die Zuordnung von Rechnungen häufig auf Rechnungsnummern basiert.

   Der empfangene Bankauszug wird in "Bankauszug. Öffnen" (ABS100) angezeigt. Die in "Bankauszug. Positionen öffnen" (ABS101) angezeigten Bankauszugspositionen zeigen den Transaktionscode, zum Beispiel 0585 für eine durch die Bank verarbeitete Zahlung oder 0530 für eine zurückgewiesene Zahlung an. Bankauszugspositionen für zurückgewiesene Zahlungen zeigen den zurückgewiesenen Betrag an. Einer solchen Position in der automatisierten Zuordnung können keine Rechnungen zugeordnet werden (siehe nachfolgende Beschreibung).

6. Bankauszüge validieren

   Lösen Sie die automatisierte Validierung von Eingangsdaten im Bankauszug in (ABS100) gemäß der Beschreibung in Automatische Validierung eines Bankauszugs initiieren und alle Fehler beheben aus. Der Bankauszug erhält Status 3, wenn Fehler entdeckt werden. Beispiele für Fehler: Nicht erfasste Währung oder ungültiges Bankkonto. Wählen Sie Option 12 = Fehler aus, um die Fehlerbeschreibungen in "Bankauszug. Fehler anzeigen" (ABS103) anzuzeigen. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor. Wenn im Rahmen der Validierung keine Fehler entdeckt wurden, erhält der Bankauszug den Status 4 (Bereit für Zuordnung).

   Abhängig von der Einrichtung des ABS-Moduls kann die Validierung und die nachfolgende Zuordnung von Eingängen vollständig automatisiert werden.

7. Zahlungen automatisch abstimmen

   Lösen Sie die automatisierte Zuordnung von Rechnungen in Debitoren zu Eingängen im Bankauszug in (ABS100) aus (siehe Beschreibung in Automatische Zuordnung eines Bankauszugs initiieren). M3 ordnet Rechnung den entsprechenden Bankauszugspositionen zu, basierend auf der Kombination aus Zahler und Zahlungsdatum in der Bankeinreichertabelle, FARRED für (ARS300) oder Einreicherrechnung, FARRPI, für (ARS410). Da sich ein einzelner Eingang (Bankauszugsposition) auf mehrere Rechnungen beziehen kann, wird der Eingangsbetrag nicht automatisch mit den Rechnungsbeträgen abgeglichen. Das heißt, die Summe der Eingänge im Bankauszug kann den Gesamtbetrag der für die Zuordnung ausgewählten Rechnungen über- oder unterschreiten.

   Wenn der Gesamtrechnungsbetrag pro Zahler und Zahlungsdatum mit dem bezahlten Gesamtbetrag im Bankauszug übereinstimmt, wird allen Bankauszugspositionen in "Bankauszug. Positionen öffnen" (ABS101) der Status 6 (Vollständig zugeordnet) zugewiesen. Wenn der Betrag nicht übereinstimmt, erhält die Bankauszugsposition den Status 5 (Teilweise zugeordnet) und muss in (ABS101) manuell angepasst werden.

   Bei der Zuordnung wird ein provisorischer Beleg erstellt. Das Hauptbuch kann erst nach Zuordnung aller Eingänge aktualisiert werden.

8. Abweichungen manuell verwalten

   Alle restlichen Abweichungen müssen manuell verwaltet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bankauszugsposition manuell zuordnen. Sie können die in einem bestimmten Bankeinreicher enthaltenen Rechnungen folgendermaßen identifizieren:

   • Verwenden Sie den internen Einreicherbericht ARS311PF oder ARS414PF, der in (ARS300) oder (ARS410) erstellt wird.
   • Öffnen Sie (ARS300) über Option 20 = Bankeinreicher für eine Bankauszugsposition in (ABS101) oder in (ABS102). Über (ARS300) können Sie einen Drilldown zu den einzelnen Rechnungen aufrufen oder (ARS410) öffnen, um einen Drilldown zu den Dokumenten oder Rechnungen durchzuführen.
   • Wählen Sie in "Debitoren. Zusatzinfo anzeigen" (ARS250) die zusätzliche Informationsnummer 210 aus, und geben Sie dann die Bankeinreichernummer ein.

   Überzuordnung verwalten

   Wenn der Gesamtbetrag der eingereichten Rechnungen pro Zahler und Zahlungsdatum den entsprechenden Betrag der Bankauszugsposition überschreitet, wurden der Bankauszugsposition in der automatischen Zuordnung zu viele Rechnungen zugeordnet. Da die Bankauszugsdatei keine Rechnungsnummern enthielt, müssen Sie eigene Gründe der Überzuordnung festlegen und die Rechnungen identifizieren, die nicht zur entsprechenden Bankauszugsposition gehören. Sie können die Zuordnung manuell neu verteilen, indem Sie Rechnungen aus einer bestimmten Bankauszugsposition entfernen und einer anderen Position in (ABS102) hinzufügen.

   Der häufigste Grund für eine Überzuordnung ist, dass das Finanzinstitut die Zahlung wegen mangelnder Deckung nicht bearbeiten konnte oder die Lastschriftzahlung zurückgewiesen hat. Da es nicht möglich ist, Rechnungen zu Bankauszugspositionen mit einem Transaktionscode für zurückgewiesene Zahlungen zuzuordnen, werden sie stattdessen automatisch zu anderen übereinstimmenden Bankauszugspositionen zugeordnet. Beheben Sie das Problem, indem Sie der Bankauszugsposition zugeordnete Rechnungen in "Bankauszug. Positionsdetails öffnen" (ABS102) entfernen und anschließend den Sperrcode für die Rechnung in "Kundenrechnung. Ändern" (ARS201) für über (ARS300) eingereichte Rechnungen entfernen. Für über (ARS410) eingereichte Rechnungen verwenden Sie Option 25 = "Lastschriftverfahren freigeben" in "Debitoren. Anzeigen" (ARS200) oder in "Kundenrechnung. Nach Nummernsequenz anzeigen" (ARS205). Die Rechnung kann jetzt in einem neuen Einreicher an die Bank aufgenommen werden.

   Ihr weiteres Vorgehen hängt von der Richtlinie der Firma zur Verwaltung von Kundenschulden ab. Beispiel: Nach Kontaktaufnahme mit dem Kunden können Sie die Zahlungsmethode oder das Fälligkeitsdatum der Rechnung ändern oder Sie entscheiden sich dafür, die Verzugszinsen zu fakturieren.

   Wenn die Zahlung schließlich auf anderem Wege erfolgt als über das Lastschriftverfahren, erfassen Sie die Zahlung und ordnen Sie sie manuell einer Rechnung in "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110) zu. In diesem Fall erhalten Sie eine Warnmeldung darüber, dass die Rechnung in einem Bankeinreicher enthalten ist. Sie können fortfahren, ohne Maßnahmen zur Meldung auszuführen.

   Unterzuordnung verwalten

   Wenn der Gesamtbetrag der eingereichten Rechnungen pro Zahler und Zahlungsdatum den entsprechenden Betrag der Bankauszugsposition unterschreitet, wurden zu wenige Rechnungen zugeordnet. Beheben Sie das Problem, indem Sie eine oder beide der folgenden Alternativen wählen:

   • Erstellen Sie eine Akontozahlung für den Zahler im Programm "Zahlungseingang. Erfassen" (ARS110/F), auf das Sie über Option 7 = "AR Zahlung in (ABS101) oder (ABS102) zugreifen können. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Akontokundenzahlungen erfassen. Die Akontozahlung muss später in (ARS110) mit den entsprechenden Rechnungen übereinstimmen.
   • Ordnen Sie in (ARS110/F) eine oder mehrere Rechnungen manuell der Bankauszugsposition zu, indem Sie die Option für Debitorenzahlungen verwenden (ABS102).
9. Bücher aktualisieren

   Beenden Sie diesen Schritt durch Option 9 = GL aktualisieren für den Bankeinreicher in (ABS100), um den Beleg zu erstellen und Debitoren sowie das Hauptbuch zu aktualisieren.